工作分析的概述

第一章工作分析的概述第一节工作分析的基本概念很多管理者在管理工作中常常会被这样一些问题所困扰：♦各个职位的工作职责不清，有的工作没有人去做，有的工作看似很多人都在做，其实如果这项工作出了问题，大家就互相推卸责任，因为并没有明确的规定这项工作到底是谁的责任。

♦组织中一些重要的工作由于没有人负责而被耽搁，造成组织的某些重要职能无法在具体的工作中得以实现；而有些简单的工作，由于很多人在重复地做，工作环节过于繁琐而使得工作效率低下；有的事情由于没有人负责而变成了突发事件，管理人员花费很多事件在处理具体问题。

♦不同职位的权限不清楚，出了事情不知该由谁负责，很多事情无法及时做出决策。

♦对人们的工作结果和表现进行考核时，缺乏绩效的指标和标准。

♦对人员进行招聘和任用时，不知任职者应具备哪些条件，具备什么样素质的人能够胜任工作。

如何解决类似上面的这些问题呢？解决这些问题的方法之一就是运用系统性的方法收集有关工作的各种信息，确定组织中各个职位的工作职责、权限、关键绩效指标、对任职者的基本要求等，这就是工作分析所要做的工作。

一个组织中会有各种各样的职能，例如生产、销售、财务、人事、研发等等，这些职能需要由各个职位上的人来承担，工作分析就是将组织中的各项职能有效地分解到各个职位上。

而在每一个职位上，明确地规定这个职位的目的或使命，规定该职位所承担的各项职责与所需完成的各项任务，并针对其职责和任务规定相应的绩效标准，明确各个职位与组织内外其它单位和个人所发生的关联关系，规定各个职位的权限，确定职位任职者的基本要求。

工作分析是一项对事物进行分解的活动。

分解就是将事物拆分成各个组成部分，同时研究这些组成部分是怎样构成整体的。

因此，工作分析不仅仅关注构成整体的各个组成部分，即各个职位，同时关注各个职位之间的相互关系、各个职位与整个组织的关系、它们在整个组织中的地位和作用以及组织与其中的各项工作之间不断变化的关系。

工作分析能使工作目标、职权范围和工作流程与规范的变化适应组织变革与发展的要求。

在以下几种情况下，组织最需要进行工作分析：♦当新的组织建立时，需要分解和确定各项工作内容和条件时♦当组织发展变化而使工作内容发生变化或产生新的工作内容时♦当由于制度发生重要变革或由于新技术、新方法、新工艺的应用而使工作的性质发生变化时因此，工作分析是组织中的一项重要管理活动。

工作分析收集、分析和整理与工作有关的各种信息，为组织管理和变革以及人力资源管理提供支持和依据。

第二节工作分析中常用的几个术语在工作分析中，常常会使用到一些术语，这些术语的含义经常被人们所混淆，因此在这里有必要澄清一下，这样有利于大家在后面用同样的含义来理解问题。

1.工作要素工作要素是指工作中不能继续再分解的最小动作单位。

例如，酒店里负责接待客人的服务员在客人刚刚来到酒店时要帮助客人运送行李，运送行李的这项工作任务中就包含有将行李搬运到行李推车上、推动行李推车、打开客房的行李架、将行李搬运到行李架上四个工作要素。

2.任务任务是指工作中为了达到某种目的而进行的一系列活动。

任务可以由一个或多个工作要素组成。

例如，生产线上的工人给瓶子贴标签这一任务就只有一个工作要素；上面提到的运送行李的工作任务中就包含有四个工作要素。

3.责任责任是指任职者为实现一定的组织职能或完成工作使命而进行的一个或一系列工作任务。

例如，营销部的经理要实现新产品推广的责任就需要完成一系列工作任务，包括制定新产品推广的策略、组织新产品推广活动和培训新产品推广人员等。

4.职位职位也叫岗位，在组织中完成一项或多项责任的组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位。

一般来说，有多少个职位就有多少个任职者。

例如，总经理、秘书、出纳、招聘主管、营销总监等。

应该注意的是，职位是以“事情”为中心确定的，强调的是人所担任的岗位，而不是担任这个岗位的人。

例如李强是某公司中的生产部经理，当我们在对生产部经理这个职位进行工作分析时，我们所指的生产部经理是一个岗位的概念，而不是具体的李强这个人。

5.职务职务是由组织中主要责任相似的一组职位组成的。

在组织规模大小不同的组织中，根据不同的工作性质，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。

例如营销人员的职务中可能有从各种不同营销工作的人，但他们的主要工作责任是相似的，因此可以归于同样的职务中。

6.职业职业是一个更为广泛的概念。

它是指在不同的组织中从事相似活动的一系列职务。

职业的概念有着较大的时间跨度，处在不同时期，从事相似工作活动的人都可以被认为是同样的职业。

例如教师、工程师、工人、司机等等都属于职业。

第三节工作分析所收集的信息有人将工作分析所要回答的问题归纳为6W1H，6W即做什么（What）、为什么（Why）、用谁（Who）、何时（When）、在哪里（Where）、为谁（for Whom）和如何做（How）。

这6W1H基本上概括了工作分析所有收集的信息的内容。

1.做什么（What）：是指所从事的工作活动。

主要包括：––––任职者所要完成的工作活动是什么？––––任职者的这些活动要产生什么样的结果或产品？––––任职者的工作结果要达到什么样的标准？2.为什么（Why）：表示任职者的工作的目的，也就是这项工作在整个组织中的作用。

主要包括：––––做这项工作的目的是什么？––––这项工作与组织中的其它工作有什么联系？对其它工作有什么影响？3.用谁（Who）：是指对从事某项工作的人的要求。

主要包括：––––从事这项工作的人应具备怎样的身体素质？––––从事这项工作的人必须具备哪些知识和技能？––––从事这项工作的人至少应接受过哪些教育和培训？––––从事这项工作的人至少应具备怎样的经验？––––从事这项工作的人在个性特征上应具备哪些特点？––––从事这项工作的人在其它方面应具备什么样的条件？4.何时（When）：表示在什么时间从事各项工作活动。

主要包括：––––哪些工作活动是有固定时间的？在什么时候做？––––哪些工作活动是每天必做的？––––哪些工作活动有每周必做的？––––哪些工作活动是每月必做的？5.在哪里（Where）：表示从事工作活动的环境。

主要包括：––––工作的物理环境，包括地点（室内与户外）、温度、光线、噪音、安全条件等。

––––工作的社会环境，包括工作所处的文化环境（例如跨文化的环境）、工作群体中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、环境的稳定性等。

6.为谁（for Whom）：是指在工作中与哪些人发生关系，发生什么样的关系。

主要包括：––––工作要向谁请示和汇报？––––向谁提供信息或工作结果？––––可以指挥和监控何人？7.如何做（How）：是指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果。

主要包括：––––从事工作活动的一般程序是怎样的？––––工作中要使用哪些工具？操纵什么机器设备？––––工作中所涉及到的文件或记录有哪些？––––工作中应重点控制的环节有什么？第四节工作分析所输出的结果通过对所收集来的信息进行整理和分析，工作分析所输出的结果就是各个职位的工作说明书。

工作说明书基本上可以包括两大部分：工作(职务)描述和职位要求。

工作描述主要表达的是任职者实际从事的工作活动和责任、这些工作活动的流程、应达到的绩效标准、与组织内外的关联等关于工作本身特性的信息；职位要求则是根据工作描述所提出的对职位任职者的基本要求，例如任职者应具备的知识、能力、教育培训等，以及其它方面的要求等。

概括地说，工作分析所提供的结果信息大体包括以下方面：1.职位名称是指组织对承担特定的工作职责从事特定的一系列工作任务的职位所规定的名称。

例如，人力资源部经理、总帐会计、设备工程师、项目经理等等。

在同一个组织中，不同的职位名称之间应具有一致性，即它们应该按照同样的体系来命名。

例如，若规定部门一级的主管人员称为部门经理，部门上一级为办公室，其主管人员称为主任，那么在这个组织中都应该符合这样的规律，不能够在部门下面再设主任。

2.职位在组织中所处的位置是指职位处于组织结构中的哪个部门，接受哪个职位的领导和监督，可以领导和监督哪些职位。

例如，营销部经理在组织结构中是处于营销部，接受营销总监的领导与监督，对销售代表职位进行领导和监督。

3.工作的目的或职位的使命概括职位在组织中所要完成的职责及对组织所起的作用。

例如，营销总监职位的目的或使命是为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，制定营销策略和营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。

4.工作职责与任务是指一个职位所承担的职责以及为实现这些职责所要求完成的任务。

例如，招聘主管的工作负责人员的招聘，使用人部门能及时用到合适的人员。

为了实现这样的职责，招聘主管所要完成的工作任务就是制定招聘计划、找到候选人的来源、对可能的候选人进行识别、向用人部门推荐合适的候选人、办理人员试用的手续等等。

5.各项职责和任务所占的比重假设在所有的职责和任务上花费的时间总和为百分之百，各项职责和任务所占时间的百分比。

例如，对某个营销主管的职位来说，制定促销活动计划的职责所占的比重为30%，对营销人员进行培训的职责所占的比重为25%，与分销商和客户进行联络沟通的职责所占的比重为40%，撰写报告所占的比重为5%。

6.原材料、机器和设备指在该职位上的任职者在工作中所使用的原材料、操作的机器和设备。

7.衡量绩效的标准是指针对各项职责和任务，从哪些方面来衡量这些职责和任务完成的情况。

绩效的标准一般可以从以下五个方面来进行衡量：♦数量♦质量♦时效性♦成本或费用♦他人的反应例如，对招聘主管这个职位来说，招聘工作的数量标准就是各部门对所需人员的数量的要求，质量标准就是指招聘来的人员符合规定的任职者要求，时效性是指能及时满足用人单位的用人需求，成本或费用是指平均招聘一个合格的候选人所花费的成本，他人的反应可以是在推荐的候选人试用期间内其主管人员对其的评价。

8.权限是指在某个职位上的任职者所拥有的权力范围，即他可以对什么样的事情做出决定。

例如，有权决定产品的促销方式，有权决定人员的招聘方式等等。

9.与组织内外其它部门和人员的关联关系指该职位主要与组织内部哪些部门和个人发生关系，与组织外部哪些部门和个人发生联系。

例如，一个外企招聘主管需要同当地的外企服务总公司、政府的人事部门、人才中介机构等发生关系。

10.职位的晋升与替代是指该职位的任职者可以晋升为什么职位，当任职者临时不能在本职位上工作时，可以暂时性地由什么职位进行替代。

例如，招聘专员可以晋升为招聘主管，可以由其他的人事专员替代。

11.任职者的基本要求是指从事该职位的任职者应具备的知识、技能，接受的教育、培训和工作经验等。

例如，某网络公司的系统管理员要求具有本科以上的计算机或相关专业学历，至少2年的相关工作经验，精通Unix系统的操作、管理与维护，精通Netscape、Webserver的配制与调试，了解至少一种大型数据库的操作。