物资设备管理制度

物资设备管理制度

第一部分办公物品管理

第一条办公物品分类（一）常用品：铅笔、圆珠笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、钉书钉等。（二）控制品：名片、压杆夹、文件夹、文件架、计算器、钉书机、打孔机、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、票夹、印台（油）、量具、刀具、软盘、刻录盘、印泥等。（三）特批品：

1、印刷品（各类宣传单、各类表格、文件头等）

2、墨盒、U 盘、移动硬盘、硒鼓等。

3、打印传真机、计算机

第二条申购和采购办公物品采购与日常管理，由前台行政文员具体管理，根据消耗情况及时填写《申购单》进行申购，经管理中心主任批准后方能购买。未通过0A或书面填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。

第三条费用控制（一）各部门负责人对办公用品申领使用作合理规划与管控，原则上月办公用品（指常用品和控制品）费用控制在人均

10 元（人民币）以内。（二）办公用品有一定的使用周期，除特殊情况外原则上不允许每月累赘申请。（三）若因业务需要超出部门费用预算则需预先提报管理中心负责人核查签字，若未经批准费用超出部分由部门经理自行承担。举例：设计部有2 名工作人员，（每月人均10 元费用），则设计部月办公用品费用总额

2*10=20元，若当月超出此费用标准且未办理相关超额手续，超出部分费用由该部门负责人承担。

第四条办公物品申领审核流程（一）常用品/控制品每月25号（节假日提前）各部门根据实际需要提报下月“办公物品申请计划” （部门负责人签字确认）至前台行政文员处，由行政部分管负责人审核报管理中心负责人审批，审批同意后由行政部统一购置。若各部门逾期

提报计划则该部门发放时间延期至次月。（二）特批品各部门申购特

批品（墨盒、U盘、移动硬盘、硒鼓、打印传真机、计算机等）须填制签呈或

通过0A表单提交信息部审核，经管理中心主任核准后报总经理签批，总经理同意后由信息部统一购置。

74（三）在月部门“办公物品申请计划”外原则上不再办理个人申领，但在每人每月10 元费用控制内，个人因业务紧急需要申领个人用品则需部门负责人签字同意，在前台处登记领取，不得擅自领取，否则费用由个人自行承担。（四）行政部分类建立《每月办公物品使用情况台账》，逐月核对排查申领计划，严格控制不合理的办公物品申报。

第二部分公司摄、录影设备管理

第五条公司摄、录影设备指公司所购摄像机、数码相机、录音笔、投影仪等数字电子设备。

第六条设备管理和维修（一）公司摄、录影设备的管理由信息部负责，统一安排部门的外借。（二）当公司相关部门需要时，由信息部统一安排摄、录影设备的使用。（三）原则上公司摄、录影设备不外借，由信息部专职技术人员配合相关部门使用。（四）特殊情况部门外借摄、录影设备使用时，发生人为损坏，由部门负责人追究相关人员的责任，并支付设备维修费用。（五）部门因公需要外借设备时，必须提前1 天向信息部提出申请，由信息

部主管批准后外借。在外借时，须由信息部人员进行培训，经当场考核合格后，方可外借。（六）公司摄、录影设备主要用于公司对外宣传事件、产品拍摄、员工活动等，不得用于私人活动。（七）信息部执行岗位负责制，由信息主管负责设备的外借审批；信息部相关岗位人员负责设备的保管工作。（八）信息部全面负责设备损坏的报修工作。一般故障由信息部负责维修，如需报修，应在2 个工作日内，向有关专业单位进行保修，并咨询故障排除日期，向有关部门通报。超过2 周方能解决的故障，原则上应准备备用设备。

第七条设备的使用和资料档案保存（一）原则上公司重要活动由（集团）公司总裁办负责督导各承办部门具体执行，信息部负责摄像、摄影、录音工作并制作成光盘存档。（二）部门活动原则上由部门经理向信息部提出申请，外借设备，部门员工自行拍摄，并由该部门制作成电子资料提交信息部存档。如需制作光盘，需要提出申请，信息部负责安排光盘的制作。（三）管理中心督导并负责责成信息部及当事部门提交有新闻价值和历史意义的相关摄影、摄像资料并在2 个工作日内上传至公司0A办公系统及公司网站；领导录音资料在一周内整理完成并上传公司网站。（四）部门一般活动，如需信息部提供摄像、摄影服务，应在2 天前（突发事件也必须事前）向信息部提出申请，由信息主管审批后，合理调度安排摄像、摄影人员。（五）部门大型活动如有需要摄影等技术支持的，应在一周前（突发事件也必须事前）向信息部提出申请，申请中请注明摄像、摄影人员的人数和岗位，并附上活动议程，供信息部人员安排作参考。（六）公司摄像、摄影人员为部门服务，不得利用公司设备进行私人行为。（七）公司各部门电子资料光盘凡涉及公司层面的，均须呈

报信息部档案管理负责人归档，（具体参照公司《档案管理制度》规定执行）部门一般不向其他个人提供此项服务。

第三部分空调使用管理

75

第八条为合理使用空调设备，延长空调机的使用寿命，同时也为保障员工身体健康，经公司研究决定，制订以下空调使用管理制度。

第九条适用范围：公司全体员工。（备注：当地有规定开通暖气的地区，按

国家规定执行，不得使用空调）

第十条使用时间：仅限于工作时间使用。员工离开或办公室无人时应关闭空调器，严禁室内无人空调机照常使用开机。下班前半小时一律将空调关闭，晚上非工作加班不能开机。

第十一条使用标准：空调使用遵循“气温符合标准”，气温标准以当地天气预报为准。公司总部由信息部负责关注每日天气预报，并在次日决定各部门是否可开启空调。各中心办事处，由该办事处最高负责人（或中心办事处最高负责人指定专人）关注每日天气预报，并在次日决定各部门是否可开启空调。（一）夏季气温在28C（当

地天气预报最高气温）以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于

25C，下班前半小时将空调关闭。（二）冬季气温在5C（当地天气预报最低气温）以下方可开启空调制热，制热温度设置不应高于20C,下班前半小时将空调关闭。

第十二条空调保管（一）空调管理人有以下几种分类：

1、公司总部由空调所在部门最高负责人（或指定专人）担当

2、各地中心办事处，由该办事处最高负责人（或指定专人）担当

（二）空调管理人应履行以下职责：

1、空调使用期间，应将办公室的门窗关闭，以确保空调器的使用效果。雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。

2、不得随意改变空调机的风叶方向及随意打开机壳或拆卸机件。要

注意对空调的合理使用和维护。公司总部如发生空调损坏应立即报

告行政部，由行政部负责核定并维修。各地中心办事处，如发生发

生空调损坏应立即电话报告行政部，由行政部负责核定，由中心办事处及时联系维修。