九段秘书
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九段秘书工作法培训-2024鲜版
5
九段秘书的职场价值
01
02
03
提高工作效率
九段秘书能够合理规划工 作流程，提高工作效率， 减少领导的工作压力。
2024/3/27
促进团队协作
九段秘书擅长沟通协调， 能够促进团队成员之间的 合作，提高团队凝聚力。
提升企业形象
九段秘书的专业素养和高 效工作能力能够提升企业 的整体形象，增强企业的 竞争力。
遇到来访者投诉或电话中 的紧急情况，能够保持冷 静，妥善处理并及时上报。
9
文件管理与信息保密意识
文件分类与归档
熟悉公司文件管理制度，对各类 文件进行分类、编号和归档，方
便快速查找。
2024/3/27
文件传递与登记
确保文件传递的准确性和时效性， 做好文件登记和签收工作，防止文 件丢失或泄密。
信息保密意识
政策解读能力 熟悉国家和地方政策法规，能够准确解 读政策精神，为领导决策提供政策依据。
政策与行业结合分析 能够将政策解读与行业趋势分析相结
合，为领导提供全面的决策支持。
2024/3/27
行业趋势分析 了解所在行业的发展趋势和前沿动态， 能够进行深入分析和预测，为领导提 供有价值的参考意见。
信息收集与整理能力 具备强大的信息收集与整理能力，能 够快速获取并整理相关政策法规、行 业动态等信息资料。
30
项目成果汇报及经验分享
成果汇报
在项目完成后，组织项目团队对项目成果进行总 结和汇报，展示项目取得的成果和效益。
经验分享
将项目执行过程中的经验教训进行总结和分享， 促进团队成员之间的相互学习和成长。
持续改进
针对项目中存在的问题和不足，提出改进意见和 建议，不断完善和优化项目管理流程和方法。
九段秘书的职场价值
01
02
03
提高工作效率
九段秘书能够合理规划工 作流程，提高工作效率， 减少领导的工作压力。
2024/3/27
促进团队协作
九段秘书擅长沟通协调， 能够促进团队成员之间的 合作，提高团队凝聚力。
提升企业形象
九段秘书的专业素养和高 效工作能力能够提升企业 的整体形象，增强企业的 竞争力。
遇到来访者投诉或电话中 的紧急情况，能够保持冷 静，妥善处理并及时上报。
9
文件管理与信息保密意识
文件分类与归档
熟悉公司文件管理制度，对各类 文件进行分类、编号和归档，方
便快速查找。
2024/3/27
文件传递与登记
确保文件传递的准确性和时效性， 做好文件登记和签收工作，防止文 件丢失或泄密。
信息保密意识
政策解读能力 熟悉国家和地方政策法规，能够准确解 读政策精神，为领导决策提供政策依据。
政策与行业结合分析 能够将政策解读与行业趋势分析相结
合，为领导提供全面的决策支持。
2024/3/27
行业趋势分析 了解所在行业的发展趋势和前沿动态， 能够进行深入分析和预测，为领导提 供有价值的参考意见。
信息收集与整理能力 具备强大的信息收集与整理能力，能 够快速获取并整理相关政策法规、行 业动态等信息资料。
30
项目成果汇报及经验分享
成果汇报
在项目完成后，组织项目团队对项目成果进行总 结和汇报，展示项目取得的成果和效益。
经验分享
将项目执行过程中的经验教训进行总结和分享， 促进团队成员之间的相互学习和成长。
持续改进
针对项目中存在的问题和不足，提出改进意见和 建议，不断完善和优化项目管理流程和方法。
九段秘书工作法培训PPT课件
九段秘书：做流程
总结和提炼工作经验和教训
梳理过往工作经历，明确成功和失败案例 分析经验教训，找出规律性和共性问题 提炼有效的工作方法和策略，形成可复制的经验
制定和优化工作流程和规范
01
分析现有工作流程，找出瓶颈和问题
02
设计优化方案，简化和规范工作流程
制定标准化操作规范，提高工作效率和质量
03
推动团队协同和高效执行
收集、整理会议所需的背景资料、参考文件等 根据会议需求，准备必要的演示文稿或报告材料
确保所有文件资料齐全、准确，并提前进行复印和装订
提前安排场地和设备
01
根据会议或活动需求， 提前预订合适的场地
02
检查场地设施是否完善 ，如座椅、投影、音响 等
03
提前安排设备租赁、调 试和测试，确保设备在 会议期间正常运行
将检查结果进行汇总，形成书 面报告。
报告中要包含问题、原因分析 、改进意见等内容。
及时向上级领导汇报，以便领 导了解工作情况和问题所在。
05
CATALOGUE
四段秘书：勤准备
了解会议或活动的背景和目的
深入研究会议或活动的主题和议 题
了解与会人员的基本情况和背景
明确会议或活动的目标和期望结 果
准备相关资料和文件
确认参与会议或活动的人员名单 ，包括主持人、发言人、参与者
等
明确每个人的角色和职责，确保 每个人都清楚自己的任务
对于需要特别准备的人员，如发 言人，提前沟通并确认其准备情
况
准备应急方案和备用计划
针对可能出现的突发情况，制定相应的应急方案，如设备故障、场地问 题等
准备备用计划，以应对原计划无法实施的情况，确保会议或活动的顺利 进行
总结和提炼工作经验和教训
梳理过往工作经历，明确成功和失败案例 分析经验教训，找出规律性和共性问题 提炼有效的工作方法和策略，形成可复制的经验
制定和优化工作流程和规范
01
分析现有工作流程，找出瓶颈和问题
02
设计优化方案，简化和规范工作流程
制定标准化操作规范，提高工作效率和质量
03
推动团队协同和高效执行
收集、整理会议所需的背景资料、参考文件等 根据会议需求，准备必要的演示文稿或报告材料
确保所有文件资料齐全、准确，并提前进行复印和装订
提前安排场地和设备
01
根据会议或活动需求， 提前预订合适的场地
02
检查场地设施是否完善 ，如座椅、投影、音响 等
03
提前安排设备租赁、调 试和测试，确保设备在 会议期间正常运行
将检查结果进行汇总，形成书 面报告。
报告中要包含问题、原因分析 、改进意见等内容。
及时向上级领导汇报，以便领 导了解工作情况和问题所在。
05
CATALOGUE
四段秘书：勤准备
了解会议或活动的背景和目的
深入研究会议或活动的主题和议 题
了解与会人员的基本情况和背景
明确会议或活动的目标和期望结 果
准备相关资料和文件
确认参与会议或活动的人员名单 ，包括主持人、发言人、参与者
等
明确每个人的角色和职责，确保 每个人都清楚自己的任务
对于需要特别准备的人员，如发 言人，提前沟通并确认其准备情
况
准备应急方案和备用计划
针对可能出现的突发情况，制定相应的应急方案，如设备故障、场地问 题等
准备备用计划，以应对原计划无法实施的情况，确保会议或活动的顺利 进行
九段秘书
九段秘书概念什么是九段秘书？所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
一段秘书发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书发记录一会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
要求他们按照执行。
八段秘书定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
九段秘书培训课件
执行企业决策
一旦企业决策制定，九段秘书需要负责执行这些决策，协调各个部门和团队之间 的合作，确保决策得到有效实施。
企业内部沟通的协调者
协调内部沟通
九段秘书需要协调企业内部各部门和员工之间的沟通，以确 保信息的畅通无阻和工作的协同高效。
建立沟通渠道
九段秘书需要建立多种沟通渠道，以方便员工之间和部门之 间的信息传递和交流，从而避免信息堵塞和误解。
清晰表达与简练
用简洁明了的语言表达自己的意思，避免冗长和 复杂的表述。
积极倾听与反馈
善于倾听对方的意见和建议，给予积极的反馈和 回应，推动沟通的顺利进行。
04
九段秘书在企业管理中的作用
企业决策的参与者和执行者
参与企业战略决策
九段秘书在企业管理中扮演重要角色，他们需要参与并协助制定企业战略，以确 保公司的长期发展和成功。
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
掌握商务场合的礼仪规范，如着装、言谈举止、职业微笑等，展 现职业素养。
职业形象
保持整洁、大方的职业形象，注意个人卫生和仪态，树立良好的 个人形象。
商务场合应对
在商务场合中保持冷静、礼貌应对，学会与他人保持良好的沟通 和合作。
高效率的沟通技巧
明确目的与对象
明确沟通的目的和对象，了解对方的需求和心理 ，做到有的放矢。
九段秘书需要具备扎实的现代办公自动化技能，能熟 练地使用各种办公软件，包括Word、Excel、 PowerPoint等。此外，九段秘书还需要具备良好的英 文听、说、读、写、译能力，能够处理各种英文商务 函件和文件。同时，九段秘书还需要具备较强的沟通 协调能力、办事能力和服务意识，能够妥善处理客户 的来访接待和电话接待工作。
3
处理文件与资料
一旦企业决策制定，九段秘书需要负责执行这些决策，协调各个部门和团队之间 的合作，确保决策得到有效实施。
企业内部沟通的协调者
协调内部沟通
九段秘书需要协调企业内部各部门和员工之间的沟通，以确 保信息的畅通无阻和工作的协同高效。
建立沟通渠道
九段秘书需要建立多种沟通渠道，以方便员工之间和部门之 间的信息传递和交流，从而避免信息堵塞和误解。
清晰表达与简练
用简洁明了的语言表达自己的意思，避免冗长和 复杂的表述。
积极倾听与反馈
善于倾听对方的意见和建议，给予积极的反馈和 回应，推动沟通的顺利进行。
04
九段秘书在企业管理中的作用
企业决策的参与者和执行者
参与企业战略决策
九段秘书在企业管理中扮演重要角色，他们需要参与并协助制定企业战略，以确 保公司的长期发展和成功。
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
掌握商务场合的礼仪规范，如着装、言谈举止、职业微笑等，展 现职业素养。
职业形象
保持整洁、大方的职业形象，注意个人卫生和仪态，树立良好的 个人形象。
商务场合应对
在商务场合中保持冷静、礼貌应对，学会与他人保持良好的沟通 和合作。
高效率的沟通技巧
明确目的与对象
明确沟通的目的和对象，了解对方的需求和心理 ，做到有的放矢。
九段秘书需要具备扎实的现代办公自动化技能，能熟 练地使用各种办公软件，包括Word、Excel、 PowerPoint等。此外，九段秘书还需要具备良好的英 文听、说、读、写、译能力，能够处理各种英文商务 函件和文件。同时，九段秘书还需要具备较强的沟通 协调能力、办事能力和服务意识，能够妥善处理客户 的来访接待和电话接待工作。
3
处理文件与资料
职业素养之九段秘书工作法精美PPT课件
整理会议纪要内容
提炼要点
将会议记录中的重要信息进行分类、归纳和提炼，形成清晰的纪 要框架。
明确责任
在纪要中明确各项任务的责任人、完成时间和跟进方式，确保工作 有效推进。
校对核实
对整理好的纪要内容进行校对，确保信息准确无误，避免产生歧义 。
及时传达会议纪要
及时性
在会议结束后尽快整理 并传达纪要，确保信息 及时传递，避免延误工 作进度。
落实。
记录检查结果
02
在检查过程中，详细记录每项工作的完成情况，包括存在的问
题和需要改进的地方。
及时反馈问题
03
在发现问题的第一时间，及时向相关人员反馈，确保问题得到
及时解决。
汇总检查结果
整理检查结果
将检查结果进行整理，分类汇总存在的问题和需要改进的地方。
分析问题原因
针对存在的问题，深入分析原因，找出问题的根源，为后续改进 提供依据。
核实相关数据和细节 ，避免传达错误信息 。
选择合适通知方式
根据通知的紧急程度和重要性 ，选择合适的通知方式，如电 话、短信、邮件等。
考虑接收者的习惯和偏好，选 择最容易被接收和关注的方式 。
确保通知方式可靠且及时，避 免因传达延误而造成损失。
确保通知及时传达
提前规划好通知时间，确保在合适的 时间点进行传达。
制定责任追究制度
建立健全的责任追究制度，对 于工作中出现的失误、延误等 问题，要依法依规进行责任追
究。
根据问题性质和严重程度， 制定相应的处罚措施，如警 告、记过、降职、开除等。
同时，也要建立奖励机制，对 于在工作中表现突出、做出重 要贡献的人员给予相应的表彰
和奖励。
加强责任意识和培训
九段秘书
时参加会议，确认有无变动，对临时有事无法参加会 议的人员，需告知董事长，以便董事长做决定。 做到五段的秘书，价值在2000元左右
做汇报、写记录
做汇报：做好会议记录，对会议中决定的事情或安排
的工作记录仔细。 六段秘书价值提升较大，其工作价值在3000元左右。 写记录:七段秘书需要将会议记录进行整理，呈报董事 长，在请示没问题后，将记录发放给与会人员或其他 相关人员。
结语
整个流程类似于做项目，项目成功了便要将成功的经
验分享给大家，而分享的最有利途径便是制作标准化 流程，有了流程做参考标准，其后的工作自然会事半 功倍。
看似简单的流程并不是每个人都可以做到的，即便这
九段都可以做到，也有的做的粗略，有的做的趋近完 美。
个人的价值在工作时便体现在其做事的效果上，有效
发通知、做确认、给材料、看会场、要提醒、做汇报、 写记录、去督促、最后将整个过程作出标准流程，以 便任何一个人都可以根据这个流程，形成不依赖于任 何。
九段秘书每一阶段所凸显的价值不同。其核心观念便
是“完成任务≠结果”，任务和结果是两个不同的概念， 很多人会将之混淆，以下我们将以具体事例阐述任务 与结果的区别，并了解九段秘书的具体工作。
发通知
事例：董事长要求秘书安排一次中高层领导
会议，时间定在次日上午九点。 事例中董事长的要求便是秘书的任务即安排 此次会议在次日九点召开。 那么九段秘书针对这个任务会做出什么结果呢？ 一段秘书：发通知。 通知的格式可能多种多样，发邮件、短信……
简单的通知没有多少价值，工作的价值也体现着人的
价值，所以一段秘书的薪资可能只有800元~
做确认、给材料
二段秘书会在发通知后加以确认，确保每位与会人员
九段秘书工作法
保持专注和自律
九段秘书在工作中保持高度的专 注和自律，避免被外界干扰或诱 惑分散注意力，从而提高工作效 率。
THANKS
感谢观看
九段秘书工作法
汇报人：XX 2024-01-23
目 录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
目 录
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发纪要 • 八段秘书：定责任 • 九段秘书：做流程
01
九段秘书概述
定义与特点
处理突发事件
制定应急预案
针对可能出现的突发事件，如设备故障、场地问题等，制 定相应的应急预案，确保在出现问题时能够迅速解决。
及时沟通和处理
在出现突发事件时，及时与相关人员进行沟通，了解具体 情况并尽快采取措施进行处理，确保会议的顺利进行。
记录和总结
在会议结束后，对出现的突发事件进行记录和总结，分析 原因并提出改进措施，为今后的会议策划和执行提供经验 和借鉴。
对于重要且紧急的纪要，应立即通过电话或其他 快捷方式通知相关人员，确保信息及时传达。
对于一般性的纪要，可以通过邮件或短信等方式 进行发送，同时提醒相关人员查收。
跟踪纪要落实情况
在发送纪要后，及时跟踪纪要 的落实情况，确保各项任务得
到有效执行。
对于未能及时落实的任务， 应主动与相关人员沟通，了 解原因并协助解决问题。
定义
九段秘书工作法是一种高效、系 统、专业的工作方法，旨在提高 秘书工作的效率和质量，满足领 导和组织的各种需求。
特点
强调秘书工作的全面性、主动性 和创新性，注重细节和执行力， 追求高效、精准和卓越。
九段秘书的重要性
九段秘书
知道了！
王经理，老板 通知，明天下 午开会，请别 忘记了！
4
二段秘书：做确认
通知发出去了，是做 任务，大家按时到齐 才是结果，所以，必 需对每位参会的人， 做到一一确认----是 否可以按时到会。 打个电话，做个记录， 发个短信，发个邮件， 要求回馈，都是确认 的好方法。 社会平均平均报酬： 800元
刘秘书，我有点 急事，不能开会 了，请告诉老板 一声！
没问题，我 们都能够到！
还有一 小时开 会，请 准时到
8
六段秘书：做汇报
总裁命令发出了，秘书的 工作也做了，但是，总裁 没有得到结果的反馈，不 知道这个会谁不会来，心 中无底数。 这是执行的基本原理：凡 事结果，都有回路。 六段秘书就懂得这一点， 将会议准备情况和到会人 数情况，在会前及时向总 裁报告…，总裁心中有数， 会议效率一定高。 社会平均平均报酬：3000
来点客户价值， 这些会议资料 提前送去！
6
四段秘书：看会场
最讨厌的事情是：大家来开会 了，突然发现会议室里另一个 部门在使用；开了会了，突然 发现要黑板没有黑板，有黑板 没有笔，有笔没有水，有水没 有黑板擦，投影仪不好用，电 视打不开，电脑有问题，写字 没有纸和笔，椅子不够用……。 不仅影响开会的情绪，也耽误 大家的时间。 为此，三段秘书看会场，做检 查，细心布置和安排，保证会 议不出会务上的差错。 社会平均平均报酬：1500元
刘秘书，通知 明天下午开会！Leabharlann YES! 头！立 即就办！
2
九段秘书:请问你是几段？你的价值是多少？
发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 发通知
发通知
做确认 做确认 做确认 做确认 做确认 做确认 做确认 做确认
2024版九段秘书培训课件(PPT)
根据任务的紧急程度和重要性，合理分配时间和精力，优先处
理重要且紧急的任务。
合理利用碎片时间
03
充分利用等待、休息等碎片时间，进行简单的任务处理或学习
提升。
16
工作效率提升策略
2024/1/24
保持专注
避免多任务处理，专注于当前任务，减少干扰和打断，提高工作 效率。
制定工作流程
优化工作流程，减少不必要的环节和浪费，提高工作效率和质量。
九段秘书培训课 件(PPT)
2024/1/24
1
contents
目录
2024/1/24
• 九段秘书概述 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象 • 时间管理与工作效率 • 沟通协调与团队合作 • 保密意识与信息安全 • 情绪管理与压力应对
2
2024/1/24
01
CATALOGUE
九段秘书概述
3
2024/1/24
24
信息安全基础知识
2024/1/24
信息安全的定义
解释信息安全的定义，包括信息的保密性、完整性、可用性等要 素。
信息安全威胁
列举常见的信息安全威胁，如黑客攻击、病毒传播、网络钓鱼等。
信息安全防护技术
介绍信息安全防护技术，如防火墙、入侵检测、加密技术等。
25
防止信息泄露的措施
加强物理安全 通过门禁系统、监控摄像头等措施， 加强物理层面的安全防护。
强化网络安全
采用网络隔离、访问控制等手段，确 保网络安全。
2024/1/24
数据加密与备份
对重要数据进行加密处理，并定期进 行备份，以防数据泄露或损坏。
员工培训与监管
定期开展信息安全培训，提高员工的 安全意识；同时加强对员工的监管， 防止内部泄密事件的发生。
九段秘书工作法培训PPT课件
会议记录技巧与要点
参会人员名单和职务
重要决策和行动计划
会议议程和讨论内容
会议后续跟进与落实
01
跟进措施
02
整理会议记录，形成会议纪要
将会议纪要发送给参会人员，并征求反馈意见
03
会议后续跟进与落实
• 对1
落实方法
02
03
04
制定具体的行动计划和时间表
信息收集与分析
负责收集、整理、分析各类信息，为领导提供全 面、准确、及时的信息支持。
沟通协调
协助领导进行内外部沟通协调，促进公司各部门 之间的协作与配合。
参谋助手的职责与能力要求
职责：协助领导处理日常事务，提供工作 建议和支持，参与制定和执行工作计划。
具备良好的职业素养和团队协作精神，能 够承担工作压力和挑战。
激励措施设计
根据团队成员的需求和动机，设计合理的激励措施，如物质奖励、晋 升机会、荣誉表彰等，激发团队成员的积极性和创造力。
授权与信任
给予团队成员适当的权力和信任，让他们参与决策和管理，提高其责 任感和归属感。
及时反馈与辅导
领导者应及时给予团队成员反馈和辅导，帮助他们发现问题、改进不 足，提升个人和团队绩效。
九段秘书工作法培训 PPT课件
CONTENTS 目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：接待与礼仪 • 二段秘书：日程管理与时间规划 • 三段秘书：文件管理与信息整理 • 四段秘书：会议筹备与记录 • 五段秘书：商务旅行安排与协调
CONTENTS 目录
• 六段秘书：项目协助与推进 • 七段秘书：高级决策支持与参谋助手 • 八段秘书：团队建设与领导力培养 • 九段秘书：卓越成就与未来展望
解和认同。
九段秘书培训课件-2024鲜版
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和 综合能力，能够协助领导高效处理 各类事务，提供全方位、多层次支 持的优秀秘书。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟通 协调能力、敏锐的洞察力、优秀的 分析判断能力和卓越的执行力。
4
九段秘书重要性
提高领导工作效率
九段秘书能够协助领导高效处理 各类事务，减轻领导工作负担，
信息化手段应用
积极应用信息化手段，如办公软件、 数据分析工具等，提高工作准确性和 效率。
2024/3/27
团队协作与沟通
加强团队协作和沟通，促进信息共享 和资源整合，形成工作合力。
持续学习与提升
保持持续学习和提升的态度，关注行 业动态和最新技术趋势，不断提高自 身专业素养和综合能力。
26
THANKS FOR WATCHING
关注行业动态 关注所在行业的最新动态和趋势，及时为企业提 供有价值的信息和建议。
3
拓展业务领域 积极寻找和拓展新的业务领域和市场，为企业创 造更多的商业机会和价值。
2024/3/27
22
CHAPTER 06
九段秘书实践案例分析
2024/3/27
23
案例一：成功策划并执行重要会议活动
会议策划
资源协调
2024/3/27
档案整理与归档
掌握档案整理方法，学习 如何对档案进行编号、装 订、归档等操作。
保密意识培养
加强保密意识，确保文件 和档案的安全性和机密性。
9
会议筹备与记录
2024/3/27
会议筹备
01
学习如何协助领导进行会议筹备，包括会议通知、场地布置、
设备检查等。
会议记录
02
掌握会议记录技巧和方法，能够准确、全面地记录会议内容和
企业培训管理九段秘书工作法
培养员工的团队协作能 力：培训让员工更好地 理解团队目标，增强团 队协作精神，提高整体 绩效。
提高员工的忠诚度和归 属感：通过培训，员工 更加认同企业文化，增 强对企业的归属感和忠 诚度。
促进企业可持续发展
提升员工能力：通过培训，员工的专业技能和职业素养得到提高，有助于提升企业整体竞争 力。
增强企业文化：培训管理有助于传播企业文化，增强员工对企业的认同感和归属感。
个性化与协作学习的推进：根据员工需求和特点，提供定制化的学习内容和团队协作的培训 项目。
传统与现代教学方法的融合：结合传统讲授、案例分析、角色扮演等多种教学方法，提高学 员参与度和学习效果。
个性化培训的普及和推广
九段秘书工作法将更加注重个性化培训，以满足员工的不同需求。 随着技术的发展，线上个性化培训将得到更广泛的推广和应用。 企业将更加注重培训效果的评估和反馈，以不断完善个性化培训体系。 未来，个性化培训将成为企业培训管理的重要组成部分，助力企业提升员工素质和绩效。
感谢您的观看
制定培训计划：根据目标制定详细的培训计划，包括培训内容、时间、地点等
确定培训人员：确定参与培训的人员，包括培训师、受训人员等
选择培训方式：根据培训内容和人员情况选择合适的培训方式，如线上培训、线下培训、 内部培训或外部培训等
实施培训计划
制定培训目标： 明确培训的目 的和期望结果
确定培训内容： 根据目标确定 培训的主题和
要点
确定培训方式： 选择适合的培 训形式，如线 上或线下、讲 座或实践操作
等
确定培训时间 和地点：合理 安排培训时间 和地点，确保 参训人员能够
按时参加
培训效果评估
培训后进行知 识测试，评估 学员掌握情况。
九段秘书工作法ppt课件
案例二
应对客户投诉与纠纷。耐心倾听客户诉求，积极协调资源 解决问题，恢复客户关系并提升客户满意度。
案例三
协调供应链合作伙伴间的利益分配。在保障公司利益的同 时，兼顾合作伙伴的合理诉求，促进供应链的稳定与高效 运作。
案例四
处理突发事件与危机管理。在突发事件发生时，迅速响应 并制定应对策略，协调各方资源共同应对危机，降低损失 并恢复正常秩序。
施。在会议现场，秘书还准备了精美的名牌和座位安排，为参会人员提供了良好的参会体验。
提高准备效率方法
制定详细的工作计划
根据会议需求和时间安排，制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时 间和责任人。
使用清单管理
列出所有需要准备的事项，每完成一 项就划掉一项，确保不漏掉任何细节 。
借助工具提高效率
使用电子化的工具如日程管理软件、 文件共享平台等，提高信息传递和协 作的效率。
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
THANKS
感谢观看
通打下基础。
表达清晰
用简洁明了的语言传达 信息，避免使用模糊或
晦涩的词汇。
非语言沟通
注意肢体语言、面部表 情和声音语调，传递积
极、真诚的态度。
情绪管理
保持冷静和理性，避免 情绪化的言辞和行为影
响沟通效果。
协调各方利益和关系方法论述
01
02
03
04
了解各方立场
充分了解各相关方的利益诉求 和期望，为协调打下基础。
强化网络安全意识
加强网络安全防护，不随意连接未知网络，不泄露个人和 公司账户密码。
维护公司形象和利益举措
01
积极建言献策
关注公司发展动态，积极为公司发展建言献策，促进公司持续改进和创
九段秘书ppt课件-2024鲜版
2024/3/27
三段秘书
负责会议材料的准备和分发，确保参会人员充分了解会议内容。
31
案例二：成功筹备重要会议的九段秘书
四段秘书
对会议中可能出现的问题进行预见和准备， 确保会议能够顺利进行。
五段秘书
在会议中积极协调各方意见，促进达成共识 。
2024/3/27
六段秘书
对会议内容进行记录和整理，形成会议纪要 并跟进执行情况。
七段秘书
具备危机公关处理能力，能够协助公司应对媒体和公众的关注和质疑。
八段秘书
在应对突发事件的过程中，能够发现并解决潜在问题，确保事件处理效果达到预期。
2024/3/27
九段秘书
在成功应对突发事件的基础上，还能够为公司创造额外的价值和贡献。例如，通过优化应急预案和流程，提 高公司的危机应对能力和效率；或者通过总结经验教训，为公司的风险管理提供有益的参考和建议。
39
THANKS
感谢观看
2024/3/27
40
制定详细的工作计划
将任务分解为具体的步骤和环节，并安排相应的时间节点和完成期 限。
制定时间表
根据工作计划，合理安排每天、每周、每月的时间表，确保工作有序 进行。
2024/3/27
18
优先级排序与任务分配
2024/3/27
评估任务重要性和紧急性
根据任务的性质、影响和时限等因素，评估任务的重要性和紧急 性。
10
接待来访与安排行程
来访接待
热情、周到地接待来访者，协助 处理来访者的需求和问题。
行程安排
根据领导的需求和时间安排，合 理规划行程，确保领导能够顺利 出行并高效地完成各项工作任务
。
沟通协调
九段秘书(ppt版)
中旭九段秘书
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！
• 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！
• 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后 领导变成了秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 递资料 做提醒 审 资 料 汇 工 作 做 分 析 帮 汇 总 追 措 施 追 结 果 做 流 程
帮领导端 茶倒水、 发通知、 传递资料 等简单的 工作
递资料, 把 领导每周、 每天的工作 行程和时间 安排好，按 照每周、每 天行程的时 间表提前提 醒领导，比 较重要的事 项提前一天 提醒、特别 重要的事项 提前一周提 醒领导并且 协助领导做 好充分的准 备
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知
后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。
一个优秀的秘书需要具备：
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
有追求 负责任 重视细节……
但是，
一个优秀的秘书最需要具备：
结果思维
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急
会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！
• 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！
• 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后 领导变成了秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 递资料 做提醒 审 资 料 汇 工 作 做 分 析 帮 汇 总 追 措 施 追 结 果 做 流 程
帮领导端 茶倒水、 发通知、 传递资料 等简单的 工作
递资料, 把 领导每周、 每天的工作 行程和时间 安排好，按 照每周、每 天行程的时 间表提前提 醒领导，比 较重要的事 项提前一天 提醒、特别 重要的事项 提前一周提 醒领导并且 协助领导做 好充分的准 备
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知
后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。
一个优秀的秘书需要具备：
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
有追求 负责任 重视细节……
但是，
一个优秀的秘书最需要具备：
结果思维
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急
会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是
《九段秘书》ppt课件
商务宴请
在轻松愉快的氛围中增进友谊、巩固合 作。
活动策划方案制定
明确活动目的和主题
确定活动要达成的目标和宣传重点。
安排活动时间和地点
选择适宜的时间和地点，确保活动顺利进行。
策划活动内容
设计符合主题的活动环节，如演讲、互动、 展示等。
制定预算和资源需求
列出所需物资、设备和人员，并预算费用。
现场执行与效果评估
准确性。
整理汇总并呈现给领导
分类整理
将筛选后的信息按照主题、来源、 时间等进行分类整理，方便领导
查阅和理解。
汇总提炼
对分类整理后的信息进行汇总和 提炼，突出重点内容和关键数据。
制作报表
根据需要制作相应的图表、表格 等可视化工具，使信息更加直观 易懂。
汇报呈现
将整理汇总后的信息以口头或书 面形式汇报给领导，确保领导能
为后续服务提供参考。
客户关系维护策略制定
1 2 3
制定个性化的客户关系维护计划 根据客户的行业、规模、业务需求等特点，制定 个性化的客户关系维护计划，包括定期拜访、节 日祝福、增值服务等内容。
提供专业的客户咨询服务 建立专业的客户咨询服务团队，为客户提供及时、 准确、专业的咨询服务，解决客户在使用产品或 服务过程中遇到的问题。
01
深入了解客户业务需求与痛点
通过与客户沟通、市场调研等方式，全面了解客户的业务需求、痛点及
期望，为制定针对性的服务方案提供依据。
02
定期开展客户满意度调查
通过电话、邮件、问卷等多种方式，定期对客户进行满意度调查，收集
客户对服务、产品等方面的反馈意见，及时发现问题并改进。
03
建立客户需求与反馈档案
将客户需求、反馈意见等信息进行整理归档，形成客户需求与反馈档案，
在轻松愉快的氛围中增进友谊、巩固合 作。
活动策划方案制定
明确活动目的和主题
确定活动要达成的目标和宣传重点。
安排活动时间和地点
选择适宜的时间和地点，确保活动顺利进行。
策划活动内容
设计符合主题的活动环节，如演讲、互动、 展示等。
制定预算和资源需求
列出所需物资、设备和人员，并预算费用。
现场执行与效果评估
准确性。
整理汇总并呈现给领导
分类整理
将筛选后的信息按照主题、来源、 时间等进行分类整理，方便领导
查阅和理解。
汇总提炼
对分类整理后的信息进行汇总和 提炼，突出重点内容和关键数据。
制作报表
根据需要制作相应的图表、表格 等可视化工具，使信息更加直观 易懂。
汇报呈现
将整理汇总后的信息以口头或书 面形式汇报给领导，确保领导能
为后续服务提供参考。
客户关系维护策略制定
1 2 3
制定个性化的客户关系维护计划 根据客户的行业、规模、业务需求等特点，制定 个性化的客户关系维护计划，包括定期拜访、节 日祝福、增值服务等内容。
提供专业的客户咨询服务 建立专业的客户咨询服务团队，为客户提供及时、 准确、专业的咨询服务，解决客户在使用产品或 服务过程中遇到的问题。
01
深入了解客户业务需求与痛点
通过与客户沟通、市场调研等方式，全面了解客户的业务需求、痛点及
期望，为制定针对性的服务方案提供依据。
02
定期开展客户满意度调查
通过电话、邮件、问卷等多种方式，定期对客户进行满意度调查，收集
客户对服务、产品等方面的反馈意见，及时发现问题并改进。
03
建立客户需求与反馈档案
将客户需求、反馈意见等信息进行整理归档，形成客户需求与反馈档案，
九段秘书读后感
九段秘书读后感最近读了“九段秘书”的相关内容，感触颇深呐！这“九段秘书”说的是工作中不同层次的表现。
一段秘书只是简单地接收任务，完成基本传达；而九段秘书呢，则是把工作做到了极致，考虑周全，安排妥帖，让事情的结果远超预期。
这让我想起了之前在公司经历的一件事儿。
那时候，公司要组织一场重要的客户会议。
领导把相关的准备工作交给了我们小组。
一开始，大家都觉得不就是个会议嘛，能有多难。
我和同事们就像普通的一段秘书那样，开始分工做事。
有人负责联系客户，确定参会人员名单；有人负责预订会议室；我呢，则被安排准备会议资料。
我很快就把资料整理好了，心里还挺得意，觉得任务完成得不错。
可没想到，真正的问题才刚刚开始。
会议前一天，我们进行最后的准备检查。
这一查，可把我们惊出了一身冷汗。
预订的会议室空调居然坏了！这大夏天的，没有空调，客户不得热得心烦意乱？负责联系客户的同事也发现，有几位重要客户的行程临时有变，但他没有及时跟进协调。
这时候，组长站了出来。
她没有责备我们，而是迅速思考解决方案。
她先联系了维修人员，加急抢修空调，自己则亲自和客户沟通，重新调整会议时间和安排，尽量减少对客户的影响。
看着组长忙前忙后，我心里很愧疚。
我这才明白，我们之前做的那些工作，只是表面上完成了任务，根本没有深入考虑各种可能出现的问题，更别说提前做好应对措施了。
组长这时候就像是个“九段秘书”，有条不紊地处理着各种突发状况。
她不仅重新梳理了会议流程，还准备了备用的方案，以防再有意外发生。
她甚至想到了客户在会议期间可能需要的一些小物品，比如清凉油、薄荷糖之类的，以防有人因为天气闷热而感到不适。
在组长的努力下，会议最终顺利进行。
客户对我们的服务很满意，还和我们达成了进一步的合作意向。
这件事让我深刻地认识到，“九段秘书”所代表的工作态度和方法是多么重要。
我们不能只是满足于完成任务，而要多思考、多深入，把每一个环节都做到最好。
就像这次会议，如果我们一开始就能像九段秘书那样，全面考虑各种因素，提前做好应对预案，就不会在关键时刻手忙脚乱，差点搞砸了事情。
工作方法之九段秘书ppt课件
应急准备
制定应急预案，如遇到设备故障、场地问题等突发情况，能够迅速 应对和解决。
06 五段秘书：细准备
制定详细工作流程图
1 2 3
明确工作目标和任务
在开始工作之前，五段秘书会先明确工作目标和 任务，确保自己清楚需要完成哪些工作。
梳理工作流程
根据工作目标和任务，五段秘书会梳理出详细的 工作流程，包括每个环节的顺序、时间、负责人 等。
感谢您的观看
发现问题并提出改进意见
分析问题原因
对发现的问题进行深入分析，找出问题产生的原因和根源，为后续 改进提供方向。
提出改进意见
根据问题原因和实际情况，提出具体的改进意见和措施，包括改进 工作流程、提高员工技能、更新设备设施等。
跟踪改进效果
对提出的改进意见进行跟踪和落实，确保改进措施得到有效执行，并 持续关注改进效果。
设备检查与测试
确保所需设备如投影仪、音响、电脑等正常运行，提前进行测试和 调试。
资料和设备备份
为防万一，提前准备好资料和设备的备份，确保会议顺利进行。
提前安排场地和人员
场地布置
根据会议需求，提前安排好会议室或活动场地，并进行适当的布 置和装饰。
人员分工
明确会议服务人员的职责和分工，确保各项工作有人负责、有序进 行。
制定培训计划
根据团队成员的实际情况和需求，制定针对 性的培训计划，明确培训目标和内容。
分享经验和技巧
通过讲座、案例分析、角色扮演等方式，向团队成 员分享自身的工作经验和技巧，提高团队整体工作 水平。
指导新人成长
对新入职的秘书进行一对一辅导，帮助其快 速适应工作环境，掌握工作要领，提高工作 效率。
推动团队整体提升工作水平
在发送记录前，确认记录内容的准确性和完整性，避免出现遗漏或错误 。
制定应急预案，如遇到设备故障、场地问题等突发情况，能够迅速 应对和解决。
06 五段秘书：细准备
制定详细工作流程图
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明确工作目标和任务
在开始工作之前，五段秘书会先明确工作目标和 任务，确保自己清楚需要完成哪些工作。
梳理工作流程
根据工作目标和任务，五段秘书会梳理出详细的 工作流程，包括每个环节的顺序、时间、负责人 等。
感谢您的观看
发现问题并提出改进意见
分析问题原因
对发现的问题进行深入分析，找出问题产生的原因和根源，为后续 改进提供方向。
提出改进意见
根据问题原因和实际情况，提出具体的改进意见和措施，包括改进 工作流程、提高员工技能、更新设备设施等。
跟踪改进效果
对提出的改进意见进行跟踪和落实，确保改进措施得到有效执行，并 持续关注改进效果。
设备检查与测试
确保所需设备如投影仪、音响、电脑等正常运行，提前进行测试和 调试。
资料和设备备份
为防万一，提前准备好资料和设备的备份，确保会议顺利进行。
提前安排场地和人员
场地布置
根据会议需求，提前安排好会议室或活动场地，并进行适当的布 置和装饰。
人员分工
明确会议服务人员的职责和分工，确保各项工作有人负责、有序进 行。
制定培训计划
根据团队成员的实际情况和需求，制定针对 性的培训计划，明确培训目标和内容。
分享经验和技巧
通过讲座、案例分析、角色扮演等方式，向团队成 员分享自身的工作经验和技巧，提高团队整体工作 水平。
指导新人成长
对新入职的秘书进行一对一辅导，帮助其快 速适应工作环境，掌握工作要领，提高工作 效率。
推动团队整体提升工作水平
在发送记录前，确认记录内容的准确性和完整性，避免出现遗漏或错误 。
2024年九段秘书培训课件(增加多场景)
九段秘书培训课件(增加多场景)九段秘书培训课件一、引言随着我国经济的快速发展和企业竞争的加剧，秘书在企业中的地位日益凸显。
九段秘书培训课件旨在通过系统的培训，提升秘书的专业素质和能力，使其成为企业高效运营的重要支持。
本课件将从秘书的职责、技能、素养等方面进行深入讲解，帮助秘书实现职业生涯的提升。
二、秘书的职责与角色1.职责：秘书在企业中承担着协助领导、管理事务、沟通协调等多重职责。
具体包括：文件管理、会议组织、信息收集与整理、日程安排、接待来访等。
2.角色：秘书在企业中扮演着“桥梁”和“纽带”的角色，既是领导的得力，又是各部门之间沟通的枢纽。
三、秘书的专业技能1.沟通协调能力：秘书需要具备良好的沟通协调能力，能够准确、高效地传达领导意图，协调各部门之间的工作。
2.文字表达能力：秘书需要具备较强的文字表达能力，能够撰写各类文书，如报告、请示、通知等。
3.策划组织能力：秘书需要具备一定的策划组织能力，能够独立组织各类活动，如会议、庆典、培训等。
4.档案管理能力：秘书需要掌握档案管理的基本知识和技能，能够对各类文件进行分类、归档、保管和查询。
5.办公软件操作能力：秘书需要熟练掌握各类办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，以提高工作效率。
四、秘书的职业素养1.责任心：秘书需要具备强烈的责任心，对待工作认真负责，确保领导交办的事务得到妥善处理。
2.细心：秘书需要具备细致入微的观察力和严谨的工作态度，确保各项工作无遗漏、无失误。
3.保密意识：秘书需要具备较强的保密意识，对涉及企业机密的信息严格保密。
4.自律：秘书需要具备良好的自律精神，严守职业道德，树立良好的职业形象。
5.持续学习：秘书需要具备持续学习的能力，不断充实自己，适应企业发展的需要。
五、秘书的职业规划与发展1.职业规划：秘书应结合自身兴趣、特长和职业发展趋势，制定切实可行的职业规划。
2.职业发展：秘书可通过参加各类培训、考取相关证书、积累实践经验等方式，不断提升自己的专业素质，拓宽职业发展空间。
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心态篇
26
过去---现在---未来
27
成功无捷径，从基层做起，做实
一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月
他问老板： “如果再工作一个月，我能转正吗？”老板
答道：“你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能
使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。”
今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖
文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产
生巨大的成就！
29
计算题：
计算一下自己每天接听多少电话，一年要接听多少电话？
30
【小故事】－如何在平凡中成长
一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时
候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天
重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。
两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一家小规模的百货零
售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销
的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企
业之一。
31 【小故事】－如何在平来自中成长奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管
员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，
如新。
对一个细皮嫩肉、喜爱洁净、从未干过粗重活儿的少女，她无法适应洗
厕所的工作，更难以实现“光洁如新”这一高标准的质量要求。在此关键时
刻，同单位一位前辈出现在她面前，了解到她的疑惑，便亲自为她做了个样
子。
首先，他一遍遍地抹洗着马桶，直到抹洗得光洁如新；然后，他从马桶
里盛了一杯水，一饮而尽喝了下去！
现象
为什么机器停了？现在
why
为什么机器会超载？ 为什么轴承会润滑过不去足？
why真因
why
真因
为什么润滑帮浦会润 滑失灵？
为什么润滑帮浦 的轮轴会损耗？
why
真因
why
真因
真因
看得到的，可感觉，可测量
问题
紧急处理
一次因 (近因)
治标对策 (暂时)
改善行动 防呆设计
n 次因 (远因)
治本对策 (永久) 25
13
八段秘书的做法： 定责任 １００００元
按照会上确定的计划和安排，以纪要为 执行文件，监督、检查执行人的过程结 果和最终结果，并将执行情况，及时报 告领导。
14
九段秘书的做法： 做流程 ３００００元
最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想， 如果我一时不在公司，我调离现在的岗位， 或者我离开了公司，或者有新的同事代替 我现在的工作了，那么，我的做法如何能 够成为团队的执行呢？
只旧钟“滴答”、“滴答”一分一秒地走着。
其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点
担心，你走完3300万次后，恐怕便吃不消了。”
“天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？
办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八
道，不用害怕，你只要每秒钟‘滴答’摆一下就行了。”
古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝《书品》的上、 中、下三等(每等又分上中下，共为九例)，称为“三品九等”。
在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书 品“九品制”的影响，故棋品也设“九品制”。“九品”名称，最 早见于北宋张拟的《棋经·品格篇》：“夫围棋之品有九，一曰入神， 二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力， 八曰若愚，九曰守拙。”
根源,但复杂的或许要5 Why, 6 Why, 7 Why…最后要加 1H,解决问题.
19
5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了? 答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
20
5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了?
问2:为什么机器会超 载?
答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
文员系列培训 （一）
1
九段秘书 九段高手 心态调适
主题
2
小插曲
围棋棋手定段位的“九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书 画的等级。
《汉书·古今人物表》把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、 中上、中中、中下、下上、下中、下下。
三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品 官人之法”，又称“九品中正制”。
问3:为什么轴承会润 滑不足?
问4: 为什么润滑帮浦 会失灵?
问5: 为什么润滑帮浦 的轮轴会耗损?
答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
答2: 因为轴承的润滑 不足
答3: 因为润滑帮浦失 灵了
答4: 因为帮浦的轮轴 耗损了
答5: 因为杂质跑到里 面去了
24
5 Why 的分布层次
并且千方百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询
问哪种货物最受欢迎，哪种货物无人问津，为什么。
两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。
正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从
此之后，他一直强调第一手资料的重要性，要求下属员工和自己一样
用心工作，随时随地积累市场信息，处处抢在竞争对手的前面，使自
这个会，有结果！
11
六段秘书的做法： 做记录 ３０００元
会议开完了，就完了吗？ 会议上大家讨论的问题，做出的承
诺，领导的安排，部门之间的配合， 都有许多会议的成果，需要有人记 录下来。
12
七段秘书的做法： 发记录 ５０００元
形成会议纪要，会后请召集人过目， 没有问题后，发给开会的人，要求 他们按照执行。
实际行动告诉少女极为朴素的真理，光洁如新的要点在于“新”，因为
没有人认为新马桶是脏的。少女热泪盈眶，恍然大悟，她痛下决心：就算一
生洗厕所，也要做一个洗厕所最出名的人！从此，她成为一个全新的、振奋
的人，她的工作质量也达到了那位前辈的高水平，当然她也多次喝过厕水，
为了检验自己的自信心，为了证实自己的工作质量，更为了强化自己的敬业
“原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便
好极了，好，我现在就开始。 ”小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一
下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了3300万次。
启示：在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感
到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会
充满信心地完成。
心。
结果，少女踏上了不断走向成功的人生道路，她就是小泉时代的日本政
府邮政大臣：野田圣子。
33
思考： 你将如何考虑自己的发展之路？ 在文员工作中你发现哪些工作对于你的发展非常
有利？ 请思考。。。
34
只有流程，所以将上述开会的流程写出来， 发出来，共享出来，复制团队是九段秘书 的标志。
15
身边的案例？
文员培训安排 人力变更单
16
九段高手之问题解决能力
工作中的九段高手
研发、品质、销售、采购……等等工作领域
九段高手之问题分析与解决方法
17
把问题想象成一座冰山
现象
现在
why
过去
己的企业永远立于不败之地。
启示：用什么态度对待工作岗位？过去我们讲“工作”没有贵
贱之分。今天我们讲，事事留意皆学问，小处着手干大事。
32
【小故事】洗厕所也要洗得最出色
很多年前，在一家日本酒店，一个妙龄少女被安排了她涉世之初的第一
份工作——洗厕所，上司对她的工作质量要求特高：必须把马桶抹洗得光洁
提前量 提前量 提前量 提前量 提前量
做记录 发记录
做记录 发记录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任
七段
八段 10000元
5000元
六段
3000元
发通知 抓落实 重检查
三段 1000元
发通知 抓落实
二段 800元
发通知
一段 600元
6
一段秘书的做法： 发通知 ６００元
why真因
why
真因
why
真因
why
真因
真因
看得到的，可感觉，可测量
问题
紧急处理
一次因 (近因)
治标对策 (暂时)
改善行动 防呆设计
n 次因 (远因)
治本对策 (永久) 18
5 Why 1H 工具
丰田生产方式: “反复提出五次为什么” 垂直式思考, 针对问题一层又一层地深入 通常第一个答案不会是真正的答案 5 Why 可以找出真正的原因 找原因用5Why+想方法用1How 简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题
9
四段秘书的做法： 勤准备１５００元
开会要准备什么？
会场是不是要预定好，不要让别人占用？
会场大小、桌椅数量合适吗？
需求音响的话，好用吗？
会议 案例！
空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑………
我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需
求了吗？
10
五段秘书的做法： 提前量 ２０００元
提前让参会者知道： 会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提 前阅读什么资料？…… 提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时 提高效率！
3
围棋九段
中国九段棋手八段棋手七段棋手 六段棋手五段 棋手四段棋手 三段棋手二段棋手初段棋手