Access2007培训及实用教程

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Microsoft® Office Access 2007 培训
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课程内容
• 概述：快速、轻松、简单 • 第 1 节课：一个新的开端 • 第 2 节课：好了，该继续工作了 • 第 3 节课：使用最合适的格式保存文件
每一节课都包含一个建议的任务列表以及一组测试问题。
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练习建议
1. 熟悉“开始使用 Microsoft Office Access”页。 2. 使用导航窗格。 3. 熟悉功能区。 4. 使用“快速访问工具栏”。 5. 查看“Office 按钮”提供的各个选项。 6. 附加练习：查看键盘快捷方式。
联机练习（要求使用 Access 2007）
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钮” 。 2. 指向“另存为”，然后单击适用的选项。
在导航窗格中选择该表，然后单击“创建”选项卡上的“报表”。 Access 将向新报表提供与表字段匹配的控件以及与表相同的名称。
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测试 2 - 问题 3
下列哪一项是一种表模板？（请选择一个答案。）
1. 事件。 2. 问题。 3. 任务。 4. 上面三个答案。
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测试 2 - 问题 3：答案
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优点
为什么要更改文件格式 呢？
新文件具有多项优点， 此外还有其他一些因素。
• 让 Access 2007 数据库更加安全。 • 让其结构更加紧凑。
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优点
为什么要更改文件格式 呢？
新文件具有多项优点， 此外还有其他一些因素。
• 在文件受损后使数据恢复更加可靠。 • 向图片中添加一些以前难以添加的功能，例如存储附件
新窗体将在“布局”视 图中打开，功能区提供 的“窗体布局工具” 包含两个选项卡：“格 式”和“排列”。
通过上述选项卡上的命令，可以轻松地更改控件和标签的 外观，其诀窍在于要知道何时停止。
最棒的是，您可以在更改的同时进行预览。如果您不喜欢 某项更改，可以按 Ctrl+Z 或单击快速访问工具栏上的 “撤消”按钮来撤消它。
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测试 2 - 问题 1
要为您的联系人创建数据库，最快捷的方法是什么？（请选择一个 答案。）
1. 下载一个“联系人”数据库模板。 2. 单击“空白数据库”。 3. 在 Internet 上搜索一个数据库。 4. 购买通讯簿。
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测试 2 - 问题 1：答案
下载一个“联系人”数据库模板。 您可以在“开始使用 Microsoft Office Access”页上的“商务”类别或 “个人”类别中找到“联系人”模板。
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测试 1 - 问题 3
功能区的组织结构基础是什么？（请选择一个答案。）
1. 命令按字母顺序分组。 2. 不显示不使用的命令。 3. 命令按常见活动分组。 4. 命令列在菜单上。
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测试 1 - 问题 3：答案
命令按常见活动分组。 这样，您可以看到要完成当前任务需要执行哪些命令。
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使用早期格式进行共享
您可能需要与使用 Access 早期版本的用 户共享 Access 2007 数据库。
为此，请使用早期文件格式创建一个副本。
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使用早期格式进行共享
您可能需要与使用 Access 早期版本的用 户共享 Access 2007 数据库。
创建该副本的方法与升级早期版本的数据库的方法十分相 似： 1. 打开 Access 2007 数据库，然后单击“Office 按
测试 1 - 问题 1
下列哪一项是供您通过添加喜欢的命令来进行自定义而设计的？ （请选择一个答案。）
1. “开始使用 Microsoft Office Access”页。 2. 快速访问工具栏。 3. 功能区。 4. 选项卡和组。
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测试 1 - 问题 1：答案
快速访问工具栏。 使用快速访问工具栏时，无论您要执行何种操作，都可以看到常用的命令。 右键单击任一命令可将其添加到此工具栏上，而右键单击该工具栏上的命 令则可将其删除。
无论您正在使用哪个选项卡，这些命令都触手可及。
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使用“Office 按钮”管理工作
“Office 按钮” 出 现在 Access 窗口的左 上角。
它可能会让您想起 Access 早期版本中的 “文件”菜单。
单击“Office 按钮” 时，您将看到以下内容： 1 一个菜单，其中包含用于处理文件的基本命令。 2 一个列表，其中列出了您最近使用的文档。 3 一个按钮，单击它可以查看并选择各种程序设置。
模板是预建的以任务为核心的数据库，它们在下载之后可 以立即使用。所有操作只需通过选择和单击即可完成，真 正实现了速度的提升。
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欣赏全新外观
请花一点儿时间记住它们的名称： 1 功能区 2 快速访问工具栏 3 Office 按钮 2007 数据库时， 一些新增的工具将出现 在您的眼前。
上面三个答案。 表模板类型还包括“联系人”和“资产”。
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第 3 节课
使用最合适的格式保存文件
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使用最合适的格式保存文件
Access 2007 使用新的 文件格式和新的文件扩 展名。
这对您意味着什么呢？您可以获得若干好处以及使用一 些简单步骤来完成任务。本节课将介绍这些内容。 当然，以前的文件在 Access 的新版本中依然可用。
它们是您的新朋友，是 成功使用 Access 的关 键。
欣赏全新外观
当您创建或打开 Access 2007 数据库时， 一些新增的工具将出现 在您的眼前。
它们是您的新朋友，是 成功使用 Access 的关 键。
导航窗格仅显示数据库中您正在使用的内容。表、窗体、 报表和查询都在此处显示，使您在工作时更加方便。
Access 2007 中的各项功能和命令按功能排列，一目了 然，符合工作逻辑，可让您的工作效率更高。
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开始使用模板
启动 Access 2007 时， 您将看到新的“开始使 用 Microsoft Office Access”页。
在这个页面中，您会发现此版本的 Access 已为您完成了 大量的工作：模板已经过分类，您不必从头开始自己的工 作。
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课程目标
• 学习如何从新的“开始使用 Microsoft Office Access”页 上下载数据库。
• 了解如何使用新增的功能区创建数据库对象。 • 了解如何使用适当的格式保存和共享数据。
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第 1 节课
一个新的开端
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一个新的开端
从一开始，Access 2007 在设计上就力求 简便易用。
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概述：快速、轻松、简单
您在看到 Access 2007 时，一眼便会 发现其中的变化。
您可能会想，需要多长时间才能熟悉这 一新版本呢？
这正是本课程的目的所在。了解改进的 功能，熟悉这些功能如何帮助您工作， 看看您可以在多短的时间内将 Access 2007 派上用场。通过这一过程，您将 很快熟练掌握这一新版本。
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创建报表并设置其格式
新建报表的确神速，创 建方法也并不令人感到 陌生。
请单击“创建”选项卡，然后单击“报表”。 Access 将基于已打开的现有对象或您在导航窗格中选定 的现有对象来创建新报表。
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创建报表并设置其格式
新报表将在“布局”视 图中打开，功能区提供 的“报表布局工具” 包含三个选项卡：“格 式”、“排列”和“页 面设置”。
的表字段以及具有多个值的字段。
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升级以前的数据库
使用 Access 2007，您 可以创建早期版本的数 据库的副本，并使其更 加安全、更加紧凑以及 在必要时更加容易恢复。
下面是向旧版数据库提供新文件格式的全部优点所必须执 行的所有操作： 1. 在 Access 2007 中，单击“Office 按钮” ，然后
第 2 节课
好了，该继续工作了
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好了，该继续工作了
通过模板，Access 2007 让新建 数据库变 得着实容易。
模板提供了用于满足您的需要的预建数据库。 在“开始使用 Microsoft Office Access”页上，请选择一 个数据库模板类别，例如“商务”、“个人”或“教 育”。如图所示，您将看到一系列选择。
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下载数据库
当您选择一个模板后， Access 2007 会在“开 始使用”页的右侧窗格 中显示有关该模板的详 细信息。
在该窗格中，您可以为数据库选择一个名称，而该名称是 您将模板下载到计算机后看到的名称。此外，在该窗格中 还提供了“下载”按钮。 下载完毕后，可以使用导航窗格查看新数据库中的内容。
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根据模板创建表
假设您要向数据库中添 加一个表。
使用 Access 2007 可 使这一工作变得易如反 掌，其中还提供了用于 创建表的模板。
单击“创建”选项卡可查看“表”组。在此组中，请单击 “表模板”。
请选择一个表模板，其选项包括“事件”、“问题”、 “任务”等。您的数据库在瞬间内便会包含另一个表，并 且表中的字段和数据类型都适合表的用途。
图片中显示了同一工具栏的两个不同版本： 1 基本“快速访问工具栏” 2 自定义的“快速访问工具栏”
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将快速访问工具栏变为自己的工具栏
每个人都有自己喜欢的 工具栏命令。 “快速访问工具栏”是 您可通过填充来满足自 身需要的工具栏。
要将您喜欢的命令放在“快速访问工具栏”上，进而可以 方便地使用它们，您只需右键单击命令，然后单击“添加 到快速访问工具栏”即可。
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使用功能区
功能区按照常见的活动 进行组织。
每个功能区选项卡都按照一个常见的活动进行组织，并包 含执行该活动所需的各项命令。这些命令组成多个逻辑组。 所有命令不仅易于查找，还易于使用。功能区是您在 Access 2007 中工作时的命令中心。