会议文件的准备材料(ppt 57页)

通知和书面通知（如图）。
口头通知 会议通 知方式 电话通知
书面通知
适用于小型例会， 三五个人的碰头会
一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
便条式或卡片式 张贴式即黑板启 的会议通知卡 事栏的会议通知
如图：会议通知的三种方式
秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 制发会议通知是会前准备的重要环节。
实践一
南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党 委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为 工作出发点， 举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种 为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强 居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起 考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ ×大学关于召开招生工作会议的通知 ×校办发〔2000〕20号
所属各单位： 为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议 精神，经研究
决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况 和招生工作安排等事宜。 二、参加人员：各系部主管学生工作的副主任以及校学生工作办公室的全体人员。 三、会议时间和地点：定于6月18日上午8时，在学校三楼会议室准时召开，议程一天。
教师工具箱
(一)通知的概念和种类 1.通知的概念
通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。 2.通知的种类
其种类有：指示性通知、任免人员的通知、 颁布、转发性通知、会议通知。
图片提供：新阳街道永和社区
步骤二 学生就情境展开讨论
提示： 交往对象 文种 相关知识
步骤三 教师提示
有这么几种文种我们是应准备的：会议 通知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、 会议记录、会议纪要、会议简报。首先我 们来看本次项目的能力目标和知识目标。
任务一 会议通知撰写
步骤二 展示教师“工具箱”内容，教师点评。
会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、 会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间 及电话号码、文化生活安排、注意事项。
负责起草文件要特别注意四点： 一是吃透上级精神、领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握单位的情况； 四是早动手、早呈送。
一、制发会议通知
（一）会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
会议通知的格式如下： 1、标题 1、标题。
有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。
百度文库 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 5、落款，日期 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
教师工具箱
1、会议通知的写作
会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内 容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、 对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活 用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联 系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标 志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之， 要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证 会议按预定要求准时召开。
居委会地址：永和小区12幢2楼 联系电话：3105121
永和社区居委会 2008-12-15
1、标题。 有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××××××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一 种。
会议通知 兹定于2008年11月22日（星期四）上午9：30，在公 司三楼307会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工 作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各 部门一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实 的有关工作做好汇报准备。
××厂关于召开技术开发工作会议的通知 所属各单位：
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、 市技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开 技术开发工作会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：……
××厂 ×年×月×日
××大学学生工作办公室 二○○八年六月十七日
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ 通知
各位居民： 根椐西乡塘区选《2008》3号文件精神，区第二届人民代表大会代表选
举日为2009年1月14-16日，为了确保选举工作的顺利进行，请18周岁以 上（1991年1月16日24时前出生）户籍在本社区的居民，即日起至12月 25日到社区居委会参加选民登记。
会议通知的格式如下： 1、标题 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 5、落款，日期 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整

通知开会
会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话
第三节会议文件的准备
广西工商职业技术学院 二〇一一年九月
会议文件准备的相关材料
文件准备 1、开幕词 2、工作报告 3、发言稿 4、其他会议文书 包括会议通知、会议议程表、日程表、会
议须知、与会人员名单、工作人员名单、 作息时间表、车辆调度表等等。
会议文件
主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通 知和会议须知等。