企业行政管理类文件管理规范

行政管理类文件管理规范公司管理文件

行政管理类文件管理规范

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主题词：行政管理文件

文件类别：

跨部门

部门内

编制人:

责任人:

审核:

批准:

文件变更记录

更改日期版本变更更改原因责任人

文件分发清单

分发部门/人数量签收人签收日期分发部门/人数量签收人签收日期

1.目的

根据公司受控文件管理办法和分类文件归口管理的原则，制定公司行政管理类文件管理规范，细化和落实的行政管理类文件管理办法。

2.范围

根据公司《文件分类编号管理规定》，行政管理类文件指公司管理制度文件,包含:人力资源类文件、行政类文件、财务类文件、经营管理类文件等重点受控文件。

3.定义

3.1.行政管理类文件的管理原则

本行政管理类文件管理办法是在公司《文件和资料控制程序》纲领性指导下统一的细化办法，对所有行政管理类文件具有规范指导性作用。本规定没有涉及的内容，按公司相关规定执行。

3.2.行政管理类文件的特征属性

3.2.1.文件的命名、编号和版本号

参见公司《文件分类编号管理规范》。

3.2.2.保密等级

参见公司《技术文件和资料管理细则》。

4.职责

行政管理类文件的管理组织为人力资源部，负责行政管理类文件的日常管理执行工作。

a)负责根据文件分类、编码规则对受控文件进行编号，并设立管理台账。

b)负责公司级行政管理类文件的接受、发布、归档、保存、作废等工作。

5.工作程序

5.1.文件编写

5.1.1.根据实际需要，文件编制人在工作过程中进行文件编制，逐级审核和批准。

5.1.2.编写文件时，应根据公司规定，有专用模板的文件必须按照专用模板编写，没

有专用模板可使用时，使用公用模板编写。

5.2.文件审核和批准

5.2.1.行政管理类文件须由文件编写部门总监以上人员审核。需要向拟发行对象征询

意见时，文件编写部门填写《文件发布评审表》并交由相关部门评审。

5.2.2.行政管理类文件必须经公司总经理批准，方可发布。

5.3.文件接受和归档

5.3.1.内部受控文件的接受和归档由文件管理部门指定的专人负责。对于电子文件，

接受后储存在规定的公司文件服务器目录下。对于纸质文件，必须是经过逐级审核和批准的原件，文件接受的同时进行签收登记。文件接受后在文件上加盖蓝色“RECEIVE”印章后存档，文件进入受控状态。

5.3.2.所有国际、国家标准、行政法规等外来文件由使用部门自行接受和保存，该类

文件不再加盖任何受控印章。

5.4.文件发布

5.4.1.经批准的行政管理类受控文件统一由指定的文件管理部门进行发布，目前文件

管理部门指人力资源部。

5.4.2.文件发布分电子文件发布和纸质文件发布两种方式。对于电子文件，按指定发

放范围发布并将文件及时储存至规定的公司服务器目录下。对于纸质文件，需将盖有蓝色“RECEIVE”印章的归档文件复印后加盖红色“RELEASE”章，发布至指定使用部门，使用部门应予以妥善保存。

5.4.3.文件管理部门在完成文件发布后，应及时填写《文件发布清单》。

5.5.文件借用

5.5.1.一般情况下，凡有发布至该部门的文件，不再提供借用服务。

5.5.2.对于受控文件，文件借用人需填写《文件申请单》，经借用部门最高主管批准

后方可借用文件。

5.5.3.对于具有绝密级或借给公司外部人员，必须经管理者代表同意后方可借用。

5.5.4.借用者应妥善保管所借文件，确保所借文件完整、完好，并在指定日期归还文

件。如不能按期归还，应向发布部门说明原因，并办理续借手续，到期不还且未有说明原因或因保管不善导致所借文件丢失的，文件管理部门有权报请上级主管部门采取一定处罚措施。

5.6.文件变更

5.6.1.所有受控文件，在有任何变更时必须及时进行修订和发布，同时由文件管理部

门回收已发布的旧版纸质文件，以确保有效文件的唯一性。

5.6.2.文件的变更在无特殊原因（如离职、换岗等）的情况下，应尽量由原文件编写

人修改。

5.6.3.文件变更的批准应由原文件审批人进行，当原审批人不在原岗位时可由接替其

岗位的人员审批。

5.6.4.文件的变更需换版的情况

a)文件经过多次更改，或已作大幅度修改

b)内部组织机构发生重大变化时

c)文件的变更是在内部质量审核或管理评审后进行

5.7.文件保存

5.7.1.文件可以是电子档，也可以是纸质档。对于电子文件，可以保存在公司文件服

务器或业务工作平台上，也可以刻录光盘保存，但保存位置和形式必须标识明确；

对于纸质件，所有原件由文件管理部门统一保存，发布至相关部门的纸质件由各部门自行保存。

5.7.2.所有受控文件应妥善保管，确保其不受损（包括少页、缺页、脏污、破损、丢

失等）。

5.7.3.文件保存期

5.7.4.内部受控文件在没有变更之前应持续保存。变更后的新版本原件由文件管理部

门持续保存；变更后的旧版文件原件由文件管理部门登记作废、加盖作废印章并持续保留，已发放给使用部门的复印件由文件管理部门回收销毁。

5.7.5.所有国际、国家标准、行政法规等外来文件由使用部门持续保留。

5.8.文件作废

5.8.1.由于客观情况发生变化，文件已不适用，须填写《文件申请单》，由文件发布

审核者批准，最后交给文件管理部门作废旧处理。必要时，可由文件管理部门予以通知。

5.8.2.文件管理部门在《文件作废登记表》中登记文件作废日期，在作废文件原件和

从各使用部门回收的复印件上加盖“NULLIFY”（无效）印章，原件予以保留以备查阅，回收的复印件立即销毁，防止作废文件的非预期使用。

5.9.补充说明

5.9.1.规范的审批修订

按公司《文件和资料控制程序》的规定执行

6.参考文件

6.1.《文件和资料控制程序》

6.2.《文件分类编号管理规范》

7.附件

引用《文件和资料控制程序》中附件

7.1.《文件发布评审表》

7.2.《文件发布清单》

7.3.《文件申请单》

7.4.《文件作废登记表》