如何进行邮件合并ppt课件
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9
▲在该对话框中选择源文件“员 工 工 资 信 息 .xlsx” 所 在 位 置 ， 选 定源文件，单击“打开”按钮。由 于该数据源是一个Excel格式的 文件，接着弹出“选择表格”对话 框，提示选择数据存放的工作表， 如图所示。
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10
▲因为员工工资信息数据存放在员工工资信息工作表中，于 是在员工工资信息被选中的情况下单击“确定”按钮，屏幕弹出 “邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择要合并到主文档的 记录，默认状态是“全选”，单击“确定”按钮，返回Word编辑 窗口。单击“下一步：撰写信函”,进入“撰写信函”步骤。
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
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3
▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
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4
▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
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5
▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
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2
小C的一位校友小陈通过自身努力进入了百货公司 的人事部门工作，这几天部门领导要求她制作公司 所有员工的工资明细单并打印发放到每位员工手中。 面对这么多的员工，她想这要做多少时间才能完成啊， 她急忙打电话求助小C，小C告诉她利用邮件合并就 可以轻松解决，果然两小时后，几百分工资单就全 部打印完毕。
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▲在该对话框中选择源文件“员 工 工 资 信 息 .xlsx” 所 在 位 置 ， 选 定源文件，单击“打开”按钮。由 于该数据源是一个Excel格式的 文件，接着弹出“选择表格”对话 框，提示选择数据存放的工作表， 如图所示。
ppt课件
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▲因为员工工资信息数据存放在员工工资信息工作表中，于 是在员工工资信息被选中的情况下单击“确定”按钮，屏幕弹出 “邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择要合并到主文档的 记录，默认状态是“全选”，单击“确定”按钮，返回Word编辑 窗口。单击“下一步：撰写信函”,进入“撰写信函”步骤。
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
ppt课件
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3
▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
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4
▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
ppt课件
5
▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
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2
小C的一位校友小陈通过自身努力进入了百货公司 的人事部门工作，这几天部门领导要求她制作公司 所有员工的工资明细单并打印发放到每位员工手中。 面对这么多的员工，她想这要做多少时间才能完成啊， 她急忙打电话求助小C，小C告诉她利用邮件合并就 可以轻松解决，果然两小时后，几百分工资单就全 部打印完毕。
邮件合并ppt课件
一、认识邮件合并——由来
NO.3
1、批量处理 。2、批量制作 。3、批量输出 。
一、认识邮件合并——作用
NO.2
组 成 部 分
操 作 步 骤
二、制作成绩通知单
1
2
NO.2
主文档
数据源
邮件合并组成部分
需要的
二、制作成绩通知单——组成部分
NO.2
一个普通的word文档
感谢阅读
感谢阅读
NO.3
单击“下一步：撰写信函”按钮
定位光标
单击“任务窗格”中的“其他项目”
在“插入合并域”对话框中分别插入域
非常关键的一步哦！
二、制作成绩通知单——操作步骤
NO.3
单击:“下一步：预览信函”
单击：“下一步：完成合并”
单击：“下一步：编辑个人信函”
二、制作成绩通知单——操作步骤
NO.1
想一想：
期末考试结束了，班主任陈老师要给40名学生家长发成绩通知单。用什么方法才能更省时省事呢？
do
something
邮件合并
授课人：刘佩
NO.2
新课学习
使用邮件合并制作成绩 通知单
认识邮件合并
小结与作业
二
三
一
NO.3
Байду номын сангаас
1、起初，单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。2、邮件合并功能便是从这些需求中研发出来，它批量地处理，大大的提高了工作效率。3、后来，该功能被广泛应用，虽然没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久，所以该名称一直沿用到现在。
内容固定不变
主文档
NO.3
1、批量处理 。2、批量制作 。3、批量输出 。
一、认识邮件合并——作用
NO.2
组 成 部 分
操 作 步 骤
二、制作成绩通知单
1
2
NO.2
主文档
数据源
邮件合并组成部分
需要的
二、制作成绩通知单——组成部分
NO.2
一个普通的word文档
感谢阅读
感谢阅读
NO.3
单击“下一步：撰写信函”按钮
定位光标
单击“任务窗格”中的“其他项目”
在“插入合并域”对话框中分别插入域
非常关键的一步哦！
二、制作成绩通知单——操作步骤
NO.3
单击:“下一步：预览信函”
单击：“下一步：完成合并”
单击：“下一步：编辑个人信函”
二、制作成绩通知单——操作步骤
NO.1
想一想：
期末考试结束了，班主任陈老师要给40名学生家长发成绩通知单。用什么方法才能更省时省事呢？
do
something
邮件合并
授课人：刘佩
NO.2
新课学习
使用邮件合并制作成绩 通知单
认识邮件合并
小结与作业
二
三
一
NO.3
Байду номын сангаас
1、起初，单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。2、邮件合并功能便是从这些需求中研发出来，它批量地处理，大大的提高了工作效率。3、后来，该功能被广泛应用，虽然没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久，所以该名称一直沿用到现在。
内容固定不变
主文档
邮件合并课件.ppt
２．数学集合、函数预习 ３．英语写作训练３篇
需要更改的
４．综合暑假综合检测１册
合并域：数据记录中的每一项在主文档中的位置。
想想建立了学生成绩表后可以修改学 生的成绩信息吗？成绩表中的数据修 改以后成绩单中的数据会发生改变吗？
一．包含合并域的主文档 二．数据源文件
邮件合并步骤 １．制作主文档 ２．制作数据源 4．合并到文档
3.选取数据源 插入合并域
邮编： 地址： 收件人：
重庆育才中学校 邮编：４０００５０
录取通知书
亲爱的
同学录取你到我校高２０２０级学习。请凭此通知书来我
校报道，具体报到时间地点详见《新生入学须知》。
证书编号：
２０１７年６月３０日 重庆育才中学校
数据源的数据可以是照片吗？
方案二：与其他年级的教务员合作，共同完成
固定不变
高2018级第一学月成绩通知书
பைடு நூலகம்
固定不变的
亲爱的＿＿＿同学第一学月刚结束，感谢你这学期的努力和付出。现将 你的成绩公布如下，望你在暑期里积蓄能量在新学期再创新佳绩！
语文
数学
英语
综合
总分
另附本学月周末作业：
１．语文阅读书目自选２本，建议书目《老人与海》、《野草集》
我们学校高一年级第一次月考刚结束，学生成绩也刚统计完成。这时学校教 务员接到年级主任要求说，年级800名学生的成绩单需要再30分钟后拿到， 以便班主任进行发放。这可苦恼了教务员
思考：教务员要在30分钟内完成800份成绩单的制作，你觉得教务员能在规 定时间内完成吗？你有哪些方法能帮助他完成呢？
方案一：先制作一份，然后复制800份，再逐个替换姓名和成绩
课件：第4讲邮件合并
– 下一步:预览信函，“《 ”“ 》”按钮 – 下一步，完成合并，单击“编辑单个信函”；完成合并
文档
例2 成绩通知和信封制作
• 成绩通知：
– 规则使用
• 信封制作：
– 邮件-中文信封-信封样式、批量信封-选择 地址簿文件
例3、准考证的制作（图片域）
1. 图片存放位置与在数据源的书写应一致。
绝对路径：E:\\职工信息\\photo\\001.jpg 相对路径：\\photo\\001.jpg 2、操作方法：Ctrl+F9 输入 includepicture，再插入图片域。
邮件合并
邮件合并的引入 • 同时给多个人发送邮件，如答复邮件、邀
请邮件、祝福邮件，这些文件的大部分内 容基本相同，只是其中一些数据不同。为 提高工作效率，减少重复工作，使用Word 提供的“邮件合并”功能。 • 制作邮件、请柬、工资条、成绩单等
Page 1
邮件合并
邮件合并的原理
邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信 函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据， 如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数 据源中的每条记录合并，形成合并文档 。
主文档文 件
尊尊敬敬的的王马张东力莉升民：先先生生//女女士士：： 人教清民育华出出版版社社推推荐荐您您的的著著作作《《F计Cla算语sh机言动网编画程络制》》作参参》加加参全全加国国全精精国品品精教教品材材教材 评评选选，，请请于于近近日日回回复复具具体体的的申申报报材材料料。。
教教育育部部教教材材编编写写司司 22001011年年77月月
通信地址 北京大学
上海869信箱 昆明研发中心
数据源文 件邮政编码 联源自电话100003 12345678
文档
例2 成绩通知和信封制作
• 成绩通知：
– 规则使用
• 信封制作：
– 邮件-中文信封-信封样式、批量信封-选择 地址簿文件
例3、准考证的制作（图片域）
1. 图片存放位置与在数据源的书写应一致。
绝对路径：E:\\职工信息\\photo\\001.jpg 相对路径：\\photo\\001.jpg 2、操作方法：Ctrl+F9 输入 includepicture，再插入图片域。
邮件合并
邮件合并的引入 • 同时给多个人发送邮件，如答复邮件、邀
请邮件、祝福邮件，这些文件的大部分内 容基本相同，只是其中一些数据不同。为 提高工作效率，减少重复工作，使用Word 提供的“邮件合并”功能。 • 制作邮件、请柬、工资条、成绩单等
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邮件合并
邮件合并的原理
邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信 函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据， 如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数 据源中的每条记录合并，形成合并文档 。
主文档文 件
尊尊敬敬的的王马张东力莉升民：先先生生//女女士士：： 人教清民育华出出版版社社推推荐荐您您的的著著作作《《F计Cla算语sh机言动网编画程络制》》作参参》加加参全全加国国全精精国品品精教教品材材教材 评评选选，，请请于于近近日日回回复复具具体体的的申申报报材材料料。。
教教育育部部教教材材编编写写司司 22001011年年77月月
通信地址 北京大学
上海869信箱 昆明研发中心
数据源文 件邮政编码 联源自电话100003 12345678
邮件合并课件.ppt
在学校的哪些方面我们可以用 邮件合并技术来解决问题？
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导
省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导
省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术
邮件合并 PPT课件
---制作《放假通知书》
情境导入
学期马上就要结束了，班主任陈老师需要根据 已有的“学生成绩表”，给全班65位同学的家长发一 份“放假通知书”，陈老师就把这项任务交给学生小 明，希望小明能在一天之内将成绩通知书全部做好。
假如你是小明，你如何在短时间内完成65位同 学的成绩通知书？
讨论结果分析
情境导入
课堂小结
通过学习，我们了解了邮件合并涉及的两件文档：
主文档（固定内容）、数据源文档（变化内容）
学会了邮件合并的使用步骤和方法。
1. 制作/打开主文档（不变的部分） 2. 制作/打开数据源（变化的部分） 3. 插入合并域（数据源的相应内容，以域的方式插入到主文档中） 4. 执行合并到文档。
千图网
可能答案1：先建1张空白表格，
再复制65个，再在表格中逐个 输入数据。
可能答案2：与同学合作，共
同完成（每个人制作若干份放 假通知书，再把文档合并）。
可能答案3：打印空白的放假
通知书，手工填入数据。
怎么办？
缺陷： 时间来不及 不能保证100%输入正确
缺陷： 每个人手头上都有工作 不能体现个人工作能力
① 制作主文档 ② 制作/打开数据表
③ 插入合并域 ④ 执行合并
选取数据源 插入合并域
放假通知书的制作步骤
第一步、制作主文档
✓ 放假通知书
在Word中制作好“放假通知书”
放假通知书的制作步骤
第二步、制作数据源
✓ 学生成绩单
在Excel中制作好“学生成绩表” 在使用Excel工作簿时，必须保 证数据文件是数据库格式，即 第一行必须是字段名，数据行 中间不能ห้องสมุดไป่ตู้空行等。
利用邮件合并向导进行邮件合并
情境导入
学期马上就要结束了，班主任陈老师需要根据 已有的“学生成绩表”，给全班65位同学的家长发一 份“放假通知书”，陈老师就把这项任务交给学生小 明，希望小明能在一天之内将成绩通知书全部做好。
假如你是小明，你如何在短时间内完成65位同 学的成绩通知书？
讨论结果分析
情境导入
课堂小结
通过学习，我们了解了邮件合并涉及的两件文档：
主文档（固定内容）、数据源文档（变化内容）
学会了邮件合并的使用步骤和方法。
1. 制作/打开主文档（不变的部分） 2. 制作/打开数据源（变化的部分） 3. 插入合并域（数据源的相应内容，以域的方式插入到主文档中） 4. 执行合并到文档。
千图网
可能答案1：先建1张空白表格，
再复制65个，再在表格中逐个 输入数据。
可能答案2：与同学合作，共
同完成（每个人制作若干份放 假通知书，再把文档合并）。
可能答案3：打印空白的放假
通知书，手工填入数据。
怎么办？
缺陷： 时间来不及 不能保证100%输入正确
缺陷： 每个人手头上都有工作 不能体现个人工作能力
① 制作主文档 ② 制作/打开数据表
③ 插入合并域 ④ 执行合并
选取数据源 插入合并域
放假通知书的制作步骤
第一步、制作主文档
✓ 放假通知书
在Word中制作好“放假通知书”
放假通知书的制作步骤
第二步、制作数据源
✓ 学生成绩单
在Excel中制作好“学生成绩表” 在使用Excel工作簿时，必须保 证数据文件是数据库格式，即 第一行必须是字段名，数据行 中间不能ห้องสมุดไป่ตู้空行等。
利用邮件合并向导进行邮件合并
WORD中如何进行邮件合并PPT课件
OFFICE技巧家族
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
邮件合并 ppt课件
指定（或创建） 数据源
邮件合并
插入邮件110mm×220mm
邮件合并
合并域（邮政编码） 合并域（地址）
合并域（客户姓名）
11
四、小结：
邮件合并
1．在操作中注意机器提示信息，学会计算机软件的自学 方法。
2.邮件合并的概念及邮件合并的操作步骤：
创建主文档
指定（或创建） 数据源
分析此任务的特征：
（1）每封信的绝大部分内容相同，只有姓名和 服务帐号不同。
（2）所有客户的信息，都存放在EXCEL文件中。 （3）信函数量较大。
5
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信 函中的客户姓名和服务帐号，生成所需的信函。
6
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信 函中的客户姓名和服务帐号，生成所需的信函。
7
邮件合并
一、什么是邮件合并
1.概念 是在主文档的固定内容中，用数据替代指定的内容， 从而批量生成需要的文档
8
2．组成部分
邮件合并
主文档：包括要重复出现的信息 数据源：用来提供替换的数据。
合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。 主文档
合并域
9
数据源
二、邮件合并的步骤
邮件合并
进入工具——邮件合并 创建主文档
邮件合并
1
创设情境：
我校三年学生小王在某公司实习，做文秘工作。 一天公司经理让小王在一天之内给公司的客户 都打印出一封信函。小王当时就傻了眼，因为 公司有几千名客户。小王在那里奋战了二个多 小时，只做出2百多封，万般无奈之下，想起了 老师，于是打电话回学校向老师求救。
2
分析此任务的特征：
3
4
邮件合并课件
可以选择的数据源选项列表；
（3）选择“建立数据源”，打开“创建数据源”对话框， 用户可根据需要进行“添加域名/删除域名”的操作。 本例添加系别、专业、报到日期三个域名；
（4）域名添加完成后，单击“确定”按钮，打开“保存数 据源”对话框，用户可以存储该数据源，单击“保存”按 钮，将弹出一个“编辑数据源”提示对话框。
Word 2000
河北怀来职教中
ห้องสมุดไป่ตู้
计算机教师 ：杨缎玲
分析任务，引入主题
姓名
专业
系别 报到日期
邮件合并
相关概念 合并过程
（1邮件合并就是在主文档的固 ）创建主文档，输入内容不变 定内容中用数据代替指定的部分 的共有文本； （合并域），从而生成批量文档。 （2）创建或打开数据源，存放可 变的数据； 1.主文档：它包括报表或信件重 （3）在主文档所需的位置插入合 复的内容； 并域名称； 2.数据源：是需要变换的数据信 （4）执行合并操作，将数据源中 息，可以是Excel文件或 的可变数据和主文档的共有 其它数据库文件等； 文本进行合并，生成一个合 3.合并域：用于指示 Word在何 并文档或打印输出； 处插入数据源处的数据；
第一步：创建主文档
（1）新建一个新文档或者打开
一个现有文档；
（2）选择“工具”菜单栏中 “邮件合并”命令，打开
“邮件合并帮助器”对话框；
（3）单击“主文档”下的“创 建”按钮，显示用户可以选
择的主文档合并类型，本例
选择“套用信函”；
（4）在弹出的对话框中 选择“活动窗口”按 钮，使用当前活动文 档窗口；“新建主文 档”则是新建一个空 白主文档再编辑。
第三步：在主文档中插入合并域
数据源建立完成，将有一新的“邮件合并”工具栏显示在 窗口上，用于处理合并域。 邮件合并工具栏
邮件合并ppt课件
第3章文字处理系统Word 2000
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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本章到此结束 谢谢您的光临!
THANK YOUVBRYMUCH!
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
2
Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
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Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页
word与excel邮件合并ppt课件
• 步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号” 域分别插入到主文档中相应的位置。
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照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
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邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
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实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。
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照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
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邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
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实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。
邮件合并课件
五 、注意事项
1、不能键入合并域符号（« »）或用“插入”菜 单中的“符号”命令插入这对符号。 ２、为了正确显示合并的数据，要确认在合并域 之间、合并域符号（« »）之外键入空格和标点， 确保合并域的完整性，不要在合并域符号之间键 入空格和标点。
五 、注意事项（续）
３、几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括 WORD
女 男 男
男 男
2011304016 2011304016
杜飞 杜飞
范森林 范森林
2011304028 2011304028
2011304035 2011304035
二 、邮件合并的实现步骤
1、准备好素材（处理照片大小， 统一尺寸），建立数据源 （WORD表格或Excel表格）
姓名 白辉 杜飞 范森林 性别 准考证号 女 男 男 2011304016 2011304028 2011304035
导语
公安部门统一制作的含本人照片的公民身份 证，是长期有效的全国通用证件。但把它作为在 小范围、特定场合、特定时段、特定事项代表个 人“角色”身份来使用，就会觉得不方便，角色 身份不明确。因此，能代表个人明确“角色”身 份并含本人照片的单位员工胸卡、学生证、会议 （活动）出入证等，在实际中得到广泛应用。
四 、 如果希望在准考证上附上照片
2、确定后选中刚才的域，按SHIFT+F9（ALT+F9），编 辑域，然后选中刚才输入的字符，再单击插入合并域， 选择“照片名”。 3、合并生成新文档后保存，再全选，按F9. 注意：合并后生成的新文档必须和照片在同一个文件夹内， 否则，更新时照片的内容显示不出来。
表格、Excel 工作表、Microsoft Access 数据库。
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如何进行邮件合？
16020801005 李婵
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邮件合并的基本概念和功能：
• “邮件合并”就是在邮件文档（主文档） 的固定内容中，合并与发送信息相关 的一组通信资料（数据源：如Excel
表），从而批量生成需要的邮件文档， 因此大大提高工作的效率。
• “邮件合并”功能除了可以批量处 理信函、信封等于邮件相关的文 档外，还可以轻松地批量制作标 签、工资条、成绩单等。
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▲在该对话框中选择源文件“员 工 工 资 信 息 .xlsx” 所 在 位 置 ， 选 定源文件，单击“打开”按钮。由 于该数据源是一个Excel格式的 文件，接着弹出“选择表格”对话 框，提示选择数据存放的工作表， 如图所示。
10
▲因为员工工资信息数据存放在员工工资信息工作表中，于 是在员工工资信息被选中的情况下单击“确定”按钮，屏幕弹出 “邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择要合并到主文档的 记录，默认状态是“全选”，单击“确定”按钮，返回Word编辑 窗口。单击“下一步：撰写信函”,进入“撰写信函”步骤。
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▲单击“下一步：完成合并”，就进入了“完成合并”步骤。
▲单击“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，如右图所示，选择 “全 部”，单击“确定”按钮。
如果选择我“编辑单个信函”则可以把合并文档保存在新 的文档中，如‘果选择“打印”链接就可以批量打印合并得 到的多份信函了。在弹出的”合并到打印机“对话框中还
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▲先把光标定位在“员工号”下面的单元格内，单击任务窗格中 的“其他项目”链接，打开“插入合并域”对话框。“数据库域”单选 框被默认选中，“域（F）：”下方的列表中出现了数据源表格中 的字段。选中“员工号”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段 插入了主文档中，插入的字段都被“<< >>”符号括起来。
3
▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
4
▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
5
▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
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小C的一位校友小陈通过自身努力进入了百货公司 的人事部门工作，这几天部门领导要求她制作公司 所有员工的工资明细单并打印发放到每位员工手中。 面对这么多的员工，她想这要做多少时间才能完成啊， 她急忙打电话求助小C，小C告诉她利用邮件合并就 可以轻松解决，果然两小时后，几百分工资单就全 部打印完毕。
可以指定打印的范围。
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▲系统生成新文档“字母1”，并显示出所 有合并后的信函，Word将所有信函保存 到单个文件中，此处每页一封，如下图， 此时把文档保存为“合并完成后的文 档.docx”。
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
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此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
如果已经打开主文档，或
从空白文档开始，则可以 单击“使用当前文档”。如果 选择“从模板开始”或“从现 有文档开始”，可以选择要 使用的模板或文档
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▲单击任务窗口下方的“下一步，选取收件人”，进入“选择收件人”。由于我们 已经准备好了Excel格式的数据源“员工工资信息.xlsx”，于是可以在此选择“使 用现有列表”，单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框。但是，为了效率， 建议在之前就把数据源创建好。
关闭“插入合并域”对话框，用同样的方法把数据源中的 “姓名、基本工资、岗位工资、奖金、加班津贴、缺勤扣款、 应发工资、公积金、所得税、实发工资”字段插入到主文档 中相应位置。
提示：每 插入一个合 并域后，都 要将“插入 合并域”对 话框关闭， 才能进行下 一个域的插
入。
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▲检查确认每个域都正确之后，单击“下一步：预览信函”，进入“预览信函”步 骤。可以看到刚才主文档中带有“<< >>”符号的字段变成数据源表中的第一 条记录中信息的具体内容。
16020801005 李婵
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邮件合并的基本概念和功能：
• “邮件合并”就是在邮件文档（主文档） 的固定内容中，合并与发送信息相关 的一组通信资料（数据源：如Excel
表），从而批量生成需要的邮件文档， 因此大大提高工作的效率。
• “邮件合并”功能除了可以批量处 理信函、信封等于邮件相关的文 档外，还可以轻松地批量制作标 签、工资条、成绩单等。
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▲在该对话框中选择源文件“员 工 工 资 信 息 .xlsx” 所 在 位 置 ， 选 定源文件，单击“打开”按钮。由 于该数据源是一个Excel格式的 文件，接着弹出“选择表格”对话 框，提示选择数据存放的工作表， 如图所示。
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▲因为员工工资信息数据存放在员工工资信息工作表中，于 是在员工工资信息被选中的情况下单击“确定”按钮，屏幕弹出 “邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择要合并到主文档的 记录，默认状态是“全选”，单击“确定”按钮，返回Word编辑 窗口。单击“下一步：撰写信函”,进入“撰写信函”步骤。
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▲单击“下一步：完成合并”，就进入了“完成合并”步骤。
▲单击“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，如右图所示，选择 “全 部”，单击“确定”按钮。
如果选择我“编辑单个信函”则可以把合并文档保存在新 的文档中，如‘果选择“打印”链接就可以批量打印合并得 到的多份信函了。在弹出的”合并到打印机“对话框中还
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▲先把光标定位在“员工号”下面的单元格内，单击任务窗格中 的“其他项目”链接，打开“插入合并域”对话框。“数据库域”单选 框被默认选中，“域（F）：”下方的列表中出现了数据源表格中 的字段。选中“员工号”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段 插入了主文档中，插入的字段都被“<< >>”符号括起来。
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▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
4
▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
5
▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
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小C的一位校友小陈通过自身努力进入了百货公司 的人事部门工作，这几天部门领导要求她制作公司 所有员工的工资明细单并打印发放到每位员工手中。 面对这么多的员工，她想这要做多少时间才能完成啊， 她急忙打电话求助小C，小C告诉她利用邮件合并就 可以轻松解决，果然两小时后，几百分工资单就全 部打印完毕。
可以指定打印的范围。
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▲系统生成新文档“字母1”，并显示出所 有合并后的信函，Word将所有信函保存 到单个文件中，此处每页一封，如下图， 此时把文档保存为“合并完成后的文 档.docx”。
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
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此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
如果已经打开主文档，或
从空白文档开始，则可以 单击“使用当前文档”。如果 选择“从模板开始”或“从现 有文档开始”，可以选择要 使用的模板或文档
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▲单击任务窗口下方的“下一步，选取收件人”，进入“选择收件人”。由于我们 已经准备好了Excel格式的数据源“员工工资信息.xlsx”，于是可以在此选择“使 用现有列表”，单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框。但是，为了效率， 建议在之前就把数据源创建好。
关闭“插入合并域”对话框，用同样的方法把数据源中的 “姓名、基本工资、岗位工资、奖金、加班津贴、缺勤扣款、 应发工资、公积金、所得税、实发工资”字段插入到主文档 中相应位置。
提示：每 插入一个合 并域后，都 要将“插入 合并域”对 话框关闭， 才能进行下 一个域的插
入。
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▲检查确认每个域都正确之后，单击“下一步：预览信函”，进入“预览信函”步 骤。可以看到刚才主文档中带有“<< >>”符号的字段变成数据源表中的第一 条记录中信息的具体内容。