档案学

第一节档案收集工作概述

档案收集：档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

档案收集工作的内容：（1）档案业务机构机关档案室对本机关归档文件材料的收集、国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接收、征集

（2）档案内容特征文书档案收集、科技档案收集、专门档案的收集

二、档案收集工作的意义

（一）档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作得以正常进行的首要环节。（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的重要内容和一项首要的具体措施。

（三）档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段。

（四）档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素。

三、档案收集工作的要求

（一）大力丰富馆、室藏

1、积极收集，完整积累。

2、建立合理的档案收藏结构。

3、注意馆、室藏的档案特点

（二）提高收集档案的质量

1、加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档案形成规律，以增强档案收集的目的性、针对性。

2、合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和要求，提高档案收集工作的质量。

3、做好馆、室外的档案形成的指导工作，保证所收集档案的质量。

4、推行并加强档案标准化和规范化工作。

5、尽可能精炼应收集的档案。

（三）保持全宗和全宗群的不可分散性

1、必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。

2、保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系

第二节机关档案收集工作

一、机关文件的归档

按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

——《档案法实施办法》第十二条

（一）建立归档制度

《机关档案工作条例》规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度。”“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门移交。”

文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节，又是档案工作的起始环节，它是文件转化为档案的进口，通常把它叫做文书工作和档案工作的结合部。

建立健全归档制度的意义：

1、建立和健全归档制度，是单位档案室做好收集工作的关键。

2、建立和健全归档制度，是为国家积累档案财富的重要保证。

文件材料归档制度的内容

1、文件材料归档和不归档范围

2、文件材料的归档时间

3、文件材料归档质量要求

所谓归档范围的文件材料：

指凡是机关工作活动形成的、具有保存价值的各种门类和载体的、已经办理完毕的文件材料。

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

不归档文件材料范围：

上级机关的文件材料中，普发性的、不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料等；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（1）文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。电子文件材料目前尚无统一规定时间，各机关单位可视自身情况自行规定。

（2）专门文件材料：如科研课题、基建项目、特殊载体、会计档案、教学档案等可以另行规定合适的时间。

（3）特殊情况处理办法：如办公地点分散或远离机关档案机构的部门形成的文件、跨年度办理的文件、虽办理完毕但需经常查阅的文件等，可适当推迟归档时间，但应按时向机关档案室报送归档文件材料目录。

基本要求：应归档文件要收集齐全，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的保存价值，便于保管和利用。

（1）归档文件材料要齐全完整，包括文件材料的种类、份数及每份文件的页数等，都要齐全完整。

（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档。

（3）合并在一起归档的文件材料要按照下列顺序排列：①按重要程度排列

②按形成规律和特点排列

③按有关规定排列

（4）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：

①请示、报告与批复放在批复年度归档；

②计划与总结要放在针对年度或最后一年归档；③会议文件要放在开幕年度归档；

④非诉讼案件的文件材料要放在结案年度归档；⑤其他跨年度的文件材料，按有关规定执行（5）需要立卷的文件材料按以下要求办理：

①卷内文件要按排列顺序，依次编写件号和页号；

②按照规定格式和规范要求填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和进行装订；

③拟写案卷题名要简明、准确、扼要、规范，案卷题名有形成者、形成年度、卷内主要内容和主要文种四个部分组成；

④每个案卷应按一定规律编制归档号并编制案卷目录一式数份，档号由全宗号—案卷目录号—案卷号组成。

全宗：

初始定义：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。

现代定义：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它的基本涵义有三点，即

全宗是一个有机整体；

全宗是在一定的历史活动中形成的；

全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

（二）归档工作的组织

1、坚决执行归档制度和部门归档责任制，坚持实行档案部门和文件材料形

成部门两结合的归档工作方式

2、指导和监督文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作

（1）指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者。

（2）指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归档分工。

（3）指导和协助归档责任部门编制归档文件类目（或立卷类目），督促责任部门做好平时文件收集（或称“归卷”）工作。

首先，凡是机关单位自己形成的文件材料，按党政分开的原则，党组织的文件材料由党组织的办公室和各个工作部门负责收集整理归档；

行政机关形成的文件材料由行政办公室和各职能部门负责收集整理归档；

党政联合发文则由文号所属部门归档；

几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档，也可指定其中的一个部门负责归档。

其次，外来文件材料，如属党政机关来文则由相应的党政部门负责归档；

如属业务主管机关来文则由对口业务部门负责归档。

其他文件，可由档案部门与有关部门协商明确归档责任

归档文件类目的编制方法：①编制时间②编制办法③操作程序

二、零散缺遗文件的收集：

（一）零散文件的收集

零散文件主要指：

1、由于历史上各种原因造成文件材料流失在社会上；

2、由于归档制度未建立或健全以前，文件材料分散在形成部门或个人手中；

3、由于机关单位撤、转、并、迁使文件材料流失；

4、由于本机关领导人兼任另一机关领导者而带走文件材料；

5、由于人员调动时未交出其手中的文件材料；