小微企业做账流程讲解学习

小微企业做账流程

新设企业建账，一般无需录入初始数据

建账及账套数据初始化流程：

1）研究熟悉企业所处行业并了解会计核算要求

小微企业会计应对其供职企业所处行业有所了解，对会计核算要求有所了解，并把了解到的信息明确下来。比如，企业是商贸企业还是制造业？是否需要做仓库账？每月需要提供哪些报表？这些报表哪些是会计软件能直接输出的、哪些是需要加工整理的？等等。

2）选择并购买会计软件：

一般来说，各种商品化财务软件都能满足小微企业会计核算的要求。选择会计软件时，建议考虑以下因素：一是尽量选择会计人员熟悉的软件和国内知名厂商开发的软件；二是选择的会计软件最起码要具有总账系统和报表系统功能，工业、商业、建筑等行业最好增加进销存系统功能；三是要考虑选择单机版还是网络版（局域网），若会计人员较多，有相对明确分工，则建议选用网络版；四是要考虑软件价格是否符合企业预算。

3）建立账套、确定账套基础信息

企业在确定核算要求并购买软件以后，需安装并熟悉软件，在此基础上进行建账操作，修改账套名称、选择适用会计准则（小企业会计准则）、确定会计核算起始月份、确定科目级次、授权账套使用人员等等。

4）建立、修改会计科目，添加辅助核算项目

建立、修改会计科目的原则：一级科目原则上不新设、不删除，以免影响账簿、报表的输出。个别科目如库存商品、生产成本等，可以根据《小企业会计准则》的规定进行修改；二级以下科目除应交税金下设科目外，可以增删、修改，建议严格按准则规定处理；科目级次尽量少设，设2-3个级次即可，一级编码4位，系统设定，二级、三级编码可设3位；添加辅助核算需在基础信息完善的基础上添加，否则后续会计工作极为不便。

5）录入账套初始数据，含期初余额及本年发生额

新设企业建账无需录入初始数据。老企业中途重新建账则需要录入初始数据。具体方法及流程如下：首先，使用电子表格整理前期数据，将上月报表、总账、明细账、期末数据录入电子表格；其次，将当年各科目累计发生额录入电子表格，以便输出后期利润表等；第三，核对电子表格数据，不一致须查明原因，到一致为止；第四，将整理无误的数据录入会计软件系统

6）对初始数据进行审核、试算平衡

使用软件自有功能，对上一步骤录入的数据进行审核、试算平衡。如试算不平衡，需重新核对、录入数据，如试算平衡，则可进入下一步。

7）结束初始化，进入日常记账状态

初始数据试算平衡后，即可结束初始化，进入日常记账状态。在此状态下，无法再对初始数据进行修改。

二、凭证录入、凭证审核

（一）凭证录入

凭证录入是使用会计软件做账时最主要的工作。凭证录入需使用两方面的知识、经验和技巧：一是会计方面，二是软件和计算机的应用，两方面缺一不可。

录入凭证需要注意：

1）哪些凭证先录、哪些凭证后录，需有所讲究，不能随意，一般是按出纳移交的单据次序录入，以方便和出纳对账；

2）没有出纳的情况下，可按业务循环及业务类型归类集中、连续录入，如连续录入销售发票记账联，等等；

3）凭证录入时，过粗或过细均不可取，如将数十份消费单据集中录入一张记账凭证，或者将一笔业务中的每张单据分别录一张记账凭证。可按业务循环及业务类型，适当集中、连续录入。

（二）凭证审核

凭证录入完成后，需由另一人对凭证进行审核，以合理保证凭证录入的正确性。如企业只有一名会计，则会计应自行审核。审核的方法为：

1）录入完成后，按凭证摆放次序对照软件过一遍；

2）检查科目余额表，看有无余额异常科目，有异常的应检查凭证是否录对；

3）检查利润表，看成本和收入是否倒挂，如倒挂应重点检查收入、成本数据是否录入正确；

4）核对纳税申报表、增值税专用发票认证通知书、销售发票汇总表等数据，看与当期销售收入、采购进货的数据是否一致。

三、结转损益、结账

1）月末自动生成折旧凭证、汇兑损益凭证；

会计软件能根据系统设定，自动计提折旧、结转汇兑损益。需注意，系统自动计提设计的前提是正确建立并设置固定资产卡片；系统结转汇兑损益的前提是每次录入外币业务时要选用正确的汇率，同时，需在系统结转汇兑损益是对当月汇率进行修改。

2）期末自动结转损益

月末，系统自动将收入、成本（主营业务成本）、费用等损益类科目的余额结转到“本年利润”科目，收入、成本、费用等科目一般情况下无余额。需要注意，“生产成本”等科目不属于损益类科目。

3）过账（记账）和期末结账

在手工账中，会计录入记账凭证后，还需要跟进记账凭证逐笔登记明细账和总账，这个过程叫做过账（记账）。在电脑账中，会计录入记账凭证后，系统及自动过账，当期的明细账、总账就有了，无需特别操作。

期末结账：月末在录入凭证、审核凭证并结转损益后，需要结账。结账后即无法再对当期的会计业务进行修改。在友商网在线会计系统中，未结账的情况下可以录入下一期的记账凭证；结账后可以反结账，对上一期的会计数据进行修改。

四、输出会计报表以及对会计报表的补充、调整

1）资产负债表、利润表的生成

会计软件能自动输出资产负债表、利润表。如果能合理保证凭证录入的正确性，则资产负债表、利润表是不会出错的，无需人工调整。

2）对会计报表的补充、调整

为更明细地反应财务状况和经营成果，可以根据企业管理的需要，对会计报表进行补充和调整，比如，提供分部门的收入、成本、费用明细表，等等。

五、现金流量表的编制

1）使用会计软件编制现金流量表

现金流量表一般按年度编制，在一般情况下并不需要提供。现金流量表较复杂，如果要使用会计软件输出现金流量表，则需在日常凭证录入中录入现金流量表信息。现金流量表也可以根据资产负债表和利润表分析填列，但准确度较低。

利用资产负债表、利润表分析合成现金流量表

为应付税务检查、投标审计等非常规性的要求，也可以使用资产负债表、利润表分析合成现金流量表。其方法和步骤是：

1）建立并修改EXCEL报表模板，

2）在EXCEL模板中录入资产负债表和利润表数据，

3）利用资产负债表、利润表数据分析填列现金流量表数据，部分公式如下：

销售商品、提供劳务收到的现金＝（利润表）主营业务收入＋应交税金增加净额（期末－期初）－应收账款、应收票据、其他应收款增加净额（期末－期初）＋预收账款增加净额（期末－期初）

购买商品、接受劳务支付的现金＝主营业务成本＋其他业务成本＋存货增加净额（期末－期初）＋应付账款、应付票据减少净额（期初－期末）＋预付账款增加净额（期初－期末）

其它项目，可根据账簿数据分析填列或估计填列。应该指出，上述公式只在大的方向上正确、适用，但并不完全正确。

（主表）支付的其他与经营活动有关的现金和（补充资料）其他，作为调整平衡项目，负责报表的平衡。

4）检查报表勾稽关系：（主表）现金及现金等价物净增加额=（补充资料）现金及现金等价物净增加额，（主表）经营活动产生的现金流量净额=（补充资料）经营活动产生的现金流量净额，（补充资料）现金的期末余额=（资产负债表）货币资金期末余额，（补充资料）现金的期初余额=（资产负债表）货币资金期初余额。