毕业设计(会计专业)

XXXX学院

毕业设计（论文）

论文题目：XX公司采购与付款内部控制制度设计系别：会计系

专业班级：XXXXX

学生姓名：X X X

指导教师：X X X

二○一二年五月一日

目录

设计说明 (1)

采购与付款内部控制制度 (4)

第一章总则 (4)

第二章岗位分工与授权批准 (4)

第三章供应商管理 (5)

第四章采购操作 (5)

第五章验收与入库 ............................ 错误!未定义书签。

第六章计划外采购 (6)

第七章发票和应付款入账 (6)

附件 (8)

参考文献 (9)

XX公司采购与付款内部控制制度设计

设计说明

一、企业概况

二、企业的组织机构图

（一）会计组织机构图

（二）会计组织机构图说明

公司财务科设财务科长一名，负责编制相关的财务报表以及报税情况。下设出纳一名、会计一名。出纳主要负责银行存款日记账、现金日记账的登记，以及一些本公司内部日常报销业务工作。会计主要负责应原材料的管理、收应付账款的管理、总账和明细账的登记、编制相关财务报表以及员工工资结等。

三、业务流程图

采购→入库→加工→盘点→销售

四、设计理由

在经济高速发展的现代社会，生产力得到了迅猛提升。公司产品越来越多，出现了销售难、收款难，从而使公司资金在使用上捉襟见肘，本人在该公司实习期间，发现该公司存在下列现象：1、计划外盲目采购或购建设备，造成资金积压和资金的低效使用；2、人员因素是内部控制中最活跃的因素，由于企业整体层面内部控制薄弱和经济利益的驱动，企业的采购人员有机会与供应商串通舞弊，损害公司的利益，由于采购业务员和财务人员专业胜任能力有限，难免发生差错，导致企业蒙受损失。3、供应商选择不合理，由于供应商供货能力不足，产品质量不符合生产工艺要求，从而影响到公司正常的生产经营，也就导致公司承担货币资金损失。4、公司采购人员变动频繁，同一供应商存在多个核算项目和多种付款方式的情况下，付款风险比较大。5、由于采购申报不合理或其他原因，导致企业库存物资过多，占用过多资金，减缓资金周转速度，不利于提高资金使用效率。

XX公司采购与付款内部控制制度设计

第一章总则

第一条为规范本公司的采购与付款业务，堵塞采购漏洞，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》、《企业会计制度》等相关法律法规，结合本公司具体情况，制定本制度。

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、零配件、助材料、修理用备品备件、燃料等）的行为；付款是指支付与购进物资有关的款项行为。

第三条单位负责人对本单位采购与付款内部控制的有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章岗位分工与授权批准

第四条公司及分公司应明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审计；

（四）采购与验收；

（五）采购、验收与相关会计记录；

（六）付款审批与付款执行。

任何单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

第五条办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德，有条件单位根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

第六条各公司审批人根据采购与付款业务授权的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第七条对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专业人员进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

第八条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

第九条按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并

在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记台账，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章供应商管理

第十条年末，供应链管理员对每家供应商进行评估考核，并将考核结果交由档案管理员录入供应商档案。供应链管理部档案管理员根据资料整理供应商档案，对每个供应商做简单介绍，记录其主要产品、交货情况及使用情况。

第十一条供应链管理员根据采购需求计划表，汇总原材料总类需求，协同档案管理员从供应商信息库中择优选择供应商。选择的供应商应符合公司的最大利益——保证生产质量、降低采购成本、物资抵达符合生产要求等。

与合适供应商签有采购基本合同，进入采购操作；若无采购基本合同，则进行价格谈判。

第十二条若现有供应商无法满足生产需要，或在淘汰对生产有影响的供应商之前，需开发新供应商。

供应链管理员与每家备选供应商进行洽谈样品，要求其提供不少于五件样品。收到样品后，供应链管理员填写《样品试验单》，随同样品交质检部安排对样品进行验证，并要求质检部填写《验证报告单》，将有关验证信息反馈给供应商管理部。

若质检合格，供应链管理部申请小批量试用。若小批量使用合格，供应链管理员填写《供方名录申请增加表》，申请增加供应商资料到供应商档案。申请经供应链管理部经理批准后，供应链管理部组织质检、技术、生产、财务等部门对供应商现场进行考评，将各备选供应商资料以及相关检验记录、考评报告送交主管副总裁，由其确定合作对象，而后进行价格谈判。

第四章采购操作

第十三条订单员根据审批通过的采购需求计划表，按进度预算想供应链管理部确定的供应商开具采购订单。订单上需填明采购品种、规格、数量、单价、总金额、交货期限。

第十四条订单需经非填列人复核。第一道复核为采购部经理，第二道复核为主管副总裁。经复核无误后的订单方可发出。

第十五条订单经审核无误，并由相关责任人签发后，订单员将订单发送给供应商签字确认。订单员将收到经供应商签字确认后的订单存档，并通知供应商发货。

第十六条订单连续标号，连续使用。收回供应商确认订单后，采购部时刻关注供应商发货情况，确保生产。发现问题，及时处理。