沟通协调培训(PPT34张)

联络函
尊敬的客户 （公司名称）： 您好! 我是中山市水之物语生活用品有限公司的屈灵芝。现任为上海、江苏、江 西、浙江、福建、安徽、山东、湖南、湖北等地方区域代表，很荣幸的能够 为您提供服务。感谢您多年以来对水之物语公司的支持与厚爱，我们将会一 如继往为您提供更好的产品，更优质的服务。同时也非常感谢您对我工作的 支持与信赖，有任何问题及需要，我会在第一时间和您取的联系！谢谢！ 祝生意兴隆，生活愉快！ 联系电话: 0760-22620728 13590846007 传 真: 0760-22636839 网 址：www.storyofwater.com QQ : 245268132(水之物语-屈) 贸易通ID: qulingzhi1988 邮 箱: qulingzhi1988.1@163.com 地 址: 中山市东凤镇同乐工业区 邮 编：586223 中山市水之物语生活用品有限公司 屈灵芝 XXXX年X月X日
结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 ① 标题
A.发文机关+事由+文种。如《春风计算机科技有限公司人力资源部关于人事调查的 函》 B.事由+文种。如《关于黎栗同志情况的复函》
② 正文：发文缘由+事项+尾语 A.发文缘由。例文1的发文缘由说明了为什么要查实黎栗同志情况 的原因，例文2则在开头运用了引语，即引述对方函的标题、发文字 号，表示收悉。 B.事项。去函应说明要求主送机关协办的事项，或通报的信息，或 要求解决的问题等;答复函应回复发函机关提出的问题，如不能满足 要求时，应加以解释。 书写事项时，如事项单一，就单独列段;如事项复杂，或要求较多， 就需提行分段，或分条列项书写，如例文1、2的事项部分。 C.尾语。这里一般用礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回 复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等;答复函的尾语常 用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。
② 为了工作便利起见，会议主持人有时需要在 前排的边座就座。 ③ 在主席台的桌子上，于每个座位的左侧放置 姓名台签。 一般离会场入口处远、离会议主席位置近的 座位为上座;反之，为下座。
练习：
炎黄公司新近获得了省里授予的百强企业的 荣誉称号，准备召开庆功表彰会。接待 员高娜按 一般的礼仪规范，以右为尊，她将董事长的位置 安排在前排最右边，副董事长、总经理、副总经 理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表 彰的人员。
高娜的安排有不妥之处吗？
3）导引会见、问候寒暄后入座
门口迎宾，按“以右为尊”的国际礼仪，迎导员走在 宾客的左前方一二步，进行介绍时应由主方的接待员/职 位最高的领导按职务高低原则，先把主方的人员介绍给客 方。 4）切入正题，交谈商洽有关问题，求同存异，达成共识
（3）组织活动 1）签字仪式（准备工作、仪式程序）
敬语：日常使用的“请”字，第二人称中的“您”字，代
词“阁下”、“尊夫 人”、“贵方”等，另外还有一些 常用的词语用法，如初次见面称“久仰”，很 久不见称 “久违”，请人批评称“请教”，请人原谅称“包涵”， 麻烦别人称 “打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解 称“高见”等等。 谦语：称自己为 “愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂” 等 雅语：在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时， 你应该说：“请用茶”。如果还用点心招待，可以用“请 用一些茶点。”假如你先于别人结束用餐， 你应该向其 他人打招呼说：“请大家慢用。” 注：在公众和社交场合，称呼对方的头衔会更得体。 对于官方人士
2）组织参观访问，使宾客更多更具体地了解本部门。 3）安排宴请。
国宴：规格最高，挂国旗、奏国歌
宴会 工作进餐
正式宴会：不挂国旗、不奏国歌
家宴：
便宴：非正式宴会
招待会：酒会、冷餐会
② 宴请席位安排。
（4）为宾客送行 2.中外宾客接待活动礼仪 （1）礼仪的含义 （2）中外宾客接待中的常用礼节 ① 称谓礼
商洽函（复函） A公司( 一般省略）关于B公司代培公关人员的复函 B公司： 贵公司《关于代培公关人员的商洽函》收悉。 为便于培训公关人员的工作顺利开展，现就具体事项答复如下： 一、培训时间：2008年1月1日—2月10日。 二、培训地点：本公司培训大楼。 三、培训方式：脱产式培训。 四、培训内容：公关的理论知识和操作技能。 五、培训费用：2800元/人。 如贵公司对以上信息有不明之处，欢迎来电来函咨询。 联系人： 王明 联系电话: 0760-22620728 13590846007 传 真:0760-22636839 特此函复。 A公司 二00七年十一月二十日
称其职务。对于知识界人士，可以直接称呼其职称。但是，对于学位， 除了博士外，其他学位，就不能作为称谓来用。
② 握手礼 ③ 拥抱礼 ④ 鞠躬礼 ⑤ 名片礼 ⑥ 宴请礼 （3）东西方习俗礼仪差异
二、日常工作公关文书的编写与使用
（一）公函 （1）公函的用途与类型 （写作的主要内 容）P7
Hale Waihona Puke Baidu
联络函： 一、标题。联络函 二、正文。首先，写明发文的原由，即为什么 要制发此函；其次，写明发文的事项和问题是什 么，内容较多的可逐项、逐个、逐点列出予以写 明；最后，写明希望或要求，一般都使用“特此 函告”、“请复函”、等等习惯语作结。 三、落款。即在正文之后的右下角写明制发此 函的机关名称。 四、日期。
布置附属性设备
音响布置（扩音、耳机、同声翻译、麦克风等）
声像布置：立体电视、激光、全息电影、组合 录像、电脑控制的多镜头幻灯等。 其他布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设 施、电源插座等 布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗帜、花 卉、字画等的选择和布置。
2）事先画好座位安排图
①依职务的高低来安排座次：职务最高者居中，然后 按先左后右、由前至后的顺序依次排列。
对等接待 （常用） 低规格接待
递交活动日程安排表 （一般以表格的形式列出）
（2）会见宾客 1）布置好会客场所：
会场的布置要注意整体性的和谐，如 是工作会议，主席台的布置基调应为蓝、 绿色;如是庆典、表彰性的会议，主席台的 基调应为红、粉色。
合理摆放桌椅，注意区别好硬椅、软 椅（沙发、扶手椅、一般软椅），既要开 好会，又要考虑到与会人员身体需要的原 则。
第一章 沟通协调
鉴定重点： 1.熟悉迎接、会见、送别中外宾客的接待 工作程序。 2.掌握接待中外宾客的常用礼仪。 3.能够撰写和使用公函、通知，并能够编 写公关简报。
第一节
接待联络
一、中外宾客接待活动基本程序与礼仪规范 1.中外宾客接待工作的基本程序 （1）迎接宾客 了解来访宾客 确定接待规格
高规格接待