资产采购管理制度-2.26

密级：部门内部文件

编号：行政-标准规范类2014【0001】资产采购管理制度1.0

行政

2014年2月26日

一、总则

1、为对公司固定资产的购置进行有效管理，降低购置成本，特制定本制度。

2、本制度适用于固定资产采购及办公物品采购。

3、编制固定资产采购计划与预算。

二、办公用品采购及管理

1、综合部根据办公室人员编制及办公用品使用情况，编制办公用品年度预算费用。

2、办公用品年度预算提交财务及高层审核，财务经理及董事长签字确认后，方可执行。

3、综合部行政专员根据每月办公费用于每月5日、20日定期采购日常办公用品。

4、因岗位及职能不同，需采购特殊办公用品人员，可单独提交《办公用品采购申请表》（附表一），交部门负责人、综合部审批，董事长签字后方可由行政专员采购。总金额不超过200元的低值易耗品及日常办公用品无需填写采购单。总金额大于等于200元易耗品，需填写《办公用品采购申请表》。

5、每月8日行政专员及前台对办公用品进行盘点及统计分析，如遇假日，则提前或推迟1日，及时了解办公用品进出情况。

6、办公用品领用时间为每周一、四下午3点—5点，领用者需在办公用品领用登记表上签字确认。

7、领用耐用办公品时，需以旧换新。

三、固定资产采购

（一）、固定资产购置申请流程

1、计划汇总：固定资产使用部门根据实际需要，编制本部门的固定资产年度采购计划，填制《固定资产新增计划表》（附表二）以及部门的《固定资产购置预算表》（附表三）。在经由部门负责人审核批准后，报综合部汇总。

2、审核：综合部行政专员对各部门上报的《固定资产新增计划表》和《固定资产购置预算表》进行审核汇总，并交综合部经理审核签字。

综合部审核内容包括以下几个方面。

（1）购置的原因。

（2）拟购入时间。

（3）拟购入数量。

（4）对于是由于现有固定资产折旧年限已到需新增的，应审核其相应的购入时间和实际折旧年限。

3、批准备案：综合部将签字确认后的《固定资产购置预算表》报财务部、高层批准备案。

4、财务部审阅并核对下一年度的固定资产采购计划，由财务经理签字确认后，上交董事长审批，形成正式的下一年度《固定资产购置预算表》和《固定资产新增计划表》，并在财务部和综合部归档保存。

5、各部门根据正式的固定资产购置计划进行固定资产购置申请。

6、根据年度固定资产新增计划以及实际的使用需要，各部门详细填列《固定资产采购申请表》（附表四），提出固定资产购置申请，申请表填制内容主要包括：固定资产名称、规格、型号、预算金额、主要制造厂商以及购置原因等。

◇原则上提交《固定资产采购申请表》为每月8日。

7、《固定资产采购申请表》由各部门购置申请人，报部门经理审核签字，综合部经理签字，董事长签字方可采购。若属计划外采购，还需填写计划外固定资产购置说明，对计划外购置的原因进行详细说明。

◇采购金额小于等于1000元，部门经理签字，综合部经理签字即可，采购金额大于1000元，部门经理签字，综合部经理签字，董事长签字才可采购。

（二）、固定资产采购流程

◇采购员在采购物品时，应按相关要求选择所需物品。

1.核价

固定资产购置应坚持多方询价（不少于三方）的原则，保证资产购置价格的合理性，争取采购物料质优价廉。

供应商的选择：

采购人员在进行供货商的选择时，应着重考虑供货商的资质、能力、信誉以及质量保证体系；同时根据价格、品质、交货期、付款条件、厂商信誉以及历史使用情况等选择出最优者。

2.借支

采购员凭审批手续完整的《固定资产采购申请表》到财务部按照《财务制度》中的相关规定借支物品采购定金的现金或支票。

3. 签订订购合同

在确定供货商或者承包商后，由采购人员或有关负责人在授权的范围内与之签订合同。合同应该明确规定购置固定资产的型号、性能、价格、质量要求、交货期限、结算方式等，或者土建工程的结构、面积、工期、造价、质量标准等。

◇注：单批购置固定资产金额达到10万元以上采用公开招标采购，招标文件和成交合同交财务部备案。对不宜招投标的，应当进行市场调查和多渠道询价，然后确定供货商。

（三）、固定资产验收

◇采购员及行政专员应将采购回来的物品按照《资产采购管理制度》的相关规定及时办理验收入库手续。综合部行政专员根据固定资产申请受理时间，对采购申请单及采购的资产进行统一编号。

1、采购员根据资产到货的时间，及时通知综合部及使用部门一起对购置的设备等固定资产进行验收，并在验收单上签字确认，办理资产入库手续。

2、对采购物品的验证采用抽样的方法，采购物品数量（单个）少于10个的，抽样100%验证；对采购物品多于10个且少于100个的，抽样10%验证；对采购物品100个以上的，抽样2-5%验证。

3、对所采购的物品应具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证。

4、对验证物品的规格、数量等须与《固定资产采购申请表》上的相符，上下浮动不超过2%。

5、综合部应对常用物品的产品说明书、产品使用说明等资料妥善保存，待备查。

6、验收标准

◇外包装平整光滑，无擦伤、破损，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或扭曲变形；

◇在包装上标明生产日期和有效期的，注意核对日期是否过期；

◇验证物品质地、颜色、规格、尺寸是否符合购买要求；

◇对受力部分应用手或其它方法做加力实验；

◇检查附属件是否齐全。

（四）、固定资产移交

1、固定资产验收合格后，由综合部移交申请使用部门投入使用。

2、综合部开具一式三联的入库单，经综合部门签字后，一联由综合部留存，一联由采购人员报销时提交财务部门作为采购资产登记原始凭证。

3、综合部开具一式三联的出库单，经综合部门和使用部门双方签字后，一联由综合部留存，一联交由使用部门存留。

（五）、结算

财务部门审查验收合格文件、报销单/汇款申请单、供货或承包合同、账单、发票，审查无误后，由会计审核，交财务经理签字确认、董事长签字确认，即由出纳向供货商/承包商支付尾款/货款。

（六）、固定资产安装

购置的固定资产如需安装，使用部门领取固定资产时，在出库单上注明“需安装”字样，注明安装时间，由综合部联系专业安装人员安装。

（七）、固定资产管理

每季度第一个月15号对固定资产进行清点与盘算，由财务人员及综合部人员共同参与，对于破损物品应及时修理，保证资产正常使用。

对损坏程度较大导致无法再使用的资产，应查明原因，及时处理。属个人原因损坏的，应要求个人按照折旧价格赔偿；属正常折旧损坏的，公司按照以旧换