电子邮件使用指引

三阶文件

电子邮件使用指引

文件编号：MLK -H-045

版本号：A.0

项目页次

0.0 封页 (1)

1.0 总则 (2)

2.0 管理办法 (2)

3.0 文件修订记录表 (6)

核准：审核：编制: 日期：日期：日期:

分发号:

1.0总则

1.1 制定目的

(1)规范本公司邮件系统使用。

(2)使公司邮件系统安全、高效情况服务于日常工作。

1.2适用范围

凡隶属本公司所有使用职工，悉依本办法执行。

1.3权责单位

(1)资讯部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

(2)总经办负责本办法制定、修改、废止之核准。

2.0使用指引

2.1.邮件的使用指引主要是包括内、外部邮件使用的申请、审批、使用规则、监管、审查等。

2.2.申请、审批流程及权责

所有以上服务都由使用部门自行提出申请，各部门主管，系统总监，畐9总根据流流程进行审批。

2.3邮件帐号

2.3.1内部邮件由使用者提出申请，部门主管审核，所在系统总监批准，资讯部给予开通。

2.3.2外部邮件由使用者提出申请，部门主管审核，所在系统总监复核，常务副总批准后，资讯部给

予开通。

2.4邮件使用指引

电子邮件是工作上重要的沟通工具，发出电子邮件是一件十分容易的事情，但往往却很少在意对方收到电子邮件的反映。在工作环境里，每人每天从四面八方收到传送过来的大量电子邮件，为了使同事能更有效率地使用邮件的功能，减少工作量，提高工作效率，现对“电子邮件”

使用如下规定：

2.4.1电子邮件的主要用途

2.4.1.1电子邮件的主要用途是作为与外界进行商业联系及与公司内部进行工作沟通的工

作工具；

2.4.1.2如地理上不方便面对面沟通或减少拨打长途电话，电子邮件是一种快捷、便宜及易用的渠

道；

2.4.1.3于沟通后作为跟进的书面依据及记录。

2.4.2发送电子邮件前:

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Rev : A.0

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2.421完成撰写邮件后，请先检阅两至三次，确定内容正确无误;

2.4.

3.1收件人是需对电子邮件处理、回复或跟进的； 2.

4.3.2 在电子邮件内对收件者的称呼应与面对面称呼对方时的一样 2.4.4对抄送功能的清楚使用:

T ［邮遇选项‘―］|車刁

2.4.4.1抄送(c.c.):抄送人是指需“知会”此电子邮件所述的事情，同时，请留意是否有 必要知会才

抄送，如不清楚，请先向上司咨询；

2.4.4.2请避免随便抄送电子邮件：把以往的对答尽量删除，减少收件者不必要的工作量； 2.4.4.3密送：密送是指需

“知会”此电子邮件所述的事情，但是又不希望收件人知道这

封发给了那些人时，可使用此功能。如：使用群发时可考虑使用密送，这样对方在 回复或转发邮件时就不会扩大范围，造成不良的影响。

2.4. 5.1发送的电子邮件应只包括一个主题内容；

2.4.5.2电子邮件的主题非常重要，因为收件者会借此了解邮件的内容及邮件讯息的急切 性； 245.3主题要简单、清楚、易明的概括所发电子邮件的内容，使收件者能一目了然更好的 了解电子

邮件内容，并及时适时作出反应。

2.4.6 电子邮件的内容：

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1 T 抄送： 一 V 密件抄送：

----------------- -------------------------- / -----------------------------------------------------------

2.422确定电子邮件内容是与工作有关，才发送此电子邮件

收件人

主题

2.4.5主题：

［「邮递选项…壬丁

2.461电子邮件内容不需繁复，应尽量精简，确保你所传达的讯息清楚易明，并避免使用含糊混乱

的文字用语，惹来误解，将最后结果简明扼要的总结抄送给需知会的人员，提高工作效

率；

2.462在词汇及标点符号的运用上不要太草率；

2.463撰写电子邮件内容，篇幅不易太长，以免较为难阅读或强迫收件者特别注意你的讯息；

2.4.6.4每一天都要检视你的邮件箱，并谨记即时回复，包括简单的回谢，没有待处理的邮件，应

标志或分开存放，因为很容易会忘记电子邮件讯息；

2.465电子邮件信箱应只保存需要的电子邮件讯息，其它不必要的应将之删除，好腾出磁

盘空间；

2.466不要随便传送轻率的讯息或笑话。若有此必要，应确定你与对方很熟，知道你的笑话或讽刺

一定不会被误解；

2.4.6.7发送电子邮件应以公司信笺书写信件无异，因此撰写讯息内容一定要谨慎，也要谨记你的

电子邮件会被存档或转寄。

2.4.7附件的使用：

2.4.7.1附件数目应尽量减少，每封电子邮件最理想只附加一份文件，要知道收件者要花多一点时

间下载档案大的附件；

2.4.7.2有效使用附件：如电子邮件本身可显示附件内容，应尽量减少附件的使用，以免浪费公司

资源，或由于软件原因未能打开附件而给收件者带来诸多不便或造成信息接收、流通

的延误。

2.5.邮件使用监管、审查及违规处罚：

2.5.1电子邮件系统乃公司之资产，只可用作公司事务上，不可作私人用途及不能发给大量收件人，

如违反此规定，公司一经发现，将会警告处理。

2.5.2各部门主管、各系统总监有责任和义务对下属和邮件使用情况进行监管、审查，对违规现象进

行制止，并依据邮件使用规则进行处理。

2.5.3公司使用邮件的同事，同时也对邮件的使用有监督的责任和义务，对违反使用规则的现象

举报给所属部门的总监、人事行政部或资讯，经调查确定为事实，将对违规者按邮件