档案管理学考点

档案管理学

题型：名词解释，填空，选择，简答，论述

1、档案收集工作的概念：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分

别集中到各级各类档案保管机构的工作。

内容：①档案室对本单位需要归档的档案的接收。

②档案室对本单位未及时归档档案的补充收集工作。

③档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案

的接收。

④档案馆对建国以前各个历史时期形成的档案的接收和征集工作。

特点：①预见性与计划性；

②针对性与及时性；

①系统性和完整性。

主要办法：①定期收集；②平时收集；③复制交换；④广泛征集；⑤购买

2、档案制度的内容：⑴、归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》

⑵、归档时间：文书档案第二年六月底以前归档。

⑶、归档案卷的质量要求[整理部分详细讲解]

①归档文件在系统性方面的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

②归档案卷在技术加工方面的要求是：封面、题名、目录等；

③归档案卷的排列顺序

⑷、归档手续：目录、移交清单等

为什么要建立档案制度？①保证归档文件材料的齐全、完整

②便于检查和控制归档文件的质量

③确保归档文件材料的按时归档

④确保归档文件材料的集中统一管理

3、如何做好文件材料的归档组织工作？

①档案室对归档工作的超前控制

②指导和协助文书部门组织归档工作

③加强临时性及“帐外文件”的文件收集工作

④加强归档案卷质量的检查

⑤加强归档的宣传和档案的日常管理

4、档案整理工作的类型：①系统排列和编目；

②局部调整；

③全过程整理。

原则：①充分利用原有基础

②保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

③便于保管和利用

5、全宗的概念：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

含义：①全宗是一个有机整体，具有单一性、整体性和不可分散性。

②全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。

③全宗是以一定的社会单位为基础而构成的，其形成者或机关或组织或个人，具有界定性和稳定性。

类型：（1）按形成全宗的单位和全宗内容性质分：机关组织全宗、人物全宗；

（2）按全宗的范围和构成方式分：独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。

(立档单位)构成条件:

①工作上：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；(最重要)

②财务上：设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

③人事上：设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

全宗的三种补充形式：

①联合全宗概念：就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。

②全宗汇集概念：是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。

③档案汇集概念：是将难以确定所属全宗的零散、残缺文件，按其内容、时间、形式等特点集中在一起组成的档案混合体。

全宗群的概念：是具有某些历史联系的若干全宗的群体。

特点：多样性、灵活性

6、普通档案常用的分类方法：①年度分类法：就是将档案按其形成或处理的年度分成若干类别；

②组织机构分类法：就是将档案按其形成机构分成若干类别

③问题分类法：又称为事由分类法，就是按照档案反映的问题或事由进行分类。

7、档号的概念：是档案实体管理编号的总称，是为固定档案的分类和排列顺序、为便于保管和查找而编定的一组符号。通常包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件（页、张）号等。

作用：①可以体现档案的类别及其相互关系；

②对档案实体具有指代功能；

③是档案实体管理有序的重要标志；

编制原则：①唯一性（不重）；

②合理性（不乱）；

③稳定性（不变）；

④简明性（不繁）；

⑤完整性（不缺、不空）

8、《归档文件整理规则》的特点：简化、兼容、灵活

9、档案鉴定的概念：（广义）指档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值。

（狭义）指档案鉴定工作即指档案价值的鉴定。档案界所说的档案鉴定工作。

特点：①档案鉴定工作的前瞻性和滞后性；

②档案鉴定的客观性和主观性；

③档案价值的模糊性与鉴定结论的明确性；

④档案价值的不确定性与鉴定结果的确定性。

原则：从国家和民族的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。

10、档案保管期限表的概念：档案保管期限表是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据和标准。

类型：①通用档案保管期限表；

②专门档案保管期限表；

③同系统档案保管期限表；

④同类型单位档案保管期限表；

⑤机关（单位）档案保管期限表

11、档案保管工作的概念：是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。

任务：①防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。

②延长档案的寿命；

③维护档案的安全；

④建立和维护档案的存放秩序。

12、全宗卷的概念:档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

特点: ①内容多样具有不定型性；

②随全宗流动具有的保存单位的流动性；

③随全宗内容的增加而不断增长；

④不是全宗内档案确又是管理全宗的档案。

内容:移交和接收档案的凭据；立档案单位和全宗历史考证；全宗整理工作方案；立卷说明；档案数量与状况统计；档案鉴定报告与销毁清册；全宗指南；机关组织沿革；大事记等。

13、档案检索工作的含义：档案检索是对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。

内容: 检：即存贮包括著录标引和组织检索工具。

索：即查找包括确定查找内容和查找操作。

衡量检索效率的2个指标：①检全率：满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。

②检准率：满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。

检索语言的特点：①单义性；②专业性。

按功能来区分，检索工具分为3种：①馆藏性检索工具；

②查检性检索工具；

③介绍性检索工具

档案著录的概念：是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、