秘书工作机构的职能与要求PPT课件(49页)
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03第三章 秘书工作机构的职能与工作要求
横向幅度 可加大
组织机构的两种模式
左图为钝角三角形式， 纵向层次少，横向幅度 大，灵活性、自由度大， 上下沟通方便。
右图为锐角三角形式， 纵向层次多，横向幅度 小，控制严，但上下沟 通不便。
两种模式各有特点，如军队就采用前一种模式， 便于指挥、控制。秘书机构则宜采用后一种模式。
二、秘书机构的设置原则 （三）具体要求
秘书工作部门
中级和中型企事业单位的秘书工作机构，它往往在领 导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部 门”。其地位见下图：
领导部门
下级组织
下级组织
秘书部门
职能部门
职能部门
一、 秘书工作机构的地位 秘书工作岗位
基层组织和小型企事业单位，由于其规模小、人员少 ，往往不设独立的“办公室”，只配置一、二名专职 或兼职秘书，作为主管的工作助手。
指秘书长或办公厅(室)主 任领导下的办公厅或办公 室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名 称两部分组成。
一、秘书工作机构的设置原则
（二）设置原则
精简 原则
纵向层次 尽量少
人员精简是为了提高工 作效率,避免人浮于事。
纵向层次少是为了上下 沟通方便、及时，避免 中间阻隔和官僚主义 横向幅度大是因为秘 书工作涉及面广、头 绪多，事务繁杂。
1.秘书班子成员 的 不同层次要求
2．秘书班子的 群体优化
优化组合 A.秘书群体的科学组合应遵从“异质结合’’的原 则，即由不同的专长、学历、能力、年龄及性 格、性别的人员组合。 经验丰富领导——中年——青年年； 性格内向、沉稳——性格外向、活跃的外勤人 擅长、男女
2．秘书班子的 群体优化
B.合理分工、密切合作
秘书学课件——秘书机构
协调政府统计工作。
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
秘书工作的基本要求幻灯片PPT
• 由于他工作出色，人又机灵，李 经理点名让他陪同一起向张副总 经理汇报工作。王秘书心想机会 来了，他要精心准备一番，一定 要在副总经理面前好好表现一把， 不光让李经理脸上有光，说不定 借此以后还可以调到总公司工作。
• 所以，在张副总经理视察其 间，王秘书总是抢着介绍公 司某些具体情况，侃侃而谈， 娓娓道来，从现状到未来发 展趋势、从具体工作到宏观 评价无一遗漏。
• 对自己了解得不太准确的情况， 也能灵机一动，迅速做出汇报。 对张副总经理给公司布置的任务， 王秘书也毫不犹豫地承诺下来。 视察结束后，王秘书还给张副总 经理留了名片，表示今后张副总 要办什么事，无论公私，都可以 直接找自己。
• 送走张副总经理以后，王秘书对 自己的表现有些沾沾自喜，可是， 他发现李经理的脸色有些不对头， 并没有表扬他，只说了一句：“ 辛苦了。”过了几天，王秘书被 调到销售科当业务员去了。他怎 么也没有想到会是这个结果，郁 闷极了。
• 为了达到预期的沟通效果，就必 须注意说话的方式和选择恰当的 沟通时机，特别是提意见的方法 和时机。如果你提意见的方法和 时机不正确，那么，即使你意见 的内容再正确，也是错误的正确。 对于职业秘书来说，用什么方式 说话，永远比说些什么更重要!
练习1：
真实的谎言
公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮 汹涌，进入一个非常微妙的时期。因为每 年到这个时候，都要进行例行的人事调整。 但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹： 一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会 儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿 研发部经理打来电话，张静询问他有什么 事情，他也没说出所以然来。不了解内情 的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰 富的张秘书来说，却见怪不怪了。
可是，周秘书自恃自己是学统计学专业的， 是科班出身，坚持认为李处长的数据处理 不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长， 说了一声：“大家先休息一下”，就端着 茶杯出去了。趁休息期间，秘书处的老秘 书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说：“小 周，要注意一下提意见的方式，当着这么 多人的面，用这么肯定的语气说李处长错 了，他会是一种什么感受?如果我是李处长， 我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。 所以，即使你的意见是对的，也应该注意 说话的方式。”
秘书工作ppt
【三】文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰写、 修改、印制、校对，装订、寄发等发文工 具；登记、分拣、传阅、办理等收文工作； 整理、立卷、归档、保管、利用等文书档 案的处理工作。 • 全面掌握文书工作的知识和技能，是秘 书任职资格的重要要求。 •
【四】信息工作
信息是现代管理和领导工作必不可少的重 要依据，是组织发展事业及创造价值的重 要资源和财富。 • 秘书信息工作的质量和水平，对领导和 管理活动，有着直接影响 •
【五】参谋辅助
秘书对领导者的参谋辅助古已有之，秘 书参谋辅助主要指秘书在为领导提供近身 综合辅助和公务辅助中为领导决策出谋献 计、提供参考方案及有关依据，在与领导 主辅配合的工作实践中，发现领导行为中 的不足、疏漏、失误、及时提出拾遗补缺、 纠正错误的建议和规劝。 • 这项工作对领导和管理是极有价值的 •
【八】督促检查
督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作，督促检 查事项的决定、目的、标准、要求、对象 和范围，均有领带者决定。 • 秘书必须在深入实际、实事求是、与领 导主辅配合的基础上，才能做好这项重要 的工作。 •
•
简而言之，凡是领导者和领 导机关需要的综合辅助和公共 服务，都是秘书工作的内容。
秘书工作
---- 李聪聪
•
秘书工作是秘书及秘书机构以领 导者和领导机关为对象，开展的一系 列近身综合辅助和公务服务活动，减 轻领导的事务负担以便集中精力处理 决策大计，协助领导提高工作效率和 优化服务效果。
秘书工作的主要内容
【一】事务办理 【二】中介沟通 【三】文书工作 【四】信息工作 【五】参谋辅助 【六】会务操办 【七】综合协调 【八】督促检查
【一】事务办理
事务办理办事务及突发事务。一般 机关全局性的、跨部门的公务及整体性的活 动的具体组织、安排和操办，都是秘书工作 的内容。 • 只有将规范性和灵活性相结合，才能符 合事务办理的要求
秘书工作机构的职能与要求
其地位和作用可以用下图表示
首脑机关
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
• （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机 构虽也配置一定的人员和设备，工作也是 既分工又合作，但对领导部门或领导人的 从属性更为明显。它往往在领导的直接指 挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称为“秘 书工作部门”。
• 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的 秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担 全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来 了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名 科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2， 秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么 展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长， 平时你们不是老说工作忙，现在人多不就 力量大了吗，你的心思我也不是不明白”; 县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成 立3个室：文书室、机要室、综合室。
• 1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发 的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写 的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经 办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主 席的批语重新打印了一份，后来以中央文 件形式下发。过了一段时间，毛主席发现 文件中的“付诸施行”印成了“讨论施 行”，便打电话来查问究竟，经查原来是 打字员将手写的“付诸”二字错打成了 “讨论”，
• （4）协调职能 • 负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔 阂、调整关系、调解矛盾。
• （5）保密职能 • 妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中 所涉及的机密； • 保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、 专利、知识产权、客户渠道等商业机密； • 保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私； • 保守员工的档案、升迁、调动等人事机密； • 保守涉及组织利益的其他秘密； • 监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的 机密。
秘书实务课件——秘书机构的职能
秘书实务课件第五节秘书机构的职能一、后勤保障的职能后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。
例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。
中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。
二、办理文书的职能办理文书的职能是秘书部门传统的职能，古代领导人使用秘书的一个重要原因，就是为了协助领导人处理文书事务。
办理文书的职能又可分为：1、起草撰写公文与其他应用文书。
2、文书处理工作。
3、档案工作。
我国各级办公厅室下设的秘书局、处、科，实际上就是办理文书的处室。
党和国家对于文书处理有专门的条例规范。
三、信息加工的职能秘书和秘书部门是信息“加工厂”，对信息进行收集、加工然后提供给领导，成为秘书部门辅助领导正确决策的—项重要职能。
四、综合协调的职能综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。
协调总的讲是领导的职责任务，秘书部门是处于做好辅助事务，辅助领导协调的地位。
五、督促检查的职能督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，领导督查是决策落实的“第一推动力”。
历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。
20世纪80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。
按照中央领导同志的指示，如果只有决策、部署而没有督促检查，就叫做任务只完成了“一半”。
这在秘书工作中叫做应树立“一半”意识，成为一个专门的新术语。
文秘管理ppt课件
融资租赁合同 • 借款合同；
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
秘书工作机构职能及要求
（6）设置的普遍性
秘书机构的设置不以机关单位的性质为转移， 其基本职能也没有差异，只是秘书机构在运作过 程中所涉及的专业和行业方面的内容有所不同而 已。
三、秘书工作机构的职能与工作要求
1、秘书工作机构的职能
（1）助手职能 无论是辅助决策、协助管理还 是承办各种实务，无不体现了帮助领导工作的正 常运转，起到领导的直接助手的作用。
行政司
负责国务院领导同志的服务事务和机 关的后勤管理工作。
财务室（副司局级） 负责机关财务、国有资产管理；制定 机关政府采购工作相关制度，承办机关政 府采购计划、合同审批工作，监督机关政 府采购执行情况。
机关党委
负责机关的党群工作。
离退休干部局
负责机关的离退休干部工作。
二、秘书工作机构的地位与性质
国务院副秘书长（正部级） 1．尤权（国务院机关党组副书记）：负责 国务院办公厅（国务院机关党组）常务工 作，保障副总理李克强日常工作 2．焦焕成（国务院机关党组副书记）：主 要负责国务院机关的后勤保障工作，兼任 国务院机关事务管理局局长 3．张勇：国务院副秘书长、机关党组成员 、 国务院食品安全委员会办公室主任 4．舒晓琴：兼任国家信访局局长
中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构对领导 部门或领导人的从属性更为明显。它往往在领导的直接 指挥下收集信息、传达命令、辅助管理并从事一般文书 、事务工作。通常被称之为“秘书工作部门”。其地位 和作用见下图：
领导部门
下级部门
下级部门
秘书部门
职能部门
职能部门
无论是秘书工作机关或是秘书工作部门，其地位与 下级组织和职能部门平级，但作用则高。
（4）服务性
相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综 合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务 ，也为下级组织、其它部门、全体成员服务。又 不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和 事务服务。
秘书工作机构的职能与要求共51页文档
秘书工作机构的职能与要求
46、法律有权打破平静。——马·格林 47、在一千磅法律里，没有一盎司仁 爱。— —英国
48、法律一多，公正就少。——托·富 勒 49、犯罪总是以惩罚相补偿；只有处 罚才能 使犯罪 得到偿 还。— —达雷 尔
50、弱者比强者更能得到法律的保护 。—— 威·厄尔
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
谢谢！Biblioteka
46、法律有权打破平静。——马·格林 47、在一千磅法律里，没有一盎司仁 爱。— —英国
48、法律一多，公正就少。——托·富 勒 49、犯罪总是以惩罚相补偿；只有处 罚才能 使犯罪 得到偿 还。— —达雷 尔
50、弱者比强者更能得到法律的保护 。—— 威·厄尔
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
谢谢！Biblioteka
第三章 秘书职能 ppt课件
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（二）接待工作
接待工作是秘书部门常见的事务工作。
接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到 工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工 作做好。
接待工作的主体是做好对接待对象的服务工作。接待对象相当广泛，有 外宾、有内宾，有集体的、有个人的，有主动邀请的、有未经邀请而自 行到来的。对于这些不同的情况，应根据不同的要求，分别做好对他们 的接待工作。
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三、秘书机构的组织形式
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现 代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书 机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。
采用职能分工型模式，将领导集团的办公需要分解成若干方面， 分别交由各职能部门或有关人员办理，不仅适应了职能分工复杂 的局面，也有利于秘书个体发展专业及综合才能。
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三、秘书机构的组织形式
（二）分理制 分理制秘书机构的特点在于，将秘书工作职能化整为零，各负其
责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。 分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面
又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。分理制的形 式多种多样，不同类型的社会组织可视不同的情况具体考虑。
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（四）社会团体的秘书机构
社会团体的秘书机构，通常也采用综理制，直接命名为“秘书 处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。
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（五）临时性秘书机构
临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设 性秘书机构。主要有两种情况。
秘书工作机构职能与要求PPT课件
精简原则
秘书工作机构的设置应遵 循精简、高效的原则，避 免机构臃肿、人浮于事。
统一原则
秘书工作机构的设置应统 一领导、分级管理，确保 各项工作协调一致、高效 运转。
秘书工作机构类型
办公厅（室）
各级政府及政府部门的综合性 办事机构，协助政府和政府部
门领导处理日常事务。
秘书处（科）
机关、团体、企业事业单位的综 合性办事机构，负责文书处理、 机要保密、信访接待等工作。
争取支持
积极争取上级秘书工作机构的理解、支持和帮助，为下级秘书工作机构的发展创造有利条 件。
协调好与同级秘书工作机构关系
相互尊重
尊重同级秘书工作机构的职权和 地位，不干涉其内部事务，维护 彼此之间的友好关系。
加强沟通
定期与同级秘书工作机构交流工 作情况、经验和问题，共同探讨 解决方案，促进双方工作的顺利 开展。
主动思考建议
秘书应主动思考工作中遇到的问题，提出建设性意见和建议，为领导 决策提供参考。
积极为领导分忧解难
协助处理日常事务
秘书应积极协助领导处 理日常事务，如安排会 议、接待来访者等，减 轻领导的工作负担。
主动承担责任
秘书应主动承担责任， 积极解决工作中遇到的 问题和困难，为领导排 忧解难。
提供信息和建议
进度监控与反馈
绩效评估与奖惩
对各项任务的完成质量进行评估，根 据评估结果进行奖惩，激励员工积极 完成任务。
对各项任务的完成情况进行实时监控， 及时向领导反馈进度和结果。
03 秘书工作机构人员要求
政治素质要求
坚定的政治立场
秘书人员必须具备高度的政治觉悟，始终保持正 确的政治方向。
敏锐的政治观察力
能够准确把握政治形势，对政策变化有敏锐的洞 察力。
秘书工作机构的职能与要求PPT课件(49页)
说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。
• （1）机密性 • 秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济
机密或者人事机密、商业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，
秘书学 课件 PPT-第二章 秘书机构
秘书机构的概念：广义的秘书机构，是指负责综合行政工 作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、 机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门的统称； 狭义秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 本书介绍的是广义的秘书机构。
二、秘书机构设置的原则
(一) 必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必均设正副秘书长和办公厅，办公厅设 正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属 机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平 行，厅下设处、室、设、科、组。
县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下 设科、股、组等。
省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相 应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用 综理制的形式。
一、各级各类秘书机构
根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自 上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。
(一)国家机关的秘书机构 中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，
由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务 的需要，采用分理制和综理制两种形式设置所 属秘书机构。 分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国 务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构， 局级以下设处、室或科等。 综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作 机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国 人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行 的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领 导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公 厅下设若干局、处、室等。
(三) 基层单位的秘书机构
基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下 属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。
城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书 股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设 专职秘书或兼职秘书。
二、秘书机构设置的原则
(一) 必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必均设正副秘书长和办公厅，办公厅设 正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属 机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平 行，厅下设处、室、设、科、组。
县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下 设科、股、组等。
省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相 应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用 综理制的形式。
一、各级各类秘书机构
根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自 上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。
(一)国家机关的秘书机构 中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，
由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务 的需要，采用分理制和综理制两种形式设置所 属秘书机构。 分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国 务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构， 局级以下设处、室或科等。 综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作 机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国 人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行 的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领 导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公 厅下设若干局、处、室等。
(三) 基层单位的秘书机构
基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下 属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。
城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书 股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设 专职秘书或兼职秘书。
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• （2）辅助性
• 秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办 会，通讯联络接待，传达领导指令，充当 参谋与助手，具有辅助性。
• （3）综合性
• 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方 面，既有政策性、原则性、总体性，又有 技术性、事务性，因此具有综合性。
• （4）服务性
• 秘书部门相对整个机关或企事业单位而言， 是一个综合性办事机构，不仅为领导部门 和上级机关服务，也为下级组织、其他部 门服务，又不仅是管理服务和信息服务， 而且包括生活服务和事物服务，所以说服 务性是秘书部门的本质特征。
• ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。 如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘 书机构。另外有些地方也会把一些尚未成 熟的或难以独立的部门也放入秘书机构， 于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书 性质的部门的现象。
• 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构：
•
董事会秘书处 董事会财务审计室
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
临时性的秘书工作机构
• 秘书处，如企业的职工代表大会设“秘书 处”，视会议的规模大小、工作多少，采 用综理制或分理制，如大会秘书处下可再 分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；
秘书工作机构的职能与要求
• 秘书工作机构的设置 • 秘书工作机构的职能 • 秘书工作机构的工作要求
引入：案例
• 近年来，为配合上级机关的精简，某县陆 续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级 2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专 业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得 从头学起，弄不好还会影响职能部门的工 作效率，而秘书部门是综合办事部门，事 情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长 把他们统统安排到秘书科工作。
（三）秘书工作机构的地位和性质
• 从地位和作用来看，秘书工作机构有两种情况。 • （1）中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机
构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合 作的相对独立的工作机构。它承首脑之命，有召 集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权 力。中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程 序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工 作，通常又被称为“秘书工作机 ”。
县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成 立3个室：文书室、机要室、综合室。
• 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部， 文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3 人，其中1位副科级干部，综合室4人，其 中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就 要退休了。想来想去只有这样安排才最合 理。秘书处长无话可说。
•
• 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的 秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担
全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来 了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名 科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，
秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么 展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，
平时你们不是老说工作忙，现在人多不就 力量大了吗，你的心思我也不是不明白”;
其地位和作用可用下图表示
领导部门
下级组织
下级组织
秘书部门
职能部门
注意
• 无论是秘书工作机关还是秘书工作部门， 它们都处于最贴近首脑机关或领导部门的 中枢位置。它们的地位虽与直属下级组织、 职能部门平级，但其作用实际上高于直属 下级组织和职能部门。
• 基层组织和小型企事业单位，由于其规模 小，人员少，往往不设独立的“办公室”， 只配置一二名专职或兼职秘书，他们往往 与上司同在一间办公室，或在办公室外占 一席之地办公，被称为“秘书岗位”。
•
董会法律事务部 党委办公室
•
组织部
宣传部
•
纪委(监察)
工会
•
团委
信访处
•
总经理办公室
人事部
•
劳资部
生产技术部
•
财务部
企划部
•
通风处
安全管理监察部
•非煤Βιβλιοθήκη 业部• 请指出这些机构中哪些属于秘书机构。
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。
• （1）机密性 • 秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济
机密或者人事机密、商业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• 问题是这样的安排是否真的合理呢？
秘书工作机构的设置
• 1、秘书工作机构的设置三原则 （1）精简原则。为了避免人浮于事。 （2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时，
避免中间阻隔和官僚主义。 （3）横向幅度大。因为秘书工作涉及面广，
头绪多，事务繁杂。
• 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上 下沟通不便。
其地位和作用可以用下图表示
首脑机关 秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
• （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机 构虽也配置一定的人员和设备，工作也是 既分工又合作，但对领导部门或领导人的 从属性更为明显。它往往在领导的直接指 挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称为“秘 书工作部门”。