文控管理制度

文控管理制度

1总则

1.1文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的成效。为规范本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。

1.2本制度适用于本公司的文件制、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等个环节< 1.3文控工作管理原则：使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。

1.4公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员统一管理本部门相

关文件材料，定期整理归档并控期向公司文控移交。

1.5文控负责对全公司的文件管控：其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。

2文件属性及分类

根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表）

2.1按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。

2.2按管控方式可分为：受控文件和非受控文件。受控文件是指可能涉及公司的商业机密或

对公司日常运行有规范指导作用的文件，需根据公司的成长对文件进行修订的文件，如体系文件，技术文件、合同协议等；非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。

2.3按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。

2.4按管理方法可分为：集中管理和分散管理。

2.5按保密等可分为：绝密、机密、秘密、公开。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益严重损

害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭损害。

2.6按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。规定性文件是批为了约束和规范某方面的行为和活动而制订的规范性文件，如政策、法规、制度等，这里主要是指公司内制

度规范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。

2.7按文件来源可分为：外来文件和内部文件。

2.8按保存时间可分为：永久（30年以上）、长期（15-30年）、短期（15年以下）。

2.9按文件的生命周期可分为：“制作、受控发行、归档、废止”四个阶段。

3权责

3.1文控的工作职责

3.1.1公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范：

3.1.2对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审审核；

3.1.3受控、发行、纸档的发放、回收、销毁；

3.1.4协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用；

3.1.5对外来文件如法规、标准、公文、证书等受控和管制；

3.1.6对除以上文件以外的其它文件的管制；

3.1.7对归档的文件集中管理。

3.2各部门的权责

3.2.1按照《文件控制程序》规定制作和使用文件：

3.2.2对办理完比，具有保存价值的问件归档，定期向文控移交

323自觉樽守文件管理的相关规定，并监督和建议文控的管理工作。

4管理规定

4.1制作阶段

4.1.1需要草拟文件，须遵循公司对文件要素的规定。参见《文件控制程序》

4.1.2文件的制作

4.121 规定性文件，制作编辑文件前向文控申请文件编号，正确编写文件名称；女口：体系文件等。

文件名称的组成：文件编号+文件标题+文件制作时间

事务性文件和公文的文件名称可不安照此方式命我。但必须具有明显的指示性，不能笼统地标题为申请、报告等。

4.1.2.2事务性文件，则按照文件编号规则，部门自行编制一套编号进行管控。

4.1.3若修订文件需向文控索要需修订的可编辑电子档；

4.1.4文件的编辑，须对文件的模板、版本、修订履历、密级、文件属性等进行编辑。 4.2受控发行阶段

4.2.1.1公文，内部公文在0A上提交启动流程，由文控审核文件字体、模板、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，位通过则驳回到文件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提交；若都通过，则由部门领导提交总经理或副总经理核

准签发，由管理印章的人员在落款处加盖公司印章，文件受控发布；外来公文，由收文部门扫描后，扫描件和原件移交文控受控。

4.2.1.1规定性文件（如规章制度、SOP等），在OA上提交启动流程，由文控申核文件字

体、模板、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，未通过则驳回到文件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提效：若通过，则由部门领导提

交内容涉及到的相关部门会审，同样，通过则直接提交下一节点，未同意，则驳回流程起点；

都通过后，由管理者低表核准签发，文控受控发布。

4.2.1.3事务性文件，不需在OA上发行受迭，只在部门间受控即可，如联络单，申请等。

4.2.1.4技术文件，在PLM或OA上进行流程受控。需发行纸档各部门的，文控加盖受控章和受控时间，发放到相关部门，若是修订版本文件，须收回上一版本的旧文件；需发放到外部的文件，需文控加盖非受控章。

4.2.1.5资质文件及认证文件。收文部门收到证书及资质文件后，对其进行扫描，然后将原件和扫描件移交文控受控；文控对新收到的文件对原件整理保管，将不涉密的电子档发布到

OA和服务器公共文件夹，以方便公司业务人员使用。（扫描件要求，无黑边，无倾斜、图像清晰无模糊，方便读取）

4.2.1.6合同协议，签订完毕的原件一份及电子档移交文控，本部门可保留一份使用。

4.3归档阶段

4.3.1部门归档

4.3.1.1具有长远保存和参靠价值的文件，文件办理完毕合，由文件办理部门连同该文件产生的后续过程和结果文件归档，按照料类别、事件整理，与其它归档文件一并向文控定期移

交集中保存。移交时间为：年初即1月移交上年度下半年的归档文件：年中即7月份移交上半年的归档文件。

4.3.1.2记录性的文件，对每个工作年度的记录文件进行归档，由本部门保管，以便随时查阅参考。4.3.2文迭整理归档

4.3.2.1收集，文控各部门具有保存价值办理完毕的文件，定期完整收集。

4.322整理，按照文件属性等对文件进行分类整理立卷。