Word打印技巧

Word打印全攻略Word文档编辑完成后，通常就要进行打印的操作了。

可是且慢，那打印操作难道真的就只有点击“打印”按钮那么简单吗？如果您对文档的打印没有任何的要求的话，那么这个打印还真的是那么简单。

可惜，通常情况下，我们对文档的打印总是有着这样和那样的要求的。

那么，下面的这些文字也许对我们解决这些要求是有帮助的。

一、基础篇1．打印指定页码有些时候，我们只希望打印文档中的某些页码。

那么，只要点击菜单命令“文件→打印”，在打开的“打印”对话框中，选中“当前页”单选项，那么就可以打印当前鼠标所在的页面内容；如果我们选中“页码范围”单选项，那就可以随意指定打印页码了。

假如我们要打印的页码是连续的，那么只要在“页码范围”处输入起始和终止的页码，中间用“-”连接就可以了。

比如输入“3-7”，那么就会打印第三页到第七页的内容。

假如要打印的是不连续的页码内容，那么就要依次输入所要打印的页码，中间用逗号间隔。

如输入“2,5,8,10”，那就会打印第2、5、8、10页的内容。

当然，我们也可以混用这两种方法。

比如输入“1,3-5”可以打印第一页和第三页到第五页的全部内容，如图1所示。

2．打印奇数页或偶数页如果我们要在纸的两面都进行打印，那么可以选择奇数页与偶数页分别打印。

只要点击图1所示“打印”对话框中“打印”列表框中的“奇数页”选项或“偶数页”选项就可以了。

如图2所示。

3．打印指定区域在某些时候，我们要打印的也许并不是连续的页码，也不是非连续的页码，而只是文档中的某些特定内容，它们也许跨页或者跨节。

那么此时，如果打印这些指定的区域呢？方法其实很简单，先在文档中选中这些内容，然后点击菜单命令“文件→打印”。

此时，在打开的“打印”对话框中，“所选内容”单选项就成为可用的了。

对，选中它就可以了。

如图3所示。

4．打印隐藏文字有些时候我们会在文档中设置隐藏文字，比如老师们在制作试卷时会把答案设置成隐藏文字。

但在打印文档时也许会要求把这些隐藏文字一并打印出来，比如老师们也会把试卷连同答案一并打印供自己作为样卷使用。

那么，如何打印这些隐藏文字呢？点击菜单命令“工具→选项”，在打开的“选项”对话框中点击“打印”选项卡，选中“打印文档的附加信息”下的“隐藏文字”复选项，如图4所示。

这样，打印时就会连同隐藏文字一并打印了。

二、提高篇1．在打印预览中编辑文本一般我们会点击菜单命令“文件→打印预览”，然后在打开的预览窗口中观察我们的打印设置是否合理。

如果此时发现问题，我们得关闭预览窗口回到文档中进行相应编辑操作。

其实，默认情况下，预览窗口中鼠标指针为放大镜形，此时相当于已经点击了放大功能，所以，单击文档会将文档放大显示。

所以，我们只要单击工具栏上“放大镜”按钮，那么鼠标指针就会由放大镜形状变成I形，此时我们就可以开始修改文档了，如图5所示。

2．避免文档在打印时排至另一页有时我们的文档在最后一页只有短短的一行或几行，既浪费纸张也不好看。

如何避免这个问题呢？有一个简单的方法是：点击菜单命令“文件→打印预览”。

在打开的预览窗口中点击工具栏中的“缩小字体填充”按钮，那么Word会自动缩小文档中所使用的每种字体的字号，并把最后页中的那几行并入到前面的页中，如图6所示。

3．取消打印批注批注是多人合作编辑文档时经常用到的功能，默认情况下批注是可以直接打印出来的。

但是当文档已经编辑完成的时候，那批注其实已经没有什么用处了。

那么，如何在打印时不打印那些批注呢？其实，用不着逐个删除文档中的批注的。

只要我们在“打印”对话框中在“打印内容”的列表中选择“文档”就可以了，如图7所示。

4．打印特定章节如果我们编辑的文档比较复杂，经常需要插入一些分节符，将文档并成若干节，并在各个小节中分别设置页码。

但我们在打印文档时，可能会只打印第二节的第二页到第五节的第三页。

那么，此时，如何设置呢？还是点击菜单命令“文件→打印”，打开那个“打印”对话框。

选中“页码范围”单选项，在后面的输入框中输入“p2s2-p3s5”就可以了，如图8所示。

看出来了吧？字母“p”后面的数字表示页码，而字母“s”后面的数字表示节号。

所以，如果要打印第二节全部的内容，那么在输入框中直接输入“s2”就行了。

如果输入“s2,s5”，那么打印的就是第二节和第五节的全部内容了。

当然，只打印第三节的第二页到第七页的内容，应该输入的就是“p2s3-p7s3”了。

三、技巧篇1．直接打印没商量通常我们打印都是启动Word，打开要打印的文档，然后点击“打印”按钮进行打印。

这当然没错，但如果要打印的内容很多，而我们却并不需要逐个文档进行打印设置的话，那这些操作就显得太罗嗦了。

其实我们完全可以在资源管理器窗口中，选中一个或多个Word文档，单击右键，单击弹出菜单中的“打印”选项。

这样系统会自动打开Word应用程序，同时将选中的文档直接发送到打印机中进行打印。

而打印结束后，Word程序会自动关闭。

方便吧？2．压缩打印，大纸变小纸家用的打印机通常是A4幅面的，但我们却要打印A3幅面的文档，怎么办？不要紧，还是点击菜单命令“文件→打印”，打开“打印”对话框。

如图10所示，在“缩放”下，在“按纸张大小缩放”框中选择要使用的纸张大小A4。

Word会对页面进行缩放以适应我们选择的纸张大小，A3的文档很轻松地就会在A4纸上打印出来，相当于复印机上的“缩小/放大”功能。

提示：1.在Word的打印预览状态下，单击工具栏上的[放大镜]按钮，使其呈未选定状态，即可在预览状态下对文档直接进行编辑。

2.在Excel的打印预览状态下，单击工具栏上的[页边距]按钮，然后拖动页面四周的控制柄，即可快速调整页边距。

添加水印这是Word独有的功能：1．文字水印执行[格式]→[背景]→[水印]命令，打开“水印”对话框（如图1），选中“文字水印”选项后，进行必要的设置，按下[确定]按钮，水印即刻添加到整个文件的每一个页面中。

2．图片水印在上述对话框中，选中“图片水印”选项，然后按[选择图片]按钮，打开“插入图片”对话框，选中用为水印的图片（请事先用图像处理软件制作好），确定返回，再进行“缩放比例”等设置后，单击[确定]按钮，图片水印添加完成。

在金山文字中，先用图像处理软件，将需要添加为“水印”的图片处理成“水印”的效果，保存起来。

然后进入金山文字中，执行[插入]→[图片]命令，将上述制作的图片插入到文件中，并调整好大小和位置。

右击图片，在随后弹出的快捷菜单中，分别选[排版位置]→[排在每一页]和[叠放次序]→[在文字下]，“水印”效果就达到了。

共享表格的标题行1．Word：在Word表格中，选定作为标题的行（可以是多行，但必须包含第1行），执行[表格]→[标题行重复]命令即可。

2．金山文字：选中表格任意单元格，执行[表格]→[表格属性]→[表格外观]命令，打开“表格外观”对话框，在“以标题行重复出现行数”右边的方框中输入作为标题的行数值，按[确定]键返回即可。

3．Excel：执行[文件]→[页面设置]命令，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”标签下，按[顶端标题行]右侧的红色按钮，此时对话框转换为浮动状态条，用鼠标选中作为标题的行，然后单击浮动状态条右侧的红色按钮，返回“页面设置”对话框，按[确定]键退出即可。

提示：在Excel和金山表格中，还可以共享左端标题列。

打印指定区域这是Excel的独有功能：选中需要打印的连续单元格区域，打开“打印”对话框，选中“选定区域”选项后（如图2），单击[确定]按钮，就可以只将选定的区域打印出来。

提示：1.如果经常需要打印同一指定的区域，选中需要打印的连续单元格区域，执行[文件]→[打印区域]→[设置打印区域]命令，以后按普通的打印操作，即可将选定的区域打印出来。

2.选中不需要打印的行（列），右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“隐藏”选项，然后再执行打印操作，则隐藏的行（列）不被打印出来（此法对金山表格同样有效）。

逆页序打印有的打印机在连续打印时，将后打印出来的页面放在先打印出来的页面上面，整篇文档打印完后，最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，不仅麻烦，而且容易搞乱，我们可以用“逆页序打印”方法来解决这个问题：1．Word 打开“打印”对话框，按[选项]按钮，在弹出的对话框中，选中“逆页序打印”选项后，再[确定]打印。

2．金山文字打开“打印”对话框，选中其中的“反序打印”选项，确定打印即可。

缩版打印如果只想看一下打印的版面效果，可以在一张纸上打印多页文件的内容，达到节省纸张的目的：打开“打印”对话框，在“缩放”框内，设置好“每页的版数”，按确定键打印就行了。

提示：1.Word一页最多可以打印16页的内容，金山文字1页可以打印4页的内容。

2.在Excel和金山表格中，如果一张表格稍微超出页面一点，采取调整列宽或行高的办法比较麻烦，用下面的方法就简单了：执行[文件]→[页面设置]命令，打开“页面设置”对话框，在“页面”标签中，选中“调整为”选项（如图3），并在后面设置一下“页宽”和“页高”数目，再确定打印，系统会自动按比例压缩进行打印。

不打印图片如果只是为了校对文字内容，可以将文档中的图片不打印出来：执行[工具]→[选项]命令，打开“选项”对话框，切换到“打印”标签下，将“图形对象”选项前面复选框中的“∨”号清除（如图4）确定返回，再执行打印操作。