海典操作流程

计算机信息系统操作规程1．目的：为了规范计算机信息系统操作管理2．依据：《药品经营质量管理规范》（2012年）及附录（二）3．范围：计算机系统的操作使用管理4．内容：4.1职责：4.1.1质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程，制定或审核各岗位相关人员操作权限。

4.1.2信息部设定相关人员的权限和密码。

在人员调动和调整时应锁定权限和密码。

4.1.3各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。

并保管好自己的密码，不得相互借用，否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。

4.1.4办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的调配。

4.2操作4.2.1打开计算机。

4.2.2打开管理软件信息系统，输入用户名和密码。

4.2.3进入对应操作界面。

4.3首营企业审批4.3.1路径：质量管理-首营供应商4.3.2说明：第一次和供应商合作，要做首营供应商，审核后，才能转为正式供应商。

功能按钮说明：∙【生效】：生效首营供应商。

∙【作废】：将未生效的供应商作废，作废后不能再使用。

∙【转供应商】：将生效的首营供应商转为正式的供应商。

∙【许可证】：有许可证号、生产范围、生产地址等信息。

根据供应商真实信息进行填写。

4.3.3界面浏览：首营供应商生成方式，是在首营供应商页面添加。

状态：分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。

【填报部门】：录入首营供应商资料的部门。

【批审日期】：生效日期。

【转正日期】：转为供应商的日期。

【供应商编码】：不可输入，转为供应商时系统自动生成。

【企业类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息，有权限的人员才能进行操作。

4.3.3操作：4.3.3.1点击【添加】，输入首营供应商信息。

必填项：供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意见、质量部经理意见、采购经理意见。

4.3.3.2输入完成后点击【保存】。

∙未审核状态的单据能修改信息。

4.3.3.3审核：采购—质管—质量负责人【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

4.3.3.4查找出需要审核的单据，点击【生效】。

∙审核后的单据不能再进行修改操作。

∙审核后，单据状态为生效。

4.3.3.5转供应商：【说明】：将生效的首营供应商转为供应商。

∙生效后的首营供应商才能转为供应商。

已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。

4．4首营品种 4。

4.4.1【路径】：质量管理-首营品种4.4.2【说明】：第一次购进的商品，要做首营品种审批，审核后，才能转为正式商品。

功能按钮说明∙【生效】：生效首营品种。

∙【作废】：将未生效的首营品种作废，作废后不能再使用。

∙【转商品信息】：将首营品种转为正式的商品。

4.4.3界面浏览：∙首营品种生成方式，是手动录入信息。

字段讲解：∙【编号】：保存信息时系统自动生成。

∙【单据状态】：分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。

∙【填报部门】：录入首营品种资料的部门。

∙【商品编号】：有两种生成方式，一种是手动输入，一种是保存信息时系统自动生成。

∙【品名】：厂商所给药品的名字。

∙【首营品种类型】：分为新品种、新规格、新剂型等类型。

∙【化学名】：例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。

4.4.4操作：点击【添加】，输入商品信息。

∙必填项：供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数、产地、申请原因、采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。

输入完成后点击【保存】。

∙未审核状态的单据能修改信息。

审核：审批完成后，点击【生效】，【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

∙审核后的单据不能再进行修改操作。

∙审核后，单据状态为生效。

转商品信息：入基础数据库，将生效的首营商品转为正式商品。

∙生效后的首营商品才能转为商品信息。

∙已经转为正式商品的首营商品不能再转。

注：在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。

在【系统设置】-【系统参数设置】中设置，参数名称：若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。

4.5客户资质审批表4.5.1【路径】：质量管理-客户资质审批表4.5.2【说明】：第一次合作的客户，要做首营客户，审核后，才能转为正式客户。

功能按钮说明∙【生效】：生效客户。

∙【作废】：将未生效的客户作废，作废后不能再使用。

∙【转客户】：将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

4.5.3制作：点击【添加】，录入客户信息。

∙必填项：填报日期、客户名称、客户编号。

所有信息按客户真实信息进行填写。

输入完成后点击【保存】。

∙未审核状态的单据能修改信息。

审核：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

点击【生效】。

∙审核后的单据不能再进行修改操作。

∙审核后，单据状态为生效。

转客户：点击【转客户】。

【说明】：将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

∙生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。

∙已经转为正式商品的首营商品不能再转。

4.6基础资料：4.6.1商品资料是所有业务数据的基础4.6.1.1【说明】：主要用于维护商品信息，供应商信息等资料的模块。

4.6.1.2【路径】：基础资料->商品资料∙商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。

∙点击页面上的【添加】后，才能开始添加商品。

∙使用查询功能查看已录入系统的商品。

【说明】：药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。

4.6.1.3基本信息∙必填项：商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。

∙有过销售记录的商品不能更改商品性质。

字段讲解：∙【商品编码】：商品在系统中的标识。

在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商品编码长度以及是否生动生成商品编码。

∙【商品状态】：分为作废和使用两种，为下拉选项。

录入至系统的商品不能进行删除，设置作废后，商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。

∙【商品性质】：分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。

为下拉选项。

默认为普通商品。

∙【经营方式】：分购销、代销、联营三种，为下拉选项。

默认为购销。

∙【条形码】：厂商在药品出厂时给药品设置的编码。

手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。

一个商品资料能录入多个条码，使用逗号“，”隔开。

∙【商品名称】：厂商所给药品的名字。

（例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片（白加黑）”）∙【助记码】：商品名称每一个字的第一个字母，输入商品名称后自动生成助记码。

便于用户检索商品。

∙【商品产地】：商品的生产地。

∙【相近商品】：当前录入药品性质相似的药品。

（输入商品编号，已逗号“，”隔开）∙【标准单位】：药品的单位，默认为盒。

∙【中包装量】：商品一个中包装含有多少个标准单位。

（如：一条安比仙有5盒，则中包装数为5。

）∙【拆零属性】：设置商品是否能拆零销售。

分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。

∙【销项税率】：销项税是增值税里面的一项，卖出药品需计算销项税，通常有17%、13%和0税率三种。

为下拉选项。

∙【采购状态】：商品是否能采购。

分正常采购、停止采购两种方式，默认为正常采购。

停止采购后，将不能自动生成采购计划。

商品能继续销售。

不能在商品资料中修改商品采购状态，需要在【采购入库】--【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。

∙【销售状态】：商品是否能销售。

分为正常销售与停销两种状态。

不能在商品资料中修改商品销售状态，需要在【质量管理】--【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。

4.6.1.4扩展信息【说明】：药品的商标、批准文号、注册证号等信息。

字段讲解：∙【商标】、【主要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。

∙【采购员】：该药品由哪位采购员进行采购。

4.6.1.5自定义分类【说明】：药品的分类。

按功能主治、按剂型、经营范围分类。

可以设定特定条件。

∙选择自定义分类后，方便于一些报表的查看，与查询药品。

∙带“*”号的字段为必填项。

在【系统设置】--【类别组】中设置类别是否为必填项。

4.6.1.6价格信息∙价格录入并保存后，不能修改商品价格。

只能在【价格管理】--【调整售价单】中做单据调整售价、在【价格管理】--【调进价单】中做单调整商品进价。

∙在存在多个价格组的情况下，可以根据不同的组，给予不同的价格。

∙必填项：初始进价或最新进价、零售价。

货位设置【说明】：药品在仓库中的摆放位置：∙填写完商品信息后，点击【保存】。

∙修改商品信息点击页面上的【修改】。

∙功能按钮说明查看基本操作4.6.2供应商信息4.6.2.1【路径】：基础资料->供应商信息功能按钮说明：∙【浏览】：浏览所有供应商。

∙【明细】：查看当前选中供应商明细。

∙【屏蔽作废】：勾上该选项后，查询所有供应商时，不显示已作废的供应商。

∙【委托范围】：控制供应商销售药品范围。

∙【经营范围】：当前供应商经营药品范围，分为普通药品和中药饮片。

∙【可供品种】：在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

∙【结算部门对应】：一个供应商能有多个结算部门。

∙【对应分类】：供应商对应组（例如：区域）∙【供应商证照】：根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照是否过期∙【链接】：在各个模块之间进行链接，举例说明它的使用方式，当我们进入商品信息模块并查询到某个商品的信息时，通过链接功能我们可以进入其它模块以便查询到该商品入库，批发销售，调价等业务情况。

4.6.2.2界面浏览：字段讲解：∙【编码】：供应商在系统中标识。

有手动录入与自动生成两种方式。

（在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。

参数名称：供应商编码长度）∙【结算部门】：一个供应商能有多个结算部门。

（在【基础资料】-【供应商结算户清单】中维护结算部门）∙【类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

∙【注册地址】：供应商注册地址。

∙【付款方式】：有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

∙【是否进货审批】：有是和否两种选项。

选择是，在该供应商处购进药品时，需要先做进货审批单。

∙【地区】：供应商所在地区。

∙【在途天数】：药品配送天数。

∙【纳税类型】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

∙【应付款单元】：结款时，是按单品，还是单据进行结款。

分按单品管理和按单据管理两种选项。

∙【资信天数】：付款天数。

在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

∙【信用额度】：欠款超过输入额度，不能再下订单。

∙【我方采购员】：为下拉选项。

∙【状态】：分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。

4.6.2.3点击【添加】，输入供应商信息。

∙必填项：编码、名称、类型、付款方式、是否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方采购员。