关联excel与word

另外这些信息一般是以Excel表格的形式保存的，往往会想到运用数据库或某些专门软件进行处理，将两个具有相同字段的表格进行关联，以实现数据交换。但如果手头没有现成的软件，或者对数据库软件不太熟悉的情况下该怎么办？在W ord和Excel中能否实现这样的关联来进行数据的共享交换？实际上利用“邮件合并”功能，通过表格选择、关联单元格、关联表格三个步骤即可实现数据交换。完成表格选择

学生成绩通知单中的表格部分如表1所示，表中第一行中的内容是固定不变的，而每位学生的相关内容是各不相同的，需要从Excel表格中调用。Excel表格中的部分学生数据信息如表2所示，下面是实现的具体方法和步骤。

我们先打开Word 2003/2007，编辑制作好学生成绩通知单的内容和表格框架，接着依次执行“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令打开“邮件合并”对话框，在“选择文档类型”列表中点击选择第一项“信函”单选按钮，完成第一步的设置。单击“下一步：正在启动文档”按钮，在打开的对话框的“选择开始文档”列表中点击选择“使用当前文档”单选按钮。

然后单击“下一步：选取收件人”按钮，在“选择收件人”列表中点击选择

“使用现有列表”单选按钮，接着在“使用现有列表”区域中单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，找到并选择事先编辑好的“学生成绩．xls”文件，然后点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，如图1所示，勾选“数据首行包含列标题”复选框（在下面的插入合并域对话框中将显示这些标题），并选择列表中的第一项即Excel表格中的第一个工作簿，完成表格的选择。

图1

建立单元格关联

选择好表格后点击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图2所示，点击“全选”按钮，选中表格中的所有记录，然后点击“确定”按钮，完成合并收件人的设置。

图2

接着将光标定位到表1第二行“姓名”下面的单元格中，然后单击“下一步：撰写信函”按钮，在“撰写信函”列表中点击“其他项目”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图3所示。点击选择“数据库域”单项按钮，然后在下面的“域”列表中选中“姓名”，接着点击“插入”按钮（或者双击）将Excel表格中姓名字段插入Word表格中，这时表1第二行第一个单元格中将显示“姓名”字样，我们可以像普通文字一样进行字体、颜色、大小等的设置。最后，用同样的方法为表1中其它单元格建立关联。

图3

完成所有关联

现在将表1中所有单元格建立好关联后点击“下一步：预览信函”按钮，表1第二行中的相关内容将变成Excel表格中的数值，预览结果如表3所示。

如果想预览其它学生的成绩单，可以在“预览”信函区域中点击“<<”和“>>”按钮在不同的学生之间切换。

预览无误后，点击“下一步：完成合并”按钮，完成邮件的合并操作。如果需要打印，连接好打印机后，点击“合并”列表中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，如图4所示，选择“全部”、“当前记录”或“从某个记录到某个记录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮进行打印。

图4

如果需要保存，点击“合并”列表中的“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，如图5所示，点击选择“全部”、“当前记录”或“从某个记录到某个记录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮，则自动新建并打开一个名为“字母1”的文件，在这个文件中每一个学生的成绩单都被单独保存在一个页面上，这时保存或者起个名字另存就可以了。

图5

使用Word中的“邮件合并”功能可以将Word和Excel关联起来，就像数据库中不同表格之间建立关联一样，实现数据的共享交换。通过上面的例子我们不

难发现，学生成绩通知单就像一个模板，只要制作好了这个模板，再建立起与E xcel的关联，就可以批量地生成学生的成绩通知单了。这样既节省了时间又降低了输入过程中出错的几率。