邮件合并

《计算机应用基础》
Word 2010文字处理
邮件合并
引入
项目三Word 2010文字处理
邮件合并是Word的一种较高级的功能
在实际工作中，如果遇到需要处理的文件主 要内容基本相同只是具体数据有变化。如邀 请函、贺卡、荣誉证书、成绩单、录取通知 书等都适合用邮件合并来制作。下面我们通 过制作班级聚会邀请函来介绍邮件合并的操 作步骤。
图 选择“姓名”选项
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⑤ 单击“邮件”选项卡→“预览结果”组→“预览结果”按钮，可 以预览合并后的效果，此时主文档中的所有关键字将被替换为真 实的内容。
⑥ 单击“邮件”选项卡→“预览结果”组→“上一记录” 或“下一 记录” 按钮，可以依次浏览生成的每一个邀请函；单击首记录 或尾记录按钮，可以直接跳转到第一个或最后一个邀请函进行浏 览，如图所示。
我们可以用“预览结果”组的浏览按钮查看效果，可以看到随着性别 的不同，称谓发生相应的变化。
图 设置判断条件后的效果
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对于邮件合并操作，除了使用前面的方法外，还可以按照向导一步操作到底。
① 打开主体文档，然后单击“邮件”选项卡中“开始邮件合并”组的“开始邮件合并”按 钮，在列表中选择“邮件合并分步向导”命Hale Waihona Puke Baidu。
图 “选取数据源”对话框
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③ 在左侧导航窗格列表中选择数据源数据保存的位置，选择数据源 数据文件，单击“打开”按钮，将“参会人员信息表”加载到邀 请函主文档中（注意：此时可以看到功能区的“邮件”选项卡中 的大部分按钮都变成可用状态）。
④ 插入点定位到需要插入关键词的位置，在“编写和插入域”组中， 单击“插入合并域”按钮，在下拉列表中选择需要插入的关键词。
② 打开“邮件合并”窗格，在“选择文档类型”界面中，选择“信函”并单击“下一步： 正在启动文档”。
③ 进入“选择开始文档”界面，选择“使用当前文档”并单击“下一步：选取收件人”。
④ 进入“选择收件人”界面，因为前面已经制作好参会人员资料，也就是说收件人已存在， 因此选择“使用现有列表”并单击“浏览”按钮。打开“选择数据源”对话框，定位到 收件人列表文件夹，选择该文件并单击“打开”按钮。设置完成后，可以看到界面中已 经显示了选择的参会人员资料表。
⑤ 单击“撰写信函”，在主体文档中定位光标到需要插入关键词的位置，然后单击“邮件 合并”窗格中的“其他项目”，从打开的“插入合并域”对话框中选择要插入文档中的 关键词。
⑥ 添加好所有关键词后，单击“下一步：预览信函”按钮，预览无误后，单击“下一步： 完成合并”按钮，最后关闭“邮件合并”窗格即可。
THANK YOU
参会者的姓名不同，其他内容都相同。
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如要显示称谓等信息可以增加规则
在“编写和插入域”组中，单击“规则”按钮，在规则下 拉列表中选择，“如果…那么…否则…” 命令，打开“插 入Word域：IF”对话框。如图所示。
图 “插入Word域：IF”对话框
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在“域名”列表框中选择“性别”，在“比较条件”列表框中选择 “等于”，在“比较对象”文本框中输入“男”，在“则插入此文字” 文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女 士”，设置完成后，单击“确定”按钮。返回到主文档窗口，如图所 示。
图 设置判断条件后的效果
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图 “合并到文档”对话框
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如果只合并当前文档中显示的记录，请选中“当前记录”单选项；如 果需要合并某个范围内的记录，则选中“从…到…”单选项，在右侧 的两个文本框中分别输入记录的起止编号，以确定合并的范围。 ⑧ Word将自动在一个新文档中创建多份邀请函，每份邀请函中除了
创建主文档
主文档指固 定的主要内 容，例如邀 请函的主体 部分。
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① 打开主控文档 “邀请函主文档.docx”。 ② 切换到“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中 单击“选择收件人”按钮，在打开的列表中选择，“使用 现有列表”命令，打开“选取数据源”对话框。
邮件合并的步骤
创建或打开数据源 创建主文档 插入合并域
执行合并
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创建或打开数据源
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要进行邮件合并需要先准备好两个文档，一 个是数据源文档，一个是主文档。
数据源是变化的信息，除了在Word 中新建 数据源之外，还可使用其他程序创建数据源。 如 Excel表格、Access 数据库等。
图 邮件合并“预览结果”操作工具
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⑦ 如果确定合并效果没有问题，那么单击“邮件”选项卡中“完成” 组的“完成并合并”按钮，在列表中选择“打印”命令，直接对 合并文档进行打印。也可以选择“编辑单个文档”命令，打开 “合并到新文档”对话框，对所有记录进行合并，如图所示。