会议文件的准备材料(ppt 57页)
会议文件的准备
口头通知
会议通 知方式 电话通知 书面通知 便条式或卡片式 的会议通知卡
适用于小型例会， 三五个人的碰头会
一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
张贴式即黑板启 事栏的会议通知 如图：会议通知的三种方式
秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则
分析：这个通知至少有三个毛病
一是内容不够明确。会议的名称、议题都清楚，但不够具体 明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员需作什么 准备。 二是参加会议人员不够具体明确。省直单位包括的范围很广， 包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位参加不够清 楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来一个或都来，也 没有写清楚。 三是报到时间不明确。“八月十五日前来报到”，是指八月 十五日之前还是八月十五这一天报到?
教师工具Байду номын сангаас(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？
×大学关于召开招生工作会议的通知 ×校办发„2000‟20号 所属各单位： 为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议 精神，经研究 决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况 和招生工作安排等事宜。
会议通知的形式
常见的会议通知有以下五种形式 : 一是文件式会议通知 二是备忘录式会议通知 三是请柬式会议通知 四是海报式会议通知 五是公告式会议通知
例文
会议通知 X X： 兹定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三楼会议室 召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。
会议议程及筹备PPT
会务注意事项
3、 会务组会议开始前迎接专家、主要领导到达会场； 4、 文秘组负责会议内容的声像、书面记录工作；
5、 会务组提前到达会场进行设备调试，并负责会间服 务、汇报单位设备连接、应急事项的处理等工作；
LOGO
席桌摆放物品
1. 主持词、主要领导发言材料； 2. 会议议程； 3. 汇报材料（由汇报单位准备，文秘组负责派发）； 4. 专家评审意见表；
5. 专家用记录纸笔（A4打印纸、黑色中性笔）； 6. 席签； 话筒； 7. 激光笔； 8. 茶水、果盘（果盘可根据会议规格与领导指示进行准备）。
会务、文秘使用物品
五、 会后用餐
（如无特殊要求，按照公司日常接待标准）
会议议程模板
席签摆放：如下图示（可根据实际情况进行调整）
与会领导
与会专家
汇报席
4
2
1
3
5
10
主 屏
10 8
6
4
2
1
3
5
7
9
幕
与会领导
02
会务筹备方案
Template and preparation of the agenda of the meeting Nhomakorabea202X
Template and preparation of the agenda of the meeting
演讲人：XXX
LOGO
目 录
contents
01 会议议程模板
Template for the agenda
02 会务筹备方案
Meeting preparation plan
1-1大型会议物料准备
21
国歌
22
电脑存储 类
国际歌
23
司哥
用途 用于会场播放 播放讲话PPT
尺寸/数量 2010格式 2007格式 2010格式 2007格式 2010格式 2007格式 2010格式 2007格式 最好为PPT制作人 员 MP3格式 MP3格式 MP3格式
数量
责任人
是否 是否 需要 完成
序
类别
号
物品、文件
PDF版 PDF版 PDF版
31
领导讲话及PPT
PDF版
32
领导讲话及PPT
手机存储
U盘存储
33
领导报告PPT
34
会场物 料
会议背景板（纤维布或高 密度喷绘布、桁架）
主席台背景
会场布置
35
横幅
会议名称
PDF版
PDF版 根据会场大小，会 议召开前一天布置 根据会场大小制作
序
类别
号
物品、文件
36
签到桌牌
尺寸/数量
数量
用于参会人员记录 根据参会人员准备 若干
用于会议现场打印
1
用于会议现场装订 订书机、订书钉
2
宽、窄
4
用于协议、合同签订
用于协议、合同签订 时，放置相关文件
根据参会人员的 1.2倍准备
参会人员饮用
根据参会人员的 1.5倍准备
3 3 若干
若干 若干
领导饮用
若干
若干
责任人
是否 是否 需要 完成
用于电脑与投影仪廉 洁
10米
若干 1 1 1 3 3
83
VGA转HDMI视频线转接头 用于视频线转换
大头
会议准备的内容和材料
会议准备的内容和材料一、会议准备的内容在准备一场会议时，需要考虑以下内容：1.确定会议目的和议程：明确会议的目标和主题，制定详细的议程，确定讨论的重点和时间安排。
2.邀请参会人员：根据会议主题和目的，邀请相关人员参加会议。
可以通过电话、电子邮件或会议邀请函发送邀请。
3.会议场地和设备：选择适合会议规模和需求的场地，确保会议室的座位、投影仪、音响设备等设备的正常运行。
4.文档准备：根据会议议程，准备相关的文档和材料，如会议议题、报告、统计数据等，并提前发送给参会人员。
5.会议通知：在会议前适当的时间内，发送会议通知，包括会议时间、地点、议程和参会人员名单等信息。
6.会议签到：在会议开始前，设立签到台并准备签到表，记录参会人员的到场情况，以便后续跟进。
7.会议食品和饮料：根据会议时间和规模，准备相应的茶点、午餐或晚餐，以满足参会人员的需求。
8.会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容和决议，并及时整理成会议纪要，发送给参会人员。
9.会议评估：在会议结束后，进行会议效果的评估，收集参会人员的反馈意见，以便下次会议的改进。
二、会议准备的材料在会议准备过程中，需要准备以下材料：1.会议议程：详细列出会议的时间安排、议题和讨论内容，使参会人员能够清楚了解会议的流程和重点。
2.会议通知：包括会议时间、地点、议程和参会人员名单等信息，以便参会人员能够提前做好准备。
3.会议材料：根据会议议程，准备相关的文档和资料，如报告、统计数据、案例分析等，以便参会人员能够充分了解讨论内容。
4.会议纪要模板：提前准备好会议纪要的模板，以便会议记录人员能够方便地记录会议的主要内容和决议。
5.签到表：准备签到表，记录参会人员的到场情况，以便后续统计和跟进。
6.投影仪和电脑：确保会议期间的演示和展示设备的正常运行，以便参会人员能够清晰地看到相关内容。
7.会议标识牌：准备会议标识牌，将会议的名称和标识放置在会议室的入口处，以便参会人员能够准确找到会议场地。
1-1大型会议物料准备
PDF版 PDF版 PDF版
31
领导讲话及PPT
PDF版
32
领导讲话及PPT
手机存储
U盘存储
33
领导报告及PPT
34
会场物 料
会议背景板（纤维布或高 密度喷绘布、桁架）
主席台背景
会场布置
35
横幅
会议名称
PDF版
PDF版 根据会场大小，会 议召开前一天布置 根据会场大小制作
序
类别
号
物品、文件
36
签到桌牌
尺寸/数量
数量
用于参会人员记录 根据参会人员准备 若干
用于会议现场打印
1
用于会议现场装订 订书机、订书钉
2
宽、窄
4
用于协议、合同签订
用于协议、合同签订 时，放置相关文件
根据参会人员的 1.2倍准备
参会人员饮用
根据参会人员的 1.5倍准备
3 3 若干
若干 若干
领导饮用
若干
若干
责任人
是否 是否 需要 完成
序
类别
号
物品、文件
用途
尺寸/数量
数量
72
热水壶
领导加水用
根据参会领导的2倍 准备
2
73
矿泉水
74
水果
后勤物料
75
糕点
参会人员座位拜访
350ml
常见，易食，皮屑 少 常见，易食，包装 少
根据参会 人员及会
议阶段 （半天为 准）准备
准备
76
咖啡搅拌棒
用于咖啡搅拌
10个
77 会场物 料
78
雨伞 电脑A
79
37
主席台领导桌牌
会议筹备教学精品PPT课件
花饰）
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱乐保龄、游泳、台球、OK、网球 15 会议通知
16 预算申批、借支票
17 会务通知
8
用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊 要求）
18 购买用品、水果
9
车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车）
19 房间安排
责任人 核查
10 借还设备 投影机、投影幕、插线板、无线麦 剪刀、订书机、笔记本 电子白板 激光笔、白板笔、白板擦
20 接听电话、安排事情
21 文件发送、传递信息、会场应急 22 会后结帐 23 设备整理 24 费用报销
照相机、摄像机、打印机
25 会务总结
（二）各阶段准备工作的主要内容
思考：如何筹备一次会议？
❖ 一、拟定会议计划 ❖ （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、
时间、地点、参与人员等。 ❖ （二）成立会务工作机构，如有必要可对工
作人员进行分组。 ❖ （三）制订会议预算
❖
❖ 二、拟定会议议程、日程与程序
❖ 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导 和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言； 参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
一、会议准备工作的内容
❖ （一）总体思路 ❖ 1.估算工作量 ❖ 2.调配资源 ❖ 3.明确职责 ❖ 4.落实重点 ❖ 5.会前综合检查
《会议前的准备工作》PPT课件
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30
1.秘书长
• 秘书长的设置分为两种情况： • 一种是会展组织的常设性秘书长； • 另一种是临时性、单一性会展活动秘书
长。
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31
• （1）秘书长的职责 • 1）在筹备阶段，协助会展筹备工作领导机构负责人（组委会或筹
委会主任、理事长等）开展工作，执行筹备机构的各项决定和决 议。 • 2）根据会展筹备工作领导机构的授权，审查批准会展活动的各项 具体预案，并组织落实、检查指导和统筹协调。 • 3）向会展筹备工作领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出 存在的问题，并提出改进措施。 • 4）法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开第一次 主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执行主席。 • 5）领导秘书处处理会展活动举办期间的日常工作，签发各种文件 。 • 6）负责领导会展的善后工作。
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41
一、政治方面
• 1. 拥护政府、爱岗敬业 • 2. 服从组织、服从领导 • 3. 遵守法律、服从政令
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42
二、业务方面
• 1. 遵守纪律、熟悉政策 • 2. 钻研业务、熟悉工作 • 3. 应用现代科技，提高业务技能 • 4. 认真负责、体贴入微 • 5. 遵守各项规章制度 • （1）请示报告制度 ； • （2）岗位值班制度 ； • （3）领款、领物制度； • （4）设备、设施使用维护制度 ； • （5）安全保卫制度； • （6）保密制度
和展览的领导机构的意图，实施策划、
组织、协调、落实各项具体事务的工作
人员。
编辑ppt
40
第四节 会展服务人员的素质要 求
• 会展服务人员的素质高低关系到与会者 或参展商对会展的评价，其在岗位期间 的言行举止、业务熟练程度、思想道德 水平等是会展活动成功的重要保证。为 使会展服务人员有据可依、有章可循、 有要求可自律，以下从政治、业务、语 言举止、交际、保密、外事等方面对会 展服务人员的素质要求作一介绍。
会议筹备 PPT课件
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置
会议内部材料模板
会议内部材料模板
标题：会议内部材料
正文：
尊敬的各位会议参与人员：
为了确保会议的顺利进行，我们准备了以下相关材料供大家参考。
请各位在会议前仔细阅读并准备相关的讨论和提问。
1. 会议议程：
请大家仔细阅读会议议程，了解会议的整体安排和目标。
2. 会议背景资料：
为了提高会议效率，我们准备了会议背景资料，包括与会人
员的资料、重要数据和报告。
请大家提前阅读，了解会议的背景和相关内容。
3. 相关报告和提案：
在会议期间，我们将进行讨论和决策。
为了更好地准备会议，我们提前准备了相关报告和提案。
请大家认真研读，并准备好发表自己的观点和提出建议。
4. 问题和讨论要点：
为了保证会议的高效性，我们列出了一些需要重点讨论的问
题和要点。
请大家提前思考并准备好自己的观点和建议。
5. 会议纪要：
会议结束后，我们将制作会议纪要，记录会议内容和决议。
请大家在会议期间留意需要记录的相关信息，并提供必要的支持材料。
衷心希望各位能充分准备，并积极参与会议，为会议取得圆满成功贡献自己的智慧和经验。
谢谢大家！
此致
敬礼
[发起人姓名]
[发起人职位]
[公司/组织名称]
[日期]。
会议物料准备清单
会议物料准备清单一、会议室准备：1. 会议桌椅：根据会议人数准备足够的会议桌椅，确保与会人员能够舒适地参与会议。
2. 投影仪：准备一台高质量的投影仪，用于展示演示文稿、图片或视频等内容。
3. 白板及标记工具：准备一个干净的白板，并配备足够的白板笔或马克笔，方便记录和展示会议内容。
4. 音响设备：准备适当的音响设备，确保与会人员能够清晰地听到演讲者的声音。
5. 会议记录工具：准备足够的笔记本和笔，用于与会人员记录会议要点和行动计划等内容。
二、会议文具准备：1. 笔记本和笔：为每位与会人员准备一个笔记本和一支笔，方便记录会议内容。
2. 名片：为与会人员准备名片，并放置在指定位置，方便与会人员交流和留下联系方式。
3. 文件夹：准备足够的文件夹，用于整理和存放会议材料和相关文件。
4. 便签纸和便签贴：准备一些便签纸和便签贴，方便与会人员在会议过程中做临时记录或提醒。
三、会议食品饮料准备：1. 矿泉水和茶水：准备足够的矿泉水和茶水，为与会人员提供饮用。
2. 饼干和小食：准备一些易于食用的饼干和小食，方便与会人员在会议过程中解馋。
四、会议装饰准备：1. 花卉：根据场地和会议主题，选择适当的花卉进行装饰，营造良好的会议氛围。
2. 横幅或标语：根据会议主题，准备一些横幅或标语，用于会议现场的装饰和宣传。
五、会议技术设备准备：1. 笔记本电脑：准备一台或多台高性能的笔记本电脑，用于演示、数据展示和会议记录等。
2. 无线麦克风：准备适当数量的无线麦克风，确保演讲者的声音能够清晰传达给与会人员。
3. 网络设备：确保会议现场有稳定的网络连接，并准备备用网络设备，以防万一。
六、会议打印材料准备：1. 会议议程：为与会人员准备一份详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题和日程安排等。
2. 会议材料：根据会议议程和讨论内容，准备相应的会议材料，如报告、数据分析和相关文献等。
3. 名单和名牌：准备与会人员的名单和名牌，方便参会人员互相认识和交流。
会议材料准备
会议材料准备在准备一个成功的会议之前，合理的会议材料准备是至关重要的。
会议材料的质量和准备充分程度直接关系到会议的效率和成果。
本文将指导您如何准备会议材料，确保会议的顺利进行和达到预期的目标。
一、明确会议主题与目的在准备会议材料之前，首先要明确会议的主题与目的。
确定会议的主题有助于筛选和整理所需的材料，避免杂乱无章的内容。
同时，明确会议的目的也有助于决定所需的会议材料的种类和数量。
例如，如果会议的目的是讨论一个项目的进展情况，那么可能需要准备该项目的相关报告、数据分析和计划进度表等。
二、收集必要的信息在准备会议材料之前，收集必要的信息是至关重要的。
通过收集相关的文件、报告、数据和资料，可以提供给会议参与者需要的信息，促进会议的讨论和决策。
在收集信息时，可以通过各种途径获取，例如：调研报告、市场分析、企业数据、统计数据等。
确保所收集的信息准确、全面且与会议主题密切相关。
三、整理和编排材料整理和编排材料是会议材料准备的重要步骤。
首先，根据不同的主题和目的，将收集到的信息进行分类和整理。
然后，对于每一类信息，可以根据其重要性和逻辑顺序进行编排和排序。
确保材料的信息结构清晰、层次分明，便于与会者理解和查阅。
四、使用清晰的语言和图表在准备会议材料时，使用清晰简练的语言和适当的图表可以提高材料的可读性和理解性。
避免使用过于复杂的专业术语和冗长的句子，应力求清晰、简洁、直观地表达所要传达的信息。
此外，适当使用图表、表格、图示等可视化工具可以更直观地呈现数据和关键信息，提高会议参与者的理解和记忆效果。
五、提供足够的备份材料在会议材料准备过程中，始终要提供足够的备份材料。
无论是电子版还是纸质版，备份材料对于与会者的延伸阅读和对会议结果的回顾都起到重要的作用。
确保备份材料的传递方式方便快捷，以满足与会者的需要。
六、考虑会议的互动性会议材料的准备不能仅仅局限于提供与会者需要的信息。
应该考虑会议的互动性，鼓励与会者的参与和交流。
会议筹备PPT幻灯片
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
16
二、会议中
（一）会议记录 1、安排好专职的会议记录员，对参会
人员的发言进行记录（特别是讨论性质 的会议），记录内容会后留底。
2、安排专人摄影（摄像、录音），会 后留底。
17
（二）会议服务
1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负 责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负 责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。 3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯 一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意 着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出 声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情， 可以通过写纸条的形式来传递。
10
主席台座次的要求
关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同 志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领 导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领 导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手 位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
15
（五）现场安排（人员入场）
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到 表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、 清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？ 例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？ 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人 员。 3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 4、会议日程安排表 5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同 给与会代表） 6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上 走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排， 可以提前进行降温或升温！ 7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责
会议资料准备清单(范本)
会议资料准备清单(范本)
1.会议前期准备资料
会议议程：确保会议议程安排合理，并按照时间顺序列出议题。
参会人员名单：包括与会人员姓名、职务和联系方式，以便与
会人员之间的沟通和联络。
参考文献和资料：收集与会议议题相关的文件、报告、研究资
料等，提供给与会人员作为参考。
会议材料复印件：准备与会议相关的文件和资料的复印件，以
便与会人员查阅。
2.会议现场准备资料
会议室预订确认函：确保会议室的预订得到确认，并准备好相
关的预订确认函。
会议室布置：根据会议的类型和规模，合理布置会议室的桌椅、投影仪、白板及其他设备。
签到表和胸卡：准备好签到表并打印参会人员的胸卡，以便统
计出席情况和识别与会人员身份。
纪要和笔记工具：准备纪要本或笔记工具，用于记录会议中的
重要讨论和决议。
3.会议后续准备资料
会议纪要：在会议结束后，及时整理会议纪要，记录与会人员
的发言和决议，并传达给相关人员。
行动计划：根据会议的讨论结果和决议，制定具体的行动计划，并将其传达给相关人员。
反馈调查：准备和发送会议反馈调查问卷，以收集与会人员对
会议内容和组织情况的反馈意见。
会议资料归档：将会议相关的文件、资料和纪要进行归档，方
便日后查阅和追溯。
以上是会议资料准备的一些范例，具体准备内容可根据实际需
要进行调整和补充。
希望以上信息对您有所帮助！。
会议管理：准备会议物资
一、准备会议资料
会 议 资 料 种 类
• 开（闭）幕式词 • 讲话稿 • 工作报告 • 程序文件 • 参考文件 • 管理文件
种类
具体内容
开（闭）幕 词 讲话稿
工作报告
这类材料较多地用于大型的、对外部公众的会议或活动。
包括主持人讲稿和领导讲话稿，这些需要会务组专门的人员 与相关的发言人做好沟通和落实，以免出错，造成不良影响， 破坏公司或个人形象。这类材料可用于公司内部会议和外部 会议。
9、专门用品。即专门性会议上所使用的物品，如 颁奖的奖品与证书，选举的选票、投票箱、开幕 式剪彩时用的彩带和剪刀等。
（二）准备会议用品与设备的要求
1、制定计划 2、落实专人负责 3、实用节约为本
工作任务——拟写开幕词
1月10日我校会展与策划管理专业将举办 ××××年会展年会，请你为系领导写一份开幕 式上的讲话。
（4）祝酒词 祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲
话。宴会上祝酒．是招待宾客的礼仪。一般来说，主宾 均要致祝酒词。
• 祝酒词特点 ①祝愿性。祝愿事情的成功或祝愿美好、幸福。 ②简洁性。祝酒词因其场合比较隆重或热闹，因
此不宜太长，言词要简洁而有吸引力。 • 祝酒词的写法
二、准备会议用品
（一）会议用品和设施的种类（2）闭幕词 • 写法：对会议完成任务的概括 对会议的评价 对服务部门与人员的感谢 • 特点：评估性、总结性
• 其他注意问题
（3）讲话稿
讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表 现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报 告。
（1）肯定会议的重要性。 （2）评价过去的工作。 （3）点出当前值得注意的问题。 （4）指明今后的方向和目标。 （5）评价会议中心议题。 （6）提出原则性的意见，向大会提出希望。
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教师工具箱
1、会议通知的写作
会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内 容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、 对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活 用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联 系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标 志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之， 要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证 会议按预定要求准时召开。
会议通知的格式如下： 1、标题 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 5、落款，日期 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
通知开会
会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话
××厂关于召开技术开发工作会议的通知 所属各单位：
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、 市技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开 技术开发工作会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：……
××厂 ×年×月×日
××大学学生工作办公室 二○○八年六月十七日
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ 通知
各位居民： 根椐西乡塘区选《2008》3号文件精神，区第二人民代表大会代表选
举日为2009年1月14-16日，为了确保选举工作的顺利进行，请18周岁以 上（1991年1月16日24时前出生）户籍在本社区的居民，即日起至12月 25日到社区居委会参加选民登记。
通知和书面通知（如图）。
口头通知 会议通 知方式 电话通知
书面通知
适用于小型例会， 三五个人的碰头会
一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
便条式或卡片式 张贴式即黑板启 的会议通知卡 事栏的会议通知
如图：会议通知的三种方式
秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则
教师工具箱
(一)通知的概念和种类 1.通知的概念
通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。 2.通知的种类
其种类有：指示性通知、任免人员的通知、 颁布、转发性通知、会议通知。
会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、 会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间 及电话号码、文化生活安排、注意事项。
负责起草文件要特别注意四点： 一是吃透上级精神、领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握单位的情况； 四是早动手、早呈送。
一、制发会议通知
（一）会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ ×大学关于召开招生工作会议的通知 ×校办发〔2000〕20号
所属各单位： 为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议 精神，经研究
决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况 和招生工作安排等事宜。 二、参加人员：各系部主管学生工作的副主任以及校学生工作办公室的全体人员。 三、会议时间和地点：定于6月18日上午8时，在学校三楼会议室准时召开，议程一天。
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 制发会议通知是会前准备的重要环节。
实践一
南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党 委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为 工作出发点， 举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种 为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强 居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起 考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？
图片提供：新阳街道永和社区
步骤二 学生就情境展开讨论
提示： 交往对象 文种 相关知识
步骤三 教师提示
有这么几种文种我们是应准备的：会议 通知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、 会议记录、会议纪要、会议简报。首先我 们来看本次项目的能力目标和知识目标。
任务一 会议通知撰写
步骤二 展示教师“工具箱”内容，教师点评。
会议通知的格式如下： 1、标题 1、标题。
有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。
2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 5、落款，日期 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
居委会地址：永和小区12幢2楼 联系电话：3105121
永和社区居委会 2008-12-15
1、标题。 有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××××××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一 种。
会议通知 兹定于2008年11月22日（星期四）上午9：30，在公 司三楼307会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工 作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各 部门一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实 的有关工作做好汇报准备。
第三节会议文件的准备
广西工商职业技术学院 二〇一一年九月
会议文件准备的相关材料
文件准备 1、开幕词 2、工作报告 3、发言稿 4、其他会议文书 包括会议通知、会议议程表、日程表、会
议须知、与会人员名单、工作人员名单、 作息时间表、车辆调度表等等。
会议文件
主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通 知和会议须知等。