闭环工作方法论

闭环工作方法论

01做到“闭环”容易吗？

曾经我认为闭环是一件特别容易做到的事：不就是及时给别人反馈嘛，我现在就做得很好呀，感觉没啥了不起的。

然而，在帮表姐处理了一次工作上的难题后，我发现：要做到闭环还真不是一件容易的事。

表姐是公司的外贸销售，碰到的难题是工厂的同事总是不按时发货，导致表姐经常被客户抱怨，甚至因为发货不及时丢了一个大客户。

表姐第一次回来跟我抱怨时，我挺不以为然的，觉得这不就是基本的沟通反馈问题嘛。

结果一了解，还真是。

表姐说，她从来没有让工厂的同事明确给自己反馈过“收到发货日期的要求了”。

于是，我就给表姐出了个主意，以后一定要让工厂的同事明确回复文字做反馈。

我本以为这样就解决问题了。

没成想，隔了几天表姐又来跟我诉苦，说我的方法不管用，工厂的同事文字回复确认后，依然不按时发货。

这时我才发现，原来工作中的闭环不仅仅是反馈及时的问题，因为有人即使答应了你，他也不一定会去做，或者即使想去做也不一定有能力做。

02反馈上主动

及时主动的反馈，是做到有效闭环的第一步。

对过程和结果的反馈都要及时主动。

▼ 1、对过程的反馈要主动

很多时候，领导交办或者是答应别人的事，可能需要一个比较长的周期去完成。

这时在执行过程中，你就要主动给予反馈，做到让领导或别人知道你的进展情况。

特别是任务周期比较长的工作，领导可能已经把你这件事暂时性忘记了，但你不能因为领导好像已经忘记，自己也就什么都不讲了。

恰恰相反，这种情况你更应该主动跟领导反馈，一是让他知道你的工作量，二是防止拖到最后才反馈没有时间做调整。

被动等着对方来问你进度，跟你自己主动汇报相比，前者会导致你最终的沟通量更大，而且效果更差。

过程中的主动反馈，你可以根据实际情况采用三种不同的反馈方式。

① 周期性反馈

周期性反馈主要适用于任务周期较长的情况，你可以采用定期报告（日报、周报、月报）或例会等反馈方式。

② 阶段性反馈

阶段性反馈主要适用于项目或事件有相对明确的节点、里程碑等，一般采用会议、评审等正式的反馈方式。

③ 临时性反馈

相较于周期性和阶段性反馈，你用的最多的反馈方式反而是临时性反馈。

这种反馈随时都可能发生，反馈形式也是多种多样，有像周期性和阶段性反馈的正式形式，也有通过微信、电话回复一两句话就搞定的。

▼ 2、对结果的反馈要及时

① 接受信息时的及时反馈

在收到别人发起的信息时，要及时给予对方一个信号，证明你收到了信息，让对方了解到你对信息的接受情况。

你反馈的信息可能是某个具体的完成时间，也可能是个人的意见或建议，或者是一句简单的“收到”。

② 对事项完成情况的及时反馈

当你完成了领导或同事交代的某件事情后，需要及时主动地将完成情况发送给对方，并确保对方接受到了你的信息。

如果你默默完成不做声，等着对方来问完成情况的话，你哪怕将事情完成得有100分，在对方心目也最多剩下80分。

03 能力上匹配

及时主动的反馈是初级的闭环，我们称之为“沟通闭环”。

它带来的更多是及时性，而非确定性。

要进一步提高闭环的确定性，你还要确保自己的能力与承诺是匹配的。

在能力匹配上，我们经常陷入两个导致无法闭环的陷阱：盲目给他人承诺；碰到有挑战的事就躲。

▼ 1、盲目给他人承诺

盲目承诺会提高别人对你的期望，从而在你未能给到确定结果时失望更大，长期以往甚至会永久失去他人的信任。

我曾经带过一个喜欢盲目承诺的下属。

一开始给我的感觉非常好，因为他对我安排的所有任务都是很爽快地就应承下来，甚至在接任务时还会自己提高要求。

比如，我安排他写一份PPT，说三天后给我就可以了，他往往会回复我说“不用这么久，我加加班，最多两天就给你”。

但带了他一个月后，我就彻底失望了：所有承诺我的事，没有任何一件达成预期的，甚至不少工作都拖得不了了之。

比如，夸海口两天就给我的PPT，甚至连我原先约定的三天都做不到，我追了一周才追到，额外还要我花2小时改了一遍才勉强能用。

他的水平其实并不差，但为什么会出现这样糟糕的情况呢？

因为我给他的工作即使按我要求的期限都很有挑战，他再一盲目承诺又多揽了几个任务，结果只能疲于奔命，而且质量都不达标。

▼ 2、碰到有挑战的事就躲

职场上这类“聪明人”还是挺多的。

一个棘手的任务下来，能躲则躲。

即使分配到自己头上了，也会找各种借口“这个我不行”“我手头上还有其它工作忙不过来”推脱给其他人。

有些人甚至还会得意于自己的这种“聪明”：你看，我早早就下班回去追剧了，那个傻子还苦哈哈地在加班。

这种碰到有挑战的事就躲的“聪明”做法，倒是也可以给人一种确定性：“这人不行”的确定性。

而且总是躲着有挑战的事，你就会缺少能力提升所需的压力和锻炼环境，然后就长期停滞在一个低水平上。

一个经验用十年说的就是这个意思。

因此，我们给别人的承诺最好做到“能力闭环”，是自己跳一跳够得到的，这样既能给对方确定性，又能不断地拓展自己的能力边界。

04结果上负责

反馈上主动可以做到“沟通闭环”，能力上匹配可以做到“能力闭环”，但如果你对结果采用不负责的态度，则以上两种闭环也就没有意义了。

我在担任管理咨询项目的项目经理时，就充分感受到了对结果态度不同的巨大差异。

管理咨询项目需要在很短的时间内输出大量的成果。

因此项目在推进时，我们一般都是几个顾问各负责咨询报告的一个部分，大家同步编写，然后再由项目经理合并为一份完整的咨询报告。

我在合并咨询报告时，就会发现三种截然不同的情况：

①有人交上来的PPT，观点泛泛、排版跟模板有着各种各样的差异，我必须再花大量的时间一页一页做调整，甚至有时要全部推翻，自己再加班熬夜重做一遍。