代理商退换货的规定及流程(NEW)

代理商退换货的规定及流程

一、目的

制定本流程，对公司向市场发货过程进行管理和控制。以达到工作规范、回馈及时、控制有效、货物安全的目的。

二、适用范围

使用于公司从接单、备货到发货、回馈市场等发货工作的全过程。

三、职责

1、售后服务部主管负责接单、审单及下达退货指令等工作。

2、质检员负责质检及清点工作。

3、由工厂在二个工作日负责清点、入仓、入购销链的工作。

四、退货申请审批流程图，包括以下两方面：

1、工厂的退货审批程序

2、公司退换货审批程序

五、退货申请审批流程图说明

（一）、工厂退货流程说明

1、客户清点退回公司的货物后，填写雅兰公司专用（退货申请表），传真至

本公司客户服务部。（退货单上必须用黑色笔迹、正楷书写；产品编号、

品名、数量、保质期限、退货原因均需填写清楚，质量问题的产品，应详

细写明问题；退货单上必须有本公司省级经理、美体督导签名）

2、售后服务部跟进及审核退货单，并给出意见。

3、营销总监根据客户填写质量问题产品的原因及售后服务部给出的意见审

核、批准。

4、客户按通知单要求，清点货品装箱内发运，退货清单一式二份，列明共几

箱，每箱内必须有一张货单，列明本箱内所有货品，便于收货清点数量，

外箱请注明，并传真回执和（货运单），便于我司储运部查收退货。

5、售后服务部接到货运站通知，知会工厂储运部提货，同时传真客户的（退

货申请表），储运部有责任协助查找客户发运到广州的货品。

6、接到退货质检员根据每人每天80-100件的数量来质检并出一份详细的

质检报告（按合格与不合格），再交给工厂仓管员。

7、工厂仓管人员在二个工作日内将合格品入仓，不合格品入待处理仓，穿

过有质量问题的原货退还给客户。

（二）、公司退换货审批程序说明。

1、客户清点退换回公司的货物后，填写雅兰公司专用（退货申请表），传真

至本公司客户服务部。（退货单上必须用黑色笔迹、正楷书写；产品编号、品名、数量、保质期限、退货原因均需填写清楚，质量总是的产品，应详细写明问题；退货单上必须有本公司城市经理签名）

2、客户将退换货申请单传真至售后服务部主管，由售后服务部主管跟进核准客户

的退换货是否符合标准。

2．1 调货：在保证产品先进先出和产品完好无损的前提条件下（以发货单日期为准）。

2．2退货：在产品无任何质量问题的前提下，公司不予退货处理（解约客户不记算在内）。

2．3调货、退货原则：

第一：因产品自身质量问题导致产品无法正常使用和销售，经售后服务部主管、营销二部总监同意的情况下，方可做换货处理（据情况而定），由质检员质检后出一份详细的质检报告。

第二：因产品滞销问题，客户应在调货额度内且产品完好无损，不影响产品再次销售的前提条件下，提出调货申请，经公司批准后（包括售后服务部主管、销售部经理、营销二部总监），方可做有效处理。由质检员出一份详细的质检报告，交售后服务部和工厂仓管员。

第三：由于客户或消费者使用不当造成的质量问题，经质检人员质检确认后，售后服务部不予退货、调货。

第四：客户按合约的调货额度进行调货，若超过调换货额度，售后服务部不予受理。

第五：凡退换货须先申请，经公司批准后，方可进行处理，退换货申请必须有我司省级经理或美体督导和客户签名盖章，否则不予受理。

第六：凡在我公司搞活动期间订产品的客户，如属配送产品出现质量问题，经质检后确认实属质量问题，公司只换相应的尺码，不予调换任何尺码，如配送产品无质量问题，客户需退换产品，售后服务部不予受理。

第七：在客户没经过申请、公司同意的情况下将货物直接发回工厂，售后服务部将不予受理。

2．3客户退换货申请经销售部经理核对签字。

2．4客户退换货申请经营销二部总监签字同意后方可受理。

2．5客户按通知单要求，清点货品装箱发运，退换货清单一式二份，列明共几箱，每箱必须有一张装箱单，列明本箱内所有货品，便于收货清点数量，外箱请注明，并传真回执和（货运单），便于我司查收退货。

2．6质检员按每人每天80-100件数量检验完毕后交工厂收货仓管员清点数量，填

写产品退货清单。

2．7工厂仓管员在二个工作日按每个客户的退货数量分别入仓（无质量问题的入成品仓，有质量问题的入待处理仓）将清单交输入组输入人员在一个工作日入帐后再递交给工厂财务。

2．8工厂财务交于公司财务，再由客户服务部在一个工作日开单。

2．9公司财务部根据“公司购销链”退货单，产品退货清单，在一个工作日确定的金额入帐，完成退货流程。

注：1、客户退回的产品中如有部分是属质量问题的，营销二部需对有质量问题的产品进行及时维修，在不影响客户退货进行再利用的前提下，工厂需营销二部负责人的证明方可将货物调出厂进行维修。

2、工厂按每个客户的退货数量进行分类入仓后，需维修有质量问题的产品时，由客户服务部把有质量问题的产品再从仓库中调出，才可进行维修。

姿蔓婷分公司

二00二年七月十日