档案管理办法及相关表格
档案归档范围及保管期限表格模板
（文书档案分6类：①党群管理类、②行政管理类、③经营管理类、④财务审计类、⑤人事劳资类、⑥生产技术管理类。
科技档案分4类：①基本建设类、②产品类、③设备仪器类、④科学研究类）档案归档范围及保管期限表（永久、长期30年、短期10年）表A1.1文书档案-党群管理（代码0）序号归档文件范围保管期限1 党务工作1.1 党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议：1.1.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2 发言、简报、小组会议记录短期1.2 党务综合性工作：1.2.1 工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记永久1.2.2 情况反映、工作简报及一般材料短期1.3 上级机关关于党务工作的文件：1.3.1 针对本企业重大问题的指示、批示文件永久1.3.2 对企业一般性、普发性的文件短期1.4 对下属单位关于党务工作请示的批复长期1.5 各项规章制度、管理办法与条例等长期2 组织工作2.1 党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久2.2 入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久2.3 党委（总支、支部）组织工作的规章制度长期2.4 党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知长期2.5 党费收支与党组织关系介绍信及存根长期2.6 党员学习教育等活动形成的文件2.6.1 重要的永久2.6.2 一般的短期3 共青团工作3.1 共青团工作规划、总结长期3.2 团代会、团委（常委、扩大）会会议文件：3.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久3.2.2 发言、简报、小组会议记录等短期3.2.3 团员及团组织管理方面的决定、通知、批复长期3.2.4 团费收据与团组织关系介绍信及存根长期3.3 共青团工作统计报表：3.3.1 重要的长期3.3.2 一般的短期4 工会工作4.1 工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录长期4.2 职工代表大会及有关会议文件：4.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久4.2.2 发言、简报、小组会议记录等短期4.2.3 工会会员名册永久4.2.4 民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件长期4.3 女工工作、文体活动等方面的文件：4.3.1 重要的长期4.3.2 一般的短期4.4 工会会费与财务管理材料长期4.5 工作统计报表：4.5.1 重要的长期4.5.2 一般的短期5 宣传统战工作5.1 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录5.1.1 重要的长期5.1.2 一般的短期5.2 单位编辑的出版物样本与定稿：5.2.1 重要的长期5.2.2 一般的短期5.3 反映本企业活动的报刊、各种工作活动宣传长期5.4 企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）5.4.1 重要的长期5.4.2 一般的短期表A1.2文书档案-行政管理（代码1）序号归档文件范围保管期限1 行政事务1.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文件长期1.2 上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料1.2.1 重要的永久1.2.2 一般的短期1.3 行政工作计划、总结等永久1.4 经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5 企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久1.6 工商行政管理方面的材料长期1.7 企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久1.8 企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件1.8.1 重要的长期1.8.2 一般的短期1.9 企业编史修志方面的文件1.9.1 大事记、机构沿革等永久1.9.2 工作简报、情况反映、工作信息等长期1.9.3 后勤福利工作的通知、规定、会议纪要；办公用房管理；车辆管理；用水、用电、用汽管理；接待工作等文件长期2 在治安管理、消防工作中形成的文件长期3 外事工作3.1 发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久3.2 出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件长期3.3 出口审批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件长期4 档案和信息工作4.1 档案工作计划、总结短期4.2 档案工作的规划、规定等长期4.3 档案鉴定工作报告、移交清单、销毁清册永久4.4 档案利用、开发成果材料长期4.5 信息工作计划、总结短期4.6 信息管理工作的通知、规定等长期4.7 有关科技信息长期4.8 图书、资料工作材料短期4.9 统计报表永久5 其它5.1 用印登记薄、介绍信、授权委托书、证明存根等长期表A1.3文书档案-经营管理（代码2）序号归档文件范围保管期限1 经营决策1.1 企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久1.2 转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久1.3 厂务公开文件长期1.4 厂长（经理）责任制、任期目标等长期1.5 生产技术、经济指标完成情况分析长期2 资产管理2.1 房产、土地方面的文件2.1.1 房地产的权属证明材料永久2.1.2 房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件长期2.2 对外投资项目：投资规划、决策等方面的材料永久2.3 国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久2.4 企业的产权变动2.4.1 产权变动的请示、批复方面的材料永久2.4.2 清产核资、资产评估工作的文件永久2.4.3 产权变动的协议、合同等永久2.4.4 资产处置方案、归属方面的材料永久2.4.5 因产权变动所致职工身份变化的材料永久2.5 多种经营管理2.5.1 经营机构的工作计划、汇报、总结长期2.5.2 内部承包章程、合同、协议长期2.5.3 经济核算材料永久2.6 境外项目管理2.6.1 境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久2.6.2 项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久2.6.3 工作总结、计划、业务方面的一般来往函件长期3 物资管理3.1 物资分配计划、记录短期3.2 物资采购、保管3.2.1 重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久3.2.2 办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件长期3.3 仓库管理规章制度、台账、统计报表长期4 产品销售4.1 营销组织管理、网络建设材料长期4.2 产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等长期4.3 销售合同、协议、函件长期4.4 订货会、市场分析和用户调查材料长期4.5 售后服务材料短期4.6 统计报表永久5 合同管理5.1 商务合同正本及其补充件5.1.1 重要的永久5.1.2 一般的长期5.2 客户资信调查材料5.2.1 重要的长期5.2.2 一般的短期6 信用管理6.1 企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久6.2 企业形象宣传、展览会文件长期6.3 企业客户资信调查材料长期7 知识产权管理7.1 企业标识、商标标识方面的材料永久7.2 专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久表A1.4文书档案-财务审计（代码3）序号归档文件范围保管期限1 财务管理1.1 财务管理制度、规定、办法、通知长期1.2 财务管理计划、总结短期1.3 固定资产的新增、报废、调拨材料长期1.4 生产财务和成本核算永久1.5 税务方面的材料永久2 审计工作2.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件长期2.2 审计意见、审计报告及批复等永久2.3 审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等长期2.4 专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料2.4.1 重要的永久2.4.2 一般的长期2.5 下级单位报送的审计工作文件短期表A1.5文书档案-人事劳资（代码4）序号归档文件范围保管期限1 劳动人事与人力资源管理1.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件长期1.2 企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久1.3 内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久1.4 干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久1.7 职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久1.8 劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久1.9 职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文永久件、医疗、工伤保险、住房公积金1.10 劳资纠纷、仲裁方面的文件永久2 教育培训工作2.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件短期2.2 企业教育培训工作的计划、总结长期2.3 企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等长期2.4 企业教育培训工作统计报表等长期2.5 企业干部职工进修培训名单、合同等长期表A1.6文书档案-生产技术管理（代码5）序号归档文件范围保管期限1 生产调度1.1 生产调度工作计划、总结、报告长期1.2 生产作业计划的编制、执行及调度工作情况短期1.3 生产调度会议记录长期1.4 生产调度的职责、制度、规程永久1.5 生产活动综合分析短期2 质量管理2.1 质量管理计划、措施、总结短期2.2 质量管理制度、办法、规定、条例长期2.3 产品质量检测、化验、试验材料长期2.4 质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料长期2.5 全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件长期3 能源管理3.1 能源管理的规定、计划、总结、请示、批复长期3.2 能源消耗定额管理材料长期3.3 节能工作方案、措施、总结长期3.4 统计报表长期4 安全生产4.1 安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等长期4.2 事故报告、调查分析及处理材料长期4.3 安全教育活动的材料短期4.4 安全生产、消防方面的材料短期4.5 统计报表长期5 科技管理5.1 科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等长期5.2 技术革新和合理化建议文件短期5.3 新产品开发、科技成果管理、技术引进长期5.4 学术论文、考察报告、专题总结长期5.5 统计报表长期6 环境保护6.1 环境保护规划、计划、总结长期6.2 环境保护制度、管理办法长期6.3 环保调查、监测、分析材料永久6.4 环境影响评价书、环境污染防治措施、总结、报告长期6.5 统计报表6.5.1 年度以上的统计报表永久6.5.2 半年、季度、月的统计报表短期7 计量工作7.1 计量工作规划、计划、总结短期7.2 计量工作管理规定长期7.3 计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录短期7.4 计量管理工作方面的材料短期7.5 统计报表7.5.1 年度以上的统计报表永久7.5.2 半年、季度、月的统计报表短期8 标准化工作8.1 标准化管理的规划、制度、办法、规定长期8.2 标准化管理计划、总结长期8.3 生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准永久表A2.1科技档案-基本建设类序号归档文件范围保管期限1 项目前期资料1.1 立项文件项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、批复、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料永久1.2 建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件永久1.3 勘察、测绘、设计及审批文件工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见长期有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久1.4 开工审批文件建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证永久1.5 综合文件2 招投标资料招标书、投标书、答疑、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书、招标、确定评委的请示及批复、评标记录和评标报告、中标通知书永久3 设计资料厂区平面图、地下管线图永久4 合同资料（土建、设备、其它）合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久征、租用土地合同、协议永久勘察设计、施工承包及监理委托合同长期5 施工文件资料5.1 开工报告工程开工/复工审批表长期工程开工/复工暂停令长期5.2 施工组织设计及审批表长期5.3 图纸会审、技术交底图纸会审记录长期技术交底长期5.4 设计变更、洽商记录长期设计变更通知单长期洽商记录长期5.5 原材料、成品、构配件设备出厂质量合格证及检（试）验报告主要原材料及构配件出厂证明及复试报告（汇总）目录长期水泥、砂、石、钢筋（材）、砌块、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘结材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂（试）长期验报告及复试报告水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试长期验报告混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工长期技术资料厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备，各类地下管线井室设施，长期产品等出厂合格证书及安装使用说明、原理图。
档案管理表格模板
档案目录表部门：
档案存放表
制表人：制表日期：年月日
档案存放表
制表人：制表日期：年月日
档案索引表
作废档案销毁清单
核准：销毁执行人：
作废档案销毁清单
核准：销毁执行人：
档案调阅单
申请人：制表日期：年月日
档案调阅单
申请人：制表日期：年月日
阅档催还单
：
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于月日前送还。
档案室
年月日
阅档催还单
：
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于月日前送还。
档案室
年月日
阅档催还单存根
阅档催还单存根
档案保存年限表
档案移交签收单
归档部门：年月日
归档人：签收人：
档案移交签收单
归档部门：年月日
归档人：签收人：。
采购部档案管理表
采购部档案管理表1. 引言本文档旨在介绍采购部档案管理表的设计和使用方法。
通过采购部档案管理表，可以有效地管理和追踪采购部门的各类档案，提高档案管理的效率和准确性。
2. 档案管理需求分析采购部门在日常运作中会涉及大量的档案，如供应商合同、采购订单、发票等。
为了有效管理这些档案，满足采购部门的工作需要，我们需要一个档案管理表来跟踪和记录这些档案的相关信息。
3. 档案管理表设计3.1 列字段设计采购部档案管理表包含以下列字段：•档案编号：用于唯一标识每个档案。
•档案类型：记录档案的种类，如供应商合同、采购订单等。
•档案名称：记录档案的名称或标题。
•关联项目：记录与该档案相关的采购项目。
•关联人员：记录与该档案相关的负责人员。
•录入日期：记录档案的录入日期。
•更新日期：记录档案的最近一次更新日期。
•备注：用于记录档案的其他相关信息。
3.2 表格样式设计在Markdown文本中，采用表格的形式来展示档案管理表。
示例表格如下：档案编号档案类型档案名称关联项目关联人员录入日期更新日期备注001 合同供应商A合同项目A 张三2022-01-012022-02-10002 订单采购订单A 项目B 李四2022-02-052022-03-15缺少签字003 发票采购发票A 项目C 王五2022-03-102022-04-203.3 表格使用说明在使用档案管理表时，可以按照以下步骤进行操作：1.在新建一份档案时，填写档案的相关字段信息，并为其分配一个唯一的档案编号。
2.档案的关联项目和关联人员字段可根据实际情况选择填写。
3.录入日期和更新日期字段会自动记录当前的日期，无需手动填写。
4.在备注字段中，可以记录档案的其他重要信息。
4. 档案管理流程采购部档案管理表的使用流程如下：1.创建新的档案管理表，并按照上述设计填写表格内容。
2.当有新的档案需要添加时，直接在表格中新增一行，并填写相应的字段信息。
3.当某个档案有更新或变更时，可以在对应的行中修改相关字段的值，并更新更新日期字段。
车辆及顾客档案管理办法
车辆及顾客档案管理办法
为了能及时、有效的向顾客提供满意的服务，准确的传递产品质量信息和服务信息，持续改进产品质量和服务质量，必须认真建立的顾客档案，构建完美的顾客网络，特作如下规定：
一、顾客档案的必备内容
顾客姓名或单位、购车时间、整车型号、底盘型号、发动机型号、顾客地址及联系方式，顾客档案的填写必须注意以下事项：
１、姓名必须完整、真实、有效；单位购买的应详细注明单位名称、单位联系人员的姓名和电话等。
２、购车时间必须写明年、月、日。
３、整车型号等车辆信息必须与其公告信息一致。
二、顾客档案的收集
1、车辆销售后2日内，负责人建档传回营销部门，顾客在公司自接车的档案由营销部门档案管理人员直接建档。
2、将收集的顾客档案发给售后服务部门指定的负责人。
3、营销部门备份留存。
三、顾客档案的管理
1、顾客档案由营销部门按销售区域划分整理转发给售服务部门。
2、售后服务部门和营销部门要根据档案信息掌握使用，对发现的售后问题应及时联合相关部门处理。
四、顾客车辆档案表格
车辆档案表
制表人：制表时间：。
会计档案管理制度表格范本
会计档案管理制度会计档案管理制度1、企业的会计档案是指会计凭据、会算帐簿（含备查帐簿）、财务报表、财务计划、财务剖析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料。
它是记录和反应经济业务的重要资料和凭据，一定确实增强对会计档案的管理。
2、会计档案由企业财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格依照《会计人职工作规则》要求，对会计档案进行按期采集，审察查对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、消散和泄密。
年度的会计资料归档时间为次年的2月尾从前。
3、会计档案由主办会计负责保留，做到不丢掉、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部按期不按期检查会计档案保留状况，实时办理档案保留中存在的问题。
4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月次序立卷登记寄存。
5、财务人员因工作需要查阅档案时一定向档案管理人员打招呼，阅后近规定次序实时送复原处。
6、企业各部门因公需要查阅会计档案时，一定经财务部负责人赞同，由档案管理人员招待查阅。
7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应拥有单位介绍信及工作证，经企业领导赞同，财务部负责人指定由档案管理人员招待查阅，并要详尽登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。
8、会计档案，原则上不对外借，若有特别状况需要，须经企业领导或财务部负责人赞同后方能外借或复印，并办理有关手续，外借时期不得转借别人，不得拆开原卷册，要限时送还。
9、会计档案的保留限时，依据其特色和使用价值，分为永远、按期二类，按期保留期分为三年、五年、十五年、二十五年。
详细保留限时详见附表。
10、会计档案保留期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁建议，由企业领导、财务部负责人及有关人员共同签订，严格审察，编制会计档案销毁清册，报上司方管部门赞同后履行销毁。
销毁时应派人监毁，并在销毁清单上署名或盖印。
应保留的资料，按上司有关规定履行。
11、因为单位人员的改动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人署名或盖印。
2020年(管理制度)人事档案管理制度及相关表格
（管理制度）人事档案管理制度及相关表格内部平急L O G O上海中技桩业股份有限公司文件XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。
2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。
二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。
③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。
学院档案规章制度表模板
学院档案规章制度表模板第一部分：学院档案管理基本要求1. 学院档案管理工作的目标和任务为了规范学院档案管理工作，确保学院档案安全、完整、可靠，保护学生、教师、学校和社会的合法权益，提高档案信息的利用效率，加强学院档案管理工作，建立起完善的学院档案管理制度和规范的工作程序，提高档案利用效率。
2. 学院档案管理的基本原则（1）依法管理按照国家有关法律、法规和规定管理学院档案，遵循规定存放档案，不得随意销毁或篡改档案。
（2）科学管理学院档案管理工作要科学、规范、精细、全面，注重信息的收集、整理和传递，确保信息的及时、准确、全面、完整。
（3）保密管理学院档案管理工作要严格保密，加强密级管理，确保档案信息的保密性。
（4）便民服务学院档案管理工作要服务学校教学、科研、管理和服务工作，方便师生获取档案信息。
（5）弹性管理学院档案管理工作要灵活性强，随着学院工作需求及时调整档案管理工作。
第二部分：学院档案管理的基本任务和责任1. 学院档案管理的基本任务（1）建立学院档案管理工作机构和管理制度，规范学院档案管理工作。
（2）负责制定学院档案管理规定和管理细则。
（3）制定学院档案管理的工作计划和年度工作计划。
（4）负责学院档案信息的收集、整理、传递和利用。
（5）负责学院档案管理工作的监督、检查和评估。
2. 学院档案管理的基本责任（1）学院领导层要高度重视档案管理工作，制定学院档案管理工作的发展战略和规划。
（2）学院各部门要充分认识档案管理工作的重要性，积极配合学院档案管理的工作。
（3）学院档案管理部门要承担起学院档案管理工作的主要责任，组织实施。
（4）学院所有工作人员要遵守档案管理的规定和制度，加强档案管理工作。
（5）学生要爱护学院档案，配合学院档案管理工作。
第三部分：学院档案管理的基本规定1. 学院档案馆的建立和管理（1）学院档案馆是学院档案管理的中心单位，负责学院档案的收集、整理、传递和利用。
（2）学院档案馆建立档案管理制度，规范档案管理工作流程。
档案管理办法及相关表格
档案管理办法及相关表格二、档案的管理部门1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。
2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。
3、档案室主要职责：（1）制定或参与制定档案的规章制度；（2）对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类1、法规性文件。
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、企业的重大决议。
包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、计划性文件。
包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。
包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。
包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。
以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。
包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如房屋销售、书、协议书等原始记录和文本。
四、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
（2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
（5）填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
（7）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
（9）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
（10）各种档案（奖品、奖章、证书等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
六、档案的借阅1、档案主要供本公司利用，一般不外借。
如情况特殊，外单位人员须持信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。
电子文件档案管理规范(含表格)
电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
档案管理制度模板
档案管理制度模板第一章总则第一条为加强本单位档案管理工作，规范档案管理行为，保护档案利用权益，提高档案管理效能，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的管理工作，包括电子档案和纸质档案。
第三条本制度的核心目标是确保档案的完整性、真实性、可靠性、及时性和便捷性，为相关工作部门和人员提供准确、全面的档案信息。
第四条本制度的执行者是本单位的档案管理部门或档案管理责任人，同时各部门和人员有责任配合执行档案管理制度。
第五条本制度的执行应与相关法律法规相一致，充分保护信息主体的合法权益，维护档案的安全和稳定。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应遵循真实性原则，确保档案记录的真实、完整和正确。
第七条档案管理应遵循一致性原则，确保档案的内外一致性。
第八条档案管理应遵循保密性原则，确保档案信息的保密性和安全性。
第九条档案管理应遵循继承性原则，确保档案的连续性和延续性。
第十条档案管理应遵循便捷性原则，确保档案的检索、利用和传递的便捷性。
第三章档案管理的基本要求第十一条档案管理应建立健全档案管理体制及档案管理规范。
第十二条档案管理应制定档案工作计划、年度工作计划和月度工作计划。
第十三条档案管理应做好档案的收集、整理、鉴定、发布、利用等工作。
第十四条档案管理应建立档案管理软硬件设施，确保档案信息的安全和存储。
第十五条档案管理应实施档案信息化管理，提高档案的管理效率。
第十六条档案管理应落实档案管理责任制，明确各部门和人员的档案管理职责。
第十七条档案管理应建立档案管理制度的宣传教育和培训机制。
第四章档案管理的程序和方法第十八条档案管理应按照文件的收集、鉴定和分类标示的程序进行。
第十九条档案管理应建立档案的安全保管措施，防止档案的丢失和损毁。
第二十条档案管理应建立档案利用和传递的程序和规范。
第二十一条档案管理应建立档案的检索和查询的程序和规范。
第二十二条档案管理应建立档案的整理和归档的程序和规范。
第五章档案管理的考核和监督第二十三条档案管理应建立档案管理的考核机制，对档案管理工作进行评估。
《会计档案管理办法》讲解
一、《会计档案管理办法》背景
一是适应信息化发展的客观要求。
会计电算化已基本普及、会计信息
化迅速发展，客观要求对产生的电子数
据直接作为档案进行保存，以实现全面
的信息化，提供工作效率。
《会计档案管理办法》第三条指出本
办法所称会计档案包括通过计算机等电
子设备形成、传输和存储的电子会计档
案。
5
二是适应档案管理的新规定、新要求。
23
2.规范了电子会计档案的管理
第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保 存，形成电子会计档案： （一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输； （二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家 标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必 要的审签程序； （三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期 保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系； （四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改； （五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响； （六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
17
第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是 内部直接形成的各种形式会计资料。
其中： 外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得
的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取 得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销 合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作， 符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以 归档。 内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务 会计报告等，以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会 计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、18 税务管理系统导出的计算所得税的资料等。
档案管理制度格式
档案管理制度格式一、概述为了规范和加强档案管理工作，确保机构档案的安全、完整、可靠、及时的管理，提高办公效率和管理水平，特制定本档案管理制度。
二、管理范围本档案管理制度适用于机构内所有档案的管理工作，包括电子档案和纸质档案的管理。
三、档案管理责任1. 机构领导对档案管理工作负最终责任，应当确保档案管理工作的有效进行；2. 档案管理部门负责具体的档案管理工作，包括档案的归档、检索、借阅等工作；3. 各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的收集、整理、存储等工作；4. 每位员工都有档案管理的义务，应当妥善保管本人档案，确保档案的安全和完整。
四、档案管理流程1. 档案的归档（1）各部门应当制定档案归档管理规范，明确档案的分类、整理、编号等标准；（2）档案管理部门应当组织对归档规范进行培训，确保各部门遵守规范进行档案的归档工作；（3）归档完成后，应当及时将档案的信息录入档案管理系统，并将档案存放于指定位置。
2. 档案的检索（1）各部门应当明确档案的检索流程和权限，规范档案的借阅和查阅；（2）档案管理部门应当建立档案检索系统，方便各部门进行档案的检索和查阅；（3）档案的检索应当记录检索人员、时间、目的等信息，确保档案的安全性。
3. 档案的保管（1）纸质档案应当存放于防火、防潮、防盗的专用档案室内，定期进行环境检测和整理；（2）电子档案应当存放于安全可靠的电子存储设备中，定期进行备份和恢复；（3）档案管理部门应当制定档案的借阅和复印管理规范，严格控制档案的借阅和复印权限。
五、档案管理制度的执行1. 档案管理部门应当进行定期检查和评估，确保各部门的档案管理工作符合规范；2. 档案管理部门应当及时处理档案管理工作中的问题和异常情况，确保档案管理工作的顺利进行；3. 档案管理部门应当定期向领导汇报档案管理工作的进展和问题，接受领导的监督和指导。
六、档案管理制度的修订1. 档案管理制度应当根据实际情况不断修订和完善，确保档案管理工作的适应性和有效性；2. 修订档案管理制度应当经过领导批准和全员知晓，确保档案管理工作的规范性和一致性。
档案管理制度及管理表格
修订记录修订状态修改内容修改人批准人日期审核人第一章总则........................................................... - 3 -一、目的.......................................................... - 3 -二、释义.......................................................... - 3 -三、管理原则........................................................ - 3 -四、合用范围........................................................ - 3 -五、管理职责........................................................ - 3 - 第二章工作程序....................................................... - 4 -一、档案资料的采集.................................................. - 4 -二、档案资料的标识：................................................ - 5 -三、资料归档制度：.................................................. - 6 -四、档案保管........................................................ - 6 -五、档案借阅........................................................ - 7 -六、档案销毁........................................................ - 7 -七、档案保管规定.................................................... - 8 -八、保存期限：...................................................... - 8 - 第三章奖惩............................................................ - 8 - 第四章附则............................................................ - 9 -加强档案管理，便于查找利用，做好采集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
人事档案管理制度相关表格
人事档案管理制度相关表格
1. 个人信息表：记录员工的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯等个人身份相关信息。
2. 入职申请表：记录员工入职时的申请信息，包括申请职位、教育背景、工作经历等。
3. 面试评估表：记录员工面试过程中的评估结果，包括面试官的评价意见、面试得分等。
4. 聘用合同：记录员工与公司签订的聘用合同，包括职位、工资待遇、工作时间、福利等条款。
5. 培训记录表：记录员工参加的培训活动及培训结果，包括培训课程、培训时间、培训成绩等。
6. 绩效评估表：记录员工绩效考核的结果，包括各项考核指标的评分、绩效等级等。
7. 调动申请表：记录员工调动职位、部门或地点的申请信息，包括调动原因、调动后职责等。
8. 奖惩记录表：记录员工获得的奖励或受到的处罚，包括获奖原因、奖励金额、违纪行为等。
9. 离职申请表：记录员工离职的申请信息，包括离职原因、离职日期、离职手续等。
10. 个人评价表：记录员工个人自评以及主管对员工的评价，包括工作表现、能力水平、发展潜力等。
这些表格可以根据具体的公司需求进行调整和修改，以适应人事档案管理的要求。
档案管理相关表单
档案管理相关表单1.档案移交目录移交单位：序号文件类别文件编号文件名称页数保管期限保密程度存档人档案日存档日期备注目录编制人。
单位负责人。
档案接收人。
保密程度。
公开、秘密、机密、绝密保管期限：永久、长期、短期改写：档案移交目录包括移交单位、文件类别、文件编号、文件名称、页数、保管期限、保密程度、存档人、档案日、存档日期和备注等信息。
在编制目录时，需填写目录编制人、单位负责人和档案接收人等基本信息，并注明保密程度和保管期限。
2.归档文件目录第页序号题名档号文件编号保密程度页数责任者日期保管期限备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：归档文件目录包括序号、题名、档号、文件编号、保密程度、页数、责任者、日期、保管期限和备注等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
3.档案案卷目录第页档号题名张数文字图纸编制单位编制日期密级保管期限存放柜号备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：档案案卷目录包括档号、题名、张数、文字图纸、编制单位、编制日期、密级、保管期限和存放柜号等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
4.会计档案案卷目录编码：第页案卷号案卷题名原会计编号所属年度页数保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：会计档案案卷目录包括编码、案卷号、案卷题名、原会计编号、所属年度、页数、保管期限和存放位置等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
5.归档文件材料催交通知单归档单位（部门）：归档单位（部门）负责人。
归档单位（部门）档案员：根据文件材料归档制度的要求，您单位（部门）所产生的下列文件材料未能在规定时间内归档。
请你们对其整理，务必在日内向档案室移交。
谢谢合作！档案室(盖章) 年月日应归档文件材料清单及归档要求（档案部门填写）：归档单位（部门）意见：通知单签发人。
签字（盖章）通知单接受人：一式两联：（1）存根（2）有关归档部门（单位）存保存部门：档案管理部门保存期：1年改写：归档文件材料催交通知单是由归档单位（部门）发出，通知其他单位（部门）未能按规定时间归档的文件材料，并要求其在规定时间内整理并移交档案室。
中小学实验室及实验教学档案管理表格
中小学实验室及实验教学档案管理表格一、实验室管理表格说明二、实验室管理工作程序三、实验室管理表格表一实验室工作大事记表二实验室资料档案目录表三教学仪器说明书索引注：存入实验档案表四实验室业务人员统计表年月日注：存入实验室档案表五实验教学进度表学科班级任课教师注：实验所需特殊仪器和材料在备注栏目说明以便实验室准备存入档案表六实验通知单学科高〔初〕中班级实验日期年月日任课教师〔签名〕领出日期月日实验员〔签名〕归还日期月日注：1、任课教师填写演示实验提前三天，学生分组实验提前一周通知实验室准备。
2、本单位注销由实验室存入档案。
3、实验分类按教学活动分类方法是指演示实验；学生分组实验，边讲边实验。
表七实验教学原始记录表学科高〔初〕中班级实验分类任课教师〔签名〕实验员〔签名〕注：1、本表填写送交实验室存入资料档案。
2、根据不同班级实验情况认真填写记录。
表八实验事故报告单填写日期领导〔签名〕任课教师〔签名〕实验员〔签名〕注：由任课教师和实验员将事故经过原因落实后认真填写存入实验室档案中备查。
表九中学理科实验课开出率统计表学校名称年月日实验室负责人〔签字〕：实验完成情况综合分析1、分析实验完成开出率：物理%；化学%；生物%。
2、分析选做实验总计。
3、分科未完成实验的个数及原因说明。
⑴物理实验个；化学实验个；生物实验个。
⑵未完成实验的原因〔可另附〕4、分科实验课应开出实验个数，各学校根据所用教材容统计总数为准。
5、学期终了统计后存入档案。
表十教学仪器购置方案申请表主管领导〔签名〕教务主任〔签字〕实验室负责人〔签名〕实验员〔签名〕表十一教学仪器验收单到货日期：检验日期：实验室负责人〔签名〕验收人〔签名〕注：存入资料档案表十二精细教学仪器技术档案学科：填写日期：注：此表供维修、保养、报废精细仪器的依据，存入档案长期保存。
表十三教学仪器借用登记表表十四橱、橱目橱号<, /U> 类别注：1、在横线上可填写仪器、药品。
档案管理流程及表格
档案治理流程编制日期审核日期日期日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人档 档 档 档 档 档档 档 档 档 档 档 档 档/档 档 档 档 档档 档 档 档 档 档 档 档档 档档 档 档 档 档档 档 档 档 档档 档 档 档 档 档 档 档 档 档 档 档 档 档 档 /档 档 档 档档 档 档 档档 档档 档 档 档 N档 档 档 档档 档 档 档Y档 档 档 档档 档 档 档档 档 档 档 档 档N档 档档 档 档 档 档 档 档 档 档Y1、 目的档 档 档 档 档 档 档 档档 档加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
供给符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.2档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供给利用等活动。
4、职责4.1综合部4.1.1负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理和工程档案治理。
4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案治理的法令、政策、规定；4.1.3建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.5负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作。
4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；4.1.7负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
4.2各职能部门4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.2.2负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知综合部；4.2.3向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；4.2.4财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5运营治理部负责治理质量治理体系相关记录。
档案管理制度及表格目录
（三）档案中存在的问题及处理办法 • • • • • • • 1、出生日期 2、参加工作时间 3、入党时间和党员身份 4、学历学位 5、工作经历 6、干部身份 • • • • • • 1、档案查（借）阅制度 2、档案材料收集补充制度 3、档案材料鉴别归档制度 4、档案转递制度 5、档案检查核对制度 6、档案保管保密制度 7、送交干部人事档案材料制度 8、干部人事档案管理人员职责
（二）档案日常管理工作用表
• • • • • • • • • 1、 《人事档案材料收进登记表》 2、 《人事档案材料转出登记表》 3、 《索取所缺人事档案材料登记表》 4、 《人事档案转入登记表》 5、 《档案名册》 6、 《人事档案查阅登记表》 7、 《人事档案目录》 8、 《档案材料报送单》 9、 《销毁材料目录》 10、《档案转移通知单》
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档案管理工作规定
受控状态：受控
档案编号：
生效日期：
档案管理工作规定
一、主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
二、档案的管理部门
1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。
2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。
3、档案室主要职责：
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度；
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类
1、法规性文件。
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规
章制度等。
2、企业的重大决议。
包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形
成的文件和会议材料、会议记录等。
3、计划性文件。
包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。
包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总
结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。
包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。
以及企业各
类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。
包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和
凭证，如房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
7、证件性文书资料。
包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、规划许可
证、预售许可证、公司所获各种荣誉证书、达标证书和证明等。
8、汇报性文书资料。
包括公司上报董事会的文件资料和相关统计表。
9、劳资人力资源资料。
包括公司各部门的人力资源调整、人力资源管理、人才
引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。
包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动
中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声象形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11、技术性资料。
包括各类工程图纸、竣工资料等。
四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
五、档案的收集
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。
其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。
2、立卷归档的时间
凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案管理员立卷归档。
3、立卷归档的要求
（1）各部门负责档案的人员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。
（2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
（3）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。
（4）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备查表，注明保管期限。
（5）填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
（6）立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
（7）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
（8）立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
（9）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
（10）各种档案（奖品、奖章、证书等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
（11）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
六、档案的借阅
1、档案主要供本公司利用，一般不外借。
如情况特殊，外单位人员须持介绍信，
并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。
如需查阅非
本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得
擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。
4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重
印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。
如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
5、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审
查，加盖档案室印章后才有效。
档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。
档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
6、档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，
但必须经有关领导批准并办理借阅手续。
如延长借阅时间，须办理续借手续。
逾期不还时，档案管理员要及时催还。
7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准
后，责令其赔偿一切损失。
七、档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方
共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级分为绝密、机密、秘密、内部
四级。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。
有密级档案只限归档人使
用，有密级档案其他人员需使用或复印的，需经公司总经理批准。
4、对已过保密期限的档案要请相关部门领导或总经理鉴定解密，对解密档案作
一般档案管理，及时提供利用。
5、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。
6、公司在职工作人员离开本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，
并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职。
档案管理员调离或离职，应由其主管领导监督办理，档案交接后，方能调离或办理离职手续。
八、档案的销毁
1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经归档部门负责人及总经理
共同鉴定后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，
以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁文件作为它用，
或作废纸出售。
文件销毁后，监销人在销毁注册上签字。
九、档案的保管：档案保管工作应做到四不：
不散（不使档案分散）；
不乱（不使档案互相混乱）；
不丢（档案不丢失不泄密）；
不坏（不使档案遭到损坏）。
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
附表：
1、XRT-XZ-234《归档案卷目录》
2、XRT-XZ-235《档案内容登记表》
3、XRT-XZ-236《档案借阅申请表》
4、XRT-XZ-237《文件修改记录表》
5、XRT-XZ-238《文件更改通知单》
6、XRT-XZ-239《档案移交清单》。