秘书信息工作与档案管理案例
秘书学经典案例30例
秘书学经典案例30例1. 鲜艳的裙子一位秘书在重要会议上穿了一条鲜艳的裙子，引起了与会者的注意。
结果，大家对她的工作表现也更加关注和赞扬。
2. 消息的转发一位秘书在繁忙的工作中，将重要信息转发给了错误的人员。
为了避免这种情况再次发生，她学习了更好的组织和通讯技巧，以确保所有的信息都被正确传递。
3. 处理怒气一位秘书遇到了一个非常生气的客户，但是她冷静、专业地处理了这个情况，让客户最终感到满意。
4. 文件关键词一位秘书将文件整理成一个清晰、易于管理的系统，每个文件都有指定的关键字，以便在需要时快速地找到它们。
5. 笔记的整理一位秘书通过整理笔记，有效地概括了每个会议的重点和讨论。
这样，她就可以更好地管理每个会议的内容，并且在以后需要访问这些笔记时能够快速找到它们。
6. 时间管理一位秘书不断地确保自己的时间和任务得到了合理的安排。
她总是确保她的计划是实际可行的，以确保她能够按时完成所有的任务。
7. 邮件确认一位秘书通过确认邮件的接收和发送，确保所有的邮件都被查看和回复了。
这样，她可以有效地管理客户和团队的期望。
8. 其他部门一位秘书通过与其他部门建立良好的关系，能够更好地理解整个公司的运作方式。
凭借这种情况的理解，她可以更好地支持公司的各个部门。
9. 文档套装一位秘书使用文档套件，以便在任务和过程中使用同样的模板，而不需要重复创建和整理文件。
10. 数据分析一位秘书通过数据分析，能够更好地了解业务趋势和方向。
凭借这个信息，她可以更好地支持公司的整体战略。
11. 评测记录一位秘书在会议记录中包括了评测记录，这样每个人都可以看到对于每个决策的反应。
这可以帮助团队在以后的决策中更好地考虑这些反应。
12. 时间安排一位秘书通过优化每个会议的时间安排，减少了无谓的浪费时间。
这使得公司的团队可以更宝贵地利用时间，并更快地达成目标。
13. 信息更新一位秘书通过及时更新重要的信息，确保所有的信息都是最新的，这有助于公司在需要时快速做出决策。
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。
还把文件后的'附件一一分离出来，单独装订。
在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。
最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。
结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
【2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析】。
秘书学案例
【案例】年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。
负责整理工作的秘书发现不少部门拿复印件归档，且没有盖公章。
经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。
思考题：复印件有归档价值吗？为什么？【评析】其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论。
如果一份文件内容属于本单位归档范围,在其没有另外稿本的情况下复印件也可以归档。
其实当前由于复印机、计算机、传真机以及网络传递大量运用于文件档案工作，复印件归档的情况并不少见。
如有归档价值的传真文件一般就要求先复印、再处理，今后当然也就会以复印件归档。
其二，应按规定选择归档文件的稿本。
按照DA/T22—2000《归档文件整理规则》以及国家档案局《机关文件归档和不归档的范围》的有关规定，我们坚持如果是本单位发文,最好用定稿与存本归档;如果是收文,最好是用正本即本机关收到的主送件归档;实践证明，没有任何注办处理原始痕迹的复印文件，在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。
其三，将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加注处理标记。
如前所述，公文复印件属于副本，其在发挥凭证作用时价值不如正本,很多时候也不属于归档范围。
但实际工作中,一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主送本机关的批文复印后下发给自己的所属下级单位，作为一般的传递信息、沟通情况、备查备案使用；又如经过注明翻印机关认证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执行……这些操作在实际机关一直行之有效，而且随着现代办公技术和手段的广泛运用，这些可以简化程序、提高效率的行文方式出现了越来越被广泛认同的趋势。
如果要将复印件作为正式公文使用，还是应该按照《办法》规定由复印机关加盖证明章或由承办部门注明使用说明；如果归档时只有复印件,最好由本机关承办部门在文件上作出注办说明,即说明复印件的来历和处理情况。
因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归档，无疑会给日后的档案利用带来后患。
秘书信息工作和档案管理
• 在我国，档案学作为一门学科产生和发展，是在上个 世纪二三十年代至40年代。
• 直接原因：民国“行政效率运动”、“文书档案连锁方法” 。
• 重要原因：“五四运动”后，史学界（北京大学、故宫博 物馆等学术机构）整理明清历史档案和学术研究的需 要。
• 1935年，《县政府档案管理法》出版。 • 推动因素：1938年，国民教育部为了适应各级机关提
高行政效率的需要，在私立武昌文华图书馆学校创办 了档案管理专科，前后共毕业50余人；1946年3月， 殷钟麟在重庆办了一所私立崇实档案学校，此外还有 上海的中国档案函授学校，其他短训班、讲习班也不 少。 • 1952年，中国人民大学开设了以档案学的教育和研究 为基本内容的专业。
道，美国佛罗里达州一个小区管委会为了解决民
众的宠物狗随处大小便的问题，将从今年8月1日
起，要求各位养狗饲主支付一笔费用，统一为宠
物狗检验DNA并且存档。
• 据报道，使用DNA存档后，如果小区内发现
狗粪，管委会会将样本送到实验室比对DNA，核
对确实之后，放任自家宠物狗随地大小便的主人
将会遭管委会重罚。
五、档案的作用
（一）主要作用
【常见现象】× ×省的电影发行公司与该省的× ×大学因一建设工程发生了土地产权争议。 × ×大学提出该工程所占土地归其所有，电影发 行公司如果在此进行施工建设，应付予其土地 占用费。
【解决之道】为澄清事实，该省的电影发行公司 前往城建档案馆查阅土地档案资料。相关的档 案证明：土地的产权属于电影发行公司。这一 土地产权争议由此得到妥善解决。
• 科技档案，主要是指由企业或科研单位在生产和科研活动中形 成和保存的科技文件材料，例如图纸、设计任务书、科研报告 等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我 管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质 生产活动的记录。科技生产活动虽然是人类赖以生存、发展的 基础，但却只是近现代以来才获得了充分的、突飞猛进的发展 ，而且对人类社会的重要性也日益深刻而明显。近现代的档案 大家族中，科技档案可谓一匹黑马，异军突起，显得越来越重 要，大有文书档案平分秋色之势，所以在人们的观念中开始形 成了“科技档案”的概念。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析
秘书作为企业中不可或缺的重要角色，承担着协助领导工作、保障办公效率、
协调内外部沟通等多项重要职责。
下面我们将通过一个实际案例来分析秘书工作的重要性和影响。
某公司的秘书小张，工作已有三年时间。
在日常工作中，她不仅要协助总经理
处理日常事务，还要负责会议安排、文件管理、外部联络等工作。
在一次重要商务会议上，总经理因为其他事务无法亲自出席，小张便代表公司参加了会议。
她提前做好了会议资料的整理和准备工作，确保了会议的顺利进行。
在会议上，她还主动与其他与会人员沟通交流，积极协助总经理推动会议议程，最终取得了圆满成功。
此外，小张还负责了一次重要商务活动的策划和组织工作，她与相关部门密切合作，确保了活动的顺利进行，为公司赢得了良好的口碑。
通过以上案例，我们可以看出，一个优秀的秘书在企业中的重要作用。
首先，
秘书作为领导的得力助手，能够有效协助领导处理日常事务，提高领导的工作效率。
其次，秘书在会议和商务活动中的表现，直接关系到公司形象和业务成败。
一个优秀的秘书能够有效协助领导完成各项工作，提高公司整体的工作效率和业务水平。
最后，秘书的综合素质和能力，也是企业选择秘书的重要标准之一。
一个优秀的秘书不仅要有较强的组织协调能力，还需要具备良好的沟通能力和团队合作精神。
综上所述，秘书在企业中扮演着不可替代的重要角色。
一个优秀的秘书能够有
效协助领导处理日常事务，提高工作效率，同时在会议和商务活动中的积极表现也能够为公司赢得更多的商业机会。
因此，企业需要重视秘书的选拔和培养工作，为企业发展提供更多的支持和保障。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析秘书工作案例及分析某公司的秘书李小姐，在公司任职已有两年时间。
她的主要工作职责是负责办公室的日常运作，包括文件管理、会议安排、行政事务处理等。
以下是她在工作中遇到的一个案例及分析。
某天，公司高层临时决定要召开一个重要的会议，李小姐被要求负责会议的筹备工作。
她首先进行会议室的预定和准备工作，核对会议参与人的名单，并发送会议通知。
然后，她与公司的食堂联系，安排午餐和点心的提供。
接下来，她还需要准备会议材料、PPT和签到表，并确保会议室的设备正常运行。
在会议当天，李小姐提前到会议室，确保一切准备就绪。
她按照会议日程表，逐项安排会议议程，并在会议过程中及时记录重要讨论和决策，确保会议纪要的准确性。
在会议结束后，李小姐还需要整理并发送会议纪要给与会人员，并追踪执行决策的进展情况。
这个案例展示了李小姐在秘书工作中的重要职责和能力。
首先，秘书需要具备组织能力和细致的工作态度。
李小姐在会议筹备阶段，需要安排会议室的预定、食堂的工作及会议材料的准备等，这些都需要她具备良好的组织能力和细致的工作态度，确保每个细节都得到妥善处理。
其次，秘书需要具备沟通协调能力。
李小姐在与与会人员、食堂和会议设备供应商进行协调时，需要进行有效的沟通，并确保各方需求都得到满足。
同时，她还需要在会议过程中与参会人员进行良好的沟通，及时记录重要讨论和决策，保证会议纪要的准确性。
最后，秘书需要具备分析和解决问题的能力。
在会议筹备过程中，李小姐可能会遇到预定会议室时间冲突、食堂菜品无法满足要求、会议设备故障等问题，需要她能够迅速分析问题的原因，并提出解决方案，保证会议的顺利进行。
综上所述，秘书工作不仅需要组织能力、沟通协调能力，还需要分析和解决问题的能力。
李小姐在这个案例中展现了她的专业能力和出色的工作表现，为公司的会议顺利进行作出了重要贡献。
电子教案与课件—文秘实务与案例(第二版)-A42-9555 第八章 档案管理工作 第一节 立案归档
2.立卷分类
3.立卷组合
4.卷内文件排列
5.卷内文件的编号
6.填写卷内备考表
7.案卷装订
四、文件归档
1.编制档案移交目录
2.办理移交
课内练习
编写案卷
将下列文件组成案卷，并拟定案卷标题，列出卷内目录。
（1）远方房地产公司人事部2011年工作计划9页
（2）远方房地产公司施工部2011年工作计划8页
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第八章档案管理工作
第一节立卷归档
课时安排
4
教学
目标
了解并掌握文书立卷的原则、范围以及文书立卷的方法；明确立卷工作的基本内容，掌握立卷工作的主要流程；明确案卷应当如何整理与归档，掌握文件归档的一般程序
教学重点
熟悉立案工作的程序；掌握立卷的方法
教学难点
能够正确地进行文件的立卷归档工作
(5)文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6)文件排列好后要加盖归档章。
(7)文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
步骤二：学习新知
一、文书立卷范围
二、立卷方法
三、立卷的基本流程
案例讨论
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
案分析
(1)无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2)文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3)取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4)文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
秘书信息工作案例
编号：秘书信息工作案例甲方：乙方：签订日期：年月日X X公司秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书信息工作案例1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用一、凭证价值了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
(2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做?。
秘书信息收集实务案例分析
秘书信息收集实务案例分析关于《秘书信息收集实务案例分析》，是我们特意为大家整理的，希望对大家有所帮助。
关于秘书信息收集实务的案例分析题型有哪些?下面第一范文网小编给大家介绍关于秘书信息收集实务案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书信息收集实务案例分析新总裁即将来视察工作琳达是北京中海集团大连分公司总经理秘书。
新上任不到十天的集团公司总裁下周星期一要来大连视察工作。
为了做好接待准备工作，琳达给总裁秘书打电话，了解总裁的有关信息。
下面有5个选项：a、总裁多大年龄了?b、总裁的家住在哪儿?c、总裁的性格如何?d、总裁原来到过大连吗?e、总裁喜欢吃什么菜喝什么酒?请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题答案b新上任的总裁来视察工作，当然要接待好;要接待好总裁自然要了解总裁的一些基本情况，如多大年纪，是否第一次来本地，喜欢吃什么菜，喝什么酒，等等。
但至于总裁的家住在什么地方，它与本次接待没什么关系，所以问这个问题是不合适的。
两个经理之间有矛盾琳达是鸿达玩具(苏州)公司总经理的秘书。
总经理刚从上海的集团总部调来不久。
琳达在与总经理接触过程中，无意中知道了总经理准备派销售部经理张明和市场部副经理龙峰去参加下个月在莱比锡国际玩具博览会的想法。
他俩几年来一向不和，这在公司里几乎是公开的秘密。
面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：a、如果总经理问自己派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。
b、主动向总经理报告，听销售部梅倩说，他俩曾在饭堂动手打过架。
c、如果总经理问自己他俩的关系如何，就说他俩因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。
d、如果总经理不问自己就不说这件事。
e、如果总经理问自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。
本题c上司每天要接收很多信息，如果秘书把管理人员个人之间的矛盾这种小事也汇报给上司，那就会对上司造成“信息污染”。
教育机构秘书案例(2篇)
第1篇一、背景介绍张小姐，女，28岁，本科学历，毕业于我国一所知名大学。
她性格开朗、细心负责，具备良好的沟通能力和组织协调能力。
2018年，张小姐应聘到一家知名教育机构担任秘书一职，负责协助机构领导处理日常事务，以及协调各部门之间的工作。
二、案例描述1. 入职初期：熟悉环境，掌握工作要点张小姐入职后，首先对机构的环境、人员结构、业务范围进行了全面了解。
她深知作为一名秘书，必须具备良好的沟通能力、协调能力和执行力。
在熟悉工作环境的基础上，她主动向领导请教，了解各项工作的具体要求，迅速掌握了工作要点。
2. 协助领导处理日常事务张小姐在工作中，积极配合领导处理日常事务，如会议安排、文件起草、日程安排等。
她认真负责，确保各项工作有序进行。
以下是一些具体案例：（1）会议安排：张小姐负责安排机构内部会议、外部合作会议等。
她提前与参会人员沟通，确保会议时间、地点、议程等安排合理。
在会议过程中，她做好会议记录，并及时整理会议纪要，为领导决策提供依据。
（2）文件起草：张小姐协助领导起草各类文件，如报告、通知、请示等。
她认真研究文件内容，确保文件格式规范、内容准确。
在领导审批后，她及时将文件发送给相关部门，确保文件及时送达。
（3）日程安排：张小姐负责领导日程的安排，包括会议、接待、出差等。
她根据领导的日程安排，提前做好准备工作，确保领导各项工作顺利开展。
3. 协调各部门之间的工作张小姐在工作中，积极协调各部门之间的工作，确保机构整体运作顺畅。
以下是一些具体案例：（1）跨部门项目：在机构开展一项跨部门项目时，张小姐负责协调各部门的配合。
她与各部门负责人沟通，明确项目目标、任务分工和时间节点，确保项目顺利进行。
（2）内部沟通：张小姐定期组织内部沟通会议，了解各部门工作进展，解决工作中遇到的问题。
她积极传递信息，确保各部门之间信息畅通。
4. 提升自身能力，为机构发展贡献力量张小姐在工作中，不断学习新知识、新技能，提升自身能力。
九段秘书-文件资料存档
结果意识强化
七段秘书的做法： 七段秘书的做法： 分责任——主动跟踪收集文件资料，分类存 主动跟踪收集文件资料， 分责任 主动跟踪收集文件资料 保留原始单据，建立文件管理清单， 放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动 维护，发相关通知，文件动态管理工作， 维护，发相关通知，文件动态管理工作，按照 公司相关流程制度要求主动检查文件的起草、 公司相关流程制度要求主动检查文件的起草、 审批、流转等是否符合要求， 审批、流转等是否符合要求，并对文件实施权 限管理、保密管理。 限管理、保密管理。
九段秘书的做法： 九段秘书的做法：
把上述过程做成标准化的“ 做流程——把上述过程做成标准化的“文 把上述过程做成标准化的 件管理”流程，并制定相关制度保障， 件管理”流程，并制定相关制度保障，让任何一 个秘书都可以根据这个流程， 个秘书都可以根据这个流程，把文件管理服务的 结果做到九段， 结果做到九段，形成不依赖于任何能人的文件管 理服务体系, 理服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来 复制和超越自己! 复制和超越自己!
八段秘书的做法： 八段秘书的做法： 定标准——主动跟踪收集文件资料，分类存 主动跟踪收集文件资料， 定标准 主动跟踪收集文件资料 保留原始单据，建立文件管理清单， 放，保留原始单据，建立文件管理清单，主动 维护，发相关通知，文件动态管理工作， 维护，发相关通知，文件动态管理工作，进行 文件权限管理，保密管理， 文件权限管理，保密管理，统一规范公司文件 格式，内外部文件实施差别管理，并监督执行。 格式，内外部文件实施差别管理，并监督执行。
被动接受文 件资料， 件资料，并 对文件资料 进行简单存 放 。 接受文件 接 受 文 件 主 动 跟 踪 资料之后，资 料 之 后 ，收 集 文 件 将文件按 分类存放，资 料 ， 分 部门分类 标 明 基 本 类 存 放 ， 存放，并 信 息 ， 并 保 留 原 始 标明日期 妥 善 保 留 单 据 。 建 等基本信 各 类 原 始 立 文 件 资 息 。 单 据 。 料管理清 单，确保 资料不丢 失，易查 找 。 主动 主 动 跟 踪收 主动 跟 踪 收 主动跟踪收集 主 动 跟 踪 收 把上述过程做 文件资料， 集文件资料 ， 集文件资料 ， 文件资料 ， 分 集 文 件 资 料 ， 成 标 准 化 的 分类 类存放， 文件管理” 分 类 存 放 ， 分类 存 放 ， 类存放 ， 保留 分 类 存 放 ， “文件管理” 保留 原始单据， 流程， 保 留 原 始单 保留 原 始 单 原始单据 ， 建 保 留 原 始 单 流程，并制定 相关制度保障， 据 ， 建 立文 据 ， 建 立 文 立文件管理清 据 ， 建 立 文 相关制度保障， 主动维护， 件管理清单 ， 件管理清单 ， 单 ， 主动维护 ， 件 管 理 清 单 ， 让任何一个秘 主动 发相关通知， 主 动 进 行文 主动 进 行 文 发相关通知 ， 主 动 维 护 ， 书都可以根据 件资 这个流程， 件 资 料 的维 件资 料 的 维 文件动态管理 发 相 关 通 知 ， 这个流程 ，把 工作， 护 工 作 ， 如 护 ， 发 相 关 工作 ， 按照公 文 件 动 态 管 文件管理服务 通知 内 容 正 误 、 通知 ， 并 进 司相关流程制 理 工 作 ， 进 的结果做到九 行文 更 新 、 废止 行文 件 资 料 度要求主动检 行 文 件 权 限 段，形成不依 的动 查文件的起草、 等 。 并 主动 的动 态 管 理 查文件的起草 、 管 理 ， 保 密 赖于任何能人 工作 审批、 通 知 相 关人 工作 ， 如 文 审批 、 流转等 管 理 ， 统 一 的文件管理服 件接 是否符合要求， 员 及 部 门 。 件接 受 、 维 是否符合要求 ， 规 范 公 司 文 务 体 系 , 通 过 护 、 借 阅 、 并对文件实施 件 格 式 ， 内 建立一个培养 废止 权限管理、 废止 等 情 况 权限管理 、 保 外 部 文 件 实 九段秘书的机 的及 的及 时 统 计 密 管 理 。 施 差 别 管 理 ， 制来复制和超 工 作 。 并监督执行。越 自 己 !
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例
案例：秘书信息工作
背景：
某公司的秘书部门主要负责处理公司内外的信息，并协助管理层进行日常工作。
秘书
部门需要处理各种类型的信息，包括会议记录、文件存档、员工通讯、行政事务等。
以下是一个秘书信息工作的案例。
场景：
秘书小李收到一封邮件，来自公司创始人王总办公室的科技部门经理张先生，他提出
需要为公司的技术交流会议记录一次会议摘要，并将其分发给参与会议的科技部门成员。
这是一个重要的会议，讨论了公司未来的技术发展方向，因此要求会议记录非常
详细。
秘书小李需要进行以下工作：
1. 首先，小李确认收到这个任务，并答复张先生表示将尽快处理。
2. 小李在会议当天准时到达会议现场，准备好会议记录所需的文件、纸张和笔。
3. 开始会议记录时，小李要注意记录会议的时间、地点、出席人员和会议议程。
4. 在会议进行过程中，小李应该密切关注会议内容，并及时记录会议要点、重要决策、意见和建议。
5. 当会议结束后，小李要对记录的内容进行整理和编辑，确保逻辑清晰、准确无误。
6. 完成编辑后，小李将会议摘要发送给科技部门的成员，并抄送给王总办公室以及其
他相关部门。
这个案例展示了秘书部门在信息工作方面的重要作用。
秘书需要具备良好的沟通和组
织能力，能够迅速响应任务，并高效地处理信息。
通过秘书的工作，公司能够及时获
得关键信息并保持良好的沟通协调。
秘书实务案例分析
秘书实务案例分析在日常工作中，秘书是公司中非常重要的角色，他们需要处理各种各样的工作，包括文件管理、会议安排、行政支持等。
在实际工作中，秘书可能会遇到各种各样的问题和挑战，下面我们通过几个案例来分析秘书实务中的具体情况。
案例一，文件管理。
小李是一家公司的秘书，每天都需要处理大量的文件和资料。
在一次重要会议前，他需要整理一份会议资料，但是时间紧迫，他不知道如何安排时间来完成这项工作。
在这种情况下，小李可以先将会议资料按照重要性和紧急程度进行分类，然后制定一个详细的工作计划，合理安排时间，确保能够按时完成工作。
案例二，会议安排。
小王是另一家公司的秘书，他负责安排公司的各种会议。
在一次重要会议前，他需要预订会议室、发送会议通知、准备会议材料等工作。
在这个过程中，小王需要与各个部门的同事进行沟通协调，确保会议的顺利进行。
此外，他还需要做好会议记录和跟进工作，确保会议决议能够得到有效执行。
案例三，行政支持。
小张是一家外企公司的秘书，他需要为公司高管安排出差行程、预订机票酒店、办理签证等工作。
在这个过程中，小张需要与各个相关部门和外部机构进行沟通协调，确保出差行程的顺利进行。
同时，他还需要做好出差报销和行程安排的记录，确保高管出差期间的各项事务能够得到妥善处理。
通过以上案例分析，我们可以看到，秘书在日常工作中需要具备一定的组织协调能力、沟通协调能力和解决问题的能力。
他们需要能够合理安排时间、有效沟通协调、妥善处理各项事务，确保公司各项工作能够顺利进行。
因此，作为一名秘书，需要不断提升自己的综合素质，不断学习和提高自己的工作能力，才能更好地胜任自己的工作。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析秘书工作是一项需要高度责任感和细致耐心的工作，下面我们将结合一个秘书工作案例，对秘书工作进行分析和总结。
案例，某公司总经理办公室的秘书小玲。
小玲是某公司总经理办公室的一名秘书，她每天的工作主要包括接待来访客人、电话接听、文件整理、会议安排等。
在一次重要的会议前，总经理交代小玲要为会议准备相关文件和资料，并安排好会议室。
小玲在收到任务后，立即开始行动。
她首先整理了会议所需的文件和资料，并按照总经理的要求进行了分类和编号。
然后她检查了会议室的设施和环境，确保一切准备就绪。
在会议当天，小玲还负责接待与会人员，并在会议进行中负责记录会议内容和决议。
会议结束后，她及时整理了会议记录，并将相关文件资料归档妥善保存。
分析：从以上案例中可以看出，秘书工作的重要性不言而喻。
秘书在工作中需要具备一定的组织能力、沟通能力和应变能力。
首先，秘书需要能够有效地组织和管理各种文件和资料，确保工作的高效进行。
其次，秘书需要具备良好的沟通能力，能够与来访客人和公司内部员工进行有效的沟通和协调。
此外，秘书还需要具备一定的应变能力，能够在突发情况下迅速做出反应，并妥善处理各种突发事件。
总结：秘书工作是一项综合性很强的工作，需要秘书具备一定的综合素质和能力。
秘书的工作不仅仅是简单的文件整理和会议安排，更需要秘书在工作中能够发挥自己的主观能动性，为公司的高效运转贡献自己的力量。
因此，作为一名秘书，需要不断提升自己的综合素质和专业能力，不断学习和进步，才能更好地适应和胜任这项工作。
通过以上案例和分析，我们可以看到秘书工作的重要性和复杂性，只有具备一定的素质和能力，才能胜任这一岗位，为公司的发展做出自己的贡献。
希望每一位从事秘书工作的人员，都能不断提升自己，做一名优秀的秘书，为公司的发展贡献自己的力量。
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例秘书是管理者的延伸，秘书信息工作是秘书的重要工作之一。
秘书信息工作是指秘书对于各种信息进行收集、整理、传达、存档和保密等方面的工作。
秘书信息工作的重要性在于提高了领导的高效管理能力，为机构的决策和发展提供了有序可靠的信息保障。
本文结合自己的工作经历，分享几个秘书信息工作案例。
案例一：高效完成领导要求的大量文件资料整理和保密处理我们公司决定进行一次重大的并购计划，这项工作需要大量的文件资料的整理和保密处理，以确保信息的安全。
因为领导一直十分忙碌，无暇处理这些琐事，所以找到了我这个秘书负责报道。
根据领导的要求，我高效地完成了各类文件资料的整理，并合理地分类、标准化处理，保证信息的可靠性和完整性。
同时，根据保密要求，将这些文件进行加密压缩处理，统一存储到指定的网络文件夹中，并只授权给相关领导和本部门业务人员。
这样，领导可以随时了解并购计划的进展情况，并且保证了信息的机密性和安全性。
案例二：及时反馈高管会议上的讨论和决策我们公司的高管会议是公司决策的重要平台。
作为秘书，要及时掌握会议的有关内容，并进行描述和反思。
当然，这也需要很好的理解和沟通技巧。
在上一次高管会议中，有关思路方案的讨论收取了大量领导决策的意见，我通过记录会议，详细记录了每位领导提出的有益意见和建议，并有针对性地在每次讨论中提出自己的意见和建议，让领导们更好的理解和认识思路方案。
最后在高管会议结束后，将会议决议和意见结果及时反馈给所有与会人员，并起草会议纪要，并向指定人员汇报相关情况，确保公司及时高效的执行领导决策。
案例三：细致准确地做好领导日常工作报告作为秘书，需要制定领导的日常工作报告，以更好地反映领导们的工作进展情况。
在我的工作中，有一次领导下设了一个新的工作小组，我的任务便是定期细致准确地使用数据和事实记录日常进展情况。
我细致地召集工作小组中所有成员的反馈和意见，并将其整合为报告，确保报告的准确性和完整性。
我还根据领导的要求，将每个进展阶段的详细情况一一解释和概括，以便更好地反映领导的思路、计划和目标，从而让管理者更好地了解企业的运作状况。
文档管理的秘书案例
文档管理的秘书案例一、充分自己主观能动性实用案例这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了电话。
李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。
电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。
“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。
”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。
我们俩最好送一样多，你问问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。
”张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。
“你说送多少钱比较合适?明天还要带些什么东西去?”不知是因为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。
对此毫无准备的于雪只好摇头。
那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。
问题出在哪里呢?二、提高工作的含金量看案例:于雪是天津某高科技公司总裁秘书。
公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。
这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话:“于雪，你好，我是财务部的刘志。
”“刘总，您好!”“总裁这几天能抽得出时间来吗?北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。
““等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。
您看可以吗?"“谢谢！”对方放下电话。
散会后，于雪马上做了汇报。
总裁想了一会后反问于雪:“你说我有必要见这位马总吗？”于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。
问题出在哪里?四、在“打杂”中创造机会案例:于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做:很多朋友羡慕她的工作轻松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。
档案工作案例
某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。
此后，在长达半年多的时间里，王X既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。
事发后，王X作了深刻检查，并被行政警告处分。
[简评]造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡薄。
〈机关档案工作条例〉第二条规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
”从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。
王X作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了《档案法》第二十四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。
在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。
任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。
只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。
张XX系某机关综合档案室馆员，因对单位住房分配有意见，为发泄内心不满，在整理文书档案时，利用编号、装订案卷之便，故意从永久保存在档案中抽出1042页档案文件，扔入装废纸的麻袋中，企图随废纸销毁，惹已撕毁的档案87页，撕下整页（未碎）的922页。
这些被撕毁的档案内容涉及一些党员、干部、工人犯错误的检查及处理结果，还有一些有关党组织、党员、干部编制、机构等的登记表及统计报表。
案发后，张XX受到了法律的惩处。
秘书案例题
一、一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。
经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！信得内容大致是这样，经理命令秘书立即将信打印寄走。
问题：假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎么做？答案：我会采取“缓冲法”。
就在事件的当天下班时，秘书把打印出来的信递给已经心气平和的经理说：“经理，您看是不是可以把信寄走了？”。
只有这样经理才会接受建议，等到经理的火气就已经消下去了就和经理慢慢说事情的重要性，最好的办法就是让经理冷静下来。
三、公司新的办公大楼已经落成，过几天就要乔迁新址，公司各部门都在为此而忙碌。
负责档案管理工作的秘书小王这时该做什么呢？答案：小王应该对超过保存期限的档案进行重新鉴定，销毁没有继续保存价值的档案；对那些有保存价值的，要和其他档案一起转移。
收缴、整理各部门的文件资料，并进行初步鉴定，凡是有保存价值的要立卷归档，并将没有保存价值的销毁；在搬迁的过程中，小王要做好档案的保存工作，按照档案目录统一编号，防止档案丢失。
四、快到年底了，公司特别忙。
马上就要开董事会，由于销售大幅度滑坡，老板心情不太好。
这天上午十点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理的问题与老板交换一下看法。
正忙得晕头转向的老板，一听说谈明年的广告问题，就对秘书说：“不就是明年的广告的是吗？现在没时间！”从老板办公室出来，秘书拿起电话对赵总说。
问题：如果你是该位秘书，你会对赵总说什么？答案：1.今天我们老板时间安排得很满，实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗？2.公司最近要开董事会，讨论明年的工作计划和安排，广告代理这一块可能也要要涉及，具体等董事会开完后，看是否有什么变化再联系，可以吗？五、我系工商企业管理专业准备申报国家示范专业，相关领导和老师们连夜把申报所需材料的电子版收集整理好。
秘书信息工作与档案管理PPT 第九章 电子文件
摩根—斯坦利的办公室在“9.11”事件中同样 也毁于一旦，并损失了十几名员工，但该公司在第二 天就正常运转了。摩根---斯坦利“打不死”的秘诀就 在于它采用了先进的技术对电子文件等数据资料实施 了灾难备份。除了与其他公司一样，在公司内部建立 起正常的文件数据的备份之外，摩根---斯坦利还在离 世贸中心数英里之外专设了一个办事处不间断地即时 备份它们的电子商务文件数据，如果文件数据形成地 的原始数据被毁，通过异地保存的备份数据，公司仍 然可以很快地继续运转。摩根---斯坦利的电子文件数 据是通过光纤传输来实现电子文件的数据的异地实时 在线备份的。由于使用光纤，其传输速度很快，可以 达到1000兆级，因此，在世贸大厦倒塌前，摩根--斯坦利能够通过调整通讯线路即时地从世贸中心的服 务器和主机上源源不断地向位于新泽西州的公司电脑 传输数据，实施在线备份。当然，像摩根---斯坦利那 样使用高速通信线路实施实时在线备份电子文件数据 需要支付相当大的费用。
三、管理问题 方法、标准、技术、理论、经费、人才（知识结构）
四、管理原则-----真实文件的收集、积累、登记 ----捕获 ----文本电子文件、扫描型电子文件、图形电子 文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件 ----双套制
六、电子文件的归档 －－－－逻辑归档 －－－－物理归档 －－－－双套制（一式三套） 七、归档电子文件的整理 －－年度－保管期限－机构（问题） －－保管期限－年度－机构（问题） 八、归档电子文件的移交、接收与保管 －－－迁移
第九章 电子文件的管理
一、定义 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的文件。
二、特性 ----高密度性 ----对设备有依赖性 ----载体非直读性 ----信息与载体相分离性 ----信息的共享性 ----易修改性
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1.档案的价值？
2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务？
答：（1）对于企业来说，档案有两方面的价值
一、凭证价值
档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值
档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
（2）地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做？
答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了这样的尴尬。
3.作为秘书人员，要培养自己的信息意识，从相关资料中获取到有用的信息，按照与会人员的要求，合理的安排住宿。
作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练逐步提升。
一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。
（1）现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向。
（2）多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。
二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。
收集和摄取信息在过程中，要抓住三点：（1）位置准、（2）内容新、（3）角度好。
三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。
（1）筛选细致、（2）整理准确。
思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式．为什么他们会选择该种方式？
答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景．并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传递的方式
语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出请求、听取汇报、演说等．是使用语言、姿态、倾听来传递信息的。
语言传递简洁、直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对信息接收者来说较难储存。
文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，它的特点是避免信息变形失真，可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。
电信传递是先进的信息传递方式，目前已有电话（包括手机和固定电话）、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式。
小林要求信息传递要准确及时，所以采用了电信的传递方式，老师要求信息传递要准确不失真，可以进行远距离的传递和多次传递，所以采用了文字传递的方式。
科长需要在会议上直接与与会者交流沟通采用了语言传递的方式，为了避免语言传递信息凌乱不易储存的特点，辅以文字资料，使信息传递更准确，更具说服力。
省委有关部门到重灾区进行调查后，编发汇报材料上交省委、省政府。
这属于哪一种形式信息反馈？除此以外信息反馈还有哪些形式？
信息反馈的涵义是什么？
信息反馈的方法有哪几种？
信息反馈形式
．．：（1）纵向反馈和横向反馈。
纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式；横向反馈是同级组织之间的信息反馈。
（2）正反馈和负反馈。
决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈为正反馈，问题、失误方面的反馈为负反馈。
（3）前反馈和后反馈。
在信息发出前信息接收者向信息发出者提出要求和愿望是前反馈；在信息发出后信息接收者对信息做出的反应是后反馈。
案例中他们及时地编发了《特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个突出的问题亟待解决》的信息，反馈给省委，属于纵向反馈、负反馈和后反馈。
所谓信息反馈，是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并对信息的再输出发生影响的过程。
信息反馈有连续型、系列型、广角型三种方法
．．。
（1）连续型反馈信息。
对工作过程中的某个关键问题在短期内连续不断地进行反映。
（2）系列型反馈信息。
将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映。
（3）广角型反馈信息。
对工作活动的某个过程从不同角度进行反映。