会计档案管理制度(模板)

会计档案管理制度

第一章会计工作交接

第一条会计人员工作调动或者离职，必须将本人所经管的会计工作在调离或者离职前全部交给接管人员。没有办清交接手续的，不得调动或离职。公司撤销时，必须留有

必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制移交决算。未移交前，会计

人员不得离职。

第二条会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，财务部门负责人、会计主管人员或者公司负责人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。

临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的，应当与接替或者代理人员办

理交接手续。

移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经公司负责人批准，可由

移交人员委托他人代办移交，但委托人对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报

表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

第三条会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：

（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；

（二）尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加签经办人员

名字；

（三）整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；

（四）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印

章、现金有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内

容；包括会计软件密码、数据有关资料、实物等。

第四条会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。

（一）一般会计人员交接，由公司财务部门负责人、会计主管人员负责监交。

（二）财务部门负责人、会计主管人员交接，由公司负责人监交，必要时可由股东派人会同监交。

（三）移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收；

1、现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必

须与会计账簿保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。

2、会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，

必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。

3、银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当在查明情况后，编

制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额

要与总账有关账户余额核对相符；必要时，要抽查个别账户的余额，与实物

核对相符，或者与往来公司、个人核对清楚；

4、移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接；第五条财务部门负责人、会计主管人员移交时，还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。

第六条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章。并应在移交清册上注明：公司名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务和姓名、移

交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应当填制一式三

份，交接双方各执一份，存档一份。

第七条移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

第八条接替人员应当认真接管移交的工作，并继续办理移交的未了事项。接替人员应当继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续

性。移交后，如发现原经管的会计业务有违反财务制度和财经纪律等问题，

应立即向监交负责人汇报处理。

第二章会计档案管理

第九条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（二）会计账簿类。总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类。银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清

册，还包括财务证照等。会计电算化系统过程中发生的全部技术资料等

电子数据视同会计档案。

第十条各部门形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，及时整理立卷，装订整齐、美观、成册，年末编制会计档案保管清册。出纳员不得兼管会计

档案。

移交本公司档案管理员保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当由财务部和经办人员共同拆封整理，以

分清责任。

第十一条公司保管的会计档案不得借出。如有特殊需要，由使用部门填写《财务会计档案资料借用申请表》，经本公司负责人和财务部门负责人批准，可以提供

查阅或者复印，并办理登记手续。

查阅或者复印会计档案的人员，严禁在会计档案上肖涂画、拆封和抽换。出借

的各类财务会计档案资料复印件，须注有“使用公司及用途”字样和加盖“再

复印无效”的印章。

借用的会计档案必须严格保管，按规定使用，严禁转借、出租、转让、改变用

途等。

第十二条会计档案的保管。

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为

10

年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案保管期限（最低保管期限）具体规定如下：

1 、会计凭证（原始凭证、记账凭证）30年

2 、会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账）30年

固定资产卡片（固定资产报废清理后保管） 5 年

3 、财务报告

月度、季度和半年度财务报告10年

年度财务报告永久

4、其他会计档案

银行存款余额调节表10年

银行对账单10年

纳税申报表10年

会计档案移交清册30年

会计档案保管清册永久

会计档案销毁清册永久

会计档案鉴定意见书永久（二）保管期满的会计档案，除有特殊规定的情形外，可按照以下程序销毁：

1、由本公司档案管理员会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销

毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编

号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3、销毁会计档案时，应由档案管理员和财务部共同派员监销。

4、监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容清点

核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名，并将

监销情况报告本公司负责人。