秘书基础知识讲座.pptx
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范畴——问题——文种
4. 关于“请准函”的使用问题
隶属关系
上行文 下行文
行文关系 非隶属关系
业务指导关系 不相隶属关系 平级关系
5. 文件的归档
关键：分类方案的编制 年度——机构（问题）——保管期限 年度——保管期限（小单位、文件少）
整理方法： 传统：组卷（以案卷为保管单位） 提倡：按“件”整理
1. 接听电话
•听到铃声马上拿起话筒 •问候并自报家门 •确认对方 •记录并商谈有关事项 •复述、确认要点 •道别、挂机 •整理记录
在你的办公 桌上，放有电 话记录簿吗？
2. 拨打公务电话
• 准备通话提纲 • 核查电话号码 • 拨出电话 • 问候并自我介绍 • 确认对方陈述内容 • 复述通话内容 • 道别、挂机、整理记录
①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。
在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一 个活动安排写在工作日志上：
接打电话的原则与要求 –表达规范、正确 –礼貌热情，语气清晰和婉 –语言简洁、高效 –保密 –注意时间
• 当某人就某一问题打电话前来咨询，可 你却不了解情况，你应该如何回答对方？
“实在对不起，这个问题我不太清楚， 但XX部知道。我帮你转到服务部问问， 好吗？”
（三） 秘书时间管理
1.时间管理的分类
➢ 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求 而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时 间；
➢ 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自 由支配的时间。
B 很重要，但不紧急
(重要程度) A
很重要，也很紧急
(紧急程度）
D
C
既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要
• 时间表编制
①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。
第二季度会议时间表 （2009.4—6）
月份 四
五
周次
一
北京：4/10 香港
六 休假
二
上海：4/17 西安
休假
三
周三：推介 周一：面试
会（主会议 导游（1会
室）
议室）
四
周一：经理
办公会议
• 时间表的编制方法
主讲：刘文卿 （温州职业技术学院）
文书工作 领导服务
办公事务
专秘业书 平业台务
档案管理 会议策划
会议组织
一、文书工作
工作环节 •撰写 •印制 •办理 •保管
正式公文（党的公文、行政公文）
如：通知、通报、函、会议纪要、请示
事务文书
如：总结、计划、简报、讲话稿
•业务文件
如：合同、报表、招投标书、商务函电， 人事文件、技术文件等
3.日程安排的形式
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4.注意的事项
编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。
(二) 约会安排
1.约会安排的基本原则
（1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾
二、办公室事务
(一）日程安排
１.领导日程安排的内容 （１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。
２.日程安排的基本要求
（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意
–上午举行镇长办公会议，所有的领导都参加。 –上午给参加XX仪式并讲话。 –中午与A公司的董事长共进午餐。 –下午前往B公司拜会市场开发部的领导高XX。 –下午与XX镇参观团座谈。
（四பைடு நூலகம்电话管理
• 小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办 公，突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停 了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答 说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说： “刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话 没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说 道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公 室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。 原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打 到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误 以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 书面约会 当面约会 约会卡片
4. 注意事项
•适当保密； •处理好变更的约会； •在早上要预留一小时的时间处理日常工作； • 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； • 外出拜会他人，应该预留路途时间； • 安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。
• 温州市人民政府办公室如何转发？ • 平阳县人民政府如何进行再一次转发？ • 水头镇政府能否继续转发？
温州市人民政府办公室 转发浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知
文件《中共瓯江镇党委2012年工作要点》 如何印制？
3. 关于公文主题词标引的规范化问题
武夷山市教育局 关于建设“平安校园”的实施意见 主题词：建设 平安校园 意见 主题词：中小学 校园 治安 意见
1.党的机关公文格式规范
2. （1）关于文头
◇正式文头 中共××委（员会）文件 中国共产党××委员会（ ） 中共××委办公室文件 中共××委办公室（ ）
◇无正式文头（便函）
瓯委〔2005〕3号
约占页面 1/3强
只适用于下行文（较为重要的）， 不用于上行文和平行文
至版心上 边缘 25mm
通知
瓯委〔2005〕3号
约占页面1/4
一般性的行文，如事务性通知； 主要用于上行文和平行文
瓯委〔2005〕3号
约3CM
便函：非正式行文； 常用于不相隶属机关之间商洽一般事项 。
（2）关于文面排版
•页边距 •文号 •日期格式 •用印要求 •附件标注与附件位置 •页码
2. 转发与翻印的问题
浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知
4. 关于“请准函”的使用问题
隶属关系
上行文 下行文
行文关系 非隶属关系
业务指导关系 不相隶属关系 平级关系
5. 文件的归档
关键：分类方案的编制 年度——机构（问题）——保管期限 年度——保管期限（小单位、文件少）
整理方法： 传统：组卷（以案卷为保管单位） 提倡：按“件”整理
1. 接听电话
•听到铃声马上拿起话筒 •问候并自报家门 •确认对方 •记录并商谈有关事项 •复述、确认要点 •道别、挂机 •整理记录
在你的办公 桌上，放有电 话记录簿吗？
2. 拨打公务电话
• 准备通话提纲 • 核查电话号码 • 拨出电话 • 问候并自我介绍 • 确认对方陈述内容 • 复述通话内容 • 道别、挂机、整理记录
①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。
在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一 个活动安排写在工作日志上：
接打电话的原则与要求 –表达规范、正确 –礼貌热情，语气清晰和婉 –语言简洁、高效 –保密 –注意时间
• 当某人就某一问题打电话前来咨询，可 你却不了解情况，你应该如何回答对方？
“实在对不起，这个问题我不太清楚， 但XX部知道。我帮你转到服务部问问， 好吗？”
（三） 秘书时间管理
1.时间管理的分类
➢ 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求 而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时 间；
➢ 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自 由支配的时间。
B 很重要，但不紧急
(重要程度) A
很重要，也很紧急
(紧急程度）
D
C
既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要
• 时间表编制
①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。
第二季度会议时间表 （2009.4—6）
月份 四
五
周次
一
北京：4/10 香港
六 休假
二
上海：4/17 西安
休假
三
周三：推介 周一：面试
会（主会议 导游（1会
室）
议室）
四
周一：经理
办公会议
• 时间表的编制方法
主讲：刘文卿 （温州职业技术学院）
文书工作 领导服务
办公事务
专秘业书 平业台务
档案管理 会议策划
会议组织
一、文书工作
工作环节 •撰写 •印制 •办理 •保管
正式公文（党的公文、行政公文）
如：通知、通报、函、会议纪要、请示
事务文书
如：总结、计划、简报、讲话稿
•业务文件
如：合同、报表、招投标书、商务函电， 人事文件、技术文件等
3.日程安排的形式
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4.注意的事项
编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。
(二) 约会安排
1.约会安排的基本原则
（1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾
二、办公室事务
(一）日程安排
１.领导日程安排的内容 （１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。
２.日程安排的基本要求
（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意
–上午举行镇长办公会议，所有的领导都参加。 –上午给参加XX仪式并讲话。 –中午与A公司的董事长共进午餐。 –下午前往B公司拜会市场开发部的领导高XX。 –下午与XX镇参观团座谈。
（四பைடு நூலகம்电话管理
• 小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办 公，突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停 了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答 说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说： “刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话 没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说 道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公 室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。 原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打 到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误 以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 书面约会 当面约会 约会卡片
4. 注意事项
•适当保密； •处理好变更的约会； •在早上要预留一小时的时间处理日常工作； • 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； • 外出拜会他人，应该预留路途时间； • 安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。
• 温州市人民政府办公室如何转发？ • 平阳县人民政府如何进行再一次转发？ • 水头镇政府能否继续转发？
温州市人民政府办公室 转发浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知
文件《中共瓯江镇党委2012年工作要点》 如何印制？
3. 关于公文主题词标引的规范化问题
武夷山市教育局 关于建设“平安校园”的实施意见 主题词：建设 平安校园 意见 主题词：中小学 校园 治安 意见
1.党的机关公文格式规范
2. （1）关于文头
◇正式文头 中共××委（员会）文件 中国共产党××委员会（ ） 中共××委办公室文件 中共××委办公室（ ）
◇无正式文头（便函）
瓯委〔2005〕3号
约占页面 1/3强
只适用于下行文（较为重要的）， 不用于上行文和平行文
至版心上 边缘 25mm
通知
瓯委〔2005〕3号
约占页面1/4
一般性的行文，如事务性通知； 主要用于上行文和平行文
瓯委〔2005〕3号
约3CM
便函：非正式行文； 常用于不相隶属机关之间商洽一般事项 。
（2）关于文面排版
•页边距 •文号 •日期格式 •用印要求 •附件标注与附件位置 •页码
2. 转发与翻印的问题
浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知