某研究院办公室岗位职责及实施细则

第二部分

中财研究院办公室岗位职责及实施细则

第一章办公室岗位职责

第二节办公室副主任岗位说明书

第三节院长秘书岗位说明书

第四节办公室行政秘书岗位说明书

第五节行政司机岗位说明书

一、办公室主任工作原则

1.准确的原则

“准确”是提高工作效率的基本要求。办公室的任何工作都密切关联着公司高层领导的工作。所以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性。具体说就是办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。做到这一点必须态度认真，作风仔细。比如说办文，必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送等每一步都不发生差错。

2.迅速的原则

迅速”就是要求工作及时、高效。对每天的工作进行梳理，按照轻重缓急对当天要办的工作进行分类处置，尽快地把相关信息和要求传达到上级和承办人员手里。

3.BaoMi的原则

办公室经常接触公司内部的一些重要文件和商业秘密，这里有两个方面的要求：一是在工作流程中采取BaoMi措施保证公司内部文件、资料的安全；二是办公室人员要保证自己知密不泄密。

4.周密的原则

办公室工作的特点要求工作安排非常周密。首先是各项工作计划的制定、工作部署必须周

密。要考虑到目标、措施，可以预见的各种问题及解决办法，各项工作的协调和时间上的衔接等，其次是执行计划中组织管理必须严密。没有严密的组织，计划往往落空。特别是大型活动和会议的组织，更需要精心筹划，每一件事都要具体落实到人，有布置，有检查。最后，办公室工作有许多是文字性工作，更需严密、细致。文件和报告要没有错别字，标点符号也要认真推敲。文件收发、传递、归档，应做到准确无误、一丝不苟。对文件的BaoMi工作尤其要加倍谨慎，做到万无一失。总之，事前考虑得越周密，计划目标的实现就越有保证。作为办公室的经常工作，每天、每周、每月、每季、每年都应事先做出计划，重大工程或活动更应单独制定详细计划，只有这样，才能保证工作不出纰漏。

5.服务的原则

办公室是上情下达、下情上报的中心枢纽部门，有调度、协调、综合加工的作用。办公室的使命就是做好“三服务”：即“为领导服务，为各部门服务，为员工服务”。要求办公室工作人员必须树立服务观念，加强自我修养，具有奉献精神及甘当无名英雄的品质。要全力协助配合各部门的工作，推动各项任务的完成。办公室的每个工作人员之间的协作配合也尤其重要，没有这种协作配合和服务理念，不可能发挥好办公室的整体功效。

二、办公室主任工作艺术

要想做一名合格的办公室人员，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备细致的心思，勤奋的习惯，严谨的操守，广博的知识，还要懂得一系列工作方法和语言艺术。

1.尊重领导，但不一味阿臾奉承

作为办公室工作者理顺与领导的关系，是事事能碰到，时时需注意、处处应谨慎的重要事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以工作为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，尊重领导、全力配合、积极协助、竭力服务。领导者不同，其个性特点也不同。要绝对遵从领导个性，全力维护领导威信，主动适应领导风格，把握与领导相处的尺度，有分寸地参与领导的日常工作和生活，充分发挥参谋和助手作用。

2.工作主动，但不越位错位

办公室工作者要紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了办公室工作的被动性。怎样变被动为主动，就要看工作的技能和技巧了。有四个方面：一是争取同领导一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存，该定期更新的要及时更新。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导保持一致，才能服务在“点子”上。在工作主动到位的基础上，也要注意把握火候，避免越位错位，找准自己的角色定位。

3.服从而不盲从

服从而不盲从，是一件既简单又不简单的事。说它简单，是因为作为一名下属，服从是天

职，理应雷厉风行地坚决执行上级的部署或领导的决定。说它不简单，是因为服从有风险，执行须谨慎，再英明的领导，也难免会有局限和疏忽，作出的决策部署也可能不够完善，不够科学，甚至是错误的。你若不假思索地盲从，后果会很严重，但你若贸然提出异议，后果也可能还是“很严重”。要做到服从而不盲从，要做到以下几个方面：第一是明确责任、遇事三思。虽然主意领导的，但作为下属，为领导当好参谋助手是义不容辞的责任。已经知道其中有问题，如果还碍于领导情面去执行指令，恐怕就会陷入更大的“困境”。因此，执行命令时要多想想“这个决定对不对”“这么去落实行不行”“执行之后效果好不好”，三思而后行。第二是需要勇气、敢于担当。向领导提出不同意见特别是反对意见，是有一定风险的。然而，责任重于泰山，面对错误的指令，我们要敢于较真碰硬。只要是出于公心，对工作负责、对岗位负责、对领导负责，汇报的内容客观有道理，领导是会欣然接受你的意见和建议的。第三是注意方法、灵活机动。要注意提意见的方式方法、时机、地点，有的必须事前更正，有的可以事中修正，有的还可以事后修补，视情况而定，灵活掌握，随机行事。

4.分工不分家

办公室的工作面广线长，需要科学分工和团结协作，如果出现“各吹各的号、各唱各的调”的现象，不利于办公室发挥整体合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立，办公室是一个血肉相连的整体，要求每一位成员必须有团队合作精神，甘苦同尝，荣辱与共。在工作中，要相互补台救场，而不是各自为阵，更不能挖角拆台；要唱出和声之美，而不是离谱之音。

5.沟通协调，换位思考

办公室工作发挥上传下达、左疏右通作用。上传下达也有艺术性，就是换位思考的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情原本不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不遮不掩地说得明明白白。在和同级的工作配合中也要站在对方的立场和角度来思考和处理问题。现实工作中，每个人无论是看问题的观点和方法，还是在解决问题的方式和方法上面，都会存在一定程度的差异。这些差异的存在是客观的，要充分理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与办公室的及时沟通、协调有着密切关系。因此，办公室必须做到腿勤、耳勤、嘴勤。

6.为领导保驾护航

一方面是在工作中做好“挡驾“工作，以减轻领导不必要的压力。一是处理好各类来电，通过最基本的对话信息，迅速判断来电者的身份和意图，以直接明了的方式给予肯定或否定，确定是否安排见面；不要轻易提供领导联系方式，必须问清身份、姓名及事由，如是公事则建议可由办公室代为联系处置。二是处理好来信来函，认真筛选处理信函件，视情况和轻重缓急程度呈报给领导参阅，并提供建议案共领导参考。三是做好来访人员接待工作，耐心细致地听取诉求事项，不需要领导亲自处理的直接分门别类的介绍到各部门处理，对于必须要领导处理的，应及时请示领导意见，得到领导首肯的，尽快安排领导面见来访者，并对结果进行跟踪反