核电文件控制程序

核电文件控制程序U N34/G L-H D-01-01-G S P2012-06-01发布2012-06-01实施江苏欣安新材料技术有限公司发布1.目的加强对核电项目文件的控制，确保所有部门、使用场所可获得适用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，确保管理体系的有效运行。

2.范围适用于公司核电项目和与产品质量、环境、职业健康安全有关的管理性、技术性文件，包括外来文件等所有文件的控制。

3.职责3.1总经理负责《质保大纲》、《程序文件》的批准，管理者代表确定文件发放的范围。

3.2各部门层次文件由各分管副总审核，管代批准。

3.3综合管理部为公司核电项目文件的归口管理部门，负责核电项目文件的登记、发放、回收、更改和受控等管理。

3.4综合管理部负责所有文件的编号管理并负责文件公司印章的控制。

3.5技术部门负责产品技术类文件（例如：图纸、质量计划、材料计划采购单等）的登记、发放、回收和更改等管理，公司技术负责人确定技术文件发放范围及批准所有技术类管理性文件。

3.5.1综合管理部负责产品检验类规定的登记、发放、回收和更改等管理，管理者代表负责批准并确定发放范围。

3.6档案室负责文件原稿、修改和审签过程记录、文件正式稿的保存。

3.7各职能部门负责本部门职责范围内所有文件和资料的管理。

3.8技术部门负责核电项目外来技术文件的登记、发放、回收和更改等管理，并负责加盖“外来文件”受控章。

合同部门负责商务类文件资料的接受与登记归档工作。

4.工作程序和内容4.1文件的分类核电项目的文件包含体系运行文件外，还包含需受控和提供给购买方的文件（含管理程序、规范及图样、适用文件清单等），适用于核电项目的法律、法规、标准及一些专门要求文件的适宜性、有效性评价控制等。

4.1.1 控制文件的种类a）本项目质量保证大纲；b）本项目的《质量计划》；c）为执行本项目所编制的专用管理标准、作业指导书；d）执行本项目所有的设计文件（包括产品图样）；e）本项目所有外来文件，包括：招标文件、合同及附件、顾客来图、来往传真和信函，其他临时文件；f）其他与合同执行有关的文件。

2．需提交给购买方的文件项目执行小组会同相关部门按合同文件要求，编制项目相关的受控和提交业主的文件清单（ADL），内容包括以下部分：a）本质量保证大纲；b）本项目的《质量计划》；c）投标文件；d）其他顾客要求提供的相关文件。

3．执行本项目所涉及的主要文件如下：项目执行小组会同相关部门整理公司文件总清单以及项目适用文件清单（ADL），内容包括，但不局限于以下部分：a）招、投标文件；b）合同及合同附件；c）顾客提供图纸；d）设计文件及产品图样；e）国家标准、法规、规范等；f）质量手册和本质量保证大纲；g）程序文件目录；h）相关质量管理文件；i）作业指导书及其他相关文件。

4.2文件的编制和审批4.2.1文件在发布前必须经过审批，以确保文件是充分的和适宜的；需要时对文件进行评审与更新，在发布前应再次经过批准。

a 《质保大纲》、《程序文件》由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准后发布执行。

b支持性文件由相关部门组织编制，发放至相关部门进行审签，填写《文件审签单》或会签，编制人员根据审签或会签建议汇总更改。

各部门层次文件由各分管审核，管代批准；各部门下属部门层次文件和技术类文件（含外来文件标准类）由分管副总审核，管代批准。

4.2.2核电项目文件必须提交该项目适用的管理程序，得到购买方审查和批准后方可实施。

4.3文件的编号、归档、标识4.3.1经过审批的文件，综合管理部应根据文件分类，给每一个文件一个编号，作为唯一标识，并按《文件控制清单》归档，便于查阅。

4.3.2文件的编号方法详见《核电文件编号规则》。

外来文件由各部门按公司规范编号(如果是国家标准、印刷出版物等本身有编号的外来文件可以用其原来的编号)，进行登记并标注“外来文件”字样。

4.3.4核电文件归档时，按核电类、外来文件类三类，分别编号归档。

4.3.5 相关管理文件、技术文件和图纸通过其修订状态进行标识管理，详见公司程序文件《文件控制程序》。

所有文件应装订成册、编制目录，并妥善保管。

4.3.6为区别于一般项目，针对核电项目，公司对项目合同执行过程中的来往函件、文件、记录等以加盖“核电”印章的方式进行特别标识。

4.3.7除执行公司相关文件外，针对核电项目，项目文件的标识还应执行核电相关文件，当公司文件与核电文件冲突时，以核电文件要求为准。

4.4文件的发放、更改4.4.1按批准的分发清单建立文件发布和分发系统。

采取措施，使参与活动的人员能够了解并使用完成该项活动所需的正确合适的文件。

针对核电项目的技术图样在发放时应标有“核电”字样。

管理文件、技术文件和图纸分别由文件主管部门进行发放并按规定填写相关记录表格，接收部门签字。

详细方法见公司程序文件《文件控制程序》。

4．4.2变更文件按文件规定的程序进行审核和批准。

审核单位有权查阅作为批准依据的有关背景材料，并对原文件的要求和意图有足够的了解。

变更的文件由审核和批准原文件的同一单位进行审核和批准，或者由其专门指定的其他单位审核和批准。

并把文件的修订及其实际情况迅速通知所有有关的人员和单位，以防止使用过时的或不合适的文件。

涉及到顾客的任何修改，按核电项目文件要求进行。

针对合同范围、项目组织机构、所提供的物项和服务以及质量管理过程的变化，对项目质保大纲及相关管理程序进行及时修订。

修订后的项目质保大纲及项目专用程序仍执行与原文件同样的控制要求。

同样需要提交顾客审核和认可。

4.5文件的更改与换版4.5.1文件的更改需由原文件制定部门填写《文件更改通知单》，更改内容的编制、审批按照更改的文件原来制定时的编制、审批要求进行，文件编制人员根据批准生效的《文件更改通知单》实施更改。

更改的文件在首页的版本修订状态中注明版次、编制人、审核人、批准人、日期等信息，并在变更记录中注明修改原因及修改内容。

4.5.2文件的版本号和修订状态号：4.5.2.1 用A、B、C、D…表示文件的版本号，第一版为A版。

文件经多次修改，或更改内容较多，涉及面较广时，采取换版更改，换版时应注明换版标记，如原版号为A/0，在进行第一次换版标识为“B/0”，如第一次换版后对某页进行修改标记为“B/1”, 以此类推。

4.5.2.2 用0、1、2、3…表示文件的修改状态号，未修改版为“0”。

修改状态表示本页的修改状态，以0-9数字表示。

首次发布的文件修改状态为“0”，第一次换页时，修改状态为“1”，以此类推。

超过“9”时，须进行版本更改。

4.5.3文件管理员按4.4规定发放更改、换版后的文件，同时收回作废文件。

4.5.4图纸类技术文件更改按技术文件更改办法进行。

4.6文件的作废4.6.1作废的文件加盖“作废”标识。

4.6.3 管理部统一处理作废文件。

4.6.2管理类文件经管理者代表批准统一销毁；技术类文件经技术负责人批准后统一销毁。

4.6.4作废文件需做资料保存时，经相关领导批准后，加盖“作废存留”章，隔离存放。

4.7文件的管理：4.7.1文件应有适宜的存放专柜，存放处要卫生、整洁，要做好防尘、防鼠、防盗、防湿、防火、防霉、防虫等工作。

4.7.2各部门应妥善保管领用的文件，保持文件的清晰以确保使用效果。

4.7.3文件因破损需更换时应向文件管理员申请，登记、回收旧文件后，补发新文件，其分发编号与原文件相同。

4.7.4文件持有者丢失文件后，应说明原因，到文件管理人员处办理领用手续，补发文件时，应给与新的分发号，并将丢失文件的发放号作废。

4.7.5文件持有者调离岗位时，应办理转交登记。

4.7.6加盖印章标识的文件复印后一律无效，不能作为工作的依据。

4.8外来文件的管理4.8.1直接引用的各类外来文件确认后加盖“外来文件”标识方可使用。

4.8.2接收外来文件的部门应建立《外来文件接收清单》，并建立《外来文件发放记录》，加盖“外来文件”印章后发放至相关部门。

（发放方法同4.4）4.8.3外来文件接收部门定期编制和更新《外来文件接收清单》，如有新的外来文件取代旧文件，应重新下发更新文件并将旧版文件回收，加盖“作废”印章，根据实际作废保留或销毁。

4.8.4各部门应最长不超过12个月，到有关部门或上网核查专业标准的有效版本和国家法律、法规性文件的有效性。

4.9本程序涉及的记录按《记录控制程序》要求实施。

6.相关文件《文件编号规则》《文件控制程序》7.相关记录(详见附件)《文件审签单》 UN34/GL-4.2.3-01《文件发放登记表》 UN34/GL-4.2.3-02《受控文件清单》 UN34/GL-4.2.3-03《文件更改通知单》 UN34/GL-4.2.3-04《外来文件接收清单》 UN34/GL-4.2.3-05 《文件宣贯记录》 UN34/GL-4.2.3-06。