档案分类与编号标准

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档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000 年前的文件按“卷”整理,按年度 -保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期( C )、短期(D) ,在每一个保管期限内,按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3 个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C )一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4 位,如“0134”目录号:3 位,如“001”案卷号:4 位,如“0001”顺序号:3 位,如“001”2000 年后的文件按“件”整理,按年度 -保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30 年(D30)、10 年(D10) ,在每一个保管期限内,按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编 3 个流水卷号,即永久(Y)一个流水号, 30 年(D30)一个流水号,10 年(D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4 位,如“0134”年度:4 位,如“2013”保管期限: 1 或 3 位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。

机构或问题:2 位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。

件号:4 位,如“0001”二、会计档案:按卷“”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐 K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成:全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号:4 位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4 位,如“2009”案卷号:4 位,如“0001”。

三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。

档案分类编号方法

档案分类编号方法

为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设,中国人民银行档案管理规定》 (银办发[2004]259 号),《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定,结合本行档案工作实际情况,对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案:一、文书档案1、 2001 年前的文书档案,按保管期限——年度的方法进行分类,即:永久1997 1998 ·2001长期 1997 1998 ·2001短期1997 1998 ·2001排列与编号:排列在同一保管期限,同一年度内,按机构排列顺序进行,同一机构按事由结合时间排列,编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。

2、2002 年(含 2002 年) 以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法,对归档文件以件为保管单位进行整理,采用年度——保管期限的方法进行分类,即:2002 年度2002 年度永久长期2002 年度2003 年度2003 年度2003 年度短期永久长期短期排列与编号:件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。

归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进行编号。

二、会计档案会计档案分类方法按年度——类型进行分类。

会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料,设置分类号 KJ,即:。

会计凭证—— KJ-PZ会计账簿—— KJ-ZB会计报表—— KJ-BB其他会计资料—— KJ-QT会计档案保管期限分永久和定期两种排列与编号:会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列,编号采用年度小流水编号;会计账簿、会计报表、其他会计资料按类型——保管期限依照时间顺序依次排列,采用年度小流水混合编号,一个年度编制一个流水号。

三、基建档案基建档案按工程项目进行分类,设置分类号 JJ ,即:中国人民银行县支行办公楼中国人民银行县支行宿舍楼·JJ01 JJ02一个项目内基建材料按工程阶段组卷,即:依据性材料、基础性材料、工程设计、施工、监理、竣工验收的顺序组卷。

档案编号规则(完整版)

档案编号规则(完整版)

档案分类编号方案(一)一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置本单位档案设大类和属类,大类用大写英文字母作代字,属类用阿拉伯数字作代号,本单位全部档案分为八大类,大类和属类设置如下:(1)文书类档案(代字:A);A1 永久A2 30年A3 10年(2)城市勘测类档案(代字:B);B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图(3)城市规划类档案(代字:C);C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料(4)城建管理类档案(代字:D);D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理(5)会计档案(代字:E);E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他(6)照片类档案(代字:F);F1 永久F2 长期F3 短期(7)实物类档案(代字:H);H1锦旗类H2奖牌类H3奖杯类H4其他类(8)声像类档案(代字:R);R1 照片(底片)R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前,采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号:永久1,长期2,短期3;永久长期合编为1 2;永久长期短期合编为0。

例:A 1.2004—001案卷号(第1个案卷)年度保管期限代号(永久)大类代字(文书档案)●新方法:2008开始,采用单件归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+文件所属年份+件号组成。

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久(XX(D10)件号年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。

件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”123案卷级档号构成:全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生(再生育审批档案):按“卷”整理,一个目录号一个流水,保管期限为长期。

案卷级档号构成:全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案:按“件”整理,一个年度一保管期限一流水号,保管期限为永久,机构或问题号为ELTD。

档号构成:全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治(调解案件档案):按“件”整理,一个年度一个流水,保管期限为永久,机构或问题号TJ。

7。

1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成:全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案:分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理,目录号为SW。

档号构成:全宗号—分类号—年度—件号。

2、印章档案按卷整理。

目录号为YZ。

案卷级档号构成:全宗号—目录号—案卷号。

档案分类方案及编号标准

档案分类方案及编号标准

档案分类方案及编号标准
档案分类方案和编号标准可以根据不同的组织或机构的需求和特点进行制定,以下是
一个常见的档案分类方案和编号标准的示例:
1. 档案分类方案:
- 机构类别:根据机构的性质和领域进行分类,如行政机构、教育机构、医疗机构等。

- 档案类型:根据档案的内容和形式进行分类,如文件档案、图书档案、音像档案等。

- 办公部门:根据机构内各个部门进行分类,如财务部、人力资源部、市场部等。

- 项目或活动:根据不同的项目或活动进行分类,如项目A、活动B、活动C等。

2. 档案编号标准:
- 机构标识:用于标识不同的机构或部门,可以使用字母、数字或符号进行编码,如A表示机构A,B表示机构B。

- 档案类别标识:用于标识档案的类别,可以使用字母、数字或符号进行编码,如
01表示文件档案,02表示图书档案。

- 档案顺序号:每个档案类别内部的顺序号,可以使用数字进行编码,从1开始递增,如01-001表示第一个文件档案。

这样的分类方案和编号标准可以使档案的管理更加规范和高效,方便档案的检索和归档。

同时,在制定方案和标准时,也可以根据具体的需求进行调整和定制。

档案分类及编号办法

档案分类及编号办法

档案分类及编号办法1 总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化与标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。

1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容与形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理与开发利用。

2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。

2.2 根据职能活动与档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。

2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识与管理。

3 分类编号方法3.1企业档案实体分类的标识符号使用英文字母顺序标识一级类目( 大类 );使用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。

3.2 档案实体排架与编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。

3.2.1党群行政管理类(A)、经营管理类(B)、生产技术管理类(C)的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。

档案编号( 档号 )标识举例示意:A 2007 永久 01┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷(件)顺序号┃┃┗━━━━━━━━保管期限┃┗━━━━━━━━━年度代号┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类3.2.2 产品类(D)、科研类(E)、基本建设类(F)、设备仪器类(G)的案卷排架a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。

关于项目少的产品,能够将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别,流水编号办法同前。

b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。

(类号之间的标点什么时候用“·”或者是用"-"请参照科技档案整理规范)举例示意:G. C2000- 001┃┃┃┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 )┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(丫)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为:全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号:4位,如“ 0134”目录号:3位,如“ 00T案卷号:4位,如“ 000T顺序号:3位,如“ 00T2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为:全宗号一年度一保管期限一(组织机构或问题)一件号全宗号:4位,如“ 0134”年度:4位,如“ 2013”保管期限:1或3位,如永久“ Y”,长期“C',短期“D',定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。

机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ ZZ'表示。

件号:4位,如“ 000T二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“ 0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“ 2009”案卷号:4位,如“ 0001”。

三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)信访档案。

档案分类与编号方案

档案分类与编号方案

某档案分类与编号方案档案分为机关档案与产权产籍档案两类,其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类,各类档案资料编号方案规定如下:一、机关档案1、文书档案2004年以前采用“一事一卷”的整理方法,其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限,按问题排列,以年代顺序编大流水号。

如:全宗号—年度—问题—保管期限—案卷号编小流水号“永久、长期、短期”分别用“YCD”如党群类、人事劳资类档案形成年度,如“2003”本机关全宗号为1062004年以后,按《归档文件整理规则》整理,档号编制为:全宗号—年度—机构—保管期限—件号小流水号分永久、长期、短期文书档案的类别如办公室档案形成年度,如“2004”本机关全宗号为1062、会计档案会计档案档号编制方法为实体类目号—年度——卷号15(第15卷)档案形成年度,如:“2005”如:CK01表示会计档案的凭证类(CK02代表帐簿类:CK03代表财务报告类;CK04代表其他类)如CK01—2005—153、科技档案分基建、设备两类(1)、基建档案档号编制:类别号和属类代号+项目代号+案卷号JJ1——1——4案卷号(第4卷)基建项目代号(表示第1项工程)属类代号(1代表办公楼:2代表辅助基建)基建档案类别代号(2)、设备档案档号为:类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号SB1——1——1案卷号(第1卷,如:电脑的购买合同)项目代号属代号(1代表办公设备,2代表交通设备)设备档案类别代号4、声像档案照片档案档号编制全宗号——保管期限代码——册号——张号106——Y——属类代号——15张号(照片在册内的排列从“1”开始)(1代表视察,2代表会议,3代表活动)保管期限代码(Y代表永久)全宗号(档案馆给立档单位编制的代码)5、实物荣誉档案分:1、奖牌;2、奖杯;3、证书、4、锦旗等四类类别代号——属类代号——件号SW3——Y——2件号(第2件)保管期限属类代号(3代表证书类)类别代号6、图书资料分为:政治类、法律类、业务类,分别用“1”“2”“3”标识,每类按购进先后顺序编流水号。

人事档案分类编号方案

人事档案分类编号方案

人事档案分类编号方案一、总体思路。

咱得把人事档案分得清清楚楚,编号编得明明白白,就像给每个员工的档案都找个独一无二的小窝,还得贴上容易找的小标签。

这样,不管啥时候想找哪个档案,都能像在自家衣柜找衣服一样轻松。

二、分类方法。

# (一)按人员基本信息分。

1. 身份类。

编号1 100:这一块就放员工的身份证、户口这些能证明“我是谁”的东西。

比如说,1 10号放本地户口员工的身份证复印件,11 20号放外地户口员工的,这样依次类推。

要是有特殊身份的,像人才引进有特殊户口政策的,就可以放在90 100号这个区间,单独做个小标记,写上“特殊户口人才引进”之类的话。

2. 学历类。

# (二)按工作相关信息分。

1. 招聘入职类。

编号201 300:招聘时候的简历、面试评价表、录用通知这些都在这儿。

201 220号放普通岗位的简历,221 250号放管理岗位的简历。

面试评价表就跟着简历走,比如说201号简历对应的面试评价表就是202号(或者你也可以用小数点区分,像201.1表示201号简历对应的面试评价表)。

录用通知就放在251 300号,按照入职时间先后顺序放,新入职的在前面,老员工的在后面。

2. 工作经历类。

编号301 400:员工在公司内部的岗位调动记录、工作业绩评估、获奖证书这些都归到这儿。

301 320号放岗位调动记录,按照调动时间排。

321 360号放工作业绩评估,一年一份评估的话,就按照年份从早到晚排。

361 400号就是那些工作中获得的奖状、荣誉证书啥的,按照获奖时间来,最近的在前面,方便一眼看到员工最牛的成绩。

# (三)按其他信息分。

1. 培训类。

编号401 500:公司内部培训的结业证书、培训记录,还有员工自己参加外部培训的相关证明都在这。

401 430号放公司内部培训的东西,按照培训课程的先后顺序来编号。

431 500号放外部培训的,要是参加了好几个外部培训,可以按照培训费用从高到低排,贵的在前,便宜的在后,这样看起来也比较整齐。

四个标准_档案管理制度

四个标准_档案管理制度

随着社会的发展和科技的进步,档案作为记录历史、服务现实、传承文化的重要载体,其重要性日益凸显。

为了确保档案的完整、准确、安全和有效利用,特制定以下四个标准档案管理制度:一、档案分类与编号标准1. 分类原则:根据档案的内容、性质、形成时间、来源等因素,按照《中华人民共和国档案法》及国家档案行政管理部门的有关规定,将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。

2. 编号规则:- 文书档案编号:由年度、室号、件号、页号组成,例如:2023/01/01/001。

- 科技档案编号:由项目代号、卷号、页号组成,例如:T2023/01/001。

- 人事档案编号:由年度、室号、人员编号、页号组成,例如:2023/HR/001。

- 会计档案编号:由年度、室号、账册编号、页号组成,例如:2023/AC/001。

- 声像档案编号:由年度、室号、档案编号、页号组成,例如:2023/AV/001。

- 实物档案编号:由年度、室号、实物编号、页号组成,例如:2023/PR/001。

二、档案收集与整理标准1. 收集范围:按照档案分类原则,全面收集各类档案,确保档案的完整性。

2. 收集方法:- 定期收集:根据档案形成规律,定期对各类档案进行收集。

- 随时收集:对突发事件、重要活动等产生的档案,及时收集。

- 建立档案收集责任制,明确各部门、各岗位的档案收集职责。

3. 整理规则:- 按照档案分类和编号标准,对收集到的档案进行分类、编号。

- 档案整理应遵循“一事一档”的原则,保持档案的原始性、完整性和连续性。

- 对破损、褪色、污染的档案进行修复和保护。

三、档案保管与利用标准1. 保管条件:- 温湿度控制:档案库房温度控制在14℃-24℃,相对湿度控制在40%-60%。

- 安全设施:配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。

- 库房布局:档案库房应保持清洁、整齐、有序,便于查找和利用。

2. 保管期限:- 按照国家档案行政管理部门的规定,确定各类档案的保管期限。

各类档案的分类编号方案

各类档案的分类编号方案

各类档案的分类编号方案档案的分类编号方案是将档案按照一定的规则进行编码,以便于管理、检索和利用。

不同机构、行业、国家或地区可能拥有不同的分类编号方案,下面将介绍一些常见的档案分类编号方案。

一、按照档案种类分类编号1.文书档案:按照文件类型进行分类,如公文、函件、备忘录等。

2.图像档案:按照图像的类型进行分类,如照片、绘画、地图等。

3.音频档案:按照声音的特征和用途进行分类,如录音、音乐、广播等。

4.视频档案:按照视频内容和类型进行分类,如电影、纪录片、电视节目等。

二、按照组织机构分类编号1.中央档案:按照中央政府的机构组织进行分类,如国务院、中央军委等。

2.地方档案:按照地方政府的机构组织进行分类,如省、市、县等。

3.企事业单位档案:按照企事业单位的组织结构进行分类,如部门、科室、项目等。

4.学校档案:按照学校的组织结构进行分类,如学院、系、班级等。

三、按照主题分类编号1.行政管理档案:按照行政管理活动的内容和类型进行分类,如规章制度、办公室文件等。

2.经济管理档案:按照经济管理活动的内容和类型进行分类,如财务会计档案、采购档案等。

3.人力资源档案:按照人力资源管理活动的内容和类型进行分类,如人事档案、培训档案等。

4.科研档案:按照科研活动的内容和类型进行分类,如科研项目档案、科技成果档案等。

四、按照时间分类编号1.年代档案:按照年代进行分类,如20世纪50年代、21世纪等。

2.年度档案:按照每年的时间进行分类,如2024年、2024年等。

3.季度档案:按照每个季度的时间进行分类,如第一季度、第二季度等。

4.月份档案:按照每个月的时间进行分类,如1月、2月等。

五、按照地理位置分类编号1.国家档案:按照国家进行分类,如中国档案、美国档案等。

2.省市档案:按照省市进行分类,如北京档案、上海档案等。

3.区县档案:按照区县进行分类,如朝阳区档案、徐汇区档案等。

4.乡村档案:按照乡村进行分类,如村级档案、户级档案等。

档案管理分类及编号方案

档案管理分类及编号方案

档案管理分类及编号方案档案管理是文件资源管理,包括信息获取、控制、保管、使用和销毁,在信息时代,档案管理是一种非常重要的管理工作。

档案的管理分类,决定了档案的编号方式,是档案管理的根本,也是档案管理的重要基础,分类编号在档案管理中具有重要作用。

一、档案管理分类档案分类是按照一定的规则将档案分门别类,以便于管理、检索和使用。

分类方法有许多种,根据每种方法的不同,分类的结果也有所不同。

1、按权力分类根据制定、使用和控制记录的上级机构权力不同,将档案分别归类为中央民政档案、省部委档案、厅局级档案和县级档案。

2、按记录种类分类根据记录的种类和存储内容不同,将档案分为行政档案、司法档案、经济档案和文化档案。

3、按形成时间分类根据档案形成时间的不同,将档案分为新件、古文档、集体档案和私人档案。

4、按来源分类根据记录产生者的不同,将档案分为个人档案、公司档案、团体档案和其他档案。

二、档案编号方式若要有效地管理档案,必须用适当的编号方式严格控制,确保档案的有序存放、索引和使用。

1、按单位编号按照上级文件的规定,每个档案在某单位内都有一个唯一的编号,确保其存放、索引和使用的有序性,并提高存放效率。

2、按文件编号文件的编号具有一定的规律性,根据文件的类别及编号顺序,在每一份文件后面,设立其唯一的编号,将文件存放、索引和使用科学有序。

3、按优先顺序编号档案的存放、索引和使用,有时需要按照特定优先顺序进行编号。

根据不同档案的优先顺序,给档案分配特定编号,以保证相关档案的优先使用。

三、总结档案管理分类及编号方案是档案管理中最基本也是最重要的一部分,一个完善的档案管理分类和编号方案,可以使档案的存储、索引和使用科学有序。

同时,档案管理分类及编号方案也可以提高档案管理的效率,节省管理成本。

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前得文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位得《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号.按“卷"整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134"目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后得文件按“件"整理,按年度—保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号.按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限-(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。

件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类得顺序排列。

档号构成:全宗号-目录号—年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1"年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001"。

三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案.1、民政(低保困难家庭档案):按“卷”整理,一个目录号一个流水,保管期限为长期.案卷级档号构成:全宗号-目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号-目录号-案卷号—顺序号2、统计档案:按“卷"整理,一个目录号一个流水,保管期限为永久。

档案分类方案及编号标准

档案分类方案及编号标准

档案分类⽅案及编号标准执剑⾛天涯2008 2017-07-26 15:31:14⼀、档案分类(⼀)⽂书档案:是机关、团体、企事业单位在管理事务活动产⽣的,由通⽤⽂书转化⽽来的档案的习惯称谓。

这⾥是指政治⼯作、⾏政管理、经营管理、⽣产管理四类管理性⽂件材料。

(⼆)财会类:报表,账簿,凭证,清册等。

(三)⼈事档案:包括员⼯履历材料;⾃传材料;鉴定、考核、考察材料;评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);政审材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;招⽤、劳动合同,调动、聘⽤、复员退伍、转业、⼯资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;其他可供组织参考的材料。

(四)⼯程类:建设项⽬的综合⽂件、监理⽂件、施⼯⽂件及竣⼯图。

(五)特殊载体类:包括照⽚、录⾳录像等。

⼆、编制原则(⼀)档号的格式全宗号-年度-分类号(或项⽬代号或⽬录号)-盒号(案卷号)即: XXX-XXXX-XXX···-XXX盒号(案卷号)分类号(项⽬代号或⽬录号)年度(⽂书档案标注)全宗号1.全宗号保留,暂时不填。

2.年度填写的是档案资料形成的所在年份,⽤四位阿拉伯数字标注,仅限于⽂书档案,其他档案不需标注。

(⼆)分类号的编制⽅法1.⽂书档案:WS。

全宗号-2012-WS···-XXX盒号分类号年度⽤WS和两位数字代表不同的⽂件材料类型,如下表:代号⽂件类型基本范围WS1政治⼯作类党务⼯作、组织⼯作、宣传⼯作、纪检⼯作、⼯会⼯作、共青团⼯作、协会⼯作等WS2⾏政管理类⾏政事务、治安保卫、审计⼯作、⼈事劳资、教育⼯作、医疗卫⽣、后勤福利、外事⼯作等WS3经营管理类经营决策、计划⼯作、财务管理、物资管理、企业管理等WS4⽣产管理类质量管理、安全管理、科技管理、标准化⼯作、档案与信息管理、⼯程管理、合同等2.财会类:CK,⽤CK和两位数字代表不同的⽂件材料类型。

档案分类与编码制度

档案分类与编码制度

档案分类与编码制度1分类原则依据本企业职能,结合全部档案构成的内容特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与综合开发利用。

2分类方法2.1一级类目的分类方法本企业档案共分十个一级类目,即:党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、电力生产、科学技术研究、基本建设、设备。

2.2二级类目的分类方法2.2.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、人事劳资和除去会计财务以外的财务管理等大类按问题兼顾组织机构进行分类。

2.2.2企业人事档案的分类按中组部的有关要求执行。

2.2.3会计帐务按照其形式和所属单项内容分类,单独排架管理。

2.2.4电力生产(产品)类按专业性质分类。

2.2.5科学技术研究类按专业性质和课题分类。

2.2.6基本建设类按项目和专业性质分类。

3.2.7设备(仪器)类按专业、用途分类。

4.2.8文件材料内容涉及到两个以上类目时,可入其同位类目的“综合”类内。

2.3声像档案的分类方法声像档案不单独设置类目,根据内容及载体的特征对应分类编号。

3.4实物档案的分类方法实物档案单独设置类目,其分类编号按类别分别编号。

4.5档案全宗分类大纲3类目设置4.1一级类目的设置本企业分类设十个一级类目,见下表:4.2二级及以下类目的设置二级及以下类目的设置,详见附件1(《档案分类编码表》)。

4编码规则筹建处档案分类的类目统一用阿拉伯数字标识,0—9大类档案档号结构为三段制,由目录号、类目号、案卷顺序号组成,各段之间用“一”号分隔。

4.1文书类(0—5大类)文书档案设0、1、2、3、4、5六个一级类目,即:党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资。

其中4大类中会计财务档案的档号结构与0—5相同。

第一段为年度代号。

第二段为类目代号(采用二级或三级类目)即分类号。

第三段为案卷顺序号(本年度流水号)。

C)C)C)C)—0O0—00I「…1 ------- 案卷节----------- 三级类号-------------- 二级类号I ------------- 一级类号----------------------- 年度号4.2科技类(6—9大类)第一段为目录代号(年度代号或工期号+机组号)。

档案分类排列编号规则

档案分类排列编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。

件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类的顺序排列。

档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。

三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。

档案分类编号方案

档案分类编号方案

档案分类编号方案档案分类编号方案是为了实现档案的科学管理和快速检索,对档案资料进行编号分类是其中的重要步骤。

基于多年的档案管理经验,制定了如下档案分类编号方案:一、档案分类原则1. 档案分类应遵循一定的逻辑和规律,便于档案管理和检索。

2. 档案分类应根据档案的主要内容或特点进行分类,保持分类的一致性和统一性。

3. 档案分类应以数字编号为主,辅以字母或其他符号。

二、档案类别划分根据档案的主要内容和特点,将档案划分为以下几个大类:1. 行政档案类:包括机关、团体、企事业单位的行政管理档案;2. 经济档案类:包括企业、农村经济组织、财务档案等;3. 个人档案类:包括公民的个人身份档案、户籍档案等;4. 法律档案类:包括法院、检察院等司法机关的案卷、审判文书等;5. 教育档案类:包括学校、教育机构的教育管理档案等;6. 科研档案类:包括科研机构、科研项目的科研成果档案等。

三、档案分类编号规则1. 行政档案类:使用数字1开头,按照机关或单位的层级和部门进行编号,如 1.1.1表示某机关的第一个部门的第一个档案;2. 经济档案类:使用数字2开头,按照企业或组织的层级和部门进行编号,如 2.1.1表示某企业的第一个部门的第一个档案;3. 个人档案类:使用数字3开头,根据个人的特点和身份进行编号,如3.1表示某公民的个人身份档案;4. 法律档案类:使用数字4开头,按照法院或检察院的层级和部门进行编号,如4.1.1表示某法院的第一个部门的第一个档案;5. 教育档案类:使用数字5开头,按照学校或教育机构的层级和部门进行编号,如5.1.1表示某学校的第一个部门的第一个档案;6. 科研档案类:使用数字6开头,按照科研机构或项目的层级和部门进行编号,如6.1.1表示某科研机构的第一个部门的第一个档案。

四、档案分类编号示例1. 行政档案类:1.1.1.001、1.1.1.002、1.1.2.001、1.2.1.001等;2. 经济档案类:2.1.1.001、2.1.1.002、2.1.2.001、2.2.1.001等;3. 个人档案类:3.1.001、3.2.001、3.3.001、3.4.001等;4. 法律档案类:4.1.1.001、4.1.1.002、4.1.2.001、4.2.1.001等;5. 教育档案类:5.1.1.001、5.1.1.002、5.1.2.001、5.2.1.001等;6. 科研档案类:6.1.1.001、6.1.1.002、6.1.2.001、6.2.1.001等。

档案分类大纲及编号方法说明

档案分类大纲及编号方法说明

档案室档案分类大纲和编号方法1、文书档案:1984年—2006年按年度—问题—保管期限划分,2007年始改按年度—机构—保管期限划分,文件排列是以文件的形成时间进行排列。

1984—2002年采用传统方法立卷,2003年立卷改革后,采用简化方法立卷,现我局已将1984年—2021年的文书档案录入档案系统软件,建立电子目录全文数据库。

编号方法:按永久、长期〔30年〕、短期〔10年〕三种保管期限各编保管单位顺序号〔如全宗号—年度—机构〔问题〕—保管期限—件号,0111-2021-01-Y、30年、10年-0001〕。

2、科技档案分类:基建档案按工程工程分类、设备档案按设备类型分类。

编号方法:以基建和设备的拼音字母为代字,〔如:基建档案为J,设备档案为S〕,基建工程档案号工程档案号=分类号+案卷顺序号〔如:J.4-01〕,设备档案档号设备档案=设备+办公性大类+大类的第一项+件号(如:S.1.1-01)。

3、会计档案主要是由会计凭证、会计账簿、财务报告、其他材料构成,分类方法:全宗号—年度—形式〔名称〕—保管期限,目录号:永久K1,25年K2,15年K3,5年K4。

如:0111—2000—财务报告—永久。

立卷方法:分清年度、类别、保管期限后,根据每类材料数量情况进行立卷。

编号方法:会计档案档号由全宗号、年度、形式〔名称〕、保管期限组成,用“—〞连接。

会计档案按年度分开,保管期限〔从长到短〕进行排列,承编案卷流水号。

例:0111—2006—财务报告〔永久〕—1、2。

4、专业档案按业务部门有关要求进行分类和编号〔各单位不同〕。

5、声像档案由照片档案和音像档案组成.照片档案按年度—问题—保管期限分类法分类。

编号方法:全宗号—年度—保管期限表—册号—张号(即:0111-2021-Y-18-001)音像档案的编号方法:全宗号—年度—像—序号〔即:0111—2021—像—1〕6、实物档案按行政类、业务类、党群类来划分〔如:行政类SW1、业务类SW2、党群类SW3〕。

档案分类和编号方法【档案分类编号标准】

档案分类和编号方法【档案分类编号标准】

档案分类和编号方法【档案分类编号标准】
档案分类和编号方法是用于对档案进行组织和管理的标准化方法。

以下是一种常用的档案分类编号标准,可以根据具体情况进行调整和适应:
1. 档案分类方法:
- 按照部门或单位划分分类,例如人事档案、财务档案、行政档案等。

- 按照功能或内容进行分类,例如合同档案、报告档案、会议记录档案等。

- 按照时间或年度进行分类,例如2019年档案、2020年档案等。

- 按照项目或任务进行分类,例如项目A档案、任务B档案等。

2. 档案编号方法:
- 给每个档案设立一个唯一的编号,可以采用数字、字母或组合进行表示。

- 编号可以按照分类方法进行编制,例如按照部门或功能设置前缀编号。

- 编号可以按照时间顺序进行编制,例如按照年度或月份进行编号。

- 编号可以按照档案的重要性或紧急程度进行编制,例如按照优先级分别设置编号。

3. 档案组织方法:
- 将同类档案进行整理和归档,便于查找和管理。

- 可以根据档案编号进行存放,编号相近的档案可以放在相邻位置。

- 可以使用档案盒或归档袋等工具进行组织和保护。

以上是一种常用的档案分类和编号方法,可以根据具体需求进行灵活调整。

对于档案的管理,还需要制定相应的操作规范和流程,确保档案的安全和有效管理。

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档案分类与编号标准 ******光伏科技有限公司2015-1-20发布 2015-2-1实施
1. 目的
为了进一步规范**********公司(简称“*****”)文书、科技、声像、实物档案的科学管理工作,明确档案分类方案与编号标准,特制定此标准。

2. 范围
适用于公司内部相关档案的管理。

3. 定义
档案分类:就是依据一定的标准,按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点,对档案进行有层次的区分,并形成相应的体系。

4. 引用文件
4.1《工业企业档案分类试行规则》
4.2******光伏科技有限公司企业标准—《档案管理标准》
5. 原则
5.1以******全部档案为对象,充分反映******内部职能划分、文件材料形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案科学管理和开发利用。

5.2档案编号应指代单一,一个编号只表示一个档案对象。

档案编号结构必须与档案的整理分类体系相适应,一般不随意改变。

档案编号留有适当的递增容量且简短明了
6. 内容
6.1 类目设置
6.1.1 一级类目:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学
技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类、声像档案类、实物档案类。

6.1.2二级类目和三级类目根据公司的管理职能和文件材料形成规律和特点分成若干类。

6.2 编号标识
6.2.1管理类(文书类)
2014-1-1-001
件号
保管期限
一级类目号(行政管理类)
年度
6.2.2产品类
4-001-1-001
6.2.3科学研究类
5-001-1-001
案卷号
阶段号
课题代号
一级类目号(科学研究类)6.2.4基本建设类
6-001-1-001
案卷号
阶段号
项目代号
一级类目号(基本建设类)6.2.5仪器设备类
7-001-1-001
案卷号
阶段号
设备代号
一级类目号(设备仪器类)6.2.6会计类
8-2014-1-001
案卷号
二级类目号(凭证)
年度
一级类目号(会计类)
6.2.7人事档案类
1131
员工编号
6.2.8声像档案
10-2014-1-001
案卷号
分类号(照片)
年度
一级类目号(声像类)
6.2.9实物档案
11-2014-1-001
件号
分类号(证书)
年度
一级类目号(实物档案)
7. 附录与记录
7.1 《管理类档案归档范围及保管期限表》 3-AD-129-1
7.2 《科技档案归档范围及保管期限表》 3-AD-129-2
7.3 《会计、声像、实物档案归档范围及保管期限表》 3-AD-129-3
7.4 修订记录
附加说明
本标准由******光伏科技有限公司标准化管理机构负责提出。

本标准由******光伏科技有限公司综合管理负责起草或修改。

本标准主要起草、修订人:
审 核:
批 准:
本标准由*************综合管理负责解释。

本标准于二○**年一月二十日第一次发布,二○**年二月一日实施。

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