公司采购流程管理制度制定方法

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公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程一、制度概述二、采购管理制度的重要性1.规范采购活动:制定采购管理制度可以统一采购流程和标准,明确各部门的职责和权限,确保采购活动的规范性和合规性。

2.提高效率和减少成本:优化采购流程,实现采购的集中化、标准化,可以提高采购效率,减少采购成本,并确保采购的及时性和准确性。

3.保护公司利益:制定明确的采购程序和规范的供应商评价机制,可以避免采购过程中的腐败和违规行为,保护公司的利益,维护公司的声誉。

三、采购管理流程1.采购需求确认:各部门提交采购需求单,并经过审核和评估,确定采购的实际需求。

2.供应商筛选:公司采购部门根据采购需求的特点和要求,进行供应商的初步筛选和评估,选择一定数量的潜在供应商。

3.竞争性谈判:采购部门通过招标、竞争性谈判等方式,与潜在供应商进行沟通和商务谈判,确定最终的合作供应商。

4.签订合同:在确定供应商后,采购部门与供应商签订正式合同,明确采购的具体内容、数量、价格、交付时间等关键条款。

5.供应商管理:与供应商建立长期合作关系,并进行供应商的绩效评估,对供应商的信用、质量和交货时间进行监控和管理。

6.采购支付:根据合同约定,按照合同支付条款和支付计划,及时支付供应商的货款。

7.采购记录和分析:采购部门需要做好采购记录和数据分析,包括采购金额、供应商评分、采购周期等指标分析,并及时报告给相关管理人员。

四、采购管理制度的实施1.工作流程和标准化:制定详细的采购工作流程,明确各个环节的操作和标准,确保采购流程的规范性。

2.内部控制机制:制定采购授权和审批制度,明确采购决策的权限和责任,避免单一人员的滥权和腐败行为。

3.供应商评价机制:建立供应商评价的指标体系和评估方法,监控供应商的业绩和信誉,及时调整和改进供应链。

4.信息系统支持:建立采购管理信息系统,包括采购计划、采购清单、合同管理、供应商管理等模块,提高采购流程的自动化和信息化水平。

5.培训与宣传:定期组织采购管理相关的培训和知识分享,提高员工的专业素质和法律意识,宣传采购管理制度的重要性和落地情况。

公司采购部管理制度与工作流程

公司采购部管理制度与工作流程

公司采购部管理制度与工作流程公司采购部是一个组织和协调企业采购活动的部门,负责采购物资、设备和服务,以满足公司的运营和项目需求。

为了确保采购活动顺利进行,公司需要制定一套完善的采购部管理制度与工作流程。

下面是一份关于公司采购部管理制度与工作流程的详细说明,长度超过1200字。

一、采购部管理制度1.组织架构:采购部的组织架构应明确,包括部门职责、人员编制、岗位设定以及职责划分等内容,确保部门的工作能够有序进行。

2.管理制度:制定公司采购部的管理制度,包括工作纪律、责任制度、绩效考核、资产管理等内容,明确部门成员的权责。

3.采购流程:明确采购的全过程,包括需求确认、供应商选择、合同签订、验收、结算等环节,确保采购活动的透明度和合规性。

4.采购预算:制定科学合理的采购预算方案,确保采购活动的投入与产出的平衡,避免浪费和资金占用过多。

5.采购合同管理:设立采购合同管理制度,规范合同的签订、履约、变更和解除等流程,确保公司权益的保护和风险的控制。

6.供应商管理:建立供应商管理制度,包括供应商的甄选、评估、合作和退出等内容,确保与供应商的合作稳定和良好。

7.信息化建设:推动采购部的信息化建设,通过采购管理系统、电子招投标平台等工具提高采购的效能和准确性。

8.知识共享:建立和完善采购知识的共享机制,促进知识的沉淀和传承,提高采购部门的整体水平。

二、采购部工作流程1.需求确认:部门向采购部提出所需物资、设备或服务的需求,包括数量、规格、质量标准等要求,并提供相应的技术参数和资料。

2.供应商选择:采购部根据需求向市场进行供应商的调研和评估,选择符合要求的供应商,并邀请其参与投标或报价。

3.投标评审:采购部组织投标或报价的评审,对供应商的技术能力、价格、交货期等进行综合评估,最终确定中标供应商。

4.合同签订:采购部与中标供应商进行合同洽谈,明确双方的权益和义务,达成共识后签订合同,并进行备案。

5.供货跟踪:采购部进行供货跟踪,确保供应商按合同约定的要求和期限供货,并及时协调解决供货中的问题。

公司采购部管理制度范本(精选16篇)

公司采购部管理制度范本(精选16篇)

公司采购部管理制度范本(精选16篇)公司采购部管理制度范本大全(精选16篇)为加强企业采购计划管理,规范采购工作,需要制定并实施相应的采购管理制度,下面是小编整理的关于公司采购部管理制度的内容,欢迎阅读借鉴!公司采购部管理制度范本篇1为了更好地发挥仓库对商品的调配功能,规范公司仓库的商品管理程序,促进本公司仓库的各项工作科学、安全、高效、有序、合理地运作,特制定本管理制度。

一、建帐所有商品应按每一品种规格设置商品明细账,所有商品的品名规格、数量、单价、金额、批号、有效期及存放区域均应在明细分类账上作详细的记录。

财务部门与仓库所建账簿及顺序编号必须互相统一,相互一致。

合格品、逾期失效品、报废品、试用品等应分别建账反映。

二、入库商品进库时,仓库管理员必须凭订货单、送货单办理入库手续,根据实物填写入库单,入库单应详细登记品名规格、单位、数量、单价、金额、批号、有效期、经手人,并根据入库单登记材料明细账和存货卡。

入库单一式三份,仓库一份、供应部门二份(一份存根、一份在财务结算时与发票一同交财务)。

三、出库根据开具的各卖场送货单发放商品,出库单应登记编码、品名规格、数量、单价、金额、批号、有效期、单位盖章及送货人、收货单位及经手人、库管,根据送货单逐日逐笔登记商品明细账。

送货人应在当日内把卖场签收的回单交给财务,若有特殊情况可在第2天交回,若未按时交回,应追究相关人员责任。

出库单一式四份,仓库一份,卖场二份(一份卖场存根、一份结账时与财务核对),一份交财务。

四、必须严格仓库管理规程进行日常操作。

仓库保管员对当日发生的业务必须及时登记入账,做到日清日结,确保商品进出及结存数据的正确无误。

每日工作结束,应将当日发生的入库单、领料单交财务部门。

五、原则上按先进先出法发放商品。

六、盘存每月中旬定期盘点(总库和卖场)。

盘点包括存货数量和质量的检查。

库存商品清查盘点中发现问题和差错,应及时查明原因,并进行相应处理。

如属短缺及存在质量上的问题需处理的,应及时的用书面的形式向有关部门汇报,必须按审批程序经领导审核批准后才可处理,否则一律不准自行调整。

公司采购流程的管理制度11篇

公司采购流程的管理制度11篇

公司采购流程的管理制度11篇公司采购流程的管理制度1分公司物资的采购,执行先申请后执行的原则,物资需求部门应事先填写采购申请单,报送公司分管部门审批后,转交采购部门采购。

一、商品采购1、各营业终端根据销售、库存情况填写采购申请单,报送分公司领导审批,超过一定金额的采购送总公司总裁审批;2、采购部门根据审批后的采购申请单整理、汇总后采购;3、采购部门联系供应商,进行询价、洽谈、签订采购合同,上报审批,最后下单采购;4、采购商品送到营业终端后,各营业终端仓管员应及时根据供应商的随货同行单和分公司的发货单验收商品,并签字。

直营店仓管员再根据随货同行单、分公司发货单、验收情况登记库存商品进销存表,而后将签字后的分公司发货单每周整理一次寄给采购部,加盟店将签字确认后的分公司发货单传真给采购部。

采购部再根据直营店或加盟店签收的情况在供应商的送货单上签收,复印一份留存,一份传真给供应商,而后将原件转给财务入账;5、各营业终端若发现质量问题或供应商随货同行单、分公司发货单与实际商品不相符的,应及时通知采购部门,得到处理意见后办理入库;6、采购部门根据采购合同,填写付款申请单,报部门主管审核后,转给财务审核,然后报送给有审批权限的公司领导审批;7、采购部门负责取得供应商发票,并转交给财务。

二、其他物资采购1、分公司购置固定资产(单价在20某某以上或it设备单价在1000元以上)的采购申请单,应上报总公司领导审批方可采购。

固定资产采购之后,分公司行政人员应验收、登记,收取保修卡等相关资料,并督促相关人员填写设备验收和领用单,附在报销或付款申请单后。

固定资产领用人发生变更的,行政部门应负责监督固定资产移交,并填写移交单,报送一份给财务部备案;2、其他零星的'采购均需填写采购申请单,报送审批后方可采购;3、所有的采购均要有相关人员的验收,并注明收到商品的名称、规格、数量、质量、日期等信息,并签名;4、采购人员根据手续完整的单据,填写费用报销单或付款申请单,办理报销或付款手续。

公司采购管理制度及采购流程

公司采购管理制度及采购流程

公司采购管理制度及采购流程公司采购管理制度及采购流程(精选篇1)一、总则为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、采购部人员职责及管理制度1. 热爱本职工作,勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。

2. 廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。

3. 负责公司生产所需材料的采购工作。

4. 负责供应商的开发、管理及维护工作。

5. 坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6. 大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。

7. 积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。

8. 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

9. 做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。

10. 完成领导交办的其他工作。

三、采购工作流程采购部作为一个职能部门,在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任,采购工作的好坏,直接影响了工程的质量、工期、成本。

建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,较低成本最有效的方法。

在项目实施的过程中,采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作,每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率,减少工作失误,为项目的顺利实施做出各自的贡献。

1. 在项目的初始运作阶段,采购部根据项目部、投标部的具体要求,配合进行投标的材料报价,以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2. 项目正式运作后,采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。

生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求,对采购部下达《材料申购单》(附表 1 )此单由申请人填写,生产或者项目负责人签字后生效,一试三份,一份申请人留存,一份发往采购部,一份发往工厂或者生产基地。

3. 采购部接到《材料申购单》后,根据所需材料的规格,质量要求,数量,生产地址等实际情况,向公司已经确定的合格供应商中的 3 家— 5 家发出《材料询价单》(附表 2 )。

公司采购制度管理制度及流程

公司采购制度管理制度及流程

公司采购制度管理制度及流程公司采购制度是企业运营中非常重要的一环,它的规范性和高效性直接关系到企业的发展和利益。

本文将重点探讨公司采购制度的管理制度及流程,以帮助企业建立健全的采购管理体系。

一、制度的建立与修订公司采购制度应该由企业的高层领导制定,以确保制度的权威性和有效性。

以下是一个建立和修订公司采购制度的基本步骤:1. 制度的目标和目的:明确制度的目标和目的,例如提高采购效率、降低采购成本等。

2. 制度草案的编写:根据目标和目的,制定草案并征求相关部门的意见和建议。

3. 内部审查和讨论:将草案分发给相关部门,征求他们的反馈和意见,确认草案的可行性和实施效果。

4. 高层领导审批:将草案提交给高层领导审批,并获得他们的认可和支持。

5. 制度的发布和培训:将制度正式发布,并组织相关培训活动,确保员工了解和遵守新的采购制度。

6. 定期修订和更新:公司采购制度需要根据实际情况进行定期修订和更新,以适应企业发展的需求。

二、采购流程的管理为了保证采购流程的规范和高效,公司采购制度需要明确采购流程的各个环节和操作要求。

下面是一个常见的采购流程的管理步骤:1. 采购需求的提出:各部门根据业务需要,提出采购需求,并填写采购申请表。

2. 内部审批流程:采购申请表需要经过内部审批流程,包括部门经理和财务部门的审批。

3. 供应商选择:根据采购需求和公司采购政策,选择合适的供应商,并进行询价和比较。

4. 报价和谈判:与供应商进行报价和谈判,以获取最优惠的采购条件和价格。

5. 合同签订:在谈判达成一致后,与供应商签订正式采购合同,并确保合同的合法性和有效性。

6. 采购执行和验收:监督采购执行过程,确保按照合同要求履行,采购物品满足质量和数量要求。

7. 付款和结算:按照合同约定的付款方式和时间,及时支付供应商的采购款项,并进行结算。

8. 供应商评估和管理:定期对供应商进行评估,并根据评估结果采取相应的管理措施。

三、采购制度的监督与改进为了确保采购制度的执行效果和一贯性,需要进行监督和改进。

公司采购流程管理制度采购管理制度

公司采购流程管理制度采购管理制度

公司采购流程管理制度采购管理制度公司采购流程管理制度是指企业为规范和管理采购活动,确保采购过程的合规性、透明性和高效性而制定的一系列规定和流程。

采购管理制度是在采购流程管理制度基础上,进一步明确各个环节的职责和权限,确保采购工作的顺利进行。

本文将从采购流程管理、采购管理制度的制定和执行等方面,详细探讨公司采购流程管理制度和采购管理制度的内容和重要性。

一、采购流程管理制度1.采购流程管理的基本原则(1)合规性原则:采购活动必须遵守相关国家法律法规和公司内部规章制度。

(2)公开透明原则:采购活动必须公开、透明,确保供应商平等参与竞争。

(3)公正公平原则:采购活动必须公正、公平,保证供应商的合法权益。

(4)高效性原则:采购活动必须高效、快捷,提高采购效率和质量。

2.采购管理流程(1)需求确认:部门提出采购需求,经过审批确认后,转至采购部门。

(2)招标及供应商选择:采购部门根据采购需求进行供应商调研、招标并选择最适宜的供应商。

(3)合同签订:采购部门与供应商洽谈合同条款并签订正式合同。

(4)采购执行:采购部门负责实施采购计划,并负责验收采购物资或服务的质量和数量。

(5)采购评价:对采购过程和供应商的绩效进行评价,以便优化采购流程。

3.采购流程管理规定(1)采购计划制定和审批规定:规定采购计划的制定程序、审批权限和流程。

(2)供应商准入规定:规定对供应商的准入标准、审查程序和评估标准。

(3)招标文件编制规定:规定招标文件的编制内容、格式和审批流程。

(4)合同管理规定:规定合同管理的程序和要求,包括合同的签订、履行和变更等。

二、采购管理制度的制定和执行1.制定采购管理制度的目的(1)确保采购活动合法合规。

(2)提高采购工作的效率和质量。

(3)规范供应商的行为,保证企业利益。

(4)降低采购成本,优化采购资源配置。

2.采购管理制度的内容(1)采购流程与管理制度:明确采购活动的流程和各个环节的职责和权限。

(2)供应商管理制度:规定供应商的准入标准、分类及评估流程。

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程公司采购管理制度及流程一、制度概述公司采购管理制度的目的是规范和优化公司的采购流程,确保公司采购活动的合法性、透明性和效率。

本制度适用于公司所有采购活动。

二、采购管理指导原则1. 公平公正:采购过程中,应公开、公平、公正地对待所有供应商,遵循阳光采购原则,建立公正的竞争环境。

2. 风险管理:在采购过程中,应进行风险评估,并制定相应的风险控制措施。

3. 费用控制:采购活动应严格控制费用,确保采购物品的价格合理,提高采购效益。

4. 合作共赢:与供应商建立长期合作关系,寻求共同发展,推动供应链优化。

三、采购流程1. 采购需求确认:各部门根据业务需要确定采购需求,并填写采购申请。

2. 供应商筛选:采购部门根据采购需求,进行供应商的筛选和评估,选出一至三家供应商。

3. 询价和议价:采购部门与选定的供应商进行询价和议价,确保价格合理。

4. 采购评审:采购部门组织内部评审会议,对不同供应商的报价、商业条款等进行评审。

5. 合同签订:选定供应商后,采购部门与供应商签订采购合同,明确采购物品的规格、数量和价格等。

6. 采购执行:供应商按合同要求提供采购物品,采购部门负责验收和入库等工作。

7. 付款结算:财务部门结合验收情况,按照合同约定进行付款结算。

8. 供应商绩效评估:采购部门根据供应商的交货质量、交货时间、服务质量等方面进行绩效评估。

9. 采购记录管理:采购部门负责归档和管理采购合同、采购申请等相关文件,确保采购记录的完整性和可查性。

四、制度执行与监督1. 制度执行:各部门负责人和员工应严格按照制度要求执行采购流程,确保采购活动的规范性。

2. 监督与检查:公司内设独立的采购监督与检查部门,负责对公司的采购活动进行监督和检查,发现问题及时处置。

3. 惩罚措施:对违反采购管理制度的员工,采取相应的惩罚措施,包括扣减绩效考核分数、停职等。

五、制度修订与培训1. 制度修订:公司采购管理制度需要定期进行修订,根据实际情况和公司发展变化进行相应的优化和调整。

公司采购流程及管理制度

公司采购流程及管理制度

公司采购流程及管理制度一、引言在现代企业管理中,采购是一个关键的环节,对于企业的生产经营活动起着至关重要的作用。

合理的采购流程和管理制度能够提高采购效率,降低采购成本,并保障采购品质,推动企业的可持续发展。

本文将针对公司采购流程和管理制度进行探讨,旨在提供一种适用于大部分企业的采购管理模式。

二、采购流程1.需求确认企业部门根据业务需要提出采购需求,并填写采购需求申请单。

采购需求申请单需明确产品名称、规格、数量、质量要求等相关信息,并由部门负责人审批。

2.供应商筛选采购部门根据采购需求申请单,从已有供应商数据库中筛选符合要求的供应商,并将供应商名单以及产品要求发送给相关部门进行评审。

3.评审与选择评审小组根据供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等指标,对供应商进行评估,并综合考虑各方意见,最终确定供应商。

4.询价和谈判根据所需的采购金额和供应商的要求,采购部门进行谈判,并索取报价单。

同时,也可以根据需要对多个供应商进行比价和谈判。

5.签订合同采购部门根据谈判结果和公司法务部门的意见,起草采购合同,并与供应商进行合同谈判和签订。

6.供应商管理采购部门在合同签订后,与供应商建立健全的供应商管理制度。

通过供应商的定期评估、考核、奖惩等方式,确保供应商的质量和服务水平。

7.采购执行与验收采购部门根据合同约定,监督并跟踪供应商的供货计划,保证按时交付。

同时,采购部门需要对到货物品进行验收,确保满足质量标准。

8.付款与结算财务部门根据验收结果,结算采购款项,并按合同约定进行支付。

三、采购管理制度1.采购授权制度明确公司内各级部门的采购权限,并规定采购额度,避免采购行为超越权限。

2.采购合同管理制度明确采购合同的签订流程,规定合同条款,包括价格、质量、交货期等关键内容,以确保合同的有效性和权益的保护。

3.供应商评价制度建立供应商评价制度,定期对供应商进行评估,包括供货质量、价格、交货期、售后服务等指标,为采购部门提供参考。

采购制度及流程(3篇)

采购制度及流程(3篇)

采购制度及流程一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。

二、适用范围适用于本公司所有采购的物料及耗材品。

三、基本原则采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。

四、工作程序(一)采购基本事项____日常采购(包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品)采用现需现采购的原则,一般由总务后勤人员负责采购,也可由需方直接采购。

2.非日常用品采购(包括但不限于较大型办公器材及物料)应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

3.对价值超过____元以上的办公用品及____元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人写出比价申请报告经分管领导签署意见报总经理审批后实施。

采购人在采购前须将采购计划或申请,交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时,采购人呢应对新采购物品提供至少____家以上的供应商报价和联系资料,有财务部对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。

4.采购应索要发票,金额小的索要收据,网络采购应保留聊天记录及付款证明。

(二)采购申请1.采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2.紧急采购时,由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。

3.若撤销采购,应立即通知总务后勤人员或采购部人员,以免造成不必要的损失。

(三)采购流程1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购。

3.采购物料定单必须写上公司统一规定单号报总经理审批后复印一份交与财务。

(四)采购经办人职责1.建立供应商资料与价格记录。

公司采购管理制度与工作流程

公司采购管理制度与工作流程

公司采购管理制度与工作流程一、采购管理制度:1.采购目标:公司的采购目标是获取优质、合理价格的物资和服务,以满足公司的生产和运营需求,提高公司的竞争力和效益。

2.采购组织:公司设立采购部门负责采购管理工作,包括采购计划、招标采购、合同管理等。

采购部门按照公司采购政策和制度开展工作。

3.采购流程:(1)需求确认:各部门向采购部门提出采购需求,并填写采购申请单,包括物资名称、数量、质量要求、交付日期等信息。

(2)采购计划:采购部门根据采购需求,制定采购计划,包括采购物品清单、预算、采购方式等,并上报公司领导批准。

(3)招标采购:采购部门根据采购计划,制定招标文件,发布招标公告,并邀请符合条件的供应商参与投标。

采购部门成立评标委员会,评估投标,选定中标供应商。

(4)合同签订:采购部门与中标供应商进行谈判,并签订采购合同,明确采购物品、数量、价格、质量要求、交付日期等内容。

(5)采购执行:采购部门跟踪和协调供应商交付物资,确保按合同约定完成采购。

(6)验收付款:各部门验收采购物资,并填写验收记录。

采购部门审核后,向财务部门申请付款。

(7)采购记录和分析:采购部门及时记录采购信息,包括采购申请、采购计划、招标文件、合同文件、付款记录等,并进行统计和分析,为后续采购提供参考和借鉴。

二、工作流程:1.需求确认流程:(1)部门提出采购需求;(2)部门填写采购申请单;(3)采购部门审核采购申请单,确认需求。

2.采购计划流程:(1)采购部门收集和汇总采购需求;(2)采购部门编制采购计划,并上报公司领导审批。

3.招标采购流程:(1)采购部门制定招标文件;(2)采购部门发布招标公告;(3)采购部门邀请供应商参与投标;(4)采购部门成立评标委员会,评估投标,选定中标供应商。

4.合同签订流程:(1)采购部门与中标供应商进行谈判;(2)采购部门与中标供应商签订采购合同。

5.采购执行流程:(1)采购部门跟踪供应商交付物资;(2)采购部门协调物资验收。

公司采购流程管理规定新

公司采购流程管理规定新

公司采购流程管理规定新一、引言为了规范公司的采购流程,提高采购效率,降低采购风险,特制定本公司采购流程管理规定。

本规定适用于公司所有采购活动,并与相关法律法规、公司内部制度相一致。

二、采购需求确认阶段1.采购需求提出:各部门根据业务需求提出采购需求,包括物品、数量、规格、质量要求等,并填写采购需求单。

三、供应商选择与评估阶段1.供应商资格审查:采购部门负责对供应商的资质进行审查,包括营业执照、资金状况、产品质量等,并记录详细的审查结果。

2.供应商评估:采购部门制定供应商评估标准,对符合资格的供应商进行评估,如供货能力、价格、售后服务等,评定综合得分,并形成评估报告。

3.供应商选定:根据评估报告,采购部门选定合格供应商,并与其签订采购合同或协议。

四、采购实施阶段1.采购方案制定:采购部门根据采购需求和已选定供应商,制定采购方案,包括采购数量、交付时间、价格等,并通知相关部门。

2.采购订单发布:采购部门根据采购方案,将采购订单发送给供应商,并抄送相关部门人员,以确保订单的准确性和及时性。

五、采购合同管理阶段1.合同审查:采购部门与法务部门共同对采购合同进行评审,确保合同内容符合法律法规和公司规定。

2.合同签订:经过审核的采购合同由采购部门负责与供应商签订,并确保所有签约方的意愿和权益。

六、验收与支付阶段1.采购物品验收:收到采购物品后,采购部门组织相关部门进行验收,确认物品的质量和数量是否符合合同要求,如有问题,及时提出整改要求。

2.采购结算:采购部门将验收通过的采购物品相关信息提交给财务部门,由财务部门进行结算并支付供应商款项,确保合同履行的及时性和准确性。

七、异常处理与风险控制阶段1.异常情况处理:采购部门需建立异常情况处理机制,在采购过程中如发现价格波动、供应商违约等异常情况,及时采取措施进行处理,并上报给公司高层进行决策。

2.风险控制:采购部门需主动了解相关法律法规和市场环境的变化,并制定风险控制策略,防范采购风险,确保采购活动的合规性和稳定性。

公司采购部管理制度与工作流程(3篇)

公司采购部管理制度与工作流程(3篇)

公司采购部管理制度与工作流程需要根据具体的公司情况和需求进行制定和调整,下面是一个一般的采购部管理制度与工作流程:1. 采购部组织架构- 采购部的职责、权限和工作范围- 采购部内部组织架构和职责分工(如采购经理、采购员等)2. 采购流程- 采购需求提出:部门提交采购申请- 采购审批:采购审核部门对采购申请进行审批- 供应商选择:采购部根据供应商管理制度选择合适的供应商- 询价与比价:采购部与供应商进行询价和比较- 谈判与合同签订:采购部与供应商进行谈判并签订合同- 订购与付款:采购部生成采购订单,并进行支付3. 供应商管理- 供应商评估与选定:采购部根据供应商管理制度进行供应商的评估和选定- 供应商合作管理:与供应商建立合作关系后,进行合作管理、及时解决问题,并定期评估供应商表现4. 内部控制与风险管理- 采购合规监督:制定相关规章制度,确保采购过程符合公司内部规范和法律法规要求- 风险防控:建立风险识别和防控机制,减少采购过程中的风险和可能的损失5. 信息化支持- 采购管理系统:建立和使用采购管理系统,提高采购过程的效率和准确性- 数据分析与决策支持:利用采购相关数据进行分析,为决策提供支持和参考以上是一个基本的公司采购部门的管理制度和工作流程,具体的内容可以根据实际需要进行调整和完善。

公司采购部管理制度与工作流程(2)公司采购部的管理制度和工作流程是为了确保采购工作能够高效地进行,合理地运作。

下面是一般的公司采购部管理制度与工作流程的一些建议:1. 设立采购部门:公司应当设立专门的采购部门,负责公司的采购工作。

2. 设立采购制度:公司采购部门应制定详细的采购制度,明确采购方式、流程、权限、责任等,以保证采购活动的规范性和合法性。

3. 确定采购目标:采购部门应与其他部门沟通,明确公司的采购需求和目标,确保采购活动符合公司战略和业务发展的需要。

4. 制定采购计划:采购部门应根据公司的采购需求,制定详细的采购计划,包括物品、数量、预算、采购时间等,以便有条不紊地进行采购工作。

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程第一章总则为规范公司采购活动,保证公司资金的合理运用,提高采购效率,降低采购成本,特制定本制度。

第二章采购管理机构公司设立采购部门,负责全面组织和管理公司的采购活动。

采购部门的主要职责包括但不限于:1. 制定采购管理制度和规范;2. 制定公司的采购计划;3. 组织招标、评标和谈判等程序;4. 确保采购的合法合规;5. 确保采购的品质和交货时间达到要求。

第三章采购流程1. 制定采购计划采购部门按照公司的发展规划和各部门的需求,制定年度的采购计划。

采购计划包括采购物品、数量、预算、采购方式等内容。

2. 招标根据采购计划,采购部门通过公开、公平、透明的方式进行招标。

招标采用公开招标、邀请招标或单一来源等方式。

3. 评标所有投标人按照招标文件要求提交投标文件,采购部门组织专家评审委员会进行评标,确定中标人。

4. 签订合同中标人与公司签订采购合同,并按照合同的规定履行合同义务。

5. 履行合同中标人按照合同的规定履行合同义务,保证采购的物品品质和交货时间符合要求。

6. 结算采购部门按照合同的规定对中标人进行结算,支付采购款项。

第四章采购管理制度1. 采购文件管理采购部门建立采购文件档案,记录采购计划、招标文件、评标文件、合同及结算文件等相关内容。

2. 采购合同管理签订采购合同应当注重合同的履行和监督,确保采购的物品品质和交货时间符合要求。

3. 采购款项管理采购部门建立采购款项管理制度,确保采购款项的合理使用和安全性。

4. 采购监督管理公司内设专门的监督部门或委员会,对公司采购活动进行监督和检查,及时发现问题并提出解决方案。

第五章采购违规处理对于不按照公司规定操作或者擅自变更采购合同的行为,采购部门有权对责任人员进行相应的处罚和追究责任。

同时,公司将建立相应的信用档案,对于多次违规的供应商或中标人将被列入黑名单,停止合作。

第六章附则本制度自颁布之日起生效,如有变更,须经公司董事会审批后执行。

公司采购部管理制度与工作流程范文(3篇)

公司采购部管理制度与工作流程范文(3篇)

公司采购部管理制度与工作流程范文一、引言随着企业的发展,采购管理在企业运营中扮演着越来越重要的角色。

为了规范和提高公司采购部门的管理水平,本文将介绍公司采购部门的管理制度与工作流程,并提供一个范本供参考。

二、职责和权限1. 采购部门的职责包括但不限于:负责公司的物料、设备及服务的采购活动;与供应商进行谈判、签订合同并进行价款的结算;跟踪和解决供应商的质量问题等。

2. 采购部门在采购过程中享有以下权限:合理选择供应商;评估和审核供应商的资质;与供应商进行谈判和签订合同;调查和处理采购过程中发生的任何违规行为。

三、工作流程1. 需求确认阶段a. 采购部门与相关部门沟通,了解对物料、设备或服务的需求。

b. 根据需求,采购部门编制采购计划。

c. 采购计划审批后,采购部门开始寻找合适的供应商。

2. 供应商筛选阶段a. 采购部门进行供应商的调研和评估,包括供应商的信誉、质量控制体系、生产能力等。

b. 根据评估结果,采购部门选择合格的供应商进行进一步的谈判。

3. 谈判和合同签订阶段a. 采购部门与选定的供应商进行谈判,商讨价格、质量要求、交货期等细节。

b. 谈判达成一致后,采购部门与供应商签订正式合同,并确认合同中的具体条款和条件。

4. 采购执行阶段a. 采购部门向供应商下达订单,并确认交期。

b. 采购部门跟踪订单的执行情况,确保供应商按时交货,并进行相应的验收工作。

c. 如有质量问题或延迟交货等情况,采购部门与供应商协商解决。

5. 结算与评估阶段a. 采购部门对供应商提供的货物或服务进行核对和验收。

b. 采购部门核实供应商的发票和付款要求,进行结算工作。

c. 采购部门对整个采购流程进行评估和总结,并提出改进意见。

四、纪律与奖惩措施1. 采购部门工作人员应严格遵守公司的采购管理制度,如有违反将受到相应的纪律处分。

2. 严禁采购人员接受供应商的回扣、礼品或其他形式的贿赂行为,一经查实将追究其法律责任。

3. 采购部门将建立供应商的评估和评级制度,对合作良好的供应商进行奖励,对不良行为的供应商进行处罚。

公司采购制度及流程

公司采购制度及流程

公司采购制度及流程一、引言。

公司采购制度及流程是公司管理的重要组成部分,它涉及到公司的资源利用、成本控制、供应商管理等方面。

建立科学、规范的采购制度及流程,对于公司的运营和发展具有重要意义。

本文将对公司采购制度及流程进行详细介绍,以便全体员工遵循。

二、采购管理目标。

公司的采购管理目标是确保采购活动合法、合规、高效、经济,并且能够满足公司业务的需求。

具体目标包括,降低采购成本、提高采购效率、保证采购品质、加强供应商管理、规范采购流程等。

三、采购流程。

1. 采购需求确认,各部门提出采购需求,并填写《采购申请单》,说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预算等信息。

2. 采购方案制定,采购部门根据采购申请单,制定采购方案,明确采购的供应商、价格、交货期等信息。

3. 采购合同签订,与供应商协商签订采购合同,明确双方的权利和义务,保障采购的合法性和安全性。

4. 采购执行,执行采购合同,按照约定的时间、数量、质量要求进行采购物品的交付。

5. 采购验收,对采购的物品进行验收,确认数量、质量是否符合合同要求,如有问题及时向供应商提出处理意见。

6. 采购结算,对采购物品进行结算,核对发票、付款,保证采购款项的合理性和及时性。

四、采购管理制度。

1. 采购权限管理,明确各部门的采购权限,建立采购审批制度,规范采购流程,防止滥用职权。

2. 供应商管理,建立供应商档案,对供应商进行资质审核、信用评估,建立合作伙伴关系,提高供应商管理水平。

3. 采购风险管理,建立采购风险评估机制,对采购过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制,保障采购活动的安全性和稳定性。

4. 采购绩效考核,建立采购绩效考核体系,对采购人员和供应商进行绩效评价,激励优秀绩效,纠正不良绩效。

五、采购管理的重要性。

公司采购管理的规范与否直接关系到公司的经营成本、资金使用效率、业务运行的顺畅程度等方面。

规范的采购管理可以有效降低采购成本,提高采购效率,保证采购品质,加强供应商管理,规范采购流程,从而为公司的发展创造良好的环境和条件。

采购流程管理制度【4篇】

采购流程管理制度【4篇】

采购流程管理制度【4篇】【第1篇】采购流程管理制度采购流程管理制度(一)一、目的为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。

二、工作程序(一)采购原则1、采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。

3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购,需求时填写《物品申请单》;4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购,需求时填写《物品申请单》或《采购订单》,入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编码,送综合办资产管理专员处备案。

5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

6、单次采购在金额在2000元以上的,有两名采购人员一同进行采购,单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。

(二)采购申请1、需采购部门填写《物品申请单》,填写清楚物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项,经部门负责人签字确认后交由综合办公室处;原材料及设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。

2、采购之前,采购经办人进行统一汇总采购原则。

3、紧急采购时,由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。

4、若撤销采购,应立即通知综合办公室或采购人员,以免造成不必要的损失。

(三)采购流程1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数量进行估算价格。

2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》交到财务部进行审核,审核后报分管负责人或总经理审批后,方能给采购人员进行采购。

3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定po单号报总经理审批后复印一份交与财务。

(四)采购经办人职责1、建立供应商资料与价格记录。

2、做好采内参市场行情的经常性调查。

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程第一章总则第一条为规范公司采购管理工作,提高采购效率,保障公司采购活动的合法合规性,制定本制度。

第二条公司采购管理制度适用于公司内部所有涉及采购活动的部门和人员,具体操作流程以本制度为准。

第三条公司采购管理制度的制定、修改和解释权归公司财务部门所有。

第四条公司采购管理制度的宗旨是优质、高效、合法、合规,确保公司产品和服务的品质和供应。

第五条公司采购管理制度的执行应当遵循公平、公正、诚信、透明的原则,保证供应商和公司的合法权益。

第二章采购流程第六条公司采购流程包括申请、审批、发布、供应商评估、签订合同、验收、付款等环节。

第七条采购申请环节,申请人应填写采购申请单,注明采购物品、数量、规格、用途、预算等信息,并提供相应的支持文件。

第八条采购审批环节,采购部门负责对采购申请进行审批,审批流程应当符合公司相关规定。

第九条采购发布环节,采购部门根据审批结果发布采购公告,邀请符合条件的供应商参与竞标。

第十条供应商评估环节,采购部门应根据供应商的资质、信誉、产品质量等方面进行评估,选择合格的供应商。

第十一条签订合同环节,双方在竞标结束后进行谈判,签订采购合同,并约定交货时间、价格、质量标准等内容。

第十二条验收环节,采购部门应按照合同约定完成验收工作,确保采购物品的质量符合要求。

第十三条付款环节,采购部门应按照合同约定进行付款,确保供应商的权益。

第三章采购管理制度第十四条公司采购管理制度应当建立制度档案,包括《采购制度手册》、《采购申请单》、《供应商评估表》、《合同模板》等文件。

第十五条公司采购管理制度应当定期进行审核、评估,及时发现问题并进行改进。

第十六条公司采购管理制度应当建立内部监督机制,对采购活动进行监督、检查,确保采购活动的合法合规性。

第十七条公司采购管理制度应当建立风险防范机制,及时应对采购风险,确保公司的利益受到保护。

第十八条公司采购管理制度应当建立绩效考核机制,对采购部门及相关人员的工作绩效进行评估,激励积极性、提高工作效率。

生产性公司采购流程管理制度

生产性公司采购流程管理制度

生产性公司采购流程管理制度一、引言为了规范公司采购流程,提高采购效率,降低采购成本,确保采购质量,特制定本采购流程管理制度。

本制度适用于公司所有采购活动,包括原材料、设备、工具、办公用品等。

二、采购原则1. 质量优先:采购时必须保证采购物品的质量符合公司生产需求。

2. 价格合理:采购时应充分比较市场价格,确保采购物品的价格合理。

3. 供应商选择:选择有良好信誉、质量稳定、价格合理的供应商。

4. 采购计划性:根据公司生产计划和库存情况,制定采购计划,避免盲目采购。

5. 透明公正:采购过程应公开透明,公平公正,避免利益冲突。

三、采购流程1. 采购申请:各部门根据生产需求,填写采购申请单,注明采购物品的名称、数量、规格、质量要求等,提交给采购部门。

2. 采购计划:采购部门根据各部门的采购申请单,制定采购计划,包括采购物品的名称、数量、规格、质量要求、采购时间等,报总经理审批。

3. 供应商选择:采购部门根据采购计划,选择合适的供应商,进行询价、比价、议价,选择价格合理、质量稳定的供应商。

4. 采购合同:采购部门与供应商签订采购合同,明确采购物品的名称、数量、规格、质量要求、交货时间、价格、付款方式等。

5. 采购执行:采购部门按照采购合同的要求,进行采购执行,包括下订单、跟踪订单、验货等。

6. 入库验收:采购物品到达公司后,由仓库人员进行入库验收,核对采购物品的名称、数量、规格、质量要求等,符合要求的方可入库。

7. 付款:采购部门根据采购合同和入库验收单,进行付款。

四、采购管理1. 采购部门应建立供应商档案,记录供应商的基本信息、供货情况、质量评价等,以便选择合适的供应商。

2. 采购部门应定期对供应商进行评估,包括供货情况、质量情况、价格情况等,对不符合要求的供应商进行淘汰。

3. 采购部门应建立采购物品的档案,记录采购物品的名称、规格、质量要求、供应商信息等,以便进行采购管理和质量控制。

4. 采购部门应定期对采购人员进行培训,提高采购人员的业务素质和职业道德。

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程第一章总则第一条为规范和加强公司采购管理,保证公司采购活动的合法、公正、透明、高效的进行,维护公司和供应商的合法权益,制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有采购活动,包括物资、设备、服务等方面的采购。

第三条公司采购活动应当依法合规,严格执行国家法律法规和公司各项规章制度。

第四条公司采购应当遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则,维护供应商的合法权益,确保采购活动的合法性和公正性。

第二章采购管理机构和职责第五条公司设立采购管理部门,负责公司采购管理工作。

采购管理部门主要职责包括:(一)拟定公司采购计划、预算和年度采购计划;(二)组织起草采购合同,对采购合同的履行过程进行监督和检查;(三)负责供应商的管理和评价工作;(四)对公司所有采购活动进行监督和检查,确保采购活动的合规性和合法性;(五)协助公司其他部门进行采购活动的组织和实施。

第六条公司各部门负责本部门的采购工作,包括对采购需求的申请、审批和实施。

第三章采购流程第七条公司采购活动应当按照以下流程进行:(一)采购需求申请:各部门提出采购需求,并填写采购申请书。

(二)采购需求审批:采购管理部门对采购申请进行审批,并决定是否立项采购。

(三)编制采购计划:采购管理部门根据采购需求编制采购计划和预算,经公司领导审批后实施。

(四)供应商招标或询价:根据采购计划,采购管理部门组织供应商招标或询价。

(五)评标或比价:根据供应商的报价情况进行评标或比价,确定中标供应商。

(六)采购合同签订:经公司领导审批后,与中标供应商签订采购合同。

(七)履行采购合同:供应商交货后,公司验收合格后付款。

(八)供应商评价:对供应商的服务和产品进行评价,建立供应商信用档案。

第八条采购活动应当注重合同的履行情况,在合同中明确各方的权利和义务,对于未履行合同的,应当追究责任。

第九条采购管理部门应当建立和完善采购档案,包括采购需求申请、采购计划、招标或询价文件、评标或比价文件、采购合同和供应商评价等。

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浙江理想阀门采购流程管理制度采购流程图为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特编写此采购流程管理制度。

一、请购及其规定1.请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产销售需要确定一种或几种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2.请购单的要素完整的请购单应包括以下要素:(1)请购的部门;(2)请购物品所属项目;(3)请购的用途;(4)请购的物品名;(5)请购的物品数量;(6)请购的物品规格;(7)请购物品的样品、图纸或技术资料等;(8)请购的物品的需求时间;(9)请购如有特殊需要请备注;(10)请购单填写人;(11)请购部门主管审核;(12)采购经理审核;(13)财务审核;(14)公司总经理审核。

3.请购单及其提报规定(1)请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门;(2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;(3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报;(4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;(5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;(6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;(7)遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。

(8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。

(9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4.公司物资请购单的提报部门(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;(2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;(2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,图纸及技术资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;(2)对于紧急请购项目应优先处理;(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购,采购周期不应超过15天(3)单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购,采购周期不应超过40天;(4)单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标,采购周期不应超过60天;(5)请购部门应按照以上(1)-(4)条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因;(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略;三、询价及其规定1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;3.对于紧急请购项目应优先处理;4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价;5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况,按照附表四(拟报价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购,比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标,公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;10.比价采购或招标采购应按照附表五(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

三、比价、议价1.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中标价格;4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

四、比价、议价结果汇总1.比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后方可汇总;2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由,按照一定顺序逐一审核;3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

五、合同的签订及其规定。

1.合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。

依法成立的合同,受法律保护。

广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。

(1)合同正文应包含的要素1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;2)采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;3)包装要求;4)合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明;5)付款方式;6)工期;7)质量保证期;8)质量要求及规范;9)违约责任和解决纠纷的办法;10)双方的公司信息;11)其他约定。

(2)合同签订及其规定1)如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;3)为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;4)遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;6)详细约定发票的提供时间及要求;7)针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等8)与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款;9)违约责任一定要详细、具体;10)比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;11)合同签定签应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;12)合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效;13)签订的所有合同应及时报送财务部门。

六、付款及合同执行1.付款规定(1)所有已签订合同付款时应参照公司财务制度中的相关规定执行;(2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;(3)按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)或附表九(付款审批单),该审批单巡签完毕后提交财务部付款;(4)财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

2.合同执行(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进,由采购部负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议或补救措施,并及时通知请购部门及公司领导;(2)已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量,按时履约;(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;七、报验与入库1.报验(1)供应单位已经履行完毕的合同,采购部应及时的通知质检部门进行验收;(2)对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;(3)达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收;(4)质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验,并出具报验结果证明书,对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;(5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2.入库(1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收;(2)合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门或请购人并通知质检部门,配合仓库部门及时安排卸货与搬运;(3)质检部门未及时验收的合同标的物,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;(4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库,并及时出具入库清单;(5)外协加工件应按照原材料入库;(6)质检合格后的固定资产及其他按照公司财务规定不入库。

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