公司文档管理制度

(综合管理部)文件

公司文档管理制度

1 目的

为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。

2 格式的规范

公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。

3 档案区分

重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。

4 文档分类管理

公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下：

4.1 行政类

⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；

⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；

⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；

⑷公司人事档案，各项人事记录；

⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。

4.2 技术类

⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；

⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。

4.3 商务类

⑴非经营协议：公司之间合作、协作协议；

⑵经营合同：

①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；

②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等；

⑶客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。

⑷媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。

4.4 项目文档

从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。

4.5 产品运营资料文档

公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。

5 文档编号规则

⑴常规文件编号规则：

公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。

如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006

⑵项目文档编号规则：

项目编号+具体类别+顺序号（3位）

如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01

⑶公司运营管控文档编号规则：

公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。

如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号

具体科目分配如下：

具体类别分配如下：

⑷公司所运行的质量管理体系、ISO27001体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。

6 文档管理

以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份）。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。

6.1 两级管理

分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。

6.2 专人管理

文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。

6.3 文档管理人员（办公室）职责

⑴负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。

⑵部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。

6.4 保密措施

各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。

6.5 文档保存年限

文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。各部门文档保存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。

6.6 整理档案时间

⑴当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。

⑵年初整理装订去年文档。

6.7 查阅办法

⑴已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。

⑵装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。

⑶所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成文档的混乱。

7经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及时将原件送交办公室处归档。

8办公室须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要的内部文件应注明密级，作机要文件管理。

9 本制度由公司办公室监督执行，解释权和修改权归公司。