物业公司档案管理制度范本1.doc
物业档案规范管理制度范本
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业集团公司行政档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业集团公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属单位行政档案的管理工作。
第三条行政档案是指集团公司及其所属单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第二章档案分类与归档第四条行政档案分为以下类别：1. 机关文书档案：包括文件、报告、请示、通知、会议纪要、讲话稿等；2. 机关印信档案：包括印章、图章、戳记等；3. 机关人事档案：包括干部人事档案、员工档案等；4. 机关财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；5. 机关固定资产档案：包括固定资产购置、维修、报废等档案；6. 机关合同档案：包括合同、协议、协议书等；7. 机关其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条行政档案归档应遵循以下原则：1. 及时归档：各部门、子公司及所属单位应在文件形成或事件结束后及时归档；2. 完整归档：归档的档案应包括文件的正文、附件、抄送件等；3. 准确归档：归档的档案应按照档案分类标准进行分类，确保档案的准确性和完整性；4. 安全归档：归档的档案应按照规定采取安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等条件；3. 档案柜应上锁，并设立档案目录；4. 档案借阅应办理借阅手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，保护档案的合法权益；2. 档案利用应经档案管理部门批准，不得擅自对外提供档案；3. 档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 档案利用不得损害档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下规定：1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核批准；2. 档案销毁应采用焚毁、化浆、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露；3. 档案销毁后，应将销毁记录报档案管理部门备案。
物业中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。
（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。
（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。
（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。
第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。
（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。
（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。
（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。
（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。
第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。
（二）物业设施设备的相关资料。
（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。
（四）物业管理服务合同、协议等。
（五）物业中心内部管理规章制度。
第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。
（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。
（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。
第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。
（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。
（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。
第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。
（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业公司人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司人事档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高人事档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司所有员工的档案管理，包括在职、离职及退休员工。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）安全保密，确保真实；（三）便于查询，高效利用；（四）规范操作，持续改进。
第二章档案管理范围第四条人事档案管理范围包括：（一）员工的基本信息档案，如身份证、户口本、学历证明、专业技术资格证书等；（二）员工的工作经历档案，如劳动合同、工作证明、绩效考核、奖惩记录等；（三）员工培训、进修、职称评定等相关档案；（四）员工离职、退休等手续办理档案；（五）其他与员工个人相关的档案资料。
第三章档案管理职责第五条人事部门负责公司人事档案的统一管理，具体职责如下：（一）建立健全人事档案管理制度，制定档案收集、整理、保管、查询、销毁等具体操作流程；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、查询、销毁等工作；（三）定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确；（四）对档案进行安全检查，确保档案资料的安全；（五）对档案进行保密，防止档案信息泄露；（六）根据需要提供档案查询服务。
第六条部门负责人及档案管理员应承担以下职责：（一）按照档案管理制度，负责本部门员工档案的收集、整理、归档、保管等工作；（二）对档案资料进行保密，防止信息泄露；（三）定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确；（四）协助人事部门完成档案查询、销毁等工作。
第四章档案收集与整理第七条档案收集：（一）员工入职时，需提供相关证件、证明等资料，由人事部门负责收集、归档；（二）员工离职、退休时，需办理相关手续，人事部门负责收集、整理档案资料。
第八条档案整理：（一）按照档案类别，对档案资料进行分类整理；（二）对档案资料进行编号、编目，确保档案的有序性；（三）对档案资料进行归档，确保档案的完整、准确。
第五章档案保管与查询第九条档案保管：（一）档案资料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防尘的专用档案柜中；（二）档案柜应加锁，确保档案资料的安全；（三）档案管理员应定期对档案进行清理、消毒，防止档案资料损坏。
物业工程档案管理制度范本
物业工程档案管理制度范本第一章总则第一条为加强物业工程档案管理工作，规范文件管理流程，提高管理效率，制定本制度。
第二条本制度适用于物业工程档案管理单位及相关人员。
第三条物业工程档案管理应遵循依法、依规、依规范原则，坚持全面贯彻落实文件管理制度。
第四条物业工程档案管理应做到分类存档、备份保管、定期清理、安全保密。
第五条物业工程档案管理的内容包括建设工程档案管理、物业管理档案管理及其他相关档案管理。
第六条相关人员要认真履行物业工程档案管理职责，依法合规开展工作，不得私自篡改、销毁或外泄档案信息。
第七条相关人员应加强对物业工程档案管理的学习和培训，提高档案管理水平和能力。
第八条物业工程档案管理单位应配备专业化的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。
第二章档案管理第九条物业工程档案管理单位需设立完善的档案管理制度，包括档案管理规范、档案管理流程、档案管理责任、档案管理监督等方面。
第十条物业工程档案管理单位应建立档案资源库，对所有相关档案进行分类存放，方便查阅和管理。
第十一条物业工程档案管理单位应定期对档案进行清理整理，删除无用信息，保留有价值的档案。
第十二条物业工程档案管理单位应建立档案安全保密制度，加强档案信息的保护，防止档案泄露。
第十三条物业工程档案管理单位应建立档案备份制度，确保档案信息的安全性和完整性。
第十四条物业工程档案管理单位应建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，审核借阅权限，及时追踪借阅情况。
第十五条物业工程档案管理单位应建立档案检索制度，对档案信息进行标注、索引、分类，便于快速检索。
第十六条物业工程档案管理单位应建立档案销毁制度，对已经完成任务、无需保留的档案进行安全销毁。
第十七条物业工程档案管理单位应建立档案著录制度，对所有档案进行著录，确保档案信息的完整性和准确性。
第三章管理流程第十八条仓库保密责任人应负责档案仓库的日常管理工作，严格遵守物业工程档案管理制度的相关规定。
第十九条仓库保密责任人应核实档案信息的真实性，对档案进行定期检查，及时发现并纠正问题。
物业公司档案管理制度最新范本
物业公司档案管理制度最新范本档案管理是企业管理的重要内容之一，以下是制度网为您提供的《物业公司档案管理制度范本》。
【物业公司档案管理制度范本】物业管理公司档案管理制度提要：一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。
借阅时间原则上不超过一天。
如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
物业公司档案管理制度第一章总则档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。
第二章档案分类一、综合类(一)公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等; 永久(二)公司编文号的全部文件; 永久(三)公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件; 长期(四)公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复; 永久(五)公司的各种请示报告及上级部门的批复; 永久或长期(六)集团内各单位主送我司有关重要问题的文件; 长期或永久库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
(七)政府各级部门发送的文件; 长期(八)公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录; 长期(九)介绍信、信函存根、电报底稿; 短期(十)公司档案的交接清册和销毁清册; 长期 (十一)各职能部门、综合类档案目录。
永久二、经营管理类(一)各职能部门管理文件、重要资料目录; 永久凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。
查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
物业公司档案管理制度
公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司各类文件、资料的收集、整理和归档工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，制订本制度。
第二条本制度所指文件、资料是指公司在经营管理活动中形成的、有保存价值的不同形式的记录。
第三条本制度适用于公司所属各部门各种资料的收集归档，公司各部门要设置兼职档案员，负责本部门日常档案资料的搜集、整理和存档，并在规定的日期移交公司综合部。
第二章归档范围第四条行政管理工作中形成的文件材料（一）年度工作计划、总结及行政会议纪录。
（二）召开重要的专题会议及其他大型重要会议的通知、人员名单、议程、报告、决定、决议、纪要、典型发言稿。
（三）行政会议决定、决议、纪要、讨论通过的文件材料。
（四）综合行政事务工作通知、规定、工作安排。
（五）机构设置、撤销、合并、名称更换、印章启用、人员配备的决定、通知。
（六）请示与批复文件。
（七）人员任免、调配、录用、奖励、处分的文件材料。
（八）上级的表彰、通报及证书。
（九）公司领导出去考察、业务洽谈或接待来宾的总结、洽谈记录、协议、合同、章程、审批文件、备忘录。
（十）公司各项规章制度、岗位责任制、工作条例及实施细则。
（十一）上级机关下发的决定、决议、指示、条例、规定等文件材料。
第五条人事管理工作形成的文件材料（一）职工名单。
（二）人员调动的介绍信及存根（或调动函），离职、退休人员交接清单。
（三）员工往来函、劳动合同、工伤处理。
（四）培训、目标考核测评、绩效考评、考勤汇总表。
（五）人员编制、人力资源结构、员工基本情况汇总。
（六）参保职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。
第六条经营管理工作形成的文件材料（一）年度经营工作计划。
（二）综合性年度统计报表和统计分析资料。
（三）总经理办公会会议纪要。
（四）生产类、安全管理类、环境保护类等形成的文件材料。
（五）客户的资料、收费文件等资料。
（七）生产经营调度分析会议纪录、安全事故调查。
物业档案管理制度(15篇)
物业档案管理制度(15篇)物业档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
物业档案管理制度21目的为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的.资料整理交档案管理员。
4档案存放位置4.1电脑保存一份电子文档。
4.2__四楼资料室。
5档案管理员5.1行政人事部6档案编号规则(见附件1)7部门档案内容7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：
物业管理公司作为一个专业的管理机构，其档案管理制度的建立和完善对于公司的运营和管理至关重要。
一个科学合理的档案管理制度能够保障公司档案的完整性、安全性和便捷性，提高公司的管理效率和服务质量。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类和归档、档案保管和备份、档案销毁等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性
1.1 提高工作效率
1.2 保障信息安全
1.3 便于查阅和利用
二、档案管理制度的建立
2.1 设立档案管理部门
2.2 制定档案管理规范
2.3 建立档案管理流程
三、档案分类和归档
3.1 根据内容分类
3.2 制定归档标准
3.3 定期整理和更新
四、档案保管和备份
4.1 确保档案安全
4.2 制定保管措施
4.3 进行定期备份
五、档案销毁
5.1 制定销毁标准
5.2 定期清理和销毁
5.3 确保销毁合规
结语：
物业管理公司档案管理制度的建立和完善是公司管理工作的重要组成部分，只有建立科学合理的档案管理制度，才能保障公司档案的完整性和安全性，提高公司的管理效率和服务质量。
希望各物业管理公司能够重视档案管理工作，不断完善档案管理制度，提升公司的管理水平和竞争力。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、总则第一条为了加强xxx的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于xxxx物业管理范围内所有档案资料的管理。
第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率。
第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
二、档案管理流程2.1 档案收集与整理物业管理服务档案的收集包括对各类物业管理合同、业主信息、设备维修记录等相关文件的收集。
整理过程中，应按照文件的种类、时间顺序等进行分类和整理，确保档案的完整性和易查性。
2.2 档案分类与归档根据物业管理的不同部门和业务范围，将档案进行分类，如人事档案、财务档案、设备档案等。
在归档过程中，需要制定明确的归档规范和标准，确保档案的有序存放和易于查找。
2.3 档案借阅与归还为方便物业管理人员的工作，需要建立档案借阅制度，明确借阅手续和借阅期限。
借阅人应填写借阅登记表，并按时归还档案，以确保档案的安全和完整。
三、档案管理职责档案管理人员负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
档案管理人员：xxxxxxxxxx。
档案管理人员应履行以下职责：3.1 负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作；3.2 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整、准确、及时；3.3 负责档案的保密工作，不得泄露档案内容；3.4 负责档案的查阅、借阅、复制等工作，按照相关规定办理；四、档案查阅与借阅4.1 业主或其他相关人员需要查阅、借阅档案时，应向档案管理人员提出申请，并说明查阅、借阅的目的和范围。
4.2 档案管理人员收到查阅、借阅申请后，应进行审核，确认申请人具备查阅、借阅资格。
4.3 档案管理人员应按照申请人的要求，提供相应的档案资料。
申请人不得擅自复制、摘抄档案内容。
4.4 档案管理人员应做好档案查阅、借阅的记录，并按照相关规定进行保管。
物业档案资料管理制度范本
一、总则为加强物业档案资料的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于本物业所有档案资料的管理，包括但不限于以下内容：1. 物业管理合同、协议、章程等法律文件；2. 物业业主大会、业主委员会会议记录；3. 物业管理服务收费标准、物业服务合同；4. 物业设施设备技术档案；5. 物业维修、保养记录；6. 物业安全管理档案；7. 物业财务档案；8. 物业人力资源管理档案；9. 物业绿化、环境卫生档案；10. 其他与物业管理相关的资料。
三、管理职责1. 物业管理公司应设立档案管理部门，负责物业档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案资料的日常管理工作；3. 各部门应积极配合档案管理部门，做好档案资料的收集、整理和归档工作。
四、档案资料管理要求1. 收集要求：各部门在形成档案资料时，应确保资料的真实性、完整性和准确性；2. 整理要求：档案资料应按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序性；3. 归档要求：档案资料应在形成后及时归档，归档时应填写归档目录，归档材料应齐全、完整；4. 保管要求：档案资料应按照档案保管要求进行存放，确保档案资料的安全、完整；5. 利用要求：档案资料的利用应遵循保密原则，未经批准，不得擅自复制、泄露档案资料。
五、档案资料利用1. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应按照档案利用规定办理；2. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应填写相关申请表，经档案管理部门批准后方可进行；3. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应在档案管理部门的监督下进行。
六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反档案资料管理规定的单位和个人，给予批评教育或纪律处分。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由物业管理公司负责解释。
小区物业档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强小区物业档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区内所有物业档案的管理工作。
第二章档案管理范围第三条小区物业档案管理范围包括但不限于以下内容：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、入住资料、装修申请等。
2. 工程档案：包括小区规划、设计、施工、验收等文件，以及设施设备的技术资料、维修记录等。
3. 财务档案：包括物业管理费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表和凭证。
4. 文件档案：包括物业管理公司文件、业主大会决议、业主委员会会议记录等。
5. 日常管理档案：包括小区绿化、清洁、维修、保安等日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录等。
第三章档案管理制度第四条档案管理制度：1. 档案收集制度：各部门应按照档案管理范围，及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。
2. 档案归档制度：档案资料应按照档案分类标准进行整理、归档，确保档案的有序性。
3. 档案保管制度：档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防盗的档案室，并配备必要的防火、防盗设施。
4. 档案查阅制度：档案查阅应严格登记，查阅人需提供有效身份证明，查阅内容限于工作需要。
5. 档案销毁制度：档案资料达到规定保管期限，经批准后方可销毁，销毁前应进行鉴定、登记。
第四章档案管理人员第五条档案管理人员应具备以下条件：1. 具备良好的政治素质和职业道德。
2. 掌握档案管理的基本知识和技能。
3. 具备较强的责任心和保密意识。
第六条档案管理人员职责：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。
2. 定期对档案进行检查，确保档案的完整、准确和安全。
3. 参与制定和实施档案管理制度。
4. 配合相关部门开展档案管理工作。
第五章附则第七条本制度由物业管理公司负责解释。
第八条本制度自发布之日起施行。
通过以上制度，旨在规范小区物业档案管理工作，提高档案管理水平，为小区业主提供优质、高效的物业管理服务。
物业管理企业档案管理制度
物业管理企业档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理企业的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理企业及其下属部门和分支机构的档案管理工作。
3. 档案管理应遵循合法、真实、完整、安全和保密的原则。
二、档案管理职责1. 物业管理企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
2. 档案管理部门负责人应具备相应的专业知识和管理能力，对档案工作负总责。
3. 各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
三、档案的收集与整理1. 档案收集应包括但不限于物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、财务报表等。
2. 档案整理应按照类别、时间顺序进行，确保档案的系统性和可追溯性。
3. 对于电子档案，应定期进行备份，并确保数据的安全存储。
四、档案的保管1. 档案保管应有专门的档案室，配备必要的保管设施，如防火、防潮、防盗等。
2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案的安全。
3. 对于重要档案，应采取特别保管措施，如加密、隔离存放等。
五、档案的利用1. 档案利用应遵循合法、合规的原则，未经授权不得擅自查阅、复制或传播档案内容。
2. 档案管理部门应建立档案利用登记制度，记录档案的查阅、借阅情况。
3. 对外提供档案复制或咨询服务时，应按照相关法律法规和企业规定办理。
六、档案的保密与安全1. 档案管理部门应制定档案保密制度，对涉及业主隐私、企业商业秘密的档案进行严格管理。
2. 定期对档案管理人员进行保密教育和安全培训。
3. 发现档案遗失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施并报告上级管理部门。
七、档案的鉴定与销毁1. 对于超过保管期限或失去保存价值的档案，应进行鉴定，并按照规定程序予以销毁。
2. 销毁档案应有详细记录，并由档案管理部门负责人签字确认。
3. 销毁过程应确保档案内容不被泄露。
八、监督与检查1. 物业管理企业应定期对档案管理工作进行监督检查，确保制度的执行。
物业秩序档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强物业管理，维护小区秩序，保障业主和物业使用人的合法权益，根据《中华人民共和国物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有业主、物业使用人和物业管理服务人员。
第三条物业管理服务人员应严格按照本制度执行，确保小区秩序良好，创造安全、和谐、文明的生活环境。
第二章档案管理范围第四条物业秩序档案管理范围包括：1. 业主信息档案：包括业主姓名、身份证号码、联系方式、住址等基本信息。
2. 物业服务人员信息档案：包括服务人员姓名、身份证号码、联系方式、工作职责等基本信息。
3. 小区设施设备档案：包括设施设备名称、型号、规格、安装日期、维修记录等。
4. 事件处理档案：包括突发事件、安全隐患、投诉举报等事件的记录、处理结果等。
5. 小区规章制度档案：包括业主公约、管理制度、应急预案等。
第三章档案管理职责第五条物业管理服务人员应承担以下档案管理职责：1. 收集、整理、归档各类物业秩序档案。
2. 对档案进行分类、编号、登记，确保档案完整、准确。
3. 定期对档案进行整理、归档，确保档案的时效性。
4. 对档案进行保密，未经批准不得擅自泄露。
5. 对档案进行定期检查、维护，确保档案的完好。
第四章档案管理流程第六条档案管理流程如下：1. 收集：物业管理服务人员在日常工作中收集各类物业秩序档案。
2. 整理：对收集到的档案进行分类、编号、登记。
3. 归档：将整理好的档案按照规定要求存入档案柜。
4. 保管：对档案进行定期检查、维护，确保档案的完好。
5. 利用：在物业管理工作中，根据需要查阅、使用档案。
第五章档案管理要求第七条档案管理要求如下：1. 档案柜应放置在安全、干燥、通风的地方，避免阳光直射。
2. 档案柜应上锁，钥匙由专人保管。
3. 档案应按照类别、时间顺序排列，便于查阅。
4. 档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确。
5. 档案管理人员应加强档案保密意识，未经批准不得擅自泄露档案内容。
物业工程档案管理制度范本
一、总则1. 为了规范物业工程档案的管理，保证档案的完整、准确、安全，提高物业服务质量，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有物业项目的工程档案管理。
3. 公司各部门应按照本制度的规定，认真做好工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
二、工程档案管理范围1. 工程档案包括：施工图纸、施工方案、设计变更、验收报告、保修记录、维修记录、工程结算、合同、招投标文件、设备清单、材料清单等。
2. 各部门应按照工程档案管理范围，及时、准确地收集和整理各类工程档案。
三、工程档案管理职责1. 工程档案管理员负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 项目经理负责工程档案的总体管理，确保工程档案的完整、准确、安全。
3. 设计、施工、监理、验收等部门应按照职责分工，配合工程档案管理员做好工程档案的收集、整理、归档等工作。
四、工程档案收集与整理1. 工程档案收集：各部门在工程实施过程中，应按照工程档案管理范围，及时收集各类工程档案。
2. 工程档案整理：工程档案管理员应按照档案管理规范，对收集到的工程档案进行分类、编号、装订等整理工作。
3. 工程档案归档：工程档案整理完成后，应及时归档，归档时应填写归档目录，并报送项目经理审核。
五、工程档案保管与利用1. 工程档案保管：工程档案管理员应按照档案保管要求，对工程档案进行分类存放、定期检查、防潮、防霉、防火、防盗等工作。
2. 工程档案利用：各部门在需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请，经工程档案管理员审核批准后，方可查阅。
六、工程档案销毁1. 工程档案销毁前，应经项目经理审核批准。
2. 销毁工程档案时，应按照档案销毁规定，进行登记、封存、销毁。
七、监督检查1. 公司定期对工程档案管理工作进行检查，确保工程档案的完整、准确、安全。
2. 对违反本制度的行为，公司将依法进行处理。
八、附则1. 本制度由公司工程部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
物业公司档案管理制度范本1 济宁市鲁兴物业管理公司
档案管理制度
为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。
第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。
第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。
第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。
第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。
第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。
第六条档案管理体系规范如下：
公司层面的档案客服中心档案
综合部经理
第七条档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。
项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。
第八条档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。
项目二，02-1-X至02-X-X。
项目三，03-1-X至03-X-X。
以此类推…………。
项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。
第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。
具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X 至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。
第十条档案管理规定
（一）公司档案查/调阅
查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（二）项目档案查/调阅
查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（三）密件档案查/调阅
密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。
非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。
除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。
密件档案查/调阅、摘抄/复印手续办理参照“公司档案查/调阅”办理。
第十一条档案室内严禁吸烟。
第十二条做好防火、防虫、防潮、防盗工作，发现问题要及时处理，及时向办公室主任或部门经理汇报。
第十三条未经许可，档案室任何人不准入内。