把好“三关”做好新时期广播发射台站文书档案工作

把好“三关”做好新时期广播发射台站文书档案工作

作者：潘建宇

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第2期

文/国家广播电视总局六四一台潘建宇

【摘要】文书档案是广播发射台站档案资源的重要组成部分。本文从广播发射台站文书档

案收集、鉴定、整理等三个方面，就如何做好新时期广播发射台站文书档案工作提出了对策和

措施。

【关键词】发射台站；文书档案；收集；鉴定；归档

文书档案是广播发射台站档案资源的重要组成部分。文书档案归档是否齐全、鉴定是否准确、整理是否规范，对于保障广播电视优质安全播出，促进广播电视事业发展，服务党和国家

宣传思想具有十分重要的意义。2015年10月25日，国家档案局为适应档案管理现代化、信息

化发展新形势，加强、改进和规范归档文件整理工作，组织专家重新修订了《归档文件整理规则》。2016年，国家广电总局无线电台管理局举办档案业务培训班，对新《规则》修订背景、

主要内容、整理要求及在档案管理应用软件的实际应用进行了宣贯。笔者结合广播发射台站文

书档案整理归档工作实际，从文件资料收集、真伪价值鉴定、新《归档文件整理规则》应用注

意事项等三个方面，就如何做好新时期广播发射台站文书档案整理工作谈几点体会。

一、严把“收集”关，确保收集齐全完整

收集是档案工作的基础和起点，收集是否齐全、完整、到位，不仅直接影响广播发射台站

文书档案归档整理质量和水平，更是影响着台站档案资源建设和档案作用的发挥。

近年来，随着信息化技术的不断进步和网络的发展，办公自动化系统（简称“OA”系统）

已经在广播发射台站广泛应用。它不仅实现了数字化办公的目标，也将各发射台站的文书档案

收集工作向前端推进，提高了文书档案收集的便捷性和即时性。但是仍然还有一部分无文号、

不走OA系统的纸质文件材料“散落”在各有关部门、个人，如人事部门的人事信函及存根、技术部门的安全播出专题会议纪要、行政部门合同协议、党办室的党员组织关系信函等等。

广播发射台站文书档案收集不齐全、不完整，究其原因，主要有以下几个方面：事业单位

机构改革及人员编制设置，导致广播发射台站档案管理人员多数为办公室文书人员兼任，这些

人员受限于日常办文、办会、办事等繁杂事务，无法第一时间获悉和收集其他业务部门（科室）自行形成的不走OA系统的具有保存价值的纸质文件材料；另一方面，由于部门职责不清、档案宣传不到位及移交意识不强等原因，发射台站所属有关部门忽视对日常工作中形成的文件材料

保存，工作中时常不按规定移交保存价值大、具有较高利用率的文件资料。

为保障发射台站文件材料收集齐全完整，提高文书档案收集率。笔者认为可从以下几方面

着手：从空间方面来说，文书档案收集涉及面广，需要各台站有关部门群策群力，相互配合，

形成收集工作合力。因此，各发射台站应根据工作实际，制定具体的、可操作性强的档案收集

实施办法，规定收集时间、收集方式及部门对口收集人员，明确各部门收集任务和职责；从时

间方面来说，探索逐步建立随时收集与阶段性收集、一般性收集与重点性收集相结合的收集常

态化制度化机制，让文件资料时时受关注、件件不遗漏；除此之外，办公室档案管理人员要切

实增强“脚力”，主动出击，提前介入，对留存在各科室（部门）具有保存价值的纸质文件材

料进行及时收集，并补录到飞扬档案管理系统中，确保本单位文件材料应收尽收、应归尽归。

二、严把“鉴定”关，确保鉴定准确客观

档案鉴定指的是对档案真伪和价值的鉴定。档案鉴定是档案整理的关键环节，它不仅关系

到档案的存毁、室藏的优化，更是对后续立卷归档、档案开发利用起到重要作用。

当前，广播发射台站文书档案鉴定主要存在以下几个问题：一是鉴定的标准和依据模糊不

具体，可操作性差。文书档案鉴定主要依据国家档案局8号令，2013年各发射台站根据此号令，相继制定自台文件材料归档范围和保管期限，但是标准过于简略、笼统，不便于档案管理人员，特别是其他档案移交部门判定执行。二是广播发射台站文书档案的鉴定工作主要由办公室人员“一己之力”完成，缺乏鉴定工作组织领导和具体工作计划，鉴定时常存在片面性、主观性。

三是发射台站档案管理人员缺少系统的文书档案价值鉴定知识和技能培训，间接导致整个单位

文书档案鉴定工作不充分、不全面、不客观。

为有效保存具有查考价值的文件资料，发挥广播发射台站文书档案利用最大化。笔者认为，各广播发射台站要高度重视文书档案鉴定工作，成立以档案管理人员为主、相关业务部门为辅

的专门鉴定工作小组，加强鉴定工作组织领导，形成鉴定工作合力；要紧密结合自台工作实际，深入有关部门，探讨研究制定、细化鉴定标准，同时加强档案管理人员培训，确保广播发射台

站文书档案鉴定客观、合理、准确、规范。

三、严格“规则”关，确保归档规范有序

2015年新修订的《归档文件整理规则》是做好当前广播发射台站文书档案归档整理工作的

重要依据和标准。各台站档案管理人员要进一步学懂弄通做实新《规则》，吃准、吃透《规则》中的一些整理要求和细节条款，特别是在飞扬档案管理系统整理中需重点注意以下几个方面：

（一）时间要选对。新《规则》中“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结

合事由排列”“同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列”。目前，大部分广播发射台站

主要采取“年度+保管期限”两级分类法，也就是在保管期限内排列。文件材料的“时间”，主要有登记时间、拟文时间、成文时间。有部分发射台站在飞扬档案管理软件中整理文书档案时，采用登记号、登记日期、文号等来排序，不符合新《规则》要求，建议及时调整为按成文日期

来排序。

（二）日期格式要准确。新《规则》中编目中“日期：文件的形成时间，以国际标准日期

表示法标注年月日，如“20190812”。广播发射台站目前使用的某综合档案管理系统，由于系

统开发设置原因，系统中的日期输入目前采用“2019.08.12”格式，并不符合新《规则》要求。因此，各台站可在整理入库前应进行批量修改。

（三）责任者要确定。新《规则》中编目中“责任者：制发文件的组织或个人，即文件的

发文机关或署名者”。笔者发现，部分发射台站档案整理人员在录入“责任者”时，把“责任者”错误等同于“拟文部门”。以广播发射台站名义发文，责任者应为台站全称或简称，而非

具体的拟文科室（部门）。

（四）保管期限标识要统一。新《规则》编号中“保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码Y、D30、D10标识”，而归档章中“保管期限也可以使用永久、30年、10年简称标识”。笔者认为，为了保证纸质文件和电子文件协调统一，各广播发射台站应

将飞扬档案管理系统中的保管期限与归档章中的保管期限两者标识设置成一致，便于统一管理。