OA协同系统培训大纲

ＯＡ协同管理系统培训大纲一、系统常用框架图

图-系统常用功能框架图

二、首页常用工具栏及功能

新建、查看、常用工具、个人设置

着重讲一下：个人设置

1.修改密码

【功能】用户自行修改登录密码。输入原密码和新密码，点击“确定”新密码即生效。

2.个人信息设置

【功能】用户自行修改个人相关信息，如出生日期、电话等基本信息，可以进行短消息提示声音是否屏蔽的设置，也可以进行个人头像的设置。

个人头像设置：默认为灰色头像，可以设置系统自带头像也可以自定义上传头像

3.个人模板管理

【功能】用户管理个人建立的个人模板，可以进行模板的更名和删除。

4.代理设置

【功能】当用户暂时不能处理工作时，可以选择人员进行代理自己的工作，代理人可以从设置的当日开始处理该用户的协同和公文事件。

5.邮箱设置

【功能】提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上。点击工具条“个人设置”，选择“邮箱设置”。

【在邮件服务器上保留备份】：勾选保留备份后，系统收取邮件后不删除邮件服务器上的邮件，反之，则收取后删除邮件服务器的邮件

电子邮箱地址:

收信服务器地址:

发信服务器地址:

用户名:

密码: 个人邮箱密码

其它按缺省设置，然后单击“确认”，人个邮箱就设置好了，设置好后如图3

图3：

三、协同工作

协同工作在ＯＡ管理系统中固化成为一种事项流转的功能，是企业内部员工间的协同工作平台<包括异地协同）。通过流程的运作实现事务的审批审核，以及组织间的计划、执行、事件的分享和信息传递。

协同处理支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件编辑和加载。协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。

选择一级菜单，进入“协同工作”，协同工作包括：新建事项，待发事项，已发事项，待办/已办，超期督办，流程管理六个功能块。

１.新建自由协同

第一步：根据需求，选择或填写协同事项的标题和内容。

第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建”，出现选择人员的页面，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左为组织的所有人员；右为选定需要在协同流程中执行的人员。

图- 弹出选人界面

B

图- 选人界面

选人界面说明：鼠标点击左上区，选择部门<或组、岗位、外部人员），然后在左下区选择具体人员，按“→”，选定到右边执行人区域；也可在选中部门<或组、岗位）后按“→”，表示整个部门<或组、岗位）被选定；按“↑”“↓”进行发送顺序的调整；根据工作的具体情况在选人界面底部选择“并发”、“串发”、“多层”。

并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息，可同时处理。

串发：发起人发起流程后，流程中各个节点依次处理。

多层：一个流程中有并发与串发的结合应用。

按“提交”按钮，确认流程后，自动退出该页面。

添加关联协同，点击“插入-关联协同”弹出关联协同选择页面，勾选要关联的协同或文档，选择“确定”键插入关联协同。

图-插入关联协同

第四步：在发超自由协同时，根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，选择需要归档的文件夹，点击“确认”。

图-预归档

第五步：项目归档，在项目下拉框内，选择项目。注意这里的项目需要在关联项目中先行建立，同时需为项目的成员，才可以选择归档到项目文档。

第六步：根据需要选择“期限”、“跟踪”。选择“期限”后，超过协同的处理期限，系统会自动给予提示；选择“跟踪”后，协同会在首页的“跟踪事项”的列表中显示，否则不显示。

第七步：点击“立即发送”，将建好的协同事项进行发送处理。发送成功后，已发事项列表中将显示成功发送的协同。

２.利用固定模板建立协同

第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“模板调用”。模板包括个人设置的模板和系统设置的模板，单击某个模板，可以在模板预览中进行模板流程的查看。

第二步：确定了该调用的模板，鼠标双击模板，系统自动在协同中套用这个模板类型，用户可以直接使用。

图-模板调用

图-模板套用

第三步：可以根据需要选择“预归档”、“项目”等其他操作。

注：系统模板不能进行流程的修改。

３.关联协同

第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“插入- 关联协同”。提取关联协同可以在已发，已办，待办中提取关联协同信息，同时，还可以通过选择文档管理提取我的文档、单位文档和项目文档中的关联信息，双击信息列表中的选项，可以查看其内容。

图-关联协同

第二步：确定了需要的信息进行打勾选择，点“确定”键插入关联协同：

图-确定插入关联协同

４.待发事项

用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。点击一级菜单“协同工作”，选择“待发事项”，进入待发的操作界面。

图-待发的事项列表

双击该协同,进入编辑协同的页面，重新编辑，修改完后，点击“立即发送”将协同直接发送；

５.已发事项

用户可以列出所有已经发出的协同事项，用户可以对协同处理情况进行实时查看。点击一级菜单“协同工作”，选择“已发事项”，进入已发的操作界面。

图-已发事项列表

用户可以在此进行以下操作：

【转发事项】可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和转发新闻。在做协同转发时，可选择转发人员的节点权限、可选择是否转发当前协同处理意见、也可上传附件、关联其他协同或文档。

【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中，协同流程撤销后协同回到“待发事项”，同时允许对做了预归档的流程，也可以撤销流程。

【跟踪】发起者可以在列表中点击跟踪标志进行修改，将跟踪标志由“有”修改成“无”，也可以由“无”修改成“有”。

【流程日志】发起者可以在列表中点击流程日志，查看流程处理过程。

【】点击补充协同正文按钮，对已发出、流程没有走完的协同进行正文内容补充(以下会详细介绍>。

【】点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击流程中的人员，可以发送在线消息。如果流程中组成员比较多，鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看

６.补充协同正文

步骤：选择已发出、流程没有走完的协同，进入“已发协同”列表页面，点击图标

对正文进行信息补充：可补充正文、插入附件、添加关联协同。

图-对正文进行信息补充

７.撤销已发协同

发起人或流程中人员对流程进行撤销后，协同自动转入到待发事项中；流程撤销后，之前的处理意见仍然存在。