出差管理规定

上海韵达货运有限公司出差管理规定文件编号YD/001-GC001-JL001版本发行日期2011.8.10编制核准1目的为加强对出差工作的管理，规范出差流程和费用开支，结合本公司实际，特制定本规定。

2范围本规定适用于本公司各职能部门及下属各中转站、分公司3内容本规定由出差审批、出差分类、出差经费、出差考勤等部分组成。

3.1出差审批：3.1.1 公司员工出差需履行审批程序，出差人需填写《出差申请单》。

同时作为出差费用到财务报销的凭证。

3.1.2 审批流程：3.1.2.1员工出差：填写《出差申请单》---- 该部门负责人签批。

3.1.2.2副总监以下管理人员出差：填写《出差申请单》---- 该部门负责人审核 ---- 上一级分管负责人签批。

3.1.2.3副总监及以上管理人员出差：填写《出差申请单》---- 上一级负责人签批。

3.1.2.4特殊情况来不及办理手续的，必须经相关审批人员口头批准后，方可先出差，后补办手续。

3.2 出差分类：3.2.1 出差地域分类：地域分短途（1000公里以下）和长途（1000公里以上）两类。

3.2.2 出差时间分类：短期（15天以下）和长期（15天以上）两类。

长期出差规定另定。

3.2.3 出差人员在所在地市辖范围内外出办事（如总部在全上海市辖范围内外出办事），不作出差统计。

3.2.4 出差人员在所在地市辖范围内外出办事，在正餐时间无法回公司时，外出补贴误餐费10元/餐，全天不超过20元（如总部在全上海市辖范围内出差均适用本条例）。

3.2.5 公司范围内组织的会议、培训活动，不作为出差处理。

由承办单位安排食宿，公司负责交通费用。

参加外单位组织的会员、培训活动，参照出差管理规定执行。

但须申报批准。

3.3 出差经费：出差经费主要含交通费、住宿费、餐费等三类。

3.3.1 交通费：3.3.1.1 出差人员在以不耽误工作前提下，可选择不同交通工具前往目的地。

出差人员按级别享受待遇标准表（表一）短途：1000公里以下部分。

职级航空高铁动车特快直达普快大巴备注副总监及以上经济舱二等座一等座软座软座软座常规座位主管经理×二等座二等座硬座硬座硬座常规座位中转站（副）站长按此标准员工×××硬座硬座硬座常规座位主管级以下员工均按此标准备注：里程超过800公里以上采用航空，大巴在600公里以下范围内采用常规座位，600公里以上范围可以选择卧铺大巴。

注明：（1）公司总裁、高级副总裁出差不受此制度条款限制；特殊情况，经过总裁特批可以不受此制度限制，其他人员一律遵照此制度执行陪同副总监及以上职位出差的人员，随同副总监及以上职位标准执行。

(2) 对于各级出差人员，未享受规定待遇由降低乘车类型（车类型排列：动车、特快、直达、普快、汽运大巴）和降低乘坐席次（乘坐席次排列：软卧、软座一等、软座二等、硬卧、硬座）的，可给予差额的40％补贴给节约人。

（3）。

乘车类型和乘坐席次按线路实际通行情况和条件而定，车票价格标准按《火车网》公布数据为准。

（4）。

乘坐高铁不参与差额补贴。

（5）。

乘坐上午8点以前或晚上9点以后航班的（红眼航班），给予50元/次补贴。

航班延误不在此例。

乘坐春秋航空航班，无餐饮提供的特价航班的，给予100元/次补贴。

此两项不能同时享受，只能取其一项。

其他航空不参与补贴（6）.节约部分的计算方式：按级别可享受的最高交通待遇，减去实际享受的待遇，得出节约金额。

再按40%比率补贴。

（7）。

补贴的计算规则：㈠．---建议总监级不与补贴。

例如：上海—北京，动车软座票价488元，实际乘坐动车硬座407元，差额81元×40%=32.40元。

即补贴32.4元。

㈡．主管/经理/中转站站长/副站长级别，乘坐火车交通以动车硬座为最高等次统计基数。

例如：上海—北京，动车硬座票价407元，实际乘坐特快硬座179元，差额228元×40%=91.2元。

即补贴91.2元。

㈢．员工出差，乘坐火车交通1000公里以下，以特快硬座为最高等次统计基数；1000公里以上以特快硬卧为最高等次统计基数。

例如：上海—北京，特快硬卧票价327元，实际乘坐特快硬座179元，差额148元×40%=59.2元。

即补贴59.2元。

3.3.1.2 交通费原则上按实际发生费用支付。

3.3.1.3 市内交通以公交为主，在无公交的前提下，可以乘坐出租车。

乘坐出租车应注意节约，原则上不报支50元以上的出租车发票，到中转站出差时必须由所在地中转站站长背书签字认可。

特殊情况，超标准的必须书面说明原因，并按《出差申请单》签批程序进行签批，附在报销单后。

3.3.1.4 交通费报销时，将路程行程说明清楚，出租车发票必须在背面标注日期、从何地到何地、办理何事。

3.3.1.5 短途出差，以火车、客车为主要交通工具；长途出差，以火车为主，也可选择航空交通（或同期机票打折，低于火车票价时），但须经过申报并经副总裁及以上职位审核批准程序。

3.3.1.6 出差人员由于工作原因并且时间紧急，需超越许可范围而选择更快速交通工具的，必须经部门分管负责人审核后，报高级副总裁及以上职务负责人审批。

否则，超标准部分由个人承担。

3.3.1.7 需派车出差的，必须填写派车单，按照派车制度审批。

派车出差不得报销出差交通费，在报销出差费时须注明。

3.3.2 住宿费、餐费：3.3.2.1 出差人员住宿尽可能与出差地相关方联系，取得宾馆优惠价。

副总监及以上出差，可住单间；副总监以下（多人出差）必须两人同住一间（特殊情况除外）。

中转站有客房的或者有签约宾馆的，务必要报备总部行政部知悉，以备行政部审核所需。

3.3.2.2中转站系统内出差：中转站有客房的，应在中转站客房内住宿，公司将不予报销住宿费用；住宿客房给于每人20元/次补贴——（此处“次”不同于日，一次可能是连续多日，连续多日计为一次）。

无客房的中转站，中转站应联系就近区域签约旅馆做长期合作伙伴。

必须在签约旅馆住宿。

（副总监及以上级别，不受此条款限制，主管经理级以上人员可以享受不住宿客房，入住签约旅馆，如无签约旅馆时，按照标准寻找宾馆入住）3.3.2.3 在中转站长期出差（超过15天）工作的（工程施工、检查、监理、辅导等），原则上在中转站解决食宿，不适用本出差规定补贴，给予出差人员每天20元的补贴。

（中转站无客房的，在中转站签约旅馆住宿），自由安排住宿的不参照此标准。

3.3.2.4 到新开中转站或新搬迁中转站需长期出差情况，出差单位提前三个工作日申请报备行政部，行政部通知中转站安排客房，如无法安排客房时，中转站在就近区域签约旅馆做长期合作伙伴，并报行政部核准。

用餐由中转站安排，如无法安排，自行解决，按照下表补贴餐费。

（副经理及以上级别，不受此条款限制）3.3.2.5 以一、二线城市住宿标准为基数，三线及以下城市下浮20％.特级城市（港、澳、台湾地区所辖城市）根据实情另议。

一二线城市名录一线城市北京上海广州深圳二线城市：（合计三十个）杭州、济南、天津、重庆、青岛、大连、宁波、厦门、南京、武汉、哈尔滨、沈阳、西安、成都、长春、长沙、福州、郑州、石家庄、苏州、烟台、佛山、东莞、太原、合肥、南昌、南宁、昆明、温州、无锡一线城市郊县（如上海市辖青浦区）按照一二线城市标准。

二线城市郊县级区域（如南京市溧阳县）按照三线以下城市标准注明：（1）对于各级出差人员，未享受规定待遇的，可享受差额的40％补贴。

连续出差15天以上的可享受差额的30%补贴。

（2）享受补贴的出差人员，将补贴金额作为出差补贴单例，由出差人填报财务报销凭证，随差旅费一起填制《差旅费报销单》一并经行政部审核。

然后到财务结算。

3.3.3 出差经费管理：（1）出差前可根据出差目的地、预估出差时间，预计出差经费超一千元以上的，可填写《借支单》预借备用金。

最高不超过出差人当月薪酬额度。

并按借款程序向财务申请领取，出差结束后三天内，必须凭《出差申请单》和《报销单》到行政部审核，然后到财务结算。

（2）总部人员在出差过程中，由于时间延长、行程变更或其他情况造成的费用增加，需要增加借支时，在所在区域中转站填写《借支单》，传真至所在部门主管负责人审核，总部财务审批后，回传至中转站，由当地中转站财务代为总部借支给出差人，出差人可以返回总部统一报销冲账，并由总部财务管理中心拨款至垫支中转站。

3.4 费用报销3.4.1 出差回公司后，根据出差产生费用如实填写《出差费报销单》，并记录清楚各类费用明细。

3.4.2 报销时首先冲借支账款，如报销金额不足借支款项时，需补齐至借支款，核销个人借支。

3.4.3 出差费报销时，报销人如发生本制度拟定的补贴时，务必在报销凭证的最后一页，将应得补贴计算公式名列清楚。

在《出差费报销单》最后一栏填写补贴数额。

如：一主管从上海到北京出差，可以乘坐的交通工具为动车，但实际乘坐为硬座普快。

则报销单附页中注明为：1去程乘坐标准为动车硬座票价407元，实际乘坐为硬座 179元，应得补贴为（407-179）*40%=91.2元；2回程乘坐标准为动车硬座票价407元，实际乘坐为硬座 179元，应得补贴为（407-179）*40%=91.2元；以上合计：壹百捌拾二元肆角整，￥182.4元3.5 出差考勤：3.5.1 出差期间全部按常日班统一处理。

工作时间（包括途中）超八小时的不作加班；遇休息日的不计加班，可作相应调休处理。

3.6 差旅票务3.6.1出差期间需要预订机票，且符合本制度规定范围内人员，由申请人填写机票订购申请单，部门负责人审核，所属中心总经理复核，副总裁核准。

如超出本制度规定标准，遇特殊情况需要申请机票者，需由高级副总裁核定。

3.6.2 填写机票申请单务必填写完整部门、姓名、职位、身份证号码、手机号码无误，并注明出行日期、单程或往返。

3.6.3机票统一由综合管理中心指定人员订票。

其他人订票无效。

3.6.4 为来访贵宾和特殊情况下订票，由经办部门负责填写申请，并填写清楚客人的姓名、身份证号码、手机号码。

并交由部门负责人审核，所属中心总经理复核，高级副总裁核准。

3.6.6 如本人在出差中或其他原因不在公司，由其代理人代为填写，流程不变。

3.6.7 其他车票，按照本制度规定选择相应交通工具，自行购买车票，出差后统一报销。

需要订房者，亦自行办理。

4 本规定执行中的具体问题，由行政部负责解释。

5 本规定自发布之日起施行。

6 附件6.1 《出差申请单》6.2 《机票申请单》6.3 《业务活动费审批表》。