文件管理制度范文

文件管理制度

文件管理制度

第一条目的

为了使团队文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高团队成员间的文件交流的效率，结合团队实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于罗毅律师团队所有文件。

第三条文件的分类

团队的文件主要包括两大类：团队内部文件和团队外部文件。

(一)团队内部的文件包括：

1、《会议记录》

2、《会议通知》

3、《会议总结》

4、《会议议程提交表》

5、《谈话记录》

6、《会议纪要》

7、其它。

(二)团队外部的文件包括：

1、《法律意见书》

2、《律师风险提示》

3、《紧急情况反映》

4、《律师谏言》

5、《律师工作简报》

6、《情况说明》

7、《法律信息》

8、《请示》

9、《法律顾问服务告知》

10、其它。

第四条文件的名称

（一）文件夹名称

（二）团队文件夹按年度来划分，每一年度的文件夹分为《大成律师事务所》、《罗毅律师团队》、两个子文件夹。如下图：

罗毅律师团队文件夹之下又包括《顾问单位》、《内部文件》、《潜在客户》、《诉讼文件》四个子文件夹。如下图：

1、顾问单位文件夹

各个法律顾问单位的信息文件夹按年份整理出来，再分成《工作文件》（团队提供给顾问单位的文件）、《原始文件》（顾问单位发给团队的资料）、《工作记录》三个子文件夹，另有一个与年份文件夹并列的《客户档案》文件夹。如下图：

2、内部文件夹名称

内部文件夹名称统一为“内部文件”，此文件夹又分为“管理手册”、“内部通知”、“会议记录”等子文件夹。如下图：

3、诉讼文件夹名称

诉讼文件夹中的子文件夹首先分为《未结案》和《已结案》文件夹；再按照案件名称来进行分类和命名，命名时须明确案件类型。文件夹由案件负责人进行整理，并定期拷入团队文件储存盘。如下图：

4、潜在客户文件夹名称

针对不同的潜在客户，建立相应的文件夹。如下图：

（三）文件名称

（四）内部文件的文件名的统一格式为：年.月.日.+（拟定者姓名）+文件名；例如： .6.26.(孙移芳)会议通知。如下图：

（正确示例）

括号须为半角，勿用全角，如下图：

（错误示例）

外部文件的文件名的统一格式为：年.月.日.+（顾问单位名称）+文件名；例如： .8.17.(乔丹)XX法律意见书。如下图：

（正确示例）

括号须为半角，勿用全角，如下图：

（错误示例）

第五条文件的字体

(一)文件标题统一用黑体二号，并居中显示。

(二)文件正文统一用宋体小四，行间距为固定值26。