集团公司低值易耗品管理办法

低值易耗品节约使用管理办法一、目的合理使用低值易耗品，规范管理，力求节约。

根据《资源消耗控制程序》制定本办法。

二、范围（一）日常办公类用品、后勤类用品、接待类用品及低值办公家具等低值易耗品的采购、发放及储存的全过程。

（二）低值易耗品分类1、办公类用品：用于日常办公需要的用品，包括但不限于复印纸、办公设备耗材、签字笔、文件夹等。

2、后勤类用品：用于日常生活需要的用品，包括但不限于卫生纸、清洗剂、钥匙等。

3、接待类用品：用于接待来访客人的日常用品，包括但不限于茶叶、咖啡、饮料等。

4、低值办公家具：不属于固定资产范畴的办公家具。

三、职责（一）分管领导负责批准年度人均办公费用额度、年度低值易耗品综合计划、《低值易耗品明细清单》及采购渠道。

（二）综合管理部1、综合管理部总经理负责审核年度人均办公费用额度、年度分季低值易耗品综合计划、《低值易耗品明细清单》及《采购渠道管理表》，批准季度分月低值易耗品使用计划。

2、综合管理部副总经理负责初审年度人均办公费用额度、《年度分季低值易耗品综合计划表》、《季度分月低值易耗品综合计划表》、《低值易耗品明细清单》及《采购渠道管理表》，审核季度分月低值易耗品综合计划。

3、综合管理部计划员、行政员、管理员（1）计划员负责提出年度人均办公费用额度、制订《年度分季低值易耗品综合计划表》、《低值易耗品明细清单》等草案，负责制订季度低值易耗品综合计划；（2）行政员负责低值易耗品的验收、复核《低值易耗品领用登记表》及报账；（3）管理员负责低值易耗品的采购、验收、保管和发放。

（三）财务部1、总经理负责审核年度人均办公费用额度、年度及季度低值易耗品综合计划及《采购渠道管理表》。

2、会计负责复核、记帐、费用分摊。

（四）各部门1、部门总经理根据本部门业务发展、年度预算、人均办公费用额度，负责制定本部门年度、季度使用计划，批准部门《低值易耗品领用登记表》。

2、部门总务员负责本部门年度及季度低值易耗品计划的制订，负责填写本部门《低值易耗品领用登记表》及低值易耗品的领用、保管和发放。

四、计划管理（一）年度办公用品使用计划的确定1、每年11月15日前，综合管理部计划员根据下一年度业务拓展计划及年度费用预算指标，提出年度人均办公用品费用额初步建议，经与财务部门协商后，11月25日前报部门副总经理初审、部门总经理审核、分管领导确定。

同时根据业务发展计划、当年实际情况，综合管理部计划员提出下一年度《低值易耗品清单》，经部门副总经理审核、财务部门会签意见后，由部门总经理核准。

每年6月份可根据需要调整一次《低值易耗品清单》。

12月1日前，计划员以电子邮件通知方式，将确定后的年度人均办公费用额度、《低值易耗品明细清单》及编制年度计划要求等，发各部门领导和部门总务员。

2、12月5前，各部门总务员根据年度人均办公费用额度、《低值易耗品明细清单》，负责提出本部门年度及季度低值易耗品计划草案，经部门领导批准后，将《各部门年度分季低值易耗品计划表》报送综合管理部计划员。

3、计划员根据各部门提出的低值易耗品申请计划，经初步汇总平衡后，制订《年度分季低值易耗品使用计划表》，交部门副总经理初审、部门总经理审核，呈分管领导批准。

4、12月10日前，综合管理部以电子邮件方式下达各部门。

（二）季度低值易耗品使用计划的确定1、每季度末月5日前，各部门总务员根据年度计划及截至本季度部门实际领用情况，负责提出本部门下季度计划草案，经部门领导批准后，将《各部门季度分月低值易耗品计划表》报送综合管理部计划员。

2、每季度末月15日前，计划员根据各部门提出的申请计划，经初步汇总平衡后，制订《季度分月低值易耗品综合计划表》，交部门副总经理审核、部门总经理批准。

3、每季度末月20日前，计划员以电子邮件方式将《季度低值易耗品综合计划表》下达各部门。

五、采购渠道及供应商管理主渠道有以下两种选择：（一）总部行政管理部综合管理部通过OA系统提出申请，直接到总部行政管理部库房领取。

（二）市场选择结合内部实际需求，由管理员和行政员于每年11月份，共同对市场上的低值易耗品进行调查，整理出供应商资料。

供应商的选择应考虑以下因素，综合评估后推荐：1、商品特性2、满足能力：如交货时间、质量、售后服务,优先考虑已获得ISO9001质量认证的供应商3、价格优势、付款方式4、历史及荣誉12月1日，由管理员和行政员一同提供三家可供选择的供应商，由行政员填写《采购渠道管理表》，经副总经理初审，征求财务等部门意见，报部门总经理审核，12月10前呈分管领导批准，确定1到2家供应商，并于12月15日前与其签订年度供货协议。

为提高采购效率，节约成本，管理员和行政员须建立合格供应商名录。

日常工作中应加强对供应商的管理。

当指定供应商所提供的物品出现较大质量问题时，综合管理部应重新对该供应商进行评价，必要时需要重新按规定程序更换供应商。

六、采购管理采购工作按季度计划分月实施。

每月25日－28日，由管理员按季度分月计划购置下月需求物品。

采购前由管理员填写《月度采购申请表》，交行政员复核、部门副总审核，报部门总经理批准。

然后由行政员办理《费用支出支付资金申请表》（需分管领导核准）手续交管理员，由管理员将采购清单发往指定供应商送货。

到货后，由行政员与管理员一同验收，核对数量，检查合格后填写《低值易耗品验收登记表》，交部门副总复核、部门总经理核准。

验收不合格时，由管理员办理退换、索赔、拒付等事宜。

验收后二个工作日内，由管理员记入台账并入库。

特殊情况急需或超出《低值易耗品明细清单》范围并无库存时，需求部门总务员应填写《零星物品采购审批表》，办理逐级审批手续。

七、经费报销管理员应在付款前通知供货方提供发票。

《低值易耗品验收登记表》履行审核手续后，由行政员持购货清单和发票到财务部门办理报销手续。

管理员和行政员须在采购发票背面签名并加日期。

财务部应核对《月度采购申请表》、《低值易耗品领用登记表》、《低值易耗品验收登记表》与《费用支出支付资金申请表》金额相符后方可支付采购款或核销相关费用。

八、发放与领用（一）严格物品出库手续。

各部门总务员按计划领用物品时，需填写《低值易耗品领用登记表》，经本部门总经理批准后交行政员复核，一式三联办妥后交管理员办理出库手续，其中一联交财务部。

管理员应根据《低值易耗品领用登记表》将出库物品数量、金额等相关信息及时记入《低值易耗品领用流水台账》。

各部门总务员领取后，应建立本部门台账，登记并入部门分库。

员工领用时，应经部门领导批准，并在专用登记本上签名记录。

（三）新员工报到分配岗位后，按照《新员工办公用品标准配备表》的规定领取所需固定资产和办公用品。

相关费用计入员工所在部门。

九、库存管理管理员应将入库物品妥善保管，物品在专用柜中整齐摆放。

（一）物品核查及调配对已经使用的物品，管理员应定期核查及追踪，合理调配现有资源，避免财产流失和浪费。

（二）出库盘查每月底管理员根据出库情况和《低值易耗品领用流水台账》记载，整理制作当月《各部门低值易耗品月度领用数量统计表》交部门领导。

每月初由行政员协助管理员盘库清点，进行清理和核对，减少损耗。

管理员应将盘库结果记入《盘库表》，一式三份，分别交财务部和行政员各一份。

十、统计与考核（一）统计分析每月初由行政员根据实际价格和数量，汇总、制作上月《各部门低值易耗品领用费用统计表》报部门总经理审核。

计划员据此做出比较曲线图或饼图等，做出初步分析，并逐月将各部门费用支出数据传递给各部门领导和总务员。

各部门可据此复核，并做为控制以后各月费用申请的依据。

（二）费用分摊每月底财务部根据各部门领用统计数据，将费用计入部门办公费用，并逐月与综合管理部提供的《各部门月度低值易耗品领用费用统计表》复核无误。

（三）超预算处理办法各部门严格将费用控制在标准额度之内，实施本部门和综合管理部双向控制的办法。

自超出预算月度起，停止对该部门发放各类物品。

特殊需要时应履行追加预算额度审批手续。

节约预算费用时，按经济责任制书规定给予考核。

十、附则各部门应加强管理，强化员工节约意识。

（一）员工应充分利用现代办公手段，通过电子媒介修改文稿。

初稿阶段宜用废纸反面打印。

（二）日常消耗品（如笔芯）的领取，遵循“以旧换新”原则，交旧领新，力求节约资源。

（三）接待用品原则上由综合管理部直接管理，不另发放。

（四）本办法由综合管理部和财务部负责解释。

附表：1、《低值易耗品明细清单》2、《采购渠道管理表》3、《年度分季低值易耗品计划表》4、《季度分月低值易耗品计划表》5、《各部门年度分季低值易耗品计划表》6、《各部门季度分月低值易耗品计划表》7、《月度采购申请表》8、《零星物品采购审批表》9、《低值易耗品验收登记表》10、《低值易耗品领用登记表》11、《低值易耗品领用流水台账》12、《低值易耗品盘库表》13、《各部门低值易耗品月度领用数量统计表》14、《各部门月度低值易耗品领用费用统计表》15、《新员工办公用品标准配备表》申请采购流程：各部门总务员综合管理部总经理综合管理部管理员/发放流程：综合管理部行政员综合管理部管理员员工行政员。