《文书档案管理》练习题

《文书档案管理》练习题
一、名词解释
大事记：
答：大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。

组织沿革：
答组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种参考资料。

是我们研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史的重要参考资料。

二、填空题
1、文书转化为档案的基本条件：办理完毕、保存价值、系统整理、
移交归档。

2、公文结构的必备要素主要包括公文标题、正文、成文日期、公文制发责任者。

3、归档文件管理工作由档案室完成，文件承办部门或业务部门应在每年1至2月份月将文件向档案室移交。

4、《归档文件目录》的主要组成部分是：案卷目录、卷内文件目录。

5、单份文件整理的档号章栏目包括全宗号、类别号、保管期限
、年度、机构、件号。

6、文件归档范围划分的原则是（1）“以我为主”，以本单位工作活动为主；
（2）“有文必档”与“有档不归”
7、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种主要有
13 种。

8、案卷标题是由作者、通讯者、问题、时间、
名称、地区等要素构成的一个大词组。

9、当前，归档整理方法主要有两种：立卷法、单份文件归档。

10、收文中需要归档的主要有：一是针对本机关的来文，即本机关是文件的主送机关、二是来文内客与本机关业务工作有关。

这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件、三是来文内客与本机关业务工作无关，但本机关需要贯彻执行的。

三、判断题
1、成套的会议文件应全部归档，可按同一期限统一编制档号。

（X ）
2、上级业务指导机关制发的普发性业务文件，本单位有具体贯彻意见的，存入定期30年。

（X ）
3、已在本单位档案软件系统处理流转完毕的文件，只须将其电子版本归档即可。

（X ）
4、在单份文件整理方法中，转发件与被转发件可作为一件来处理。

（√）
5、本单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。

（√）
四、简述题
1、文件与档案的联系
答档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。

（1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼；
（2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。

2、列入永久保管为档范围的文件材料主要内容
答1）、本机关制定的法规性政策性文件材料；
2）、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；
3）、本机关职能活动形成的重要业务文件材料
4）、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料；
5）、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料；
6）、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料；
7）、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示；
8）、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料
9）、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。

3、简述单份文件整理的流程
1)、收集：收集应归档的文件材料，齐全完整
2) 归档判断: 判断文件是否归档, 依照归档范围,慎重决定文件去留
3) 确定期限: 确定归档文件的保管期限, 准确客观
4）分类：年度-机构（问题或文号）-期限，分类方法科学、适用，保持相对稳定
5）编制页码
6）装订
7）排序
8）盖档号章
9）电脑着录
10）装盒排架
11）打印目录
12）编制检索工具
4、归档说明的主要内容
（1）本单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况）；
（2）组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况
（3）本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）
五、论述题：（给出要点，学生分析论证，以便给分）
1、浅谈高校档案的利用与保密性原则
档案的利用和保密性在高校档案管理工作中起着相当重要的作用。

高校人事管理部门是
收集和管理高校教学科研人力资源财富,传播档案信息,为教学、科研提供原始的人才凭证,
维护历史真实面貌的重要基地。

近年来,作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。

因此,做好高校人力资源的保密工作至关重要。

日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。

由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。

上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。

机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。

对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，不可偏颇。

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。

主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。

人事档案从产生之日起，就为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度服务或为一定的集团所利用。

在社会主义条件下，人事档案的存在与发展是无
产阶级的政治和国家根本利益需要，它是党和国家干部、人事工作的重要组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

1、关于档案利用的分析与探索
档案的开放工作
档案利用的监督工作
2、关于档案保密性原则的分析与论述
关于档案保密性原则的概念论述
关于档案保密性原则的重要性
电子档案为档案的保密性原则和档案管理带来了新的挑战
3、关于协调档案利用和档案保密性原则之间关系的一些措施
普及档案管理以及档案利用、保密原则的相关知识，让人们能够充分认识到其中的厉害关系
加强《档案法》、《宪法》等法律法规中关于档案的法律规定或者是法律条文的宣传与推广
对外公布档案开放的消息以及范围，扩大档案利用的范围提高利用的效率
提高档案的收集力度，用与时俱进的眼光看待档案管理
2、浅谈档案编研工作的意义
答档案编研工作是档案管理中一项独立的业务工作，对于开发档案信息资源，做好档案工作具有重要的意义。

第一、是档案馆（室）主动地、系统地、广泛地提供利用的一种有效方式。

第二、是提高档案馆（室）工作总体水平的重要途径。

第三、是保护档案原件和长远流传档案文献的有效措施。

1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。

有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。

档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。

以编写档案史料
的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。

也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

3、开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。

通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。

如我馆编研成果中的“红军活动”，“抗战时期的讲稿、诗文”，“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料，都是对广大公众，特别是青少年进行爱国主义的生动教材。

5、档案编研工作有利于做好统战工作。

档案中有许多弥足珍贵的历史资料，其中不乏个人的档案资料，这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物，现在他们的子孙遍布祖国各地。

通过编研工作，把这些档案信息提供给他们的后代，使其更加了解祖辈的情况，从而与之交友，建立友谊，互通信息，献计献策，为地方经济和社会发展服务，具有重要的现实意义。