北京集团质量管理体系文件汇编

北京邮电大学后勤服务产业集团质量治理体系文件

程序文件

（依据GB/T19001-2000 idt ISO9001: 2000标准编制）

受控状态：

持有部门：

持有人：

文件发放号：HJ（F02）- - 2002

2002年11月19日颁布2002年11月25日实施

地址：北京邮电大学西土城路10号

程序文件目录

北京邮电大学后勤服务产业集团质量治理体系文件

文件操纵程序

编号：HJ-CX-4.2.3-1

编制：杜树泉 2002年11月 8日

审核：崔秀玲2002年11月14日

批准：汪明福 2002年11月18日

2002年11月19日颁布2002年11月25日实施

文件修订状态记录

编制：集团办公室

文件操纵程序

编号: HJ-CX-4.2.3-1

1 目的

为了确保集团质量治理体系运行中使用的文件为有效版本，防止作废文件的逾期使用。对集团范围内与质量治理体系有关的文件，进行有效的操纵。

2 适用范围

适用于本集团所有与质量治理体系有关的文件操纵。

3 职责

3.1 总经理负责批准、公布《质量手册》、《程序文件》。

3.2 治理者代表组织编制质量治理体系文件，并负责审核《质量手册》、《程序文件》。

3.3 副总经理负责相关业务范围内的文件审批、会签。

3.4 集团办公室负责《质量手册》、《程序文件》的编制、发放、更改和治理；负责对现有体系文件的定期的评审；负责文件的收集，整理和归档、保存等项工作。

3.5 各中心负责本中心与质量治理体系有关的文件（如作业指导书）的编制、使用、收发、整理、归档等项工作。

4 工作程序

4.1 文件的分类及保管

4.1.1 文件的分类

a 质量治理体系文件包括：《质量手册》、《程序文件》；

b 技术文件包括：服务标准，服务规范，作业文件，有关技术资料等；

c 治理性文件包括：治理标准、规章制度、工作标准、岗位职责等；

d 外来文件包括：国家、行业标准、法律法规、上级下发的文件等.

4.1.2 文件的保管

a类文件由集团办公室操纵收发，各中心办公室负责保管。b、c、d类文件由各中心上报文件目录清单，文件原文由各部门保管。部分文件复印件交集团办公室保管。集团办公室负责编制总目录清单。

4.2 文件的代号及编号

4.2.1 文件的代号

a 质量手册：ZS 程序文件：CX 作业指导书：ZY 记录：JL

收文：SW 发文：FW 通知：TZ 呈文：CW 批文：PW

b 集团下属各部门代号：

后勤集团: HJ 集团办公室： JB 财务部： JC 人力资源部：RZ

校医院： YY 学生公寓中心：GY 餐饮中心： CY 物业中心： WY

三产公司： SC 供热中心： GR 热力生活中心：RL 幼教中心： YJ

运输中心： YS 商贸公司： SM 外事中心： WS 邮政局： YZ

科技大厦： KJ

4.2.2 文件的编号

a 质量手册：

公司名称代号-ZS-版次，手册中各章以章节号区分。

例如：HJ-ZS-A表示后勤集团质量手册第1版。

b 程序文件：

公司名称代号-CX-文件序号-条款号

例如：HJ-CX-2-4.2.4表示后勤集团程序操纵的第2个文件，条款4.2.4项。

c 作业指导书

公司名称代号-ZY-部门代号

例如：HJ-ZY-CY表示后勤集团质量治理体系中餐饮中心的作业指导书。

d 记录：

使用部门代号-JL-条款号-记录编号

例如：GY-JL-4.2.3-01表示学生公寓中心有关4.2.3的第1项记录文件。

e 集团其他质量文件

发文部门代号（收/发文件流水号）-收文部门代号-年号

例如：HJ（F01）-WY-2002表示后勤集团发文，是质量治理体系文件2002年第1号，发给物业中心。

4.3 文件的批准

所有文件公布前，须由授权人审批，确保其内容的准确性和适用性，内容应正确，清晰、完整，且易于理解。

4.3.1 《质量手册》、《程序文件》由集团总经理批准公布。4.3.2 其它与质量治理体系有关的文件由集团各中心编写，依照文件的适用范围、重要程度及发放范围由各中心主任或集团分管总经理、副总经理批准。

4.4 文件的收发

《质量手册》和《程序文件》及与质量治理体系有关的文件由集团办公室负责登记发放，填写《发文记录》，各中心领取标有不同分发号或编号的文件，填写《收文记录》。各中心及下属部门收发文件同样履行以上程序。

4.5 文件的治理

4.5.1 集团办公室负责建立集团《受控文件清单》，并负责文件受控状态印章的治理。

4.5.2 各中心设专兼职资料员，建立本中心受控文件清单，收集、整理，保管好各种文件。

4.6 文件的修改

4.6.1 《质量手册》、《程序文件》由集团办公室负责组织更改，填写《文件更改申请》，经治理者代表审核，总经理批准后进行更改，集团办公室保留文件更改内容的记录。

4.6.2 其他文件的更改由各主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。

4.6.3 所有被更改的原文件须由相应主管部门收回，确保有效文件的唯一性。

4.7 文件受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两大类，与质量治理体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各中心按规定操纵和治理。所有受控文件应在该文件封面右上角加盖受控状态印章，并注明分发号。

4.7.1 《质量手册》、《程序文件》以盖“受控”章为受控，并注明分发号。

4.7.2 集团其它质量治理体系文件以编号为受控。

4.8 文件的保存、作废与销毁

4.8.1 文件的保存

a 与质量治理体系相关的文件必须分类存放在安全的地点妥善保管。

b 任何人不得在未经批准时，在受控文件上书写，涂抹和修改，不准私自外借受控文件。确保文件清晰、易于识不和检索。

4.8.2 文件的作废与销毁

a 所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，交集团办公室加盖作废印章，防止作废文件的非预期使用。

b 因某种缘故需保留的任何作废的文件，都应加盖作废保留的印章。

c 对要销毁的作废文件，由集团办公室会同相关部门填写《文件销毁申请》，经治理者代表批准后，由集团办公室销毁。

4.10 文件的借阅、复制