秘书学课件——秘书的思维方法

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《秘书学》全套课件完整版

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可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求,提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作,包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾,为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程,以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
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目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学,是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习,谨慎处理事务,避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力,能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧,能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程,能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中,积极与相关部门和人员 进行沟通协调,确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。

秘书思维—同步思维—同步思维(秘书培训课件)

秘书思维—同步思维—同步思维(秘书培训课件)

2 同步思维应满足的前提条件
三、认真领会领导意图
对领导的决心 、意图,不但要了解清楚,而且要吃透其精神 实质 , 思维要敏捷 , 思路要跟上 , 工作要落实 , 确保领导的意 图 和决心的实现。
2 同步思维应满足的前提条件
四、换位思考
遇事不妨换个角度和层次去思考一 番 : 假如我是 上级、 假如我是领导该怎么办 ? 养成这样的思维习惯 , 出主意才能进入决策 , 想 问 题 才 能胸有全局 , 做工 作才能事半功倍。
1 同步思维的必要性
(1)辅助领导决策的需要:只有与领导同步思维 , 才能给领导出 好主 意 、提好建议、当好参谋。
(2)完成本职工作的需要:只有领会领导意图 , 好的决策和指 示才能得到贯彻落实。
(3)提高自身素质的需要:跟着领导长知识 、长见识 、长本 事 , 这不是自然而然的 , 而是与领导同步思维的结果 。
3 课后小案例
这个案例给我们带来什么启示?
小林和小李都是一家农产品公司的办公室秘书, 这天总经理让她俩分别去集市上看看有 什么卖的。小林很快从集市回来说:“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋, 多少斤?”总经理问。小林又跑回去, 回来说有十袋。“价格是多少?”总经理又问。小林再次跑 回集市。总经理望着气喘吁吁的她说:“请休息一会吧, 你看看小李是怎么做的”。
小李也很快从集市回来了, 汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆, 有十袋, 价格适中, 质量很好。她还带回几个土豆让总经理看。小李了解到, 这个农民过会还得弄几筐西红柿上 市, 据她看价格还算公道, 这种价格的西红柿总经理可能会要。所以她不仅带回了几个西红 柿做样品, 还把那个农民带来了。
3 课后小案例
任务1 同步思维

《秘书学》课件4章

《秘书学》课件4章
过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等
方面,都以不断提高正面效益为目标。
(一) 正面效益原则
(二) 以领导工作为核心原则
以领导工作为核心原则是指秘书的一切职能活动, 必须围绕领导工作 展开,按领导工作 的需要提供全面、 周密、及时、有效 的服务。 以领导工作为 核心原则,是由秘 书工作的主要任务 决定的(见图4-6)。 图4-6 以领导工作为核心的表现
(二) 综合协调强化整体功能原则
综合协调强化整体功能原则,指的是秘书
在处理协调工作中,要按照整体大于部分之和
的原理,充分发挥综合部门的作用,正确使用 各种协调手段,从目标、利益、功能、节奏等 多方面促进各子系统、各要素、各相关方面协 调配合,缓化矛盾,强化整体合力,维护组织 协调运转。
(二) 综合协调强化整体功能原则
图4-4 活动的整体机动效应
(九)规范性与随机性
秘书职能活动既有规范性,又有随机性。秘书 只有将工作中的规范性和随机性统一起来,才能保 证其工作主动有序的进行,灵活机动地完成任务。 规范性 秘书有规范的职能活动务。 随机性 秘书职能活动的随机性,能够应付突发事故或 随机事件,使组织运转和领导工作不受干扰,以确 保组织的动态稳定。
整体效益。
秘书工作一般规律的公式
秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程
度、秘书工作投入(即事务服务与参谋辅助的投入)
等要素间的关系和联系,可用公式表述(见图1)。
用公式表达为: D=±K•L•(S+A)
图1 秘书工作一般规律的公式
秘书工作一般规律的公式
由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平
(二) 秘书工作一般规律的运用
二、 秘书专项职能活动规律
秘书专项职能活动规律,是秘书工作一 般规律在各项职能活动中的具体体现,它在 各项秘书职能活动的特定领域内起作用。

秘书工作的规律及秘书的思维与方法ppt

秘书工作的规律及秘书的思维与方法ppt

第一节 秘书工作得规律性
一、秘书工作得一般规律2 (二)一般规律得运用 1、从目标把握,坚持主辅配合得正确方向。(某服
装公司案例) 2、从主辅加深理解,提高综合辅助得有效性。 3、从主辅配合协调,提高综合辅助得效率。 4、从主辅增强素质,提高综合辅助得效能。
第一节 秘书工作得规律性
二、秘书工作得特殊规律1
第二节 秘书工作思维
一、运用一般思维方法2 (三)其她思维法
1、想像振奋法。 通过想象开拓思路、激发创造灵感 2、发散思维法。 特点就是思维方向多角度、多侧面、多层次; 思维活动随机应变。 3、结构思维法。 从系统与子系统得依存关系,从属关系与各种 联系得条件中分析事物规律得方法。 4、生疑提问法。 对一种事物或一个对象提出疑问得思维方法。 5、系统思维法。 从系统得观点出发,从系统与要素、要素与要 素、系统与环境之间相互联系与相互作用得关系综合地考察事物。 6、层层逼近法。 通过层层分析,向问题得实质与核心一步步地 “逼近”地思维方法。
指秘书在授权办理特定工作事务中,兼有“领导代表”与“秘 书”得双重角色 2、综合协调强化整体功能原则。
指秘书在处理协调工作中,要按照整体大于部分之与得原理, 充分发挥综合部门得作用,正确使用各种协调手段,从目标、利 益 、功能、节奏等多方面促子系统 、各要素、各相关方面得协 调配合。 3、有效信息沟通原则。
返 回
第二节 秘书工作思维
二、特殊思维方法 (一)秘书思维得层次选择 1、秘书与领导同层次思维。 2、秘书与领导不同层次思维。 3、秘书得多层思维。 (二)选择思维角度得方法 1、秘书得本位思维。 2、秘书得换位思维。 3、秘书得多角度思维。 (三)秘书把握思维节奏得方法 1、秘书与领导思维同步。 2、秘书超前思维。 3、秘书继后思维。

秘书工作思维

秘书工作思维
(2)当一个新的决定作出后,秘书要适当放缓思维节奏,进行继 后思维,思考这一决定是否周密,有无疏漏,有无忽视的因素, 思考执行这一决定的各环节安排是否妥善,各方面配合是否协调。 若发现问题,应及时协助领导进行补充和调整。
(3)当一个重要会议结束后,秘书要适当放缓思维节奏,进行继 后思维,处理会后事务,收集会议后的反应,协助领导者做好会 后落实会议精神的工作,确保会议取得预期效果。
25
(一)思维规范性依据的把握
秘书在工作实践中,必须符合国家政策、法律规范和组织 规范,因此,秘书的工作思维,必须符合规范。
秘书思维的规范性依据有:
(1)国家方针政策、法律法规依据,即法规导向依据。
(2)事业整体功利观、价值观依据,即价值观导向依据。
(3)职能规范依据,即职能导向依据。秘书思维必须遵从 秘书职业道德规范,务实求真,秉笔直书,淡泊名利,甘当 无名英雄,忠于职守,吃苦耐劳,不失职不越权。
(六)层层逼近思维方法
这是通过层层地分析,向问题的实质和核心一步步地 “逼近”的思维方法。
在实践中,人们最初的认识往往仅限于问题的表层,即 先有一个一般性的认识,产生某种印象,并领悟到解决该问 题可能的方向;然后,深入一层,进一步认识对象具有的各 种功能,把分析和认识活动集中在功能的确定上;最后,再 进一步将功能特殊化,也就是具体地、实实在在地触及问题 的本质。
(四)类比推理方法的运用
类比推理方法,是根据两个或两类事物在某些属性上都 相同,而推出它们在其他属性上也相同的一种间接推理方法。 其公式如下:
A对象具有a、b、c、d属性,
B对象具有s、b、c属性,所以,B对象也具有d属性。
(五)因果关系归纳推理方法的运用
这种推理方法是根据因果规律的特点,在前 后相随的一些现象中,通过某些现象的相关变化 (如同时出现、同时不出现或同时成比例地发生变 化),归纳出现象之间的因果联系。

秘书工作规律、思维与方法概述PPT(63张)

秘书工作规律、思维与方法概述PPT(63张)
第六讲:秘书工作规律、思维与方法
一、秘书工作规律
• (一)秘书工作一般规律 • 在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务
服务需要相适应
• 为此揭示了秘书工作中: • 最本质最稳定的关系:秘书与领导主辅配合 • 基本特征:领导近身综合辅助 • 基本内容:综合辅助,既办事、办文、办会,
提供事务服务,又出谋划策,拾遗补缺,提供 参谋辅助 • 位置:领导身边,即“近身”
• 最后,当建筑材料齐备后,再将沟里的水放掉,
并把建筑皇宫的废杂物——建筑垃圾统统填入 沟内,这样又恢复了皇宫前面宽阔的大道。
丁渭造宫—续2
• 显然,这是一个非常杰出的方案。 • 首先,丁渭就地取材烧砖,解决了近处无土烧砖的难题,避免了从更
远的地方去取土烧砖;
• 其次,利用河道运送大量建筑材料,既解决了运输难题,又能将各种
案例分析
• 案例40(P137)中,领导更换后,秘书应如何做适应 工作的需要的变化?
• 案例41(P138)中,梅秘书如何与代总主辅配合,坚 持依法经营的?若代总听从了混混杨光杆的话,其后 果如何?
• 案例42(P139)中,腐败分子杨某想与其秘书建立怎 样的关系?建立这种关系的目的是什么?当腐败分子 的“忠臣”,意味着什么?
(二)一般思维方法在秘书工作中的应用
• 1、逻辑思维方法
• (1)直接推理
• 从一个判断,推出结论。
• (2)演绎推理
• 一般到个别,整体到个体
• (3)归纳推理
• 个别到一般,个体到整体
• 决策执行中:收集信息进行反馈,协助领导调控 • 2、管理事务:凡领导需代劳的,尽职尽责完成; • 领导工作需要服务的,及时有效提供; • 领导工作需要参谋辅助的,竭尽全力献计献策。

秘书学完整版电子课件(2024)

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提高工作效率的策略
2024/1/27
合理安排工作时间
根据生物钟和个人习惯,合理安排工作时间,避免在疲劳时处理重要 任务。
减少干扰因素
关闭不必要的通知和提醒,减少社交媒体等干扰因素的影响,保持专 注力。
学会拒绝和委托
对于不重要或超出自身职责范围的任务,学会拒绝或委托给他人处理 ,避免浪费时间和精力。
合理安排工作和生活
合理规划工作时间,保持工作 与生活的平衡,避免过度劳累 。
增强自我认知
了解自己的性格特点、情绪变 化等,有助于更好地应对心理 问题。
2024/1/27
建立良好的人际关系
与同事、领导保持良好的沟通 和合作关系,减轻工作压力。
寻求专业帮助
当遇到难以解决的心理问题时 ,及时寻求心理咨询或心理治 疗的帮助。
工作效率和身心健康。
压力来源分析
02
工作压力可能来源于工作量过大、时间紧迫、人际关系复杂等
多个方面。
压力应对策略
03
积极应对工作压力,如合理规划工作时间、寻求支持、调整心
态等,有助于缓解压力对心理健康的负面影响。
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常见心理问题及应对方法
1 2
焦虑
表现为过度担忧、紧张不安等。应对方法包括深 呼吸、放松训练、寻求心理咨询等。
应对危机
在危机事件发生时,迅速启动 应急预案,协助领导进行危机 处理,降低负面影响。
公关技巧
与媒体和公众保持良好的沟通 和合作关系,及时发布准确信 息,维护公司形象和声誉。
反思与改进
对投诉和危机处理过程进行反 思和总结,提出改进措施,不 断完善公司的管理和服务水平

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04 秘书的时间管理与效率提升

秘书学全套PPT课件

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3.年轻化:发达国家平均年龄26岁,一般20-35岁之间。工作3-5年,
积累经验,锻炼能力,逐步由操作(秘书)向管理层(主管)迈进
4 .初级中级秘书女性化:程序性重复、规范性要求,需细心耐心 5.高级秘书男性化:调研、出谋划策、挑战性,需高科技和逻辑思

第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的含义和内容 二、秘书工作的性质与特点 三、秘书工作的职能作用 四、做好秘书工作的基本要求 五、秘书长、办公厅(室)主任的任务
大家好
秘书学
第一章 绪论
学习要求: 了解秘书的涵义和特征,了解秘书工作的内容
和作用,了解秘书学的涵义及对象、方法。
学习内容: 第一节 秘书的涵义和特征 第二节 秘书工作的内容、特点和作用 第三节 秘书学的涵义、研究对象、研究方法
第一章 绪论
【教学目的】 使学生明确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书 学等几个概念的内含,了解秘书学的学科性质、 研究对象及秘书学的整体理论框架,明确学习 秘书学的意义。
直接性(贴身的工作助手,不存在中间层次;工作内容与领导工作保持 一致;直接对领导负责,听命于领导,并向其汇报);
广泛性(为上司、同级、群众三层级服务);稳定性(只要不解聘不辞 职,秘书长期为固定地上司服务,业缘关系和人情关系)
2.知识化:以处理书面信息为主要内容,需掌握现代办公手段和专业
知识技能,属知识分子或白领阶层,高级秘书属于智囊型人物
西方secretary,小秘书,帮助上司处理文书和事务的人。
东汉末年,曹操为魏王,设秘书令以“典尚书奏事,并掌图书秘 记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权,使秘书令 不但掌管了“图书秘记之事”,还掌管了草拟奏章、发布政令之 事。
秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权,是以往任何一位曾被 冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现 的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。

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主动汇报,及时沟通
主动向上司汇报工作进展和成果 ,及时沟通遇到的问题和困难, 寻求支持和帮助。
与同事的协作方法
建立信任,促进合作
与同事建立良好的信任关系, 积极促进团队合作,共同完成
工作任务。
分工明确,责任到人
明确每个人的职责和任务分工 ,确保工作顺利进行。
沟通协调,达成共识
在协作过程中,积极沟通协调 ,达成共识和一致意见,避免 产生分歧和冲突。
要任务的完成。
应对工作压力与挑战的策略
当遇到难以解决的问题时,秘书 应积极寻求同事或上级的支持和 建议。
注重休息和放松,保持良好的生 活习惯和健康的身体状态,有助 于更好地应对工作压力和挑战。
保持积极心态 寻求支持
时间管理技巧 自我关爱与调节
面对工作压力和挑战,秘书应保 持积极的心态,相信自己能够克 服困难。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务,减少错误和疏漏 。
制定工作计划与优先级排序
1 2
制定工作计划
秘书应该根据任务的紧急程度和重要性制定详细 的工作计划,明确每项任务的完成时间和所需资 源。
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性,秘书应对任务进 行优先级排序,优先处理重要且紧急的任务。
3
灵活调整计划
秘书学的学科特点
综合性、应用性、实践性
秘书的角色与职责
秘书的角色定位
01
领导的助手、信息的枢纽、协调的高手
秘书的职责范围
02
办文、办事、办会,提供综合性服务
秘书的工作要求
03
高效、准确、保密、创新
秘书的职业素养与技能
职业素养
政治素质、职业道德、心理素质、文化素养
基本技能

秘书工作思维

秘书工作思维

第七章秘书工作思维教学目的:1、何为秘书工作中的一般思维和特殊思维2、了解秘书的思维能力的培养方法。

3、掌握科学有效的秘书思维方法。

4、了解在实践中创新思维的各种途径教学重点:1、逻辑思维方法的运用2、形象思维方法的3、秘书选择思维方法的层次、角度、节奏的方法教学难点:秘书的本位思维、换位思维和多角度思维课时安排:4节第一节一般思维方法在秘书工作中的运用一、逻辑思维法1、归纳推理。

2、演绎推理。

3、直接推理。

4、类比推理。

5、因果关系推理。

6、分析与综合方法。

案例:某县办公室秘书,从处理的几件信访案件案件中都了解到农民负担过重的问题,到几个乡进行调查发现农民负担过重的问题确实存在,并到了制约农业和农村的发展、影响农民生活及农村社会稳定的严重程度。

然后对有关情况进行分析,写出了题为“要促进农业经济发展必须减轻农民负担”的调查报告,并提出了具体的对策措施。

次调查报告对该县领导机关决策,起到了有效的参考作用。

分析:此案例中,秘书运用了归纳推理、因果推理、分析综合推理等方法。

二、其他思维方法的运用1、形象思维方法的运用2、灵感思维方法的运用3、想像振奋法的运用4、发散思维法的运用5、结构思维法的运用6、生疑提问法的运用7、系统思维法的运用8、层层逼近法的运用案例:《邹忌讽齐王纳谏》邹忌齐王妻之美我,私我 ------- 宫妇左右,私王妾之美我,畏我 ------- 群臣吏民,畏王客之美我,求我 ------- 四境之内,求王王之蔽甚矣。

分析:这里,邹忌运用了生疑思维,因果思维,想象(联想)思维,类比思维等思维方法,规劝齐王,收到了良好的效果。

第二节秘书的特殊思维一、秘书选择思维层次的方法1、秘书与领导同层次思维。

了解领导的权责范围、思维模式、习惯思路。

2、秘书与领导不同层次思维。

思维方向一致的前提下,对领导思维的拓展延伸3、秘书的多层思维。

遵循上级,满足本级,深入下级二、秘书选择思维角度的方法1、秘书的本位思维。

秘书学第五章 秘书工作方法

秘书学第五章 秘书工作方法

助和服务中尽职尽责。
(一) 秘书的本位思维
确定秘书本位思维的角度有:
要准确观察和思考领导工作的需要;
要清醒地观察和思考客观环境及组织运转
的态势;
要客观地审视和评价自身的业务工作与领
导工作需要的契合程度、对领导工作服务的有
效程度。
(二) 秘书的换位思维
秘书要做好本职工作,除了要正确进行本位 思维,准确把握领导工作对秘书辅助和服务的需 要外,还要善于换位思维和多角度思维。 秘书换位思维要做到五个方面(见图5-5)。
二、秘书选择思维角度的方法
在实践中,人们的思维角度是与思维活
动的立足点、出发点、方向性、空间分布和
时间度等联系在一起的;思维角度受着思维 主体的社会实践、社会地位及所处的社会环境的Βιβλιοθήκη 接影响。(一) 秘书的本位思维
秘书在工作实践中,其工作思维活动的 立足点,应该是如何有效地辅助和服务于领 导工作,如何有利于提高领导工作效率。 秘书立足本职工作,做到尽职尽责,就 是立足于辅助和服务于领导工作,在有效辅
一、秘书选择思维层次的方法
秘书属于决策领导层的辅助和服务层次,
处于职能管理层中的职能综合地位,是领导 层与职能管理层、与基层、与广大群众联系 的纽带和桥梁。秘书在其工作实践中,在思 维层次上,有其自身的特殊性,必须注重选
择思维层次及掌握相应的方法。
(一) 秘书与领导的同层次思维
秘书与领导的同层次思维,必须以充分了解领 导的工作实践为基础,既要了解领导层次法定的权 责范围、目标指向,又要了解具体领导人的思维模 式和习惯思路;既要站在领导层次思考全局性问题, 又要模拟领导者思维方式,对待各种具体问题。 与领导同层次思维,秘书必须做到三个方面: 要正确把握领导工作的价值观; 要准确把握领导的职责范围; 要把握领导工作的思路和对待具体事务经常采 用的惯例。

秘书学导论 全套课件

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第一节 秘书 秘书的分类 秘书学导论
2、从工作性质、担任的角色分(即不同领域的秘书:政治生 活中的秘书;经济生活中的秘书;科技文化领域的秘书。)
就工作性质分:可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文 字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。 (周总理秘书名单及分类)
就社会领域分:可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教 学秘书等。
第一节 办公事物辅助 办文、办会、办事
一、办文:秘书工作极为重要的业务内容 公文:国家机关、社会团体、企事业单位在公务 活动中使用的文体。国家行政机关的公文(包括 电报),是行政机关在行政管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进 行公务活动中的重要工具。
1、文稿撰拟(公文写作):受命与领导草拟各种表 达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字 材料。
第四节 秘书学
一、秘书学的研究对象
秘书工作 秘书机构 秘书人员
二、秘书学的学科特征
实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性
三、秘书学与相关学科的关系
(一)秘书学与管理学的关系 (二)秘书学与领导科学的关系 (三)秘书学与写作学的关系 (四)秘书学与社会学的关系 (五)秘书学与信息学的关系 (六)秘书学与公共关系学的关系 (七)秘书学与政治学的关系
按秘书人员担任的职务划分: 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长(含科级干事)、 股长(非正式级别但有实际职务)、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分: 高级秘书;中级秘书;初级秘书。
第一节 秘书 秘书的层次 秘书学导论
例如省市政府机关秘书层次划分: 高级秘书:指秘书长、办公厅(室)主任。他们可以参改议
国第七任秘书长安
南和新当选的联合Байду номын сангаас

第6讲秘书工作规律思维与方法

第6讲秘书工作规律思维与方法
干部密切工作关系的?
(注:第2例与前面讲的“秘书职能环境” 一讲有一定联系)
第6讲秘书工作规律思维与方法
案例:王副秘书长妙语消除“火药味”
• 上个世纪90年代初冬季的一天,乌鲁木齐市市长在 一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下,到乌 鲁木齐市郊牧区检查工作。
• 在第一个点,这位崇尚务实但脾气大的市长就发火 批评了个别部下。去下一个点时,由于南戈壁冰封 雪盖,路不好辩认,农口一位哈族领导将路带错, 到发现时差不多已多走了10公里。
提供事务服务,又出谋划策,拾遗补缺,提供 参谋辅助 • 位置:领导身边,即“近身”
第6讲秘书工作规律思维与方法
(二)秘书工作一般规律的运用
• 1、从目标把握,坚持主辅配合的正确方向; • 2、从主辅加深理解,提高综合辅助的有效性; • 3、从主辅配合协调,提高综合辅助的效率; • 4、从主辅增强素质,提高综合辅助的效能;
第6讲秘书工作规律思维与方法
重点内容
• 秘书工作方法与组织管理、与 领导工作、与社会实践的适应 性;
• 秘书应了解和学习的领导方法; • 秘书主要专项业务工作方法。
第6讲秘书工作规律思维与方法
(一)秘书工作方法与管理实践
1、●管理组织体系示意图●
• 领导层
•(管理 • 决策层)
•执 •行
•层
•秘书 •(管理决策的
•指明方向 •提供依据
•秘 书
•方法基础 •秘书适用
第6讲秘书工作规律思维与方法
Hale Waihona Puke 2、秘书工作方法与领导工作
• 秘书工作直接为领导工作服务
•秘书工作与领导工作的需要紧密联系
• •




•要求当好近 •身综合辅助 •和服务的参

《秘书学》课件PPT:第一章 秘书学概述

《秘书学》课件PPT:第一章  秘书学概述

• 成都市秘书学会主办的《秘书界》 。
• 鄂尔多斯秘书学会主办的《鄂尔多斯文秘》 。
• 北京市秘书学会主办的《北京秘书工作通讯》 。

青岛市办公室工作研究会主办的《办公室工作研究》 。

中国矿业大学主办的《文秘风》 。

四川乐山市工交秘书学会、乐山师范高等专科学校主办的《厂长与秘书》 。

武钢(集团) 公司秘书工作研究会和湖北大学行管系等主办的《企业秘书》 。
秘书学
第一章 秘书学概述
第一节 秘书学产生的逻辑根源与历史演进
中国秘书学的产生是20世纪80年代的事情。 了解秘书学的产生必须清楚秘书活动、秘书 工作、秘书人员、秘书机构、秘书机制等的 演进历史 。
一 、秘书产生的逻辑根源
古代秘书的起源 ,秘书学界有殷商说 、夏朝说 、 尧舜说 、黄帝说 、神农说等。

中国档案出版社主办的《办公室业务》 。

中共贵州省委办公厅主办的《秘书世界》 。

中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的《秘书工作研究》 。

中共石家庄市委办公厅和石家庄市秘书协会主办的《秘书战线》 。

河南省秘书协会主办的《河南秘书》文。秘园地》 。

河贵南州省秘毕书节学市研政究府会办主公办室的主《办秘的书《学刊》 。
第四节 秘书学的结构与知识体系
一 、秘书学的结构体系
(一 )秘书理论 秘书理论阐释静态的问题 ,核心点在于秘书 工作、秘书人员和秘书机构。
(二)秘书实务 秘书实务阐释动态的问题 ,秘书实务即阐述 秘书的应用问题 。四个模块:秘书工作的事 务管理、会务管理、公文拟制与处理和办公 自动化。
二、秘书学的知识体系

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一、秘书的涵义


4、社会职业 就世界范围而言,秘书又是广泛的社会职 业之一。它属于第三产业(服务性行业), 它以其处理文书、事务的知识和管理能力 为社会各行业和团体服务。如政府机关、 企事业单位、社会团体和个人等。 欧美许多科学家、教授、医生、律师、著 名演员和运动员都聘请私人秘书,作为自 己工作和生活的助手。
二、秘书的类别与层次



2、私人秘书(非公务秘书) 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务 的秘书。 这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企 业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、 民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他 个人聘用的秘书等。 这类秘书不属于国家编制的工作人员,其工薪 由聘用者支付。




一、秘书的涵义


3、行政职位 在现代中国,各级政府机关和大型国企及 事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书 职位,秘书成为管理和处理日常行政事务 的重要人员,成为行政首长的得力助手。 在许多国家,政府机关秘书,属于文官范 畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其 中,秘书长属于政务类公务员,一般秘书 属于事务类公务员。
二、秘书的类别与层次



按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重,在纵向上分为三个层次。 1、高级秘书 :指秘书长、办公厅(室)主任。虽然他们工作的机关、 单位不同(在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手,日常行 政工作的负责人,有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长,同时也 是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务,管理事务”,协助首 长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作,以及主持日常行政事务 工作等。 2、中级秘书:指办公厅(室)主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、 秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集 和整理信息资料等工作。其工作成效,对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书:指在办公厅(室)、秘书处(科)内从事操作性、服务 性工作的秘书,如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发 保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称,但通 常也被称为秘书工作人员。
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第十章:秘书的思维方法
B 想像法 在脑中抛开某事物的实际情况,
而构成深刻反映该事物本质的简单 化、理想化的形象。直接想像是现 代科学研究中广泛运用的进行思想 实验的主要手段。
第十章:秘书的思维方法
C 组合法 从两种或两种以上事物或产品中抽取合适的
要素重新组合,构成新的事物或新的产品的创 造技法。常见的组合技法一般有同物组合、异 物组合、主体附加组合、重组组合四种。
逻辑思维是人脑的一种理性活动,思维主体 把感性认识阶段获得的对于事物认识的信息材 料抽象成概念,运用概念进行判断,并按一定 逻辑关系进行推理,从而产生新的认识。逻辑 思维具有规范、严密、确定和可重复的特点。
第十章:秘书的思维方法
(2)特征 概念的特征:内涵和外延。 判断的特征:一是判断必须对事物有
所断定;二是判断总有真假。 推理的特征:演绎推理的逻辑特征是:
如果前提真,那么结论一定真,是必然 性推理;非演绎推理的逻辑特征是:虽 然前提是真的,但不能保证结论是真的, 是或然性推理。
第十章:秘书的思维方法
(3)方法 A 定义 是揭示概念内涵的逻辑方式。是用简
洁的语词揭示概念反映的对象特有属性 和本质属性。定义的基本方法是“种差” 加最邻近的“属”概念。定义的规则: 一是定义概念与被定义概念的外延相同; 二是定义不能用否定形式;三是定义不 能用比喻;四是不能循环定义。
第十章:秘书的思维方法
一、逻辑思维方法的运用 1、归纳推理方法的运用: 所谓归纳推理,就是从个别性知识推出一般性结
论的推理。例如: 直角三角形内角和是1800; 锐角三角形内角和是1800; 钝角三角形内角和是1800; 直角三角形、锐角三角形和钝角三角形是全部的
三角形; 所以,一切三角形内角和都是1800。
流畅性反映的是发散思维的速度和数 量特征。
第十章:秘书的思维方法
B 变通性 就是克服人们头脑中某种自己设置的僵化的
思维框架,按照某一新的方向来思索问题的过 程。
变通性需要借助横向类比、跨域转化、触类 旁通,使发散思维沿着不同的方面和方向扩散, 表现出极其丰富的多样性和多面性。
C 独特性 指人们在发散思维中做出不同寻常的异于他 人的新奇反应的能力。独特性是发散思维的最 高目标。
第十章:秘书的思维方法
(2)方法: A 联系:就是运用普遍联系的观点来考察
思维对象的一种观点方法,是从空间上来考察 思维对象的横向联系的一种观点。
B 发展:就是运用辩证思维的发展观来考 察思维对象的一种观点方法,是从时间上来考 察思维对象的过去、现在和将来的纵向发展过 程的一种观点方式。
第十章:秘书的思维方法
第十章:秘书的思维方法
系统思维是指以系统论为思维基本模式的思维 形态,它不同于创造思维或形象思维等本能思 维形态。系统思维能极大地简化人们对事物的 认知,给我们带来整体观。
按照历史时期来划分,可以把系统思维方式 的演变区分为四个不同的发展阶段:古代整体 系统思维方式——近代机械系统思维方式—— 辩证系统思维方式——现代复杂系统思维方式。
现代归纳逻辑则主要研究概率推理和统计推 理。
第十章:秘书的思维方法
归纳推理思维方法的两个特征: 1、归纳推理的结论所包含的内容超出了前提所
包含的内容;(不准确) 2、归纳的结论带有或然性。 在秘书工作中的运用: 调查研究: 一切从实际出发。
第十章:秘书的思维方法
2、演绎推理方法的运用:
演绎推理是由普通性的前提推出特殊性结论的推 理。演绎推理有三段论、假言推理和选言推理 等形式。
是培养人、教育人的有力工具,在科学研究中, 科学家除了使用抽象思维以外,也经常使用形 象思维。在企业经营中,高度发达的形象思维, 是企业家在激烈而又复杂的市场竞争中取胜不 可缺少的重要条件。高层管理者离开了形象信 息,离开了形象思维,他所得到信息就可能只 是间接的、过时的甚至不确切的,因此也就难 以做出正确的决策。
第十章:秘书的思维方法
(2)方法: A 整体法(利益最大)
是在分析和处理问题的过程中,始终从整体来 考虑,把整体放在第一位,而不是让任何部分 的东西凌驾于整体之上。
整体法要求把思考问题的方向对准全局和整 体、从全局和整体出发。如果在应该运用整体 思维进行思维的时候,不用整体思维法,那么 无论在宏观或是微观方面,都会受到损害。
第十章:秘书的思维方法
2、辩证思维
(1)概念: 辩证思维是指以变化发展视角认识事物的思维 方式,通常被认为是与逻辑思维相对立的一种 思维方式。在逻辑思维中,事物一般是“非此 即彼”、“非真即假”,而在辩证思维中,事 物可以在同一时间里“亦此亦彼”、“亦真亦 假”而无碍思维活动的正常进行。辨证思维模 式要求观察问题和分析问题时,以动态发展的 眼光来看问题。
第十章:秘书的思维方法
(3)特性 主要有:形象性;想像性;直接性;敏捷性; 创造性;思维结果的可描述性;情感性等。
第十章:秘书的思维方法
(4)方法 A 模仿法 以某种模仿原型为参照,在此基础之
上加以变化产生新事物的方法。很多发 明创造都建立在对前人或自然界的模仿 的基础上,如模仿鸟发明了飞机,模仿 鱼发明了潜水艇,模仿蝙蝠发明了雷达。
C 全面:就是运用全面的观点去考察思维对象 的一种观点方法,即从时空整体上全面地考察 思维对象的横向联系和纵向发展过程。换言之, 就是对思维对象作多方面、多角度、多侧面、 多方位的考察的一种观点方法。
第十章:秘书的思维方法
3、逻辑思维 (1)概念 逻辑思维是指符合某种人为制定的思维规则
和思维形式的思维方式,我们所说的逻辑思维 主要指遵循传统形式逻辑规则的思维方式。常 称它为“抽象思维”或“闭上眼睛的思维”。
相对具有重要意义的因素称之为构成要素。要 使整个系统正常运转并发挥最好的作用或处于 最佳状态,必须对各要素考察周全和充分,充 分发挥各要素的作用。
第十章:秘书的思维方法
D 功能法 是指为了使一个系统呈现出最佳态势,
从大局出发来调整或是改变系统内部各 部分的功能与作用。在此过程中,可能 是使所有部分都向更好的方面改变,从 而使系统状态更佳,也可能为了求得系 统的全局利益,以降低系统某部分的功 能为代价。
第十章:秘书的思维方法
D 移植法 将一个领域中的原理、方法、结构、材料、
用途等移植到另一个领域中去,从而产生新事 物的方法。主要有原理移植、方法移植、功能 移植、结构移植等类型。
第十章:秘书的思维方法
对七种主要思维方式的介绍: 1、系统思维
(1)概念 系统是一个概念,反映了人们对事物的一种认 识论,即系统是由两个或两个以上的元素相结 合的有机整体,系统的整体不等于其局部的简 单相加。这一概念揭示了客观世界的某种本质 属性,有无限丰富的内涵和处延,其内容就是 系统论或系统学。系统论作为一种普遍的方法 论是迄今为止人类所掌握的最高级思维模式。
第十章:秘书的思维方法
B 假设推测法 假设的问题不论是任意选取的,还是
有所限定的,所涉及的都应当是与事实 相反的情况,是暂时不可能的或是现实 不存在的事物对象和状态。
由假设推测法得出的观念可能大多是 不切实际的、荒谬的、不可行的,这并 不重要,重要的是有些观念在经过转换 后,可以成为合理的有证思维是唯物辩证法在思维中的运用,唯 物辩证法的范畴、观点、规律完全适用于辩证 思维。辩证思维是客观辩证法在思维中的反映, 联系、发展的观点也是辩证思维的基本观点。 对立统一规律、质量互变规律和否定之否定规 律是唯物辩证法的基本规律,也是辩证思维的 基本规律,即对立统一思维法、质量互变思维 法和否定之否定思维法。
第十章:秘书的思维方法
B 结构法(结构的优化) 进行系统思维时,注意系统内部结构
的合理性。系统由各部分组成,部分与 部分之间组合是否合理,对系统有很大 影响。这就是系统中的结构问题。
好的结构,是指组成系统的各部分间 组织合理,是有机的联系。
第十章:秘书的思维方法
C 要素法(结构多元) 每一个系统都由各种各样的因素构成,其中
第十章:秘书的思维方法
C 集体发散思维 发散思维不仅需要用上我们自己的全部大脑,
有时候还需要用上我们身边的无限资源,集思 广益。集体发散思维可以采取不同的形式,比 如我们常常戏称的“诸葛亮会”。
第十章:秘书的思维方法
5、形象思维 (1)概念
形象思维是指以具体的形象或图像为思维内容 的思维形态,是人的一种本能思维,人一出生 就会无师自通地以形象思维方式考虑问题。
第十章:秘书的思维方法
传统上,根据前提所考察对象范围的不同, 把归纳推理分为完全归纳推理和不完全归纳推 理。完全归纳推理考察了某类事物的全部对象, 不完全归纳推理则仅仅考察了某类事物的部分 对象。并进一步根据前提是否揭示对象与其属 性间的因果联系,把不完全归纳推理分为简单 枚举归纳推理和科学归纳推理。
形象思维内在的逻辑机制是形象观念间的类 属关系。抽象思维是以一般的属性表现着个别 的事物,而形象思维则要通过独具个性的特殊 形象来表现事物的本质。因此说,形象观念作 为形象思维逻辑起点,其内涵就是蕴含在具体 形象中的某类事物的本质。
第十章:秘书的思维方法
(2)作用 形象思维是反映和认识世界的重要思维形式,
第十章:秘书的思维方法
第一节:一般思维方法在秘书工作中的运用 思维方法的多样性(钱学森) 抽象思维: 形象思维: 灵感思维: ……
第十章:秘书的思维方法
系统思维方法、辩证思维方法、经验思维方法、 惯性思维方法、共赢思维方法、代价思维方法、 悖论思维方法、极点思维方法、直觉思维方法、 潜意识思维方法、混沌思维方法、解构思维方 法、预测思维方法、图腾幻想思维方法、发散 思维方法、收敛思维方法、求异思维方法、逆 向思维方法、缺点列举思维方法、检核思维方 法、纵向(现象探索)思维方法、横向思维方法、 纵横向思维方法、信息交合思维方法、创意思 维方法……
种扩散状态的思维模式,比较常见,它 表现为思维视野广阔,思维呈现出多维 发散状。
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