秘书基础知识讲座.pptx
2024版《秘书培训》ppt课件

通过不断学习和实践,提升职业技能和素养,为职业发展打下坚实 基础。
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提升自身竞争力的方法
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学习新知识
持续学习新知识,包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等, 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯,如细心、耐心、守时、保密等,提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动,拓展人际关系,建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料,熟悉谈判内容和目标;尊重对方意见 和立场,保持冷静和客观;注意谈判技巧和策略的运用。
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跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯,尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力,避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题,避 免触犯对方的文化底线。
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02
秘书的基本技能
Chapter
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文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等,能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管,确保文件的完整性和保密 性。
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
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有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法,避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈,确认信息是 否准确传达,确保沟通顺畅。
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《秘书基础》课件——《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则1

一、领第导一节 秘书工作的环境——领导活动
1、作为名词:指担任领导职务的个人或者群体,可以是 领导人、领导班子、领导机关。
如:王县长、校党委、县政府等
2、作为动词:指率领、引导、组织、指挥人们实现某一 特定目标的行为过程。
即领导活动、领导行为
如:共产党领导咱打江山
、判断题: 1、领导仅指的是领导人 ( ) 2、领导可以是领导活动或领导行为( ) 二、多选题 1、领导可以指( ) A、领导人 B、领导班子 C、领导机关 D、领导活动
二、领导活动 定义:是在领导环境确定的一定范围内进行的一 种有向性的人的综合活动。 理解分析: 1、领导活动是人类社会实践活动的一种形式。 2、领导环境:与领导活动相关的,有一定影响 的情况和条件(各种因素总和) 3、领导活动是秘书活动的环境 4、有向性即实现既定目标 5、综合活动 是具有综合性,不是单一职能活动。
秘书工作的基本原则、 特点和作用
教学目标: 1、识记领导、领导活动、领导活动要素 2、理解领导意图 3、掌握秘书工作在领导活动中的 作用和特点 4、了解秘书与领导者相处的基本原则
<导入>
• 秘书工作是在一定环境下开展的,比如秘书工 作人员A,他在办公室努力工作,办公室的电 脑、办公桌、椅等就是他工作的物质的环境, 这看得见、摸的着,对他工作产生影响;还有 些看不见摸不着的东西对他也产生影响,比如 人际关系、单位工作奖励等等,这些是工作中 的精神环境。
B、平等关系
C、上下级关系
D、同志关系
• 多选题 1、领导是指( )人们实现某一特定目标的行为过程。
• A、率领 B、引导 C、组织 D、指挥
秘书的素养基础知识培训(ppt 61页)

• 这个故事其实昭示了一种社会通病:将原本是道 德精神层面的荣誉物质化、资源化,附带上各种 级别的待遇、超出市场规律的特殊化“照顾”, 将一个瞬间焕发出过人勇气与闪光品德的平凡人 拔高成无所不能的“高大全”式英雄,或者一朝 成名、上位,便难于再做回普通人,而被鼓励样 样通吃,以便实现资源最大化。比如,当上劳模 可能就会升官,虽然他未必擅长管理;或者做了 官之后就有人要当博士、教授,哪怕并不太有兴 趣做学问。尹春龙的拍卖奖牌,不过是流风之末, 要将荣誉变成摸得着看得见的有形有价证物而已。
• “天下大事,必作于细”,这句话对秘书工 作来说非常适用。时刻保持对于细节的敏 锐感觉,切实关注并做好每一个细节,是 做好秘书工作的基本条件可以说,重视细 节对于秘书工作的重要性,怎样强调也不 过分。一个不屑于做具体工作的人根本不 适合从事秘书工作;一个不善于把细节做 细做精的人不可能把秘书工作做好。
能力结构
• 能力结构,指一个人所具备的能力类型及 各类能力的有机组合。从不同角度或不同 层面,可以划分不同的能力类型,每个人 所具备的能力结构是不同的 。能力的类型 多种多样,至少包括记忆能力、理解能力、 分析能力、综合能力、口头表达能力、文 字表达能力、机械工作能力、环境适应能 力、反应能力与应变能力、人际关系能力、 组织管理能力、想象能力、创新能力、判 断能力等等。
• 6、协调能力:善于发现矛盾或不平衡并及 时沟通协调。
• 7、观察分析能力:秘书工作由被动服务转 为主动服务的前提条件。工作中时时事事 处处做有心人,善于发现问题、分析问题, 提出解决方案供领导选用实施。
• 8、应变能力:大部门工作有章可循,应严 格按规章制度办事。出现紧急情况要做到 遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能 力,处理问题既要符合原则,又要有一定 的机动性和灵活性。
《秘书写作基础知识》课件

秘书写作技巧
1
清晰简洁表达
如何用清晰简洁的语言简洁明了的标题来吸引读
者的注意。
3
段落的处理
如何合理拆分段落来使文章更易读。
表格、图表的运用
4
如何运用表格、图表来更直观地展
示信息。
5
语句的简化
如何简化语句,提高文章的可读性。
常用文书写作
备忘录写作
备忘录写作的重要性和 注意事项。
《秘书写作基础知识》 PPT课件
秘书写作基础知识的PPT课件,详细介绍从定义到应用场景的秘书写作要素和 技巧,以及常用文书写作和其他知识点。
简介
秘书写作的定义、重要性和应用场景。
基本要素
风格要素
如何用合适的风格进行 秘书写作。
结构要素
写作结构的重要性和如 何合理安排秘书写作结 构。
内容要素
写作内容的关键要素和 注意事项。
总结
秘书写作的重要性再次 强调
秘书写作在工作中的关键作 用,必须重视。
秘书写作的未来趋势
写作技术和工具的发展对秘 书写作的影响。
建议和研究方向
秘书写作的改进和未来研究 的方向。
谢谢!
感谢大家的聆听,希望本课件可以帮助你提升秘书写作能力。
会议纪要写作
会议纪要写作的要点和 技巧。
工作总结写作
工作总结写作的目的和 步骤。
请假条写作
请假条写作的要求和常用语句。
请示报告写作
请示报告写作的结构和注意事项。
其他知识点
常用写作工具
秘书写作中常用的工具和软件推荐。
秘书写作的实践应用
秘书写作在实际工作中的应用案例。
错误排除与纠正技巧
如何发现和纠正常见的写作错误。
《秘书培训》PPT课件

七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作:"一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则:
要求合理、按政策应当解决的问题: "分级负责, 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题:解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?(文员即领导的助手) 什么是秘书?(秘书小姐是公司的形象的代言人) 企业需要秘书懂得什么?(请问在坐的:把自己怎样
定位的)
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力: 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理(文书拟写/收发文处理/文档
管理) ➢ 接电话的技巧(不要什么事情都去打扰领导) ➢ 收发邮件、传真,并进行分类整理。 ➢ 会议管理(会前筹备/会中服务/会后落实) ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表,以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡(递上报纸或公司简介) 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 , 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标,按照此方向努力协助达成目标 秘
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信息工作
秘书信息工作,是围绕领导活动和组织管理需要 开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存 提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及 时全面的信息服务。
参谋辅助
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综 合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参 考方案及有关依据;在与领导主辅配合的工作实践 中,发现领导行为中的不足、疏漏、失误,及时提
如何提高工作悟性
悟性的心理基础
有觉悟有人品, 办事有水平
思维敏捷, 懂事理
有原则又善解 人意,会办事
悟性来源于以下三方面
工作阅历和工作经验
意志和品位 品质和思想水平
工作阅历和工作经验:人们常说“熟能生巧”。其实, “熟”是量的积累,是变“巧”的重要过程,变“巧”是一 种质的飞跃,是在“熟”的基础上摸索出规律,认识到窍门, 总结成经验。这个关键的环节我们可以称之为“慧”,是 “慧能生巧”。
指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。 用隐语来预卜吉凶的谶(chen)纬之书。 引申为掌典图书、著书立说的官署和官职。 《辞海》:职务的名称之一,是领导的助手。
2、科学定义
定义 = 种差 + 邻近的属
秘书是…………的职业? 秘书是…………的职务? 秘书是…………的职位? 秘书是…………的人员? 秘书是…………的工作? 秘书是…………的活动?
1、纵向分类:
• 官员秘书 —— 秘书长、行政助理 • 秘书部门负责人 —— 办公厅(室)主 任 • 职员秘书 • 初级秘书 —— 文员、事务性工作 • 中级秘书 —— 文书撰制,会务管理 • 高级秘书 —— 辅助管理,参与决策
行政级 执行级 文书级 处理文书级
2、横向分类: (1)按所属部门性质:商务秘书、教学秘书、 司法秘书、医务秘书、政务秘书…… (2)按秘书工作性质:生活秘书、警卫秘书、 新闻秘书、公关秘书、文字秘书……
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秘书基础知识讲座.ppt2.日程安排的基本要求(1)统筹兼顾(2)安排规范(3)效率原则(4)突出重点(5)留有余地(6)适当保密(7)事先同意 3.日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表 4.注意的事项编写要留有余地。
所有日程安排都要应按领导的意思去办。
活动与活动之间要有一定的间隙时间。
要认真核查日程表,以提高工作效率。
对已处理完的工作,一般应注明结果。
(二) 约会安排 1.约会安排的基本原则(1)配合领导的时间表(2)分辨轻重缓急(3)酌留弹性(4)以需要为准,以适度为宜(5)适当分担,各就其宜(6)内外兼顾 2.约会安排的方法预先安排约会活动记好日历和备忘录提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作 3.约会安排的方式电话约会书面约会当面约会约会卡片 1.时间管理的分类一类是不可控制的时间,即受限于职权的要求而不能自由支配的时间,一般是例行工作的时间;一类是可以控制时间,即在自己权限内可以自由支配的时间。
(重要程度) B A 很重要,但不紧急很重要,也很紧急(紧急程度) D C既不重要,也不紧急很紧急,但不重要值班电话记录表编号:时间:年月日时分到时分───────┬──────┬───────┬────────┤ 来电单位:发话人姓名───────┼──────┼───────┼────────┤ 来电单位、电话号码:值班接话人姓名:───────┴──────┴───────┴────────┤ 通话内容摘要:──────────────────────────────┤ 领导意见:处理结果:值班人签字:└────────────────────────────── 案例:王副秘书长妙语消除“火药味” 初冬季的一天,某市市长在一位副职领导和几位县处级干部陪同下,到市郊牧草养殖区检查工作。
在第一个点,这位脾气大的市长就发火批评了个别部下。
去下一个点时,由于冰封雪盖,路不好辩认,一位领导将路带错,到发现时差不多已多走了10公里。
秘书办会基础知识讲义(ppt 24页)

○安排会议议程和日程要注意的问题
A.要把握会议的目的。即了解会议召开的原因。
B.要保证重要人物能够出席会议,为此需要先安排关键人物的 时间。同时要注意根据多数人的意见安排日程,保证尽可能多 的人员都有时间参与会议。
会议经费总计25万元,由公司行政经费中拨出。(经费预 算见“附件”)
○会议筹备方案
七、会议的生活服务和后勤保障: 会议代表统一安排在公司招待所住宿,伙食标准为每人每天
120元,自助餐形式,25日晚安排会餐,然后在爱天地大厦卡拉OK 厅安排对话联欢会。公司车队将派出五辆小轿车和两辆大巴供大 会使用。 八、在开幕式上,拟请市工委副书记石明讲话。在闭幕式上,由 公司总裁高原作总结报告。 附:(1)会议经费预算表。
○发送会议通知
1、为了规范公司的管理及动作,除了非正式会议和每日例会之外的所有会 议,均应正式打印会议通知,再通过各种形式传递到有关人员,以示正规和 郑重。
2、时间较长或较正规的大型会议至少要提前两星期发出通知或邀请函,并 且附上回执或一张注明了本单位地址、邮编、电话、收信人、发信人姓名明 信片,以便对方有时间考虑并能及时回复。也能确保会议信息能够按时、完 整地传达到与会者。
3、书面通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。
4、会中使用的有关票证:如人场券、代表证、汽车通告证、座次号、编组 名单、就餐证和乘车证等与会议通知一并发出。
5、如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与 会者告知具体的到达和返程日期,并标明到达会址的汽车、火车等交通工具 线路。
6、会议通知样本要作为档案收存。
○发送会议通知
现代秘书基础知识概述PPT课件( 95页)

结论:秘书要做上司的眼睛、耳朵、手和脚,绝不能成为上司 的大脑。
b.基本内容 1. 与公司有关的信息: 2. 新产品开发、销售和促销等经营方面 3. 预算、决算等财务方面 4. 招聘、提拔、考核等人事方面
5. 2. 与上司业务有关 6. 如: 负责产品开发的上司,就需收集研发计划、知识产权和
技术合作方面的信息;上司在公司被赋予的权利;上司所 负责部门的运营和管理情况;上司在公司内外各种会议的 相关资料
①横排法—从左至右,先排正式代表或成员,再排列 席代表
②竖排法—从前至后,正式代表或成员排前,职务高 者在前,列席者、职务低在后。
③左右排列—以会场主席台中心为基点,向左右两边 交错扩张。
c. 会议准备注意事项 1.会议资料-一定要多打印,不能多少代表就打
印多少 2. 会议用具-不同的会议和不同的场所所用用具
3.与上司个人有关 a. 上司的一些个人活动 b. 根据具体事情、了解部分 c. 保密上司隐私
d. 4. 员工信息 e. 秘书是上司与员工之间的桥梁,如有需要,需准确将流传公
司 f. 员工之间的信息准确无误地传递给上司
g. 5. 公司内部信息(各部门负责的资料)
h. 6. 公司外部信息 i. 与公司业务有关的、上司感兴趣的、政府刊物
a.仪容礼仪
头发(腋毛)、面部、手部、颈部
化妆规范、恰当使用香水
b.服饰礼仪
1. 着装原则和规范—要符合身份
2. ①TP0原则:T-Time
3.
P-Place
4.
0-0bject
5. ②涉及场合:公务(商务)、社交、休闲
6. ③与自身条件协调
7. ④盛装原则
2. 男士着装礼仪 3. 女士着装礼仪
现代秘书基础知识概述(ppt 95页)PPT学习课件

2.会议时间 连续进行最佳时间是3小时之内 一般上午9:00至11:00,下午2:30至4:30
3. 会议地点 ①确认租借的日期和时间 ②确认会场大小是否合适 ③确认会场租金是否在成本内 ④考虑会场的交通是否便利,会场外有无足够的
停车场 ⑤确认会场的各种设备 ⑥确认会场周围是否有配套的餐饮设施等
4.会议文件重点 ①为上司撰写会议文稿 ②为上司准备材料 ③组织好发言人的文稿 ④准备会议文件袋 ⑤拟写并发送会议通知 5. 会议通知包括以下内容 ①会议名称 ②开会起止日期和时间 ③开会地点 ④开会的议题或会议的主题 ⑤筹备会议的负责人姓名和联络方式
5. c. 日程表制作
6. 年度日程表—不能太细,表明重大活动
7. 月内日程表—出差、开会等重大项目
8. 本周日程表—一周之内主要活动
9. 当日日程表—当天重要事项
10. 注意:上司的私人预约要记录在秘书个人笔记本上, 不要
11.
写进分发给其他部门的日程表内
5.上司出差日程安排
d. 制作日程表注意事项 1. 提高效率 2. 内外兼顾 3. 不要懒于确认 4. 时间上留有充分的余地 5. 上司不在是不能接受预约 6. 不能泄露上司隐私
e.注意事项
1.当上司不在办公室时:
会⑤议会资 议①料召-开一如的定时要果间多和打上地印点,司不能外多少地代表出就打差,每天应在约定好的时间与上司联络 Chapte②r 4 如遇到紧急事情,应马上与上司取得联系,请求指示
会务管理
检上查司电 的③脑身内体严需状要况格用不的是按太PP好T文上件司的要求处理他交待的事情 2①. 未经④授权如,在果各部是门送替上来上的报司告上处签字理盖章私事,要严格保密
主席台
①依职务高低,职务最高者居中,再按先左后 右、由前至后一次排列,正式代表前居中, 列席代表后居侧。
文秘基础知识培训课件(2024)

2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动,提高保密意识和能力。
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信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围, 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护,定期更新病 毒库、修补系统漏洞,防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
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CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
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保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容,要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度,如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿,详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息,方便后续查找和管理 。
2024/1/28
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档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素,采用逻辑分类方法进行档 案分类,确保档案条理清晰、易
于查找。
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档案保存
制定档案保存期限表,对不同类型 的档案设定相应的保存期限,定期 进行档案鉴定和销毁工作,确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
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CHAPTER 01
秘书素养培训课件.pptx

指示的手势
应该使用右手,四指并拢,大拇指自然张开来 指点远处的事物或人 。
指点自己
伸出右手,手指并拢,手掌朝向身体,轻轻按 在左胸前。
三.接打电话礼仪
❖ 微笑接听 微笑着接听是说话得体、有礼貌地 给对方以愉快、亲切、可信任的感觉
❖ 注意姿势 端庄的姿势是你有良好的心境 ❖ 注意语速 不惊不慢,清楚得体地说出你所表
达的内容
通话时机选择
通话时机的选择看似平常,实际上很重要。有的人只以自 己的情况为判断标准,选择自己方便的时候拨打电话,这实 际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。设身处地地考虑 对方的情况,是选择通话时机的基本原则。
成熟、能干、自信、沉着。 丝袜的颜色应接近肤色,黑色丝袜只能
配黑色裙子。 裙摆一定要遮住袜口。
服饰搭配
基本原则 服饰的选择要与穿戴者所处的环境相协
调
服饰的选择要与穿戴者的社会角色相协 调
服饰的选择要与穿戴者的自身条件相协 调
服饰的选择要与穿戴的时节相协调
二. 仪容仪表礼仪
1.得体的化妆
化妆的目的
在楼梯的引导方法当引导客人上楼时应该让客人走在前面接待人员走在后面若是下楼时应该由接待人员走在前面客人在后面上下楼在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时接待人员先进入电梯等客人进入后关闭电梯门到达时接待人员按开的钮让客人先走出电梯
礼仪的重要
子曰:人无礼,无以立。中国自古以 来就是一个重视礼仪的国度,礼仪是 一个人是否有道德的基本评价标准, 一个人有礼仪就可以被重用,就能成 大事,就能受人尊敬,就能成为别人 的榜样。生活中,学习中,等等只要 你注意好礼仪,你会收到别人的另眼 相待的,你会收获不同的东西。
秘书学培训课件(PPT84页)

*保持环境整洁。
*推行健康运动
*举办康乐活动。
2.安全管理
* 防盗 * 防火
* 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水(带)、信封、邮票等。
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具(裁纸刀、切纸刀)等。
3.纸张
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约,物尽其用 及时更新装备,提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具,在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每
天通过电话进行大量的对内、对外联络工
作,可见电话是组织展示工作效率、社会
形象的一个窗口。在电话工作中,人们彼
(1)用精力最佳时间干最重要的工作。
着多种含义: (3)弹性安排,留有余地
(4)到车间进行实地检查或指。 转接的电话挂通后,应立即挂断,不应再听。 ◆督查工作的范围和原则
第一种:泛指一切办公场所,区别于用于教
学的教室,用于生产的车间,或是医疗室、
实验室等等。
第二种:是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如:教师、 护士、厂长、院长办公室等。
办公室的含义 *印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用,严禁擅自使用或外借。
对等远候道 。而来的客人,秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送,一般以提前10到20分钟等候,以示对客人的尊敬,绝不可迟到让客人
列为督查项目要填写“督促检查登记单”
——办公室是一个常用而普通的名词,却有 第三种:指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
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1.党的机关公文格式规范
2. (1)关于文头
◇正式文头 中共××委(员会)文件 中国共产党××委员会( ) 中共××委办公室文件 中共××委办公室( )
◇无正式文头(便函)
瓯委〔2005〕3号
约占页面 1/3强
只适用于下行文(较为重要的), 不用于上行文和平行文
至版心上 边缘 25mm
通知
瓯委〔2005〕3号
①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。
第二季度会议时间表 (2009.4—6)
月份 四
五
周次
一
北京:4/10 香港
六 休假
二
上海:4/17 西安
休假
三
周三:推介 周一:面试
会(主会议 导游(1会
室)
议室)
四
周一:经理
办公会议
• 时间表的编制方法
3.日程安排的形式
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4.注意的事项
编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表,以提高工作效率。 对已处理完的工作,一般应注明结果。(二) 约会安排1.约会安排的基本原则
(1)配合领导的时间表 (2)分辨轻重缓急 (3)酌留弹性 (4)以需要为准,以适度为宜 (5)适当分担,各就其宜 (6)内外兼顾
(三) 秘书时间管理
1.时间管理的分类
➢ 一类是不可控制的时间,即受限于职权的要求 而不能自由支配的时间,一般是例行工作的时 间;
➢ 一类是可以控制时间,即在自己权限内可以自 由支配的时间。
B 很重要,但不紧急
(重要程度) A
很重要,也很紧急
(紧急程度)
D
C
既不重要,也不紧急 很紧急,但不重要
• 时间表编制
1. 接听电话
•听到铃声马上拿起话筒 •问候并自报家门 •确认对方 •记录并商谈有关事项 •复述、确认要点 •道别、挂机 •整理记录
在你的办公 桌上,放有电 话记录簿吗?
2. 拨打公务电话
• 准备通话提纲 • 核查电话号码 • 拨出电话 • 问候并自我介绍 • 确认对方陈述内容 • 复述通话内容 • 道别、挂机、整理记录
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 书面约会 当面约会 约会卡片
4. 注意事项
•适当保密; •处理好变更的约会; •在早上要预留一小时的时间处理日常工作; • 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会; • 外出拜会他人,应该预留路途时间; • 安排约会时间安排不要过于紧凑,酌留弹性。
范畴——问题——文种
4. 关于“请准函”的使用问题
隶属关系
上行文 下行文
行文关系 非隶属关系
业务指导关系 不相隶属关系 平级关系
5. 文件的归档
关键:分类方案的编制 年度——机构(问题)——保管期限 年度——保管期限(小单位、文件少)
整理方法: 传统:组卷(以案卷为保管单位) 提倡:按“件”整理
二、办公室事务
(一)日程安排
1.领导日程安排的内容 (1)各种接待、约会。 (2)商务旅行活动。 (3)参加各类会议。 (4)到车间进行实地检查或指导。 (5)组织的各类重大活动的安排。 (6)领导私人活动的安排。
2.日程安排的基本要求
(1)统筹兼顾 (2)安排规范 (3)效率原则 (4)突出重点 (5)留有余地 (6)适当保密 (7)事先同意
①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾,主动与负责人协商,及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格,标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格,包括内容、地点。
在某一天,如果领导非常的忙,可以编制一 个活动安排写在工作日志上:
约占页面1/4
一般性的行文,如事务性通知; 主要用于上行文和平行文
瓯委〔2005〕3号
约3CM
便函:非正式行文; 常用于不相隶属机关之间商洽一般事项 。
(2)关于文面排版
•页边距 •文号 •日期格式 •用印要求 •附件标注与附件位置 •页码
2. 转发与翻印的问题
浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知
接打电话的原则与要求 –表达规范、正确 –礼貌热情,语气清晰和婉 –语言简洁、高效 –保密 –注意时间
• 当某人就某一问题打电话前来咨询,可 你却不了解情况,你应该如何回答对方?
“实在对不起,这个问题我不太清楚, 但XX部知道。我帮你转到服务部问问, 好吗?”
• 温州市人民政府办公室如何转发? • 平阳县人民政府如何进行再一次转发? • 水头镇政府能否继续转发?
温州市人民政府办公室 转发浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知
文件《中共瓯江镇党委2012年工作要点》 如何印制?
3. 关于公文主题词标引的规范化问题
武夷山市教育局 关于建设“平安校园”的实施意见 主题词:建设 平安校园 意见 主题词:中小学 校园 治安 意见
–上午举行镇长办公会议,所有的领导都参加。 –上午给参加XX仪式并讲话。 –中午与A公司的董事长共进午餐。 –下午前往B公司拜会市场开发部的领导高XX。 –下午与XX镇参观团座谈。
(四)电话管理
• 小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办 公,突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件,停 了一会才拿起话筒问到:“请问你找谁?”对方回答 说找老刘,陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说: “刘秘书,你的电话。”没想到,刘秘书接到电话 没讲几句,就和对方争吵起来,最后刘秘书大声说 道:“你今后要账时,先找对人再发火。这是办公 室,没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。 原来,这个电话是打给宣传科刘天亮的,结果错打 到了办公室,而对方只是含糊地说找老刘,小陈误 以为要找刘秘书,结果造成了这场误会。
主讲:刘文卿 (温州职业技术学院)
文书工作 领导服务
办公事务
专秘业书 平业台务
档案管理 会议策划
会议组织
一、文书工作
工作环节 •撰写 •印制 •办理 •保管
正式公文(党的公文、行政公文)
如:通知、通报、函、会议纪要、请示
事务文书
如:总结、计划、简报、讲话稿
•业务文件
如:合同、报表、招投标书、商务函电, 人事文件、技术文件等