节省时间的十个妙方PPT课件

名人名言
「做正确的事」要比「按正确的方法把事情做对」 来得重要。
杜拉克（Peter F. Drucker）
2. 分析工作的优先级，按照轻 重缓急作处置。
采用80/20原则来设定优先级。
完成20％的目标可能获得80％的效果，如果 你每天的行事历上有十个事项要做，你只要 能圆满达成其中最重要的两个项目，就可以 得到八成的效果。
名人名言
我们无法管理时间，我们只能管理自己与时钟的关 系，这需要组织与架构。
约瑟夫（Ray Josephs） 「一天二十五小时」一书作者
4. 组织你的办公桌及办公室， 提升工作效率。
你可以这样清理你的办公桌：
挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一 个抽屉或桌面。 与工作毫无关连的书籍杂物等，都应该立即清掉。 一年半年内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一 想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大 不了，就别犹豫了。 运用5S技巧——整理、整顿、清扫、清洁、养成习惯。
节省的十个妙方
1. 事先规划好你的时间与步 骤，以收事半功倍之效。
规划时间的方法
◇ 每天空出一段时间来规划事情。 ◇ 拿一个小时来订计划，可以有二到三倍的效果出现。 ◇ 你可以在上班之前比较安静的环境（家里或办公室）订
计划，或是当作上班的第一件事，或是在下班前订第二天 的计划。 ◇ 将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自 己把原本要花比较多时间的工作，在一段段时间里加速完 成。 ◇ 学习绝对专心，同时做两三件事，像电视机选台器一样。
锁定你真正需要的信息，避免因信息泛滥而无所 适从
阅读前先了解自己的目的。 有选择性的阅读，如果没有很多时间，可以只选择一份 综合性的报纸。 先读标题。 读一读就停下来思考，并将所读的内容浓缩成大要。 想保留某一段资料，可以在文章的角落立刻注记并剪下 来归档，并将其它部份丢弃。
名人名言
有效的管理者生活在现在，但却将眼光集中在未来。 黑斯（James L. Hayes） 前美国管理协会总裁
3. 找出自己最有效率的时段 以安排工作内容。
一份专家建议的时间安排表
生理专家研究，人的效率会随着时间不同而不同， 顺其自然安排工作内容，工作效率才会高。
8：00～10：00 精力颠峰，适合做规划。
10：00～12：00 13；00～14：00
注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、 训练。
昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。
8. 改变拖延的习惯，实时行动
终结拖延的六个方法：
问自己：现在最重要的是做什么？而非问：我现在最 想做什么？ 先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直 困扰你。 将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。 不要等所有资料都到手才开始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，规 定自己某段时间内禁止做这些事。 设定诱因激励自己准时不拖延。
名人名言
成功的主管奉行两个原则：在拥有必要信息与判 断基础的最底层下达决定；直接向你负责的人应该 提出答案，而不是问题。
霍柏斯（Charles R. Hobbs） 「时间的力量」系统设计人
6. 活用记事本管理时间
随身携带的PDA
记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办 公务、日期约会栏及杂记栏。 列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。 把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢 笔或原子笔书写，可能有变量的就先用铅笔书写。 随时记录一些新想到的做法。 达成的项目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后 要察看会看不懂。
名人名言
像所有其它的计划一样，有效的时间安排最好是 在纸上作业。
勒伯夫（Michael LeBoeuf） 时间管理顾问
7. 运用有效的方法取得信息。
如何在短时间内得到最多的信息？
在精神最充沛的时候，阅读最重要的资料。 不断的学习如何加快阅读的速度。 与对同一领域有兴趣的人分担信息收集的责任。 养成随身携带阅读资料的习惯。 养成在等待的时候阅读的习惯。 要求部属在文件上做摘要。
名人名言
无法适当安排时间、累积工作的结果，只会造成心 里产生慌张感而已。
土屋敏明 「领导统御」一书作者
9.源自文库技巧的对待访客，让时间 的控制权在自己手上。
应付访客的技巧
名人名言
不管理好你的文件，你就会被它们淹死。由你桌 上的光景即可看出是你还是它们赢了。
史坦普（Peter Stemp） Allied Dunbar Assurance plc执行董事
5. 进行充分的授权，将工作 分配给部属、助理或秘书。
善用授权策略，事半功倍
找出哪些工作可以授权他人去做。 将工作交给能处理得最好的人。 信任对方，尊重对方。 清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。 授权不是推卸责任，你一样要负起追踪的责任。
根据紧急性与重要性决定：
重要而且紧急：马上办。 重要而不紧急：好好规划。 不重要但很紧急：
1.马上办，但只花一点时间； 2.请人代办； 3.集中处理。
不重要也不紧急：有空再办。
名人名言
要将你的百分之百的时间，用于关键问题的处理。 汤森（Robert Townsend） Avis-Rent-a-Car, Inc.总裁
把你的办公桌与办公室当作一个工作站：
办公桌如果面对窗户或走道，往往容易分心，最好 的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你 面前，还可以有空间摆放其它办公家具。 每天要用到的东西，放的位置愈靠近座位；不是每 天要用的，可以集中到较远的角落去。 将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案 或篮子收集，一收到文件就加以分类，有效缩短文 件传递的时间。
14：00～16：00 开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。
16：00～17：00 适合技术性工作、处理冲突问题。
了解自己的生理时钟
在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难 的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作 计划。 在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、 处理回信、规划行程表。 在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话 联络事情、接待访客、基本行政工作。