最新03内外部沟通控制程序

03内外部沟通控制程

序

1、目的

建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。

2、范围

适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。

3、术语

依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。

4、职责

4.1各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。

4.2质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存

工作。

4.3管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存

工作。对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。

4.4市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。

5、工作程序

5.1沟通内容（信息）的分类

5.1.1外部信息

5.1.1.1与产品质量有关的外部信息：

①顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及

反馈的信息；

②产品标准类信息；

③市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息；

④顾客的质量信息及投诉等；

⑤其它外部与产品质量相关的各类信息。

5.1.1.2与公司管理相关的外部信息：

①政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例

等；

②市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息；

③与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。

5.1.2内部信息

①质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品

检查情况等；

②员工对有关产品质量的建议和意见等；

③公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况；

④财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况；

⑤员工有关公司内部管理的建议和意见等。

5.2信息的收集

信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。

5.3信息重要度分级

根据信息的紧急及重要程度，分为三级：

①一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度、财务付款的数

据，用星号☆进行标识；

②二级数据为不重要但紧急的数据，用△进行标识；

③三级数据为日常信息，不需标识。

数据的标识由数据收集部门进行标识。

5.4沟通形式

5.4.1会议沟通

5.4.1.1会议计划

①例行性会议

②临时性会议

5.4.1.2会议管理

①例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另

行通知。

②临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。

③会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人请

假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人说明），迟到、早

退者须向主持人说明情况，以求取得谅解及同意。

④会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资

料、数据）。

⑤主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。

⑥会议上形成的《决议》、《处理意见》等事项的落实或实施情况，应作

为下次会议的议题之一。

5.4.1.3会议纪律

①会议开始前，与会人员必须将手机关闭（或将闹铃模式置于振动、无声

等）以免影响会议的正常进行；

②与会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；

③在发言人没有结束发言之前，其它人不可无礼貌打断；

④与会人员根据主持人安排的顺序发言；

⑤在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；

⑥会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；

⑦会议中途需离席时，需向主持人说明；

⑧在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。

5.4.1.4会议决议追踪落实。

①会议结束后，由会议主持人根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发

《会议记录》或《会议纪要》，并分发至相关部门或人员。

②签发《会议纪要》的，由会议主持人指定专人对《会议纪要》相关内容

的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果，填写《督办单》。

5.4.2计划、报表、报告、通知和通告沟通

按各部门工作范围和部门计划、报表、报告、通知和通告传递要求进行沟

通。

5.4.3其它沟通形式

除利用上述沟通形式外，还可以利用内部网络、互联网、传真、电话、信

函、电子磁盘、光盘等形式进行沟通，并做好记录和存档工作。

5.5沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进控制程序》。

5.6沟通内容（信息）的归档与保存。

各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类

的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按《记录控制程序》执行。

6、相关文件：

《纠正和预防措施控制程序》HF-QP-33

《文件控制程序》HF-QP-01

《顾客满意度控制程序》HF-QP-26

《持续改进控制程序》HF-QP-32

《记录控制程序》HF-QP-02

7、记录：

《信息反馈单》HF- QR-03-001

《联络单》HF- QR-03-002

《会议签到表》HF- QR-03-003

《会议纪要》HF- QR-03-004

《督办单》HF- QR-03-005

--------------------------------------本文件由管理部提出，负责解释并纳入考核。-------------------------------