单位公文处理实施细则

******单位公文处理实施细则第一章总则第一条为加强和规范公司的公文处理工作，使之专业化、制度化、科学化，促进工作效率的提升，参照《中国单位通信集团公司公文处理办法》，结合**公司生产、经营、管理工作的实际，制定本细则。

第二条公司公文是指公司在生产、经营、管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥生产，布置工作，答复问题，沟通情况，商洽业务的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理（传递）、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理必须严格执行保密法律、法规，确保国家秘密的安全；遵守集团公司保密工作规定，保守企业的商业秘密。

第五条办公室是公司公文处理的管理机构，负责公司公文的编号、收发、传送、用印、归档，并负责组织制定公司公文处理工作的制度，建立健全相应的管理办法，对各部门的公文办理进行指导、监督和检查。

第六条发文应当确有必要，坚持少而精的原则，注重效用。

对可发可不发的文件，一律不发。

凡能通过当面协商、电话（邮件）联系、在统一信息平台中共享等方式沟通工作、解决问题的，不印发文件。

对各级党和国家机关、上级公司已公开发布的文件，原则上不得层层转发。

第七条行文应言简意赅、言之有物，观点明确、逻辑严谨，条理清楚、层次分明；要注重指导性、针对性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。

审核文件要把好政策关、文字关、格式关和程序关，保证文件的规范性和准确性。

第二章公文种类第八条公司公文的种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩所属企业及人员，变更或者撤消所属企业不适当的决定事项。

（二）通知适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业务标准等，传达并要求所属企业执行办理或周知的事项，转发国家机关、上级单位的文件并提出具体要求，聘任（解聘）各级各类人员。

（三）通报适用于表彰先进、批评错误，传达工程进度、网络运行、业务经营等重要工作的进展情况。

（四）报告适用于向国家机关、上级单位汇报工作，反映情况，答复询问。

（五）请示适用于向国家机关、上级单位请求指示、批准。

（六）批复适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见适用于对重要问题、事项提出见解和处理办法。

可用于向国家机关、上级单位提出见解和建议，向所属企业表明态度、提出统一要求和处理办法。

（八）函适用于与不相隶属的机构、单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。

（九）会议纪要适用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式第九条公司的电子公文一般由版头和正文两部分组成。

第十条在版头部分需填写的内容有：公文类型、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、附件、附注、主送、抄送、分送等。

（一）公文类型应根据公文类型，选择公文去向。

一般来说，“报告”和“请示”文种，应选择“上行文”；其它文种，应选择“下行文、平级行文”。

（二）秘密等级按照秘密等级，应在公文里分别选择“一般”、“秘密”、“机密”、“绝密”。

涉及企业的商业秘密的公文应当标明“商业秘密”。

（三）紧急程度按照紧急程度，应在公文里分别选择“一般”、“急”、“特急”。

（四）发文字号发文字号包括发文单位代字、年份、顺序号。

（五）标题公文标题应当先写介词“关于”（转发文件除外），然后准确简要地概括公文的主要内容，一般应包括事由、公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点。

转发、批转公文，如原标题文过长，可重新概括确定标题。

（六）附件公文如有附件，可在正文中的相应位置标注“（详见附件）”，主要内容包括随文转发或报送的文件、随文颁发的规章或制度以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。

附件格式只能为word、excel、ppt、pdf、jpg，不得采用音频、视频、压缩包、电脑软件等格式，且应与公文有直接紧密联系，参考文件一律不应作为附件。

（七）附注附注为选择项目。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（八）主送、抄送、分送主送对象为公文的主要受理（执行）单位，应当使用其全称或规范化简称、统称。

不同类之间用逗号，同类用顿号。

抄送对象为除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，按照“先外后内”的原则排序。

会议纪要中，分送单位为会议的参与部门以及公文的主要执行部门。

（九）公司公文一般不标注主题词。

报送国家机关和上级单位的公文可按照主送单位的要求标注主题词。

第十一条正文部分是公文内容的表述。

（一）公文文字从左至右横排。

公文标题一般用二号小标宋体字，文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字，正文一般用三号仿宋体字。

（二）需要使用序数符号表明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1.”，第四层用“(1)”。

规章和规范性文件，视需要，用章、节、条、款、项、目标明层次。

（三）视具体文种，用“特此通知。

”、“特此报告。

”、“当否，请批复。

”等为正文结尾。

（四）成文日期应与公文签发人签发的日期一致，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

（五）除“会议纪要”外，公司公文应当加盖印章。

印章盖在文件末尾发文日期处，以印章的下部边缘压盖发文日期，并应注意尽量使年月日露出。

文件加盖印章后不需在落款处另署发文单位名称。

第四章行文规则第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）公司与外部同级单位可以联合行文；公司和公司工会可以联合行文。

公司内部各部门之间不得联合行文，各部门也不得与外部单位联合行文。

联合行文应当明确主办单位。

（二）除办公室外，各部门不得以部门名义对外单位发文。

（三）公司内部各部门之间不相互行文，可以将文件抄送给其他部门阅知。

（四）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（五）公司行政发文，不得向党的组织（工会）作指示、交任务。

如公文内容涉及党（工会）的工作，应与党的组织（工会）联合行文。

第十三条“报告”应在“事后”或“事中”行文，内容可以涉及多个方面，但不得夹带请示问题，一般不要求上级回复。

“请示”应在“事前”行文，且一文一事，一般只写一个主送单位，需要上级予以批复。

第十四条请示问题应逐级上报，除有下列情况之一的，不得越级行文。

（一）对上级的检举、控告。

（二）情况特殊紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的事项。

但应抄送被越过的上级部门。

第十五条除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导个人主送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章发文办理第十六条下列情况下，可以用公司发文：（一）对上级行政部门或监管单位进行工作商洽、请示或汇报等。

（二）与不相隶属的单位联系工作、询问和答复问题，向对方知照有关事项（公司发函）。

（三）部署涉及国家政策、规定和行业管理的要求，落实国家指令承担的经济事项。

（四）安排须所属企业统一执行或知晓的重大事项：1.对全省业务发展长远规划与年度计划的下达和批复；2.对全省工作部署和检查，对经营决策的重大调整和改革；3.对重大投资项目、重大科研项目的下达和批复；4.对公司财务制度或工资、劳保福利的调整；5.对重要外事活动计划的上报和下达；6.对公司部门机构的设置和撤并；7.关于生产、运营、管理、支撑等涉及全省专业方面的长期性的管理办法或制度。

第十七条下列情况下，应当用部门发文：（一）凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以以部门名义办理的某些公司职责范围内的事项。

（二）由省公司部门牵头组织开展阶段性的营销活动，或者在短期内执行某项临时性的制度。

第十八条强化办公室文件的职能。

下列情况下，应当用办公室发文：（一）代表公司布置日常性的事务工作，通报有关情况；（二）代表公司联系对外邀请、交流、商洽事宜；（三）批转下级公司的来文；（四）下发公司级会议通知（凡有公司领导和分公司负责人参加的会议，须通过办公室文件下发通知）；（五）通报公司本部有关情况。

第十九条发文办理指制发公文的过程。

包括起草（撰稿）、审核、会签、复核、签发、编号、发送、印制、用印、归档等程序。

（一）公司发文办理流程主办单位承办人拟稿——主办单位综合人员核稿——主办单位负责人审核——有关部门会签（需要会签的）——办公室秘书核稿——公司领导签发——办公室编号、分发——文印室印制——办公室用印——原件归档。

（二）部门发文办理流程部门承办人拟稿——部门综合人员核稿——部门负责人签发——部门编号、分发。

（三）办公室发文办理流程部门承办人拟稿——部门综合人员核稿——部门负责人审核——办公室秘书核稿——办公室负责人签发（如有必要，可呈送公司分管领导审批）——办公室编号、分发。

第二十条起草公文应当做到：（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

（二）其它1.公文内容要与公文类别相符。

2.公文中如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

3.引用公文应当先引标题后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。

4.公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。

第二十一条会签属于本部门职责范围内的事项，不需要会签。

对于涉及其他部门职责范围的事项，主办部门应当主动与相关部门沟通、协商，尽量在行文前达成一致意见。

对于会议上已达成一致意见的，应尽量减少会签。

转发文件和情况通报不需要会签。

第二十二条公文审核（一）为保证公文质量，公司各部门应设置公文审核工作程序，在送部门负责人前对公文进行审核；公文在呈送公司领导签发前应送办公室核稿。

（二）公文审核的重点是：是否确需行文，公文内容是否符合国家的法律、法规和行业主管机关的规定，是否与企业理念、工作部署一致，是否符合公司的工作规则，是否符合行文规则和要求，公文格式是否符合规范。

（三）公文审核中，如发现原则性问题需对文稿作较大修改，应当向主办部门提出，由主办部门修改；修改后的文稿须由主办部门负责人确认，核稿人员应当进行复核。

第二十三条各级领导人审批、签发公文要认真负责、严格把关。

文件签发权限如下：（一）公司发文按公司领导分工签发；属于重大的问题由分管副总经理审核后，送总经理签发。

公文一经签发，非经签发人同意不得修改。

（二）部门发文由部门领导签发，其中内容重要的报公司领导审批。

（三）办公室发文经拟稿部门领导审核后，由办公室领导签发。

确有必要的，由公司分管领导审批。

（四）任免通知由总经理签发。

（五）会议纪要一般由会议主持人签发。

若部门会议纪要中涉及重要内容，可以由分管领导签发。

第二十四条公司公文经公司领导签发之后，由办公室秘书进行编号、分发，并提交文印室印制、归档。

部门文件经部门领导签发之后，由部门综合人员进行编号、分发。

第二十五条文印室对签发付印的公文，要按轻重缓急，急件先行安排，一般公文按送稿先后次序安排，不得自行压误。