XX医药连锁公司业务流程(配送中心部分)

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采购计划生成需要注意的问题（二）
• 配送中心的采购计划主要分大计划和补丁计划。大计划是每月大 的采购计划。大计划的主要生成方式：销售出库均量的周期总量。 采购部根据每月销售出库均量，按采购周期，生成每月的对外采 购计划粗表。进货计划人员审核此表，参考库存情况，确定实际 进货计划。补丁计划的主要生成方式：门店请货单的不满足量； 临时低于库存下限的品种。 采购数量确认好后，需要让微机自动搜索出最佳采购单位、默认 参考价格，为方便采购员采购。 注意：订单在途情况，避免计划做重 注意挂靠单位的供应商，发票时哪个单位的，就要按哪个单位做 计划、订单、验收、入库，否则GSP不可能通过，财务付款也无 法进行，只能红冲重做，将给企业带来很大的工作量。
提纲
企业整体架构模式
总部管理工作流程
首营供应商管理 首营商品管理 采购计划的管理 采购订单的管理 采购合同的管理 采购收货的管理 采购验收的管理 采购入库的管理 购进退出的管理
配送开单管理 仓库配货管理 储运发货管理 销售退回管理 月末结账 消息通知管理 管理分析报表 … …
门店管理工作流程
采购管理
不用采购，删除
采购计划员
根据门店需求， 新品计划等，手 工录入采购计划
审核生成 采购订单
通知采购员，计划 完成，可采购了
采购计划生成需要注意的问题（一）
• 采购计划与订单分离：主计划员月末根据出库量均量 生成下月的采购大计划，参考订单在途情况后，确定 采购计划后，分发给各采购员，各采购员沟通供应商， 生成采购订单。 如果企业存在多个计划员，月末大计划生成时，每个 计划员生成各自负责的大类的品种。 月中“根据低于库存下限的品种生成、根据门店请货 不满足量的品种生成、根据供应商订单未到货的品种 生成”生成时，由专门1个人负责
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业务入库工作流程
验收人员制作完 验收单 引入验收单，生 成入库单 打印“入库单” （一式3份） （供应商、 财务、仓库） 仓库根据“入库 单”，把商品放到 仓库的相应货位上。
如果是新商品，确 定货位信息，录入 微机。
采购订单未到货 的部分，采购部 及时重新制作采 购订单 财务部根据入库 信息生成往来帐
供应商 送来商品
有疑问，不能 留下拒收
有问题
Fra Baidu bibliotek核对供应商送货 单据的笔数、金额， 核对无误后，记账 无误后，记账
登录微机拒收 记录，记载 拒收原因
微机自动生 成验收记录
进入入库流程
仓库收货验收需要注意的问题（一）
• • • • • • • 一式1联的“验收通知单”，验收员按日期装订留存。 已经实行文号管理的品种，按成药方式处理，其他中药饮片的 “批号”位置填写“生产日期”，默认效期按生产日期后推5年， 但如：薄荷等特殊品种按3年处理 一般药品、保健品等都建议填写“生产日期要求、有效期要 求”，其他可以不填 验收时，如果默认的“大包装量、中包装量”没有携带，验收 人员需要补齐。 如果商品上的“有效期”是“到月”的，微机系统的“有效期” 填写到每月的1号，目的提高提醒效率。 如果是进口药品，需要把“口岸检疫所、口岸检疫报告书号” 填写。 其它验收细则请参考《质量管理中的验收管理细则》 。
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配送中心退货工作流程
滞销分析、 厂家要求、 质量问题等
分析确定退 货品种数量 沟通供应商， 协调退换货 内容
业务制作入库 退回单
供应商取货
保管员商品清 货、打包，放 到退货区。
打印入库退 回单（一式3份）
审查供应 商应付帐款
采购订单制作需要注意的问题
• • • 每个采购员根据自己负责的供应商区域，过滤分配给自己的采购 计划，沟通供应商 如果系统提供的供应商采购不到比参考采购价更低的，可以参考 以前的采购入库单，选择其他的供应商 如果都沟通完毕后，仍然不能找到需要的价格、品种，交给部门 经理处理 采购业务员不能保存“本次进货价格比上次入库价格高”的品种 的订单，只有部门经理才可以。 采购订单制作时，注意特殊要求，应该及时通知供应商，例如： 要近3个月内生产的品种，有效期要有365天以上效期等。避免供 应商送过来的商品不符合公司的规定。 订单的有效期，供货周期一定要通知供应商，避免出现供货周期 过长的情况出现。 建议确定每个合格供应商时，给每个供应商一份企业采购管理要 求事项名细表：包含订单供货满足率、供货时间、生产日期及效 期要求等。
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仓库验收工作流程
根据订单打印： 验收通知单 不管供应商送货否 收货员（验收员） 在微机上的验收 单处，引入此供 应商的采购订单， 打印带空项的 “收货通知单” （一式1联） 在“收货通 知单”上填 写“到货数 量、批号、 效期”，形 成原始验收 信息 验收员把实际验收信息登录 微机，核对供应商的供货价 格，如果低于订单价格直接 修改，高于不能录入，请示 采购人员，如果可以需要重 新下订单。生产日期、效期 不符规定，请示采购
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采购合同的工作流程
采购员与 供应商沟通 签订全年的大 协议，确定写 协议条件 首营供应商 首营商品管理 登录微机，形成 协议合同登记
执行采购过程
分析合同协 议的执行情况
执行采购过程
采购合同制作需要注意的问题
• • • • 与供应商的大合同签订，采购部门经理、分管总经理 需要逐个审批，分析利弊。 每年的11月前后，需要逐个供应商审查合同执行结果， 分析距离，采取措施。 合同质量条款责任“方章”方式责任界定。界定将来 出现问题的责任 原则上不要现款合同，现款合同必须考虑资金运营成 本至少5%以上。 部分合同可以考虑“厂家直送门店”，总部统一结算 的方式，减少物流费用，加快物流成本。
首营管理 入库 库存核算
采购订单
验收
收货
总账
采购计划
供应商
付款
发票 核销
应付帐款
首营供应商管理工作流程
采购部人员 与供应商业务 洽谈：品种、 价格、付款等 部门经理审查 与供应商索要 相关证照， 委托证明等 材料交给质管 部，质管部人 员，登录微机 的“首营供应 商”
进入采购 计划流程
如果此供应商是商家， 采购部人员可以制作采 购计划订单了。
各领导审批后， 生成“合格供 应商”
如果此供应商是生产厂家， 采购部人员还需要看品种 是否做过“首营商品”才 可以制作采购订单。
首营供应商管理需要注意的问题
• 供应商证照资料审核： 营业执照：经营范围、有效期限，字迹清楚，有供应商企业的 原印章； 药品经营许可证：经营范围、有效期限，字迹清楚， 有供应商企业的原印章； GSP/GMP证书：有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章； 企业组织机构代码、税务登记证书：有效期限，字迹清楚，有供 应商企业的原印章； 质量保证协议：原件。 业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。 供应商的编码原则：电话区号（4位）+厂商标示（1位）+流水码（3位） 注意区分“生产厂家、商业单位” 注意：挂靠单位的企业，每个业务员需要一个“授权委托书”
采购计划生成工作流程 （一）
月末大采购计划流程
月末根据配送中心出库量 的均量，参考库存数量， 生成下月采购计划粗表 排查订单在 途情况，判断 是否该采购 判断确认采购数量， 微机自动搜索最佳 采购单位，最后进 价、最低进价，为 采购员提供参考
不用采购，删除
采购计划员
根据门店需求， 新品计划等，手 工录入采购计划
首营商品管理工作流程
与供应商业务 洽谈：品种、 价格、付款等 部门经理审查
与供应商索要 相关证照， 委托证明等
材料交给质管 部，质管部人 员，登录微机 的“首营商品”
采购部人员
如果先从商家采购过， 再从生产厂家采购时， 此商品重新做“首营商 品管理”。
各领导审批后， 生成“合格商 品”
可以下采购订单 了
首营商品管理工作注意的问题
• 首营品种证明性资料审核 • 生产证明性文件：产品的注册批件或换发批准文号后的文件，字 迹清楚，有生产企业的原印章； • 药品质量标准：药品的质量标准，包括说明书，要求字迹清楚， 有生产企业的原印章； • GMP证书：适合该品种，有效期符合要求，字迹清楚，有生产企 业的原印章； • 产品小包装实样：小盒、说明书、标签的实样； • 业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。 • 需要选择确认类别、分析属性、剂型等属性 • 特殊品种的批准文号：按包装全部填写。如：白加黑
业务入库需要注意的问题（一）
• • • 一式3联的“入库单”，一联保管员留存、给财务部一联、给供应商一联 入库单是验收员与保管员之间商品交接的凭据。保管员签字后，单据在 拆分，分发。 制作入库单时，付款方式全部选择“赊购”，由业务部的内勤人员管理 发票与付款。 当天验收商品，当天打印入库单据，不要拖到第2天 远程仓库的入库单据，第二天把前一天的单据传到总部财务，原始单据 传递建立单据传递簿。 如果供应商不要回执的单位，单独分开传到总部业务部，以备结算用 供应商送来的检验报告、口岸报告等由仓库验收人员保管，以便查询。 保管员新商品上架时，需要及时更新微机系统上的“货位”信息。 制订一个关于工作时间的界定标准
审核生成 采购订单
通知采购员，计划 完成，可采购了
采购计划生成工作流程（二）
月中补丁采购计划流程
月中根据库存下限，门店 请货计划的不满足量,供 应商订单不满足量，参考 库存数量，生成月中采购 计划粗表 排查订单在 途情况，判断 是否该采购 判断确认采购数量， 微机自动搜索最佳 采购单位，最后进 价、最低进价，为 采购员提供参考
商品信息新增工作流程
采购员 新品种增 加需求 采购部经理审批 采购部索取的所 有原始资料
不同意，再讨论 质量管理部根据业务提 供的信息，编码、归类 等登录微机，形成标准 商品信息
通知采购计划员，可 以制作采购计划了
商品信息增加需要注意的问题
• 所有商品信息由质量管理部负责录入 • 商品编码根据“商品编码规则”定义执行，货号根据 大类码，自动生成 • 非首营的新增商品，业务部人员通知质量管理部人员 增加，等商品实物到达配送中心后，质管部人员负责 补齐相关管理资料 • 新增商品信息时，需要把“生产日期要求、效期要求” 填写完整，为验收提供标准 • 管理信息根据需求选择录入。
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采购订单的工作流程
计划员制作 采购计划 网络通知采购 人员,计划制 作完成，可以 按计划采购了 采购员根据 参考单位沟通
采购价格合 适，与供应商 确认采购订单
审核采购订单， 表示订单制作 完成，作为仓 库收货依据
价格等不合适，重 新选择供应商可以 参考以前进货
如果沟通不到比上次采 购价格更低的商品，此 品种交给部门经理处理， 由部门经理确认高价格 的订单
xx连锁公司业务流程
目的：责权利清晰
人财物分明
过程：人人有事做
事事有规范
主讲人：xxx
提纲
企业整体架构模式
三级架构二层管理 … …
总部管理工作流程 门店管理工作流程
三级架构二层管理的含义
总部
二级公司的进销存数据 请货单 总部发票、对账单 商品物流
银行存款
银行
二级管理中心
进销存数据
现金
门店1 门店2 门店3
仓库收货验收需要注意的问题（二）
• 注意：接货过程中应该注意的问题。如果来货单位的“随货通行” 联的单价与合同或者与“验收通知单”的价格不符、数量不符等 情况，应该制定相应政策，例如：来货价格比合同价格低，可以 接货、对方回执联可以签字，来货价格比合同价格高，不可以接 货、拒收；来货数量比合同数量少，可以接货、对方回执联可以 签字，来货数量比合同数量多，不可以接货、拒收超出部分等。 采购订单制作时，注意特殊要求，应该及时通知供应商，例如： 要近3个月内生产的品种，有效期要有365天以上效期等。避免供 应商送过来的商品不符合公司的规定。 如果来货验收时存在质量问题，不同问题的处理办法分拆讲解： 例如：邮寄航空现款的采购，供应商开单、发票数量为100，发 货数量是100，到货后，验收时合格品为98，2个为不合格品（如： 破碎等） 一般处理过程：制作一个数量为98的合格品验收单， 制作一个数量为2的不合格品验收单。录入微机时分开录入，合 格品进入正常商品库存，不合格品进入待处理商品库存中（因为 有可能厂家换货，也可能从货款中扣除。），两个验收单合计数 量与供应商的发票数量、金额细相符。 关于破损的处理流程：责任人、处理时间 非上述情况才可以直接拒收