会议流程表

会议工作流程

正常班8:30—17:00（提前十分钟到岗）

1、查看早班值日表，是否有自己负责的楼层领导有需要补充东西的情况并及时补充。

2、查看会议系统对照会单看是否有新加的会，并记录好。

3、各楼层负责人查看会单是否有茶水会，如有及时联系订会人询问具体情况，是否有老总参加，上几杯茶水，是否摆放桌签，如有贵宾是否需要打欢迎词和使用专梯。（这项工作尽量在前一天下午准备就绪，以防第二天时间太紧迫）。

4、查看完会单到各自负责的楼层检查会议室是否开提前开门，并进行会前十检查，如有状况及时处理。普通三级会议等开会的人员来到再离去，如过了开会时间没有人来，及时打电话给订会人员询问会议是否照常进行还是已经取消。

5、如有需要专梯的会议，提前一小时检查专梯使用情况是否有异常，电视是否正常播放，如有异常及时打报修电话8114联系工程人员维修，以确保会前可正常使用。

6、一级会议如有外来领导参会的与办公室沟通是否需要开一层大堂旋转门和欢迎词，如需要开旋转门及时告知安保部谢经理至少提前一小时把旋转门打开，如有欢迎词把内容发给前台，待前台打好欢迎词与郎娜沟通让她进行核对是否有误。

7、重要会议如需停广播、调试室内温度，提前半天把任务活动单填好，一式两份，一份交给招商局物业前台，一份留存。

8、查看会议室的纸笔，茶叶的使用情况并及时补充。

9、重要一级会议如：党组会、月度例会、贵宾室，需门口站立服务不得离开，以防突发情况可及时处理。

10、时常刷新会议系统，以便了解是否有新加会议的情况。

11、午饭前对有会的会议室进行检查，普通会议如有未散的情况可以等饭后再进行检查，重要会议需有人留守替换吃饭。

12、下午4:20之后当周的值日生负责抄第二天的会议使用情况，并打印出来在每个会议上写上哪个部门的会议，是否有领导参加交给办公室郎娜。

13、各楼层负责人要提前查看第二天是否有重要会议，并提前准备好。

14、4:40之后检查楼层会议室使用情况，会散及时恢复。如普通会议有未散情况，把未散的会议室发在工作群里让早班人员进行检查。如重要会议有未散情况及时告知经理或主管安排人员加班。

15、开会人员如有落下东西及时联系订会人，并做好登记。

16、当周值日生下班前打扫并整理办公室卫生。

晚班9:30—18:00（提前十分钟到岗）

1、提前十分钟到前台。

2、与前台负责人进行工作交接，把未领走的身份证与门禁卡进行核对。

3、做好来访客人的登记。

4、下班之前把未领走身份证的人信息抄在晚班交接本上与安保进行交接。

周工作

1、每周三员工出话题或讲故事，让大家进行讨论和交流。

2、每周四、周五针对各个会议室的用水量进行补充，在登记表上进行登记。

3、对咖啡、矿泉水、桶装水、茶叶的使用情况进行盘点，如快使用完及时联系厂家补货。

月工作

1、对会议室物品进行清洗、消毒。

2、对会议室物品进行盘点，检查消耗物品进行补充登记。

3、对会议室使用情况进行数据进行统计并归档。

年工作

1、提前做好年终会的服务保障工作。

2、针对会议的全年工作进行总结。

3、制定下一年的工作计划。

4、所有纸质信息登陆进行整理并归档。