公司公文管理制度(附表格及流程)

XXX公司公文管理制度

一、目的

为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各类办公文件的处理。

三、常用公文文种

1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。

2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。

通知：适用于发布和传达公司内部事项；

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；

报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问；

请示：适用于向上级单位请求指示和批准；

函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项；

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。

3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。

四、版面要求

1、纸张尺寸：

公文用纸一般采用国际标准A4 型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。

2、版面（附件1《公文样本》）

页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。

字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。

文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

装订：公文应左侧装订，不掉页。

五、公文内容要素划分及格式要求

公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

1、版头：字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。

2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。

标题：一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

发文字号：一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

正文：一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。

附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文（或附件说明）一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

3、版记

版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。

主送、抄送部门：一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。

印发单位和印发日期：印发单位和印发日期一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

页码：一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

六、公文处理

公文处理包括收文和发文。

1、收文处理

收文处理程序包括：登记、填写《文件呈阅表》（附件3）、按照《收文流程》（附件4）进行分送、承办、催办、答复、存档等。

登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文，原则上对口受理；其他外部收文，如无明确目标部门，则统

一由行政部负责处理。行政部收文后，应逐件清点，核对无

误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。

分送。根据公文内容、要求和工作需要，确定公文

的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批

示。

承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部

门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应

及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。

催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催

办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。

存档。收文流转结束后，由行政部归档，以确保文档的完整。

任何部门和个人收到公文，应及时送行政部按规定程序办理。

2、发文处理

发文处理程序包括：拟稿、填写《公文稿纸》（附件5）、按照《发文流程》（附件6）分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、行政部人员编写文号、用印、分发、存档等。

拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门商议

草拟。

分送：拟稿人草拟好公文，并填写《公文稿纸》，首先交由部门负责人审核签字；之后交由分管领导会签；最后