办公室日常事务处理培训课件(PPT 45张)
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办公室日常事务工作课程介绍 PPT课件( 62页)
有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。
（七）电话记录的处理
通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关 领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 务，秘书人员可直接答复或办理。
2 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面 烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种 饮品。
3 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可 以送上报纸、杂志等。
4 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心 倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答 复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥 的，要约定下次协商的时间或办妥时限。
对接待中涉及的问题，秘书 不擅自做主，明确表示要汇 报给领导才能决定
来客是下级单位的，秘书应做好以下四点
一般情况应主要由秘书接 待、接谈
工作属其他职能部门的做 好介绍转办工作
接待下级单位 应注意的事项
属于自己职权范围能回答 的，要尽量解决。难以解 决的问题，要请示给领导
对不清楚的问题不擅自做答
来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点
客，要本着热情为
人的态度。咨询性
的、不必花费太多
时间的事，尽量办 理好并告之电话约 定；一时办不完， 要按程序登记
秘书在接待中要有 意识地示意对方， 来访面谈要事先有 约
可以约见秘书， 也可能约见领导、 或其他什么有关 部门
（二）秘书必须坚持“一视同仁” 的原则
秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁
细心地 记住别 人介绍 给你的 每一位
办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公室事务与管理 PPT课件
本文详细阐述了办公室事务与管理的各个方面，包括办公环境的维护、布置与安全管理等。首先通过案例展示了秘书王小姐一天的工作流程，强调了上班开始时要做好工作区域的办公环境维护。接着提出了办公环境管理的学习目标，包括掌握布置办公室的方法、了解办公环境中绍了如何合理布置办公室，如采用一大间办公室的优点、使用同样大小桌子的意义等，并给出了办公室布置的三大原则和具体程序。此外，还强调了营造健康、安全的办公环境的重要性，包括进行安全检查的内容和要求，并通过案例展示了如何处理办公环境中的安全隐患。最后，提供了隐患记录及处理表的范例，用于记录和处理发现的隐患。
办公室日常工作培训课件
同实现团队目标。
解决冲突和问题解决策略
识别冲突来源
认真分析冲突的起因和本质，找 出问题的关键所在。
保持冷静
在面对冲突时，保持冷静和理性， 避免情绪化的反应。
有效沟通
通过有效的沟通，了解对方的观点 和需求，寻求共同的解决办法！
PART 04
时间管理与工作效率提升 策略
时间管理原则和方法介绍
目标明确
打印机使用规范
指导员工正确使用打印机 ，如双面打印、节约纸张 等。
其他设备使用规范
针对其他办公设备，如电 话、传真机、投影仪等， 制定相应的使用规范。
常见故障排除方法
电脑故障排除
提供常见的电脑故障排除 方法，如系统崩溃、病毒 感染等。
打印机故障排除
指导员工如何解决打印机 常见问题，如卡纸、缺墨 等。
果。
团队协作能力培养方法
01
02
03
04
建立信任
在团队中建立相互信任的关系 ，尊重彼此的意见和贡献。
分工与协作
根据团队成员的特长和优势， 合理分工，相互协作，共同完
成任务。
有效沟通
保持开放、透明的沟通渠道， 及时分享信息和经验，促进团 队成员之间的理解和合作。
激励与支持
鼓励团队成员发挥自己的潜力 ，提供必要的支持和帮助，共
总结经验
在应对突发事件和危机情况后，应及时总结 经验教训，完善应急预案和防范措施。
2023 WORK SUMMARY
THANKS
感谢观看
REPORTING
设定明确的目标，并制定可行 的计划，以便更好地管理时间
。
要事优先
将任务按照优先级排序，先完 成重要且紧急的任务。
避免多任务处理
解决冲突和问题解决策略
识别冲突来源
认真分析冲突的起因和本质，找 出问题的关键所在。
保持冷静
在面对冲突时，保持冷静和理性， 避免情绪化的反应。
有效沟通
通过有效的沟通，了解对方的观点 和需求，寻求共同的解决办法！
PART 04
时间管理与工作效率提升 策略
时间管理原则和方法介绍
目标明确
打印机使用规范
指导员工正确使用打印机 ，如双面打印、节约纸张 等。
其他设备使用规范
针对其他办公设备，如电 话、传真机、投影仪等， 制定相应的使用规范。
常见故障排除方法
电脑故障排除
提供常见的电脑故障排除 方法，如系统崩溃、病毒 感染等。
打印机故障排除
指导员工如何解决打印机 常见问题，如卡纸、缺墨 等。
果。
团队协作能力培养方法
01
02
03
04
建立信任
在团队中建立相互信任的关系 ，尊重彼此的意见和贡献。
分工与协作
根据团队成员的特长和优势， 合理分工，相互协作，共同完
成任务。
有效沟通
保持开放、透明的沟通渠道， 及时分享信息和经验，促进团 队成员之间的理解和合作。
激励与支持
鼓励团队成员发挥自己的潜力 ，提供必要的支持和帮助，共
总结经验
在应对突发事件和危机情况后，应及时总结 经验教训，完善应急预案和防范措施。
2023 WORK SUMMARY
THANKS
感谢观看
REPORTING
设定明确的目标，并制定可行 的计划，以便更好地管理时间
。
要事优先
将任务按照优先级排序，先完 成重要且紧急的任务。
避免多任务处理
办公室日常工作培训ppt课件
工作语言“规范”沟通
—— 工作场合最佳话题
❖ 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” ❖ 格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 ❖ 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（七）安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼
无称呼 替代性称呼 不适当地方性称呼
称兄道弟 不适当的简称
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（二）工作语言“文明”沟通
办公室事务管理培训教材PPT(共 33张)
一 办公室环境格局设计
任务情境
某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其 中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半 区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。
•
17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。
•
18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。
•
19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。
一 办公室环境格局设计
2.封闭式办公室
一 办公室环境格局设计
(1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全，便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间，易于保护隐私。
(2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。
隐患记录及处理表序号时间隐患情况造成隐患原因隐患危害处理人采取的措施111月4日电脑线交叉错乱地表裸线多无人处理绊倒人工程部王亮整理埋在地毯下211月11日标识牌掉落固定的钉子脱落牌子掉下砸伤人工程部王亮重新固定好311月18日机器卡纸使用设备操作不当机器损坏电脑部李华检修复印机411月19日靠窗一排电脑屏幕晃眼无窗帘遮挡有损眼睛行政主管张强安排窗帘511月25日周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立同周一开会强调课后训练一案例分析题1
办公室日常事务管理印刷本ppt课件
金鱼——红高头，浑身通红，额头高耸， 寓意红运高照。
金鱼——黑玛莉，通体乌黑，凶神恶煞， 寓意驱凶避邪，遇难呈祥。
绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息 产生微妙影响。
发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。
精选课件ppt
33
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
音乐
公
室
音
乐
和
气
味
气味
办公室引进背景音乐，提高企业的文化格 调、提高工作效率，产生思想和创造力。
《照明方式与气氛效果》
灯光分布应均匀，灯具要自然明亮 用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯 选用同样的灯具，否则会相克 室内温度应保持在20-25摄氏度
一般用白色—布置任何装饰物的最好底色
黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平 和，红色使人兴奋。
精选课件ppt
30
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
公 室
1）上司亲收件应立即呈送。
2）同事的私人信件可放入指定信袋或顺 便送交。
精选课件ppt
16
办公室日常事务管理
★邮件信函的管理
邮
1）秘书阅看文件、信函应仔细、认真。
件
收
5、阅办
进
2）注意参阅某日来信、某某文件等；内 容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意 见置于信前。
的
程 序
3）每份信笺、信封及附件等应平整装订 在一起，然后分送上司或有关部门处理， 以便于办毕保管备查
字
2、选用房型方正——便于布局；高大宽敞——放松心情；
楼
光线明亮——财路明朗；无梁无柱——没有阻碍。
所
在
3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。
金鱼——黑玛莉，通体乌黑，凶神恶煞， 寓意驱凶避邪，遇难呈祥。
绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息 产生微妙影响。
发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。
精选课件ppt
33
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
音乐
公
室
音
乐
和
气
味
气味
办公室引进背景音乐，提高企业的文化格 调、提高工作效率，产生思想和创造力。
《照明方式与气氛效果》
灯光分布应均匀，灯具要自然明亮 用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯 选用同样的灯具，否则会相克 室内温度应保持在20-25摄氏度
一般用白色—布置任何装饰物的最好底色
黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平 和，红色使人兴奋。
精选课件ppt
30
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
公 室
1）上司亲收件应立即呈送。
2）同事的私人信件可放入指定信袋或顺 便送交。
精选课件ppt
16
办公室日常事务管理
★邮件信函的管理
邮
1）秘书阅看文件、信函应仔细、认真。
件
收
5、阅办
进
2）注意参阅某日来信、某某文件等；内 容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意 见置于信前。
的
程 序
3）每份信笺、信封及附件等应平整装订 在一起，然后分送上司或有关部门处理， 以便于办毕保管备查
字
2、选用房型方正——便于布局；高大宽敞——放松心情；
楼
光线明亮——财路明朗；无梁无柱——没有阻碍。
所
在
3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。
办公室日常工作培训课件
掌握使用Excel等电子表格 软件进行表格的创建、编 辑、排版等操作。
数据处理与分析
熟悉如何对表格数据进行 排序、筛选、计算、分析 等操作，以及使用公式和 函数进行数据处理。
图表制作与展示
了解如何使用Excel的图表 功能，将表格数据以图表 形式进行展示和分析。
演示文稿制作
演示文稿创建与编辑
动画与切换效果
保持良好坐姿
正确使用办公椅，保持良好坐姿，避免长时间久 坐导致腰颈椎问题。
3
健康饮食
合理安排饮食，避免过度油腻、高糖食品，保持 健康饮食习惯。
紧急情况的应对方法
火灾应对
熟悉灭火器的位置和使用方法，掌握火灾逃生路线和自救 方法。
地震应对
了解地震逃生路线和自救方法，保持冷静，迅速撤离到安 全区域。
突发疾病应对
02
日常办公技能
文档处理
01
02
03
文档创建与编辑
掌握使用Word等文字处 理软件进行文档的创建、 编辑、排版等操作。
文档格式设置
熟悉文档的字体、字号、 行距、对齐方式等格式设 置，以及插入图片、表格 等操作。
文档审阅与修订
了解如何对文档进行审阅 、修订，以及如何使用批 注等功能。
表格制作
表格创建与编辑
。
及时援助
在同事需要帮助时，及时提供 支持和援助。
商务会面礼仪
守时守约
按时到达约定地点，避免迟到 或早到。
自我介绍
在会面时主动自我介绍，包括 姓名、职务、职责等基本信息 。
注意言行举止
保持自信、谦虚、礼貌的态度 ，注意语言表达和肢体动作的 协调。
道谢与道别
在会面结束时，表达感谢和道 别，保持良好的职业形象。
数据处理与分析
熟悉如何对表格数据进行 排序、筛选、计算、分析 等操作，以及使用公式和 函数进行数据处理。
图表制作与展示
了解如何使用Excel的图表 功能，将表格数据以图表 形式进行展示和分析。
演示文稿制作
演示文稿创建与编辑
动画与切换效果
保持良好坐姿
正确使用办公椅，保持良好坐姿，避免长时间久 坐导致腰颈椎问题。
3
健康饮食
合理安排饮食，避免过度油腻、高糖食品，保持 健康饮食习惯。
紧急情况的应对方法
火灾应对
熟悉灭火器的位置和使用方法，掌握火灾逃生路线和自救 方法。
地震应对
了解地震逃生路线和自救方法，保持冷静，迅速撤离到安 全区域。
突发疾病应对
02
日常办公技能
文档处理
01
02
03
文档创建与编辑
掌握使用Word等文字处 理软件进行文档的创建、 编辑、排版等操作。
文档格式设置
熟悉文档的字体、字号、 行距、对齐方式等格式设 置，以及插入图片、表格 等操作。
文档审阅与修订
了解如何对文档进行审阅 、修订，以及如何使用批 注等功能。
表格制作
表格创建与编辑
。
及时援助
在同事需要帮助时，及时提供 支持和援助。
商务会面礼仪
守时守约
按时到达约定地点，避免迟到 或早到。
自我介绍
在会面时主动自我介绍，包括 姓名、职务、职责等基本信息 。
注意言行举止
保持自信、谦虚、礼貌的态度 ，注意语言表达和肢体动作的 协调。
道谢与道别
在会面结束时，表达感谢和道 别，保持良好的职业形象。
《办公室事务》课件
人员绩效评估
评估标准
评估周期
制定明确的绩效评估标准，包括工作质量 、工作效率、团队协作等方面。
确定合理的评估周期，如季度评估、年度 评估等，以便及时了解员工的工作表现。
评估方法
反馈与改进
采用多种评估方法，如自我评价、上级评 价、同事评价等，以确保评估结果的客观 性和公正性。
向员工提供具体的绩效反馈，指导他们改 进工作方法和提高工作效率。
监控执行情况
对工作流程的执行情况进行实 时监控，了解流程的执行情况
和存在的问题。
收集反馈
收集员工对工作流程的意见和 建议，了解员工的实际需求和 困难。
分析问题
对监控和收集到的信息进行分 析，找出工作流程中存在的问 题和不足。
调整优化
根据分析结果，对工作流程进 行必要的调整和优化，提高工
作流程的适应性和有效性。
《办公室事务》ppt课件
• 办公室环境管理 • 办公室文档管理 • 办公室沟通协调 • 办公室事务流程管理 • 办公室人员管理
01
办公室环境管理
办公设施管理
01
02
03
办公设施维护
定期检查和维护办公设施 ，确保设备正常运行，延 长使用寿命。
设备采购与更新
根据实际需求采购新设备 ，及时更新换代，提高工 作效率。
03
办公室沟通协调
内部沟通协调
建立有效的沟通渠道
确保部门内部信息传递的准确性和及时性，建立有效的沟通渠道 ，如定期会议、电子邮件、即时通讯工具等。
促进跨部门合作
鼓励不同部门之间的交流与合作，共同解决问题，提高工作效率。
解决冲突和矛盾
当出现内部冲突和矛盾时，应及时采取措施进行调解，化解矛盾， 保持团队和谐。
办公室事务和管理PPT课件
.
5
• （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域
•
1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的
周围；
•
2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无
弃物、无水迹，茶具清洁整齐；
•
3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家
具；
•
4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客
离开或会后立即清理，保证在下
.
21
◆接打电话和处理通话中的问题
一、处理电话留言的一般原则
1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让收受人一看就 明白；
2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细的 记全，不要遗漏；
3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号 码，来电日期、时间，来电的内容等。一定要在留言上签名，以防收到
案例 1、天地公司秘书初萌下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空
纸箱，初萌是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工 作，确保接待区到门口的过道通畅。
在周末的工作会上，行政经理表扬了初萌，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好 工作环境的风险防范。
.
பைடு நூலகம்10
• 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选 票用碎纸机处理掉，在她操作的过程中， 戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即 关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备
.
20
三、上司不在时，秘书如何处理上司的文件或邮件：
1、如果上司习惯每天给办公室打电话，你应该把公司信件和外来信件分开，同 时把每封邮件的内容大致记录一下，以便于随时向上司汇报；
2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，你应该主动打电话把需要上司亲 自处理的邮件告诉他；
《办公室事务和管理》课件
队凝聚力和协作能力。
有效沟通
鼓励员工之间的沟通与协作，建立 有效的沟通渠道和机制，确保信息 的准确传递和工作的顺利开展。
员工关怀
关注员工的工作状态和生活情况， 提供必要的支持和帮助，增强员工 的归属感和忠诚度。
04
办公室安全管理
消防安全知识
总结词
火灾的分类和特点
了解消防安全知识是办公室安全管理的重 要一环，有助于预防火灾事故的发生，保 障员工生命安全和财产安全。
员工绩效评估
评估标准制定
根据岗位职责和工作目标 ，制定合理的评估标准， 确保评估的公正性和客观 性。
评估实施
定期进行员工绩效评估， 收集工作数据和业绩表现 ，进行综合分析和评价。
反馈与改进
将绩效评估结果及时反馈 给员工，指导员工进行工 作改进和职业发展。
员工关系与沟通
建立良好关系
营造积极向上的工作氛围，加强 员工之间的交流与合作，提高团
办公用品管理制度
总结词
节约成本，提高资源利用效率
详细描述
建立办公用品管理制度，规范办公用品的采购、保管、发放和使用，可以节约成本，避免浪费，同时提高资源利 用效率。
感谢观看
THANKS
办公室制度建设
工作流程规范
总结词
明确工作流程，提高工作效率
详细描述
制定清晰的工作流程，包括文件处理、会议组织、任务分配等，有助于员工明 确自己的职责，减少重复和不必要的沟通，提高工作效率。
考勤与休假制度
总结词
保证工作秩序，维护员工权益
详细描述
合理的考勤与休假制度是保证工作秩序的重要手段，同时也能维护员工的合法权 益，提高员工的工作积极性和满意度。
。
资源节约
有效沟通
鼓励员工之间的沟通与协作，建立 有效的沟通渠道和机制，确保信息 的准确传递和工作的顺利开展。
员工关怀
关注员工的工作状态和生活情况， 提供必要的支持和帮助，增强员工 的归属感和忠诚度。
04
办公室安全管理
消防安全知识
总结词
火灾的分类和特点
了解消防安全知识是办公室安全管理的重 要一环，有助于预防火灾事故的发生，保 障员工生命安全和财产安全。
员工绩效评估
评估标准制定
根据岗位职责和工作目标 ，制定合理的评估标准， 确保评估的公正性和客观 性。
评估实施
定期进行员工绩效评估， 收集工作数据和业绩表现 ，进行综合分析和评价。
反馈与改进
将绩效评估结果及时反馈 给员工，指导员工进行工 作改进和职业发展。
员工关系与沟通
建立良好关系
营造积极向上的工作氛围，加强 员工之间的交流与合作，提高团
办公用品管理制度
总结词
节约成本，提高资源利用效率
详细描述
建立办公用品管理制度，规范办公用品的采购、保管、发放和使用，可以节约成本，避免浪费，同时提高资源利 用效率。
感谢观看
THANKS
办公室制度建设
工作流程规范
总结词
明确工作流程，提高工作效率
详细描述
制定清晰的工作流程，包括文件处理、会议组织、任务分配等，有助于员工明 确自己的职责，减少重复和不必要的沟通，提高工作效率。
考勤与休假制度
总结词
保证工作秩序，维护员工权益
详细描述
合理的考勤与休假制度是保证工作秩序的重要手段，同时也能维护员工的合法权 益，提高员工的工作积极性和满意度。
。
资源节约
第三章 办公室日常事务的处理PPT课件
由其他人接听，或要领导答复 ➢领导不在时，应谦和询问对方是否要留言 ➢如领导在开会，应区别处理
10
3）电话应对技巧 ➢若电话线路中断，拨打方应负责重拨 ➢若对方询问自己不知道的事，应礼貌回避，了解
对方真实意图。 ➢如接到打错电话，应耐心礼貌地告诉对方自己的
单位名称 ➢如自己打错电话，必需向对方道歉
8
3.电话通话艺术 1）接打电话的礼仪 ➢重视第一声印象 ➢根据不同对象，使用礼貌用语 ➢注意塑造“微笑的声音”的形象 ➢灵活使用委婉温和的语言 ➢尽量用肯定语气 ➢发音要清晰 ➢控制适当的音量 ➢坐姿端正
9
2）甄别电话的技巧 ➢处理电话的首要工作是摸清对方的身份 ➢确认对方身份后，应了解对方来电的用意 ➢接到外来电话后，要迅速确定是由自己接听还是
4
3）保持足够的耐心、热情 ➢提起话筒时，请微笑 ➢接电话时应注意语气、语态、语速、语调 ➢仔细倾听对方 ➢回答对方问题，应亲切、简练、礼貌、和气 ➢避免在电话中争论 ➢善意提醒，若对方声音不清晰 ➢不时作一些简洁反应
5
4）转接电话 ➢先确认同事在办公室 ➢如同事不在，应向对方说明，再询问对方相关信
第三章 办公室日常事务的处理
1
一、电话接打
1.接听电话的技巧
听到铃声， 马上接电话
1）及时接听电话
自报家门
2）电话记录 3）保持足够的耐心、热情 4）转接电话
确认对方 商谈有关事项
5）结束通话
复述，确认要点
道别，挂断电话
请领导批阅
2
1）及时接听电话 ➢电话应在铃响三声内应答 ➢左手拿话筒，右手同时拿笔和准备好的电话记录
息 ➢转接电话，按键应短促干脆
6பைடு நூலகம்
5）结束通话 ➢双方结束通话，应考虑挂线 ➢将刚才电话提及的问题总结 ➢待对方说完“再见”，再轻轻挂断电话 ➢为表示尊重，应让对方先放下电话
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3）电话应对技巧 ➢若电话线路中断，拨打方应负责重拨 ➢若对方询问自己不知道的事，应礼貌回避，了解
对方真实意图。 ➢如接到打错电话，应耐心礼貌地告诉对方自己的
单位名称 ➢如自己打错电话，必需向对方道歉
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3.电话通话艺术 1）接打电话的礼仪 ➢重视第一声印象 ➢根据不同对象，使用礼貌用语 ➢注意塑造“微笑的声音”的形象 ➢灵活使用委婉温和的语言 ➢尽量用肯定语气 ➢发音要清晰 ➢控制适当的音量 ➢坐姿端正
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2）甄别电话的技巧 ➢处理电话的首要工作是摸清对方的身份 ➢确认对方身份后，应了解对方来电的用意 ➢接到外来电话后，要迅速确定是由自己接听还是
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3）保持足够的耐心、热情 ➢提起话筒时，请微笑 ➢接电话时应注意语气、语态、语速、语调 ➢仔细倾听对方 ➢回答对方问题，应亲切、简练、礼貌、和气 ➢避免在电话中争论 ➢善意提醒，若对方声音不清晰 ➢不时作一些简洁反应
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4）转接电话 ➢先确认同事在办公室 ➢如同事不在，应向对方说明，再询问对方相关信
第三章 办公室日常事务的处理
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一、电话接打
1.接听电话的技巧
听到铃声， 马上接电话
1）及时接听电话
自报家门
2）电话记录 3）保持足够的耐心、热情 4）转接电话
确认对方 商谈有关事项
5）结束通话
复述，确认要点
道别，挂断电话
请领导批阅
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1）及时接听电话 ➢电话应在铃响三声内应答 ➢左手拿话筒，右手同时拿笔和准备好的电话记录
息 ➢转接电话，按键应短促干脆
6பைடு நூலகம்
5）结束通话 ➢双方结束通话，应考虑挂线 ➢将刚才电话提及的问题总结 ➢待对方说完“再见”，再轻轻挂断电话 ➢为表示尊重，应让对方先放下电话
办公室日常工作培训ppt课件
紧急不重要
可以委托他人处理或暂 时搁置，如非必要的邮 件回复、一些可替代性
任务等。
不重要不紧急
尽量避免花费过多时间 ，如闲聊、无意义的网
络冲浪等。
工作计划制定和执行方法分享
01
02
03
04
明确目标
设定清晰、可衡量的工作计划 目标，确保工作方向正确。
制定计划
根据目标制定详细的工作计划 ，包括时间表、任务清单、优
记录参加会议的人员名单，包括姓名、职务等信 息，以便后续跟进和联系。
会议照片或视频
如有条件，可以拍摄会议照片或视频，作为会议 记录的补充。
会后跟进：会议纪要整理与发布
会议纪要整理
01
在会议结束后，及时整理会议纪要，包括会议主题、时间、地
点、参会人员、讨论内容和结果等。
会议纪要发布
02
将整理好的会议纪要发送给参会人员，并告知下一步行动计划
文档搜索与整理
利用文档管理软件或搜索引擎等工具，提高电子文档的查 找和整理效率。同时建立文档目录和索引等辅助手段，方 便快速定位和浏览所需文档。
04
会议组织与记录要点
会议筹备：场地布置、设备检查等
1 2 3
场地布置
根据会议类型和规模选择合适的场地，并进行相 应的布置，如安排座位、摆放桌椅、设置讲台等 。
表达技巧
清晰、准确地传达自己的想法和观点，避免使用模糊或含糊不清 的语言。
反馈技巧
及时给予他人积极、建设性的反馈，促进沟通和合作。
领导力素质模型解读
领导力概念
阐述领导力的含义和重要性，以及领导力与管理的区别。
领导力素质模型
介绍领导力素质模型的构成，包括自我认知、人际关系、 团队协作、创新思维等方面。
行政助理培训之办公事务管理(ppt49张)
（3）访问后 及时返回企业，将访问经过、内容、 时间、花费及结果报告给直接上级，必 要时应起草访问报告。
4、企业宣传
企业通过同媒体保持稳定的关系， 能够扩大企业的影响力，提高企业的知 名度和美誉度。
二、公关接待管理工作流程
（一）参观接待工作流程
（
二）公关管理工作流程 1、制定公关计划 行政部确定公关工作目标；制定工 作计划；行政部经理和主管副总对计划 进行审核审批 2、开展公关活动 行政部确定公关对象和恰当的公关 方式；开展公关活动 3、评估公关活动 评估、资料汇总分类、保存和归档
3、会后——整理 在与会和未与会人员中传阅会议记 录；会议记录应准确，会议中所形成决 策要突出承担行动的责任人姓名、时间 及标准；表明下次会议的日期和时间; 修改后的纪要形成文件，并下发供各部 门学习；行政部进行资料汇总、归档。
会 议 记 录 格 式
会议记录与会议纪要的区别
1.性质不同。会议纪要是规定性行 政公文，而会议记录是记录会议情况和 议定事项的事务性文书。 2.内容的繁简程度不同。会议纪要 的内容是对会议记录进行整理提炼而形 成的会议内容的要点，重点体现会议的 宗旨;而会议记录是对会议情况的原始、 详尽的记录，重点体现会议的过程性和 具体性。
1、行政部职能及工作目标
2、行政部组织目标及工作事
第三章 办公事务管理
办公事务是每个行政人员每天必须 处理的工作内容，办公事务管理也成了 行政部工作的一个重要组成部分，管理 的规范与否，是否有条例、逻辑清晰， 直接关系到行政部工作效率的高低，进 而影响了企业整体战略目标的实现。
只有对办公事务进行有效地管理， 提高办公人员的工作效率，节约成本， 增强企业内、外部对象对服务工作的满 意度，才能提高企业的整体竞争力。这 也是办公事务管理的工作目标。
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本节主要学习如何在工作中正确保管和使用印章和介绍倍， 以更好地维护单位的合法权益。 一、印章管理
印章，即图章、 “印信”，是指国家机关、社会团体、企事业 单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。. 1．印章的效用和地位 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)证明作用。 (4)凭信作用。 2．印章的式样。 印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。 （1）质料 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸 成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现 代则多用橡胶和塑料到制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的 钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥 可连续使用万次以上。
(三)整理记录
四、接听电话的程序与技巧 (一)接听准备 (二)接听电话 1．迅速摘机 2．主动自报家门 3．辨明对方身份 4．听记对方陈述 5．复述来电内容 6．礼貌告别对方
如果来电要找的人不在或者因为开会不能来接电话 如果刚接听一个电话，另一个电话又响
(三)整理记录
在接听电话过程中，记录和处理对方留言要做到以下两点： 第一，准确记录。 第二，及时送达。（留言单）
• 金印
嘉庆皇帝册封当时还是皇子的道光帝为智亲王时所颁授的１０公斤 重的“和硕智亲王”金印引起众人惊叹。 南京市博物院有关专家介绍，“ 和硕智亲王” 的赑屃为印 纽。印面刻有６个汉文和６个满文。该印为纯金打造，重约１０公斤。 该金印保存完好，没有明显的使用痕迹，因该印章是皇权的象征，十分 珍贵，一般会有一枚印面相同、材质不电话通讯
一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌 二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择
三、拨打电话的程序与技巧
(一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码 (二)拨打电话 1．正确拨号 2．主动自我介绍 3．准确陈述内容 4．耐心解答疑问 5．要求对方复述 6．礼貌告别对方
五、正确处理通话过程中出现的问题 (一)线路中断 (二)通话时受到干扰 (三)没有时间谈话 (四)很难对付的电话 (五)正确转接打给上司的电话 六、话费控制
第二节
印章和介绍信管理
案例一 张某找到建委办公室王某，告知王某，他有一笔 好买卖，但他是个人身份，不如单位签合同方便，想 借用建委的名义，让王某给他出具一份建委的业务介 绍信，等合同签完后就还给她，并答应给王某一万元 报酬。王某应允后，张某利用从建委借用的业务介绍 信，以建委的名义与XX公司签订了一份钢材购销合同， 骗取了该公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉 后，携款潜逃。这一事件给建委造成了信誉和财产上 的损失。 在上述案例中，XX公司在签订合同时并不知道张 某是借用建委的业务介绍信，该公司没有过错，所以， 建委应该承担赔偿责任。
根据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯 罪嫌疑若干问题的规定》的规定，个人借用单位的业务介绍信、 合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济 合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动， 给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任 外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单 位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订 合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不 承担赔偿责任。 使用印章、介绍信，一般应该经本单位领导人批准，办理 签批手续，秘书人员不得擅自做主。秘书人员要严格执行监印制 度，他们对使用印章有监督权，对不合法或不合手续的使用印章、 介绍信，有权拒绝盖印或者提出异议，而不能违反规定，“有求 必应”，以避免给自己和单位带来无法挽回的损失。 公章是单位职责权力的象征，介绍信则是证明本单位员工 的身份，介绍联系业务之用。如果管理使用不当，会给本单位乃 至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。
第四章、办公室日常事务处理
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
办公室电话通讯 印章和介绍信管理 值班管理 小额现金管理 处理领导身边事物
案例一 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然 后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废 纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。 清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时， 主任走进来，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。”主 任向地点头示意后．进入自己的办公室。小王开始在电脑上打一份主任下午开 会急需的讲话稿．这时，主任打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，顺 便给我倒一杯咖啡”。小王便离开自己的座位，去给主任送咖啡。此时行政科 办事员刘丽来了，见没有人，就坐在小王的办公桌前等她，闲得无聊，就随意 翻看小王打印的讲话稿。小王推门进入主任办公室，主任正在打电话，他示意 秘书放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看见行政科的刘丽正在等她。两 人稍事寒暄后，刘丽说明了来意，一是提醒小王她办公室内的设备存在着安全 隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让小王将她的几张出租车车票 给报销了；三是顺路替小王取来了今天的信函。小王发现这几张车票都没有按 要求先让行政部科长签字，刘丽连忙解释说科长出差了，而她等钱急用。两人 关系一直都很好，小王也没有再仔细追究，就用掌握的零用现金为她报销了车 费。刘丽拿了钱离去，小王随意地把信函往办公桌上一放就急忙打文件了。这 时桌上的电话响了，是某市政府办的秘书打来的，协商下周他们副主任一行四 人前来商讨合作的事宜。小王因急于将讲话稿打好，就简单地应付了几句，没 有认真做记录。此时正好来了位客人，小王赶忙挂断了电话。来的客人是某公 司的公关经理，他想见办公室的李副主任，小王告诉他：“很不巧，李主任出 差了。”也没问来人的电话和来意，就让来客人走了。小王继续打讲话稿，这 是主任突然打电话过来问某市政府办的来客的食宿安排好了没有，小王这才意 识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好 再打电话去确认。