合同归档管理制度

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合同归档期限管理制度

合同归档期限管理制度第一章总则第一条为规范合同归档期限管理，提高档案管理工作效率，保障合同的安全和完整性，按照国家有关档案管理法律法规及公司相关规定，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同的归档管理。

第三条合同归档期限管理，是指对公司内部所有合同的归档和保管工作进行有效监管，确保合同档案的完整性和可查性。

第四条公司档案室负责合同的归档工作，并应定期对合同进行归档期限的管理和审查。

第五条公司全体员工均应严格遵守本制度的规定，做好合同的归档管理工作。

第二章归档期限管理第六条合同归档期限的确定应遵照国家有关归档期限的规定，并进行合理合理设置。

第七条不同类型的合同应根据合同的性质和重要性，确定不同的归档期限。

对于重要合同，其归档期限不得少于10年；对于一般合同，其归档期限不得少于5年。

第八条三年一次的批量归档，公司档案室应对归档的合同进行审查，检查合同内容的完整性和合规性。

第九条合同归档期限应从合同签订之日开始计算，并在期限届满前完成合同的归档备案工作。

第十条对于特殊情况下的合同变更或解除，公司档案室应及时对合同进行归档备案，同时修改合同档案信息。

第三章归档管理程序第十一条公司档案室应制定合同归档管理流程，包括合同的登记、归档、备案和审查等程序。

第十二条合同归档管理程序应包括以下环节：（一）合同的登记：公司档案室应对签订的合同进行登记，包括合同的编号、名称、签订日期、归档期限等信息。

（二）合同的归档：公司档案室应按照规定的归档期限，将合同存入档案柜中，并进行标注。

（三）合同的备案：公司档案室应对合同进行备案，包括扫描归档电子档案并备份，确保归档信息的安全和完整。

（四）合同的审查：公司档案室应定期对归档的合同进行审查，检查合同内容的完整性和合规性。

第十三条公司档案室应建立合同归档管理台账，对合同的登记、归档、备案和审查等环节进行详细记录，确保合同归档管理工作的可追溯和可查性。

第四章档案安全保管第十四条公司档案室应保证合同档案的安全，定期对合同进行巡检，确保档案的完整性和安全性。

合同归档管理制度

合同归档管理制度合同归档管理制度是指企业或组织内部为了规范合同的管理，确保合同的有效性和合规性，建立的一套制度和流程。

合同是企业经营活动的一项重要工作内容，合同归档管理制度的建立能够提高合同管理的效率和水平，减少合同管理中的风险和纠纷，保护企业的利益。

下面我来详细介绍一下合同归档管理制度的内容和优势。

一、合同归档管理制度的内容1.合同管理流程：明确各个环节的责任和权限，包括合同的签订、审批、履行、变更和终止等。

2.合同登记：建立合同登记簿，包括合同的名称、编号、签订日期、合同方名称、金额等信息，便于合同的查找和管理。

3.合同归档：合同应按照一定的分类和存档方式进行归档，如可以按照合同类型、合同期限或合同金额进行分类，采用电子或纸质归档方式。

4.合同审批：明确合同审批程序和相关人员的职责，确保合同的合规性和有效性。

5.合同履行监控：建立合同履行监控机制，定期检查合同的履行情况，及时处理履行中的问题和风险。

6.合同变更和终止：规定合同的变更和终止程序，明确相关人员的职责和权限，确保变更和终止的合法性和合规性。

7.合同备份和保管：对重要合同进行备份和保管，以应对合同遗失、损毁或争议的情况。

8.合同查询和报表：建立合同查询和报表制度，方便各级管理人员和相关人员进行查询和报表的生成。

二、合同归档管理制度的优势1.规范管理：合同归档管理制度可以明确合同管理的流程和职责，规范合同的管理，避免合同管理中的混乱和疏漏。

2.提高效率：合同归档管理制度建立了合同的登记、查找和归档流程，能够快速准确地找到合同的信息，提高管理的效率。

3.降低风险：合同归档管理制度能够监控合同的履行情况，及时处理合同履行中的问题，降低合同纠纷的风险。

4.保护权益：合同归档管理制度建立了合同备份和保管制度，保护企业的合同权益，防止合同丢失或争议。

5.提升形象：合同归档管理制度能够提高合同管理的规范性和精细化，增强企业的形象和信誉度。

三、合同归档管理制度的实施步骤1.制定管理制度：公司应根据自身的需求和特点制定合同归档管理制度，包括合同归档流程、责任和权限、报表和查询等内容。

合同归档档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

公司的合同归档管理制度

第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同归档工作的有序进行，提高合同档案的利用率，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同、协议、章程等法律性文件的归档管理。

第三条本制度遵循真实性、完整性、及时性、安全性原则，确保合同档案的准确、完整、安全。

第二章归档范围与分类第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；2. 公司内部各部门之间，以及公司与其他单位、个人之间签订的具有法律效力的文件；3. 公司涉及合同管理的各类审批、备案、变更、解除等文件；4. 其他需要归档的与合同相关的文件。

第五条归档分类：1. 按合同类型分类：如采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等；2. 按合同签订时间分类：如按年度、季度、月份等；3. 按合同业务部门分类：如采购部、销售部、法务部等；4. 按合同重要程度分类：如重要合同、一般合同等。

第三章归档程序第六条合同签订后，经办人应及时将合同文本及相关文件报送归档部门。

第七条归档部门收到合同后，进行初步审核，确认文件齐全、内容完整、符合归档要求。

第八条归档部门对合同进行分类、编号，并填写归档登记表。

第九条归档部门将合同及相关文件按照规定顺序排列，装入档案盒，并加盖档案章。

第十条归档部门对归档的合同进行安全保管，确保档案的完整、安全。

第四章查阅与利用第十一条合同档案的查阅需遵循以下规定：1. 合同查阅人需出示有效证件，填写查阅登记表；2. 查阅人需在归档部门指定地点查阅，不得擅自带走档案；3. 查阅人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。

第十二条合同档案的利用需遵循以下规定：1. 利用人需向归档部门提出申请，填写利用登记表；2. 利用人需在归档部门指定地点利用档案，不得擅自复制、拍照、扫描；3. 利用人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。

公司合同归档调阅管理制度

第一条为规范公司合同归档调阅工作，确保合同资料的完整、安全、有效利用，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同资料的归档、保管、调阅及销毁工作。

第三条公司合同归档调阅工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同资料的完整性，不得遗漏任何重要信息。

2. 安全性原则：采取必要措施，确保合同资料的安全，防止丢失、损毁或泄露。

3. 有效性原则：确保合同资料能够在需要时迅速、准确地调阅。

4. 经济性原则：在保证安全和有效的前提下，尽量降低管理成本。

第二章归档第四条合同归档范围1. 公司与外部法人、自然人、其他经济组织签订的各类合同、协议、章程等；2. 公司内部各业务部门与外部签订的各类合同、协议、章程等；3. 公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等。

第五条合同归档要求1. 合同归档前，应确保合同内容完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；3. 合同归档资料应包括合同正本、附件、合同签订审批表、合同履行情况等相关文件。

第六条合同归档流程1. 合同签订后，签订部门应及时将合同及相关资料报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同资料进行审核，确保符合归档要求；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料归档，并建立合同档案。

第七条合同调阅对象1. 公司内部各部门、子公司、分支机构；2. 公司外部合作伙伴、政府部门等。

第八条合同调阅程序1. 调阅人填写《合同调阅申请表》，明确调阅目的、合同名称、编号等信息；2. 合同管理部门对申请进行审核，确认调阅资格及合同资料是否齐全；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料提供给调阅人；4. 调阅人应妥善保管调阅的合同资料，不得擅自复制、泄露；5. 调阅结束后，调阅人应及时将合同资料归还合同管理部门。

第九条合同调阅期限1. 一般合同资料调阅期限为30个工作日；2. 特殊情况需延长调阅期限的，调阅人应提前向合同管理部门提出申请。

合同归档管理制度

合同归档管理制度一、目的和依据二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同管理相关的部门和人员。

三、归档责任1.合同管理员负责制定和推行合同归档管理制度，并监督执行；2.各部门负责对归档合同的准备工作，包括合同的整理、整版打印、盖章等；3.合同归档负责人负责合同的具体归档工作，包括合同的分类、编号、整理、建档等；4.公司领导对合同的归档工作进行监督和检查。

四、合同归档程序1.合同的准备合同在签订之前，负责合同管理的部门要与相关部门有关人员进行沟通和协调，确保合同的准备工作完善，包括合同正本的准备、签约人的确认、附件的完整性等。

2.合同的盖章依据公司章程和授权程度，由有权限的人员对合同进行盖章，确保合同的合法性。

3.合同的分类和编号公司可以根据合同的不同种类和内容，根据一定的分类标准对合同进行分类，然后为每个合同分配一个唯一的编号。

4.合同的整理与建档将合同按照分类和编号的要求进行整理，确保合同的完整性和可检索性。

然后将合同存放在专门的档案室或电子档案系统中，建立合同档案。

5.合同信息的登记对每份合同的基本信息进行登记，包括合同编号、签订日期、合同金额、签约人等信息，并建立合同信息的数据库，方便合同的查询和管理。

6.合同的保管与维护合同档案应妥善保管，防止遗失和损坏，并定期进行保管条件的检查和维护。

7.合同的销毁合同的销毁应按照法律法规及公司的相关规定进行，确保合同不再有效的情况下，及时销毁。

五、其他规定1.合同的查询与借阅在符合公司规定的前提下，有需要的人员可以向合同归档负责人进行查询和借阅合同，但要确保合同的完整性和安全性。

2.合同的备份对于重要的合同，应采取合适的方式进行备份，以防止合同的遗失和损坏。

3.合同风险评估偶尔对归档的合同进行风险评估，及时发现合同存在的风险，采取相应措施进行风险防范。

六、责任追究对于不按规定进行合同归档工作、造成合同遗失、损坏等行为的，将依据公司相关规定进行纪律处分。

合同档案归档管理制度范本

第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。

第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。

第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。

第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。

第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。

第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。

合同如何归档管理制度

合同如何归档管理制度第一章总则为规范合同归档管理工作，确保合同文件的完整性、安全性和便捷性，提高合同管理效率，特制定本制度。

第二章合同归档管理的基本原则1. 实行集中归档管理原则，合同文件归档应统一存放在指定的合同档案室或电子归档系统中，并设立专门的管理人员负责合同文件的存储管理。

2. 实行分类管理原则，将合同文件按照涉及部门、类型、重要程度等因素进行分类、编号、归档，建立完善的档案目录结构，确保合同文件的检索和利用。

3. 实行规范操作原则，要求归档人员在进行合同归档管理时严格按照规定的程序和要求进行操作，确保合同文件的准确性和完整性。

4. 实行保密管理原则，要求归档人员在管理合同文件时要严格遵守保密法律法规，确保合同文件的安全性和隐私性。

第三章合同归档管理的责任部门和人员1. 合同归档管理的责任部门为企业档案管理部门，负责全面管理合同文件的归档工作。

2. 合同归档管理的具体负责人为企业档案管理员，负责具体落实合同文件的存储、检索、利用和销毁工作。

3. 合同归档管理的相关人员包括业务部门相关人员、财务部门相关人员和IT部门相关人员，负责协助档案管理员进行合同文件的归档工作。

第四章合同归档管理的操作流程1. 归档前准备：业务部门在签订合同后，应将合同文件按照分类要求进行整理和分类，并填写完整的合同归档登记表，确认合同的重要性和归档位置。

2. 合同归档：档案管理员按照合同文件的分类和编号要求，将合同文件按照规定的程序进行归档，确认合同文件的准确性和完整性。

3. 合同检索：业务部门需要查询合同文件时，应向档案管理员提出申请，并填写合同检索申请表，档案管理员根据要求查询相关合同文件并提供相关信息。

4. 合同利用：合同文件需要在业务中使用时，应向档案管理员提出申请，并填写合同利用申请表，档案管理员根据要求提供相关合同文件并确认使用情况。

5. 合同销毁：合同文件存档期限到期或者不需要保留时，业务部门应向档案管理员提出申请进行销毁，档案管理员根据规定程序和要求进行销毁。

合同领取及归档管理制度

合同领取及归档管理制度第一章总则第一条为规范合同领取及归档管理流程，提高合同管理效率，保障合同安全及合法权益，特制订本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的领取及归档管理，包括但不限于购销合同、劳动合同、委托合同、租赁合同等。

第三条所有与公司签订合同的部门和人员，均应当遵守本制度。

第四条本制度的内容应当与公司其他管理制度相协调，如有冲突应当按照公司其他管理制度执行。

第五条公司合同管理部门负责本制度的制定、修改和解释。

第六条公司全体员工有义务学习和遵守本制度，对于违反本制度的行为，公司将给予相应的纪律处分。

第二章合同领取管理第七条合同领取权限1.公司合同管理部门应当根据职能分工，制定合同领取的权限范围，并将其明确告知各部门。

2.各部门负责人应当根据本制度规定，指定合同领取人员，并确保其具备相应的权限和资质。

3.公司合同管理部门负责对合同领取权限进行定期审核和调整。

第八条合同领取手续1.合同领取人员在领取合同前应当核对领取权限，确保自己有权领取该合同。

2.合同领取人员应当在领取合同前填写领取登记表，包括合同编号、合同名称、领取日期等信息，并由领取人员和出库人员签字确认。

3.合同领取人员应当在领取合同后及时将合同送交公司合同管理部门归档，并填写归档登记表。

第九条合同归档管理1.公司合同管理部门应当建立合同归档库，对所有合同进行分类、编号、整理和归档。

2.公司合同管理部门应当制定合同归档管理规范，确保合同能够按时、按序、按类归档。

3.公司合同管理部门应当制定合同归档期限，根据法律法规规定和公司内部规定对合同进行归档期限管理。

第十条合同查阅权限1.公司合同管理部门应当制定合同查阅权限制度，并告知各部门，严格控制合同的查阅权限。

2.合同查阅人员应当在查阅合同前核对权限，确保自己有权查阅该合同。

3.合同查阅人员应当在查阅合同后及时归还，并对合同的内容保密。

第三章合同变更管理第十一条合同变更手续1.任何单位或个人因合同内容变更需要领取合同时，应当按照本制度的规定进行相应手续。

合同档案归档管理制度

合同档案归档管理制度一、背景介绍合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于企业来说，管理合同档案是一项重要的工作。

合同档案的管理不仅关乎企业的合规风险和经营效率，还体现了企业的规范化管理水平。

为了提高合同档案管理水平，确保合同档案的安全和便捷检索，本公司特制定了合同档案归档管理制度。

二、制度目的本制度的目的在于明确合同档案归档的管理原则和具体操作程序，规范合同档案的归档、查阅和保管工作，提高合同档案管理效率，确保合同档案的准确性、完整性和可追溯性。

三、适用范围本制度适用于本公司所有合同档案的归档与管理工作，包括试用合同、劳动合同、采购合同、销售合同等各类合同。

四、合同档案归档操作流程1. 准备归档材料a) 合同及附件的原件或复印件；b) 归档申请表；c) 归档人员的身份证复印件。

2. 填写归档申请表a) 在归档申请表中填写合同名称、签订日期、合同编号等信息；b) 填写归档人员的姓名、职务等基础信息；c) 申请表必须经审核人签字。

3. 归档a) 按照合同的签订日期顺序进行归档；b) 给每份合同和附件贴上唯一的标识码，并记录在申请表上；c) 按照合同类型进行分类，分别存放在相应的归档文件夹中；d) 将归档文件夹按照事务顺序标注并放入归档柜中。

五、合同档案的保管1. 归档柜的安排a) 归档柜的安排应该便于取放，并标明相应的事务名称和时间范围；b) 每个归档柜都要设有锁，并设置权限，仅有特定人员可以开启。

2. 合同档案的保密a) 所有有关合同的文件和资料仅限于归档人员查阅和保管；b) 合同档案不得外借或转移，避免遗失和泄露风险；c) 离职人员离职前必须将手中的合同档案交接清楚，确保档案完整。

3. 合同档案的定期检查a) 每半年进行一次合同档案的定期检查，确保档案的完整性和准确性；b) 发现档案缺失或损坏，需及时进行补充和修复。

六、合同档案的查阅1. 查阅申请a) 填写合同查阅申请表，包括查阅人的姓名、职务以及查阅事由；b) 查阅申请表需经申请人和主管审核人签字。

合同档案归档制度

合同档案归档制度合同档案归档制度一、背景介绍合同档案是企业重要的法律文件和经营信息载体，对企业的合法权益保护和业务发展至关重要。

为了规范合同档案的管理，确保档案的完整性、真实性和准确性，制定本合同档案归档制度。

二、总则1. 合同归档的目的是确保合同文件的保存、利用和管理，以满足合同的履约、保全、清算等需求。

2. 所有涉及公司财务、业务、风险管理等方面的合同，都应按照本制度进行归档管理。

3. 归档管理涉及的流程包括合同的登记、存档、档案管理和销毁等。

4. 确保合同原件的保存，合同的复印件只作辅助参考使用。

三、归档流程1. 合同登记（1）合同的签订方应当在合同签订之日起3个工作日内，将合同的基本信息报送给合同归档管理员。

（2）合同归档管理员根据合同的基本信息进行登记，并录入档案管理系统。

2. 合同存档（1）合同存档必须保存合同的原件，并附有合同登记表格。

（2）合同归档管理员根据合同的类别和编号，将合同存放在专门备案的柜子内，并进行标签标注。

（3）合同存档后，合同归档管理员需再次检查合同的完整性和准确性。

3. 档案管理（1）合同归档管理员负责对合同的存档、整理和管理。

（2）合同归档管理员定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。

（3）合同归档管理员负责档案的借阅和归还，并记录借阅信息。

4. 合同销毁（1）合同的销毁需经过合同归档管理员和相关部门的审核批准。

（2）合同归档管理员按照公司相关规定对合同进行销毁，销毁后需填写销毁记录，并将记录归档。

四、附件列表1. 合同登记表格2. 合同存档标签3. 合同借阅记录表格4. 合同销毁记录表格五、法律名词及注释1. 合同：具有法律约束力的协议，包括书面合同和口头合同。

2. 归档：将合同存放到专门备案的柜子内，进行标签标注，以备后续使用。

3. 存档：保存合同的原件，确保合同的完整和真实性。

合同归档管理制度与流程

合同归档管理制度与流程一、引言合同是企业经营中的重要组成部分，是企业与合作伙伴之间的法律文件，具有法律效应和约束力。

合同的归档管理对于企业的合规经营和风险防范至关重要。

本文将就合同归档管理制度与流程进行详细介绍，帮助企业建立完善的合同管理体系。

二、制度建立1. 制度的必要性合同归档管理制度是企业合同管理的基础，是规范合同管理行为的必要手段。

通过建立合同归档管理制度，可以明确合同管理的责任分工、流程规范，确保合同文件的完整性和安全性，从而提升企业的管理效率和风险控制能力。

2. 制度的内容（1）归档管理责任部门：明确合同管理的责任部门和具体责任人，设立专门的合同管理团队，负责合同的归档、保管和管理。

（2）合同归档标准：规定合同归档的标准化要求，包括合同编号、分类、归档时间、保管期限等，确保合同文件的统一管理。

（3）归档流程规范：明确合同的归档流程，包括合同签订后的归档程序、文件整理、归档位置的确定等，确保合同文件的及时归档和保管。

（4）保密要求：规定合同文件的保密要求，对于涉密合同要进行加密处理，避免泄露企业机密信息。

（5）定期审查：规定合同文件的定期审查机制，定期对合同文件进行清理、整理和归档，确保文件的完整性和及时性。

3. 制度的落实要想将制度真正落实到位，需要以下几点：（1）全员培训：对全员进行合同管理规定和流程的培训，确保每个员工都能按规定操作。

（2）设立监督机制：建立合同管理的监督机制，对合同管理团队进行监督检查，确保制度的有效执行。

（3）建立奖惩机制：对于合同管理工作中表现优秀的员工给予奖励，对于不按规定操作的员工进行惩罚，形成良好的管理氛围。

三、流程建立1. 合同签订阶段的归档流程：（1）合同签订：当公司与合作伙伴签订合同后，由业务团队负责将合同文件交至合同管理团队。

（2）文档整理：合同管理团队对合同文件进行整理和核对，确保文件的完整性和准确性。

（3）文件编号：对合同文件进行编号，并录入合同管理系统，便于后续查询和跟踪。

纸质合同管理归档制度模板

纸质合同管理归档制度模板一、目的为确保公司各类合同的有效管理，防止合同遗失、损坏，便于查询和审计，特制定本制度。

本制度旨在规范合同的归档工作，提高合同管理的效率和质量。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门和员工签订的各类合同的管理工作。

三、职责与分工1. 合同归档管理部门：负责合同的收集、整理、归档和保管工作。

2. 合同签订部门：负责合同的签订、履行及合同相关资料的收集和提交。

3. 财务部门：负责合同的财务审核、报销及与合同相关的款项支付工作。

4. 审计部门：负责对合同归档管理情况进行定期审计，确保合同管理的合规性。

四、合同归档流程1. 合同签订：合同签订部门在签订合同时，应确保合同内容的合法性、合规性，合同签订后应及时提交给合同归档管理部门。

2. 合同资料收集：合同归档管理部门应收集与合同相关的所有资料，包括合同副本、审批文件、验收报告、发票、付款凭证等。

3. 合同整理：合同归档管理部门对收集到的合同资料进行整理，确保资料的完整性和准确性。

4. 合同归档：合同归档管理部门将整理好的合同资料按照一定的分类和编号规则进行归档，便于查询和保管。

5. 合同保管：合同归档管理部门负责合同资料的保管工作，确保合同资料的安全、保密和完整。

6. 合同查询：各部门如需查询合同，应向合同归档管理部门提出申请，由合同归档管理部门提供合同资料。

五、合同归档要求1. 合同资料应采用统一的文件夹、文件盒等容器进行存放，容器上应标明合同编号、名称、签订日期等信息。

2. 合同资料应按照合同的类型、签订部门、签订日期等因素进行分类，并编制详细的目录，便于查询。

3. 合同资料应按照编号规则进行编号，编号应包含合同类型、签订部门、签订日期等信息。

4. 合同资料的保管期限应根据合同的类型和法律法规的要求进行确定，保管期限到期后，应按照相关规定进行销毁。

5. 合同资料的借阅应进行登记，借阅人应签字确认，确保合同资料的安全和保密。

六、合同归档管理制度的监督与检查1. 审计部门应定期对合同归档管理工作进行审计，确保合同管理的合规性和有效性。

公司合同归档管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整性和安全性，提高合同信息查询的便捷性，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规章制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、合作合同等。

第三条本制度旨在规范合同归档流程，确保合同档案的及时、准确、完整归档，为公司的经营管理提供有效支持。

第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的所有合同；2. 公司内部部门、分支机构、子公司等以公司名义签订的合同；3. 公司对外提供担保、保证的合同；4. 其他需要归档的合同。

第五条归档要求：1. 合同归档前，应确保合同内容完整、签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、排列；3. 合同归档资料应包括合同文本、附件、相关证明材料等；4. 合同归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造。

第三章归档流程第六条合同签订后，签订人应及时将合同文本及相关资料报送至合同管理部门。

第七条合同管理部门收到合同后，应进行以下工作：1. 核实合同内容、签字盖章等是否符合要求；2. 对合同进行分类、排列，编制归档目录；3. 对合同进行扫描或复印，确保电子档案的完整性和安全性；4. 将合同及相关资料归档至档案柜或电子档案系统。

第八条合同归档后，合同管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第四章查询与借阅第九条合同档案的查询与借阅，应按照以下程序进行：1. 申请人填写《合同档案查询申请表》；2. 合同管理部门核实申请人身份及查询目的；3. 合同管理部门提供查询或借阅服务。

第五章管理与监督第十条合同管理部门负责合同档案的管理工作，包括归档、查询、借阅、保管等。

第十一条合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第十二条公司应加强对合同档案管理工作的监督，对违反本制度的行为，将追究相关责任人的责任。

合同保管及归档制度

合同保管及归档制度第一章总则第一条目的本制度旨在规范合同的保管和归档工作，确保合同文件的安全、完整和可追溯。

第二条适用范围本制度适用于公司与外部单位签订的所有合同文件，包括纸质文件和电子文件。

第三条职责分工合同管理部门：负责合同的统一保管和归档。

业务部门：负责合同的收集、核对和移交。

第二章保管第一条保管方式纸质文件：按照合同类型分类保管于档案柜或指定场所。

电子文件：存储于公司指定的电子文档管理系统或安全云存储平台。

第二条保管期限合同保管期限自合同执行完毕后起算，具体期限如下：- 主合同、补充协议：永久保管- 合同附件、单据：自合同执行完毕后保留5年第三条保管要求- 保管场所应安全、干燥、通风良好、避免阳光直射。

- 纸质文件应定期除尘、防潮、防蛀。

- 电子文件应定期备份并保持数据完整性。

第三章归档第一条归档范围合同归档范围包括：- 合同正本- 合同副本- 合同相关附件- 合同执行过程中的重要文件第二条归档时间合同应在执行完毕后及时归档，不得超过30个工作日。

第三条归档流程1. 业务部门收集和核对合同文件。

2. 业务部门将合同文件移交合同管理部门。

3. 合同管理部门对合同文件进行整理、分类和编号。

4. 合同管理部门将合同文件归档至指定场所。

第四条归档要求- 合同文件应齐全、完好。

- 合同文件应按照类别、编号排列。

- 合同文件应定期进行整理、核对和更新。

第四章查阅和利用第一条查阅范围公司内部人员经授权方可查阅合同文件。

第二条查阅方式纸质文件查阅：前往合同保管场所，向合同管理部门提出书面申请。

电子文件查阅：通过电子文档管理系统或云存储平台进行查阅。

第三条查阅记录合同查阅应登记查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅目的等信息。

第五章安全保密第一条安全措施- 保管场所应采取必要的安全措施，防止非授权人员进入。

- 电子文件应采取加密、访问控制等安全技术措施。

第二条保密义务合同管理部门和所有查阅合同的人员均负有保密义务，未经授权不得泄露合同内容。

行政合同归档管理制度范本

第一章总则第一条为加强本机关行政合同的归档管理，确保合同档案的完整、准确、系统，便于查询和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本机关与公民、法人或其他组织签订的各类行政合同。

第三条本制度遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）完整准确，安全可靠；（三）方便查询，服务社会。

第二章归档范围第四条下列行政合同应当归档：（一）本机关与公民、法人或其他组织签订的各类行政合同；（二）涉及本机关职责范围内重大事项的行政合同；（三）具有历史、科研、教育价值的行政合同；（四）其他需要归档的行政合同。

第三章归档要求第五条行政合同归档应当符合以下要求：（一）合同文本应当完整、准确、清晰，字迹端正；（二）合同附件、证明材料应当齐全；（三）合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类；（四）合同归档应当编制归档目录，注明合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、归档人等信息。

第四章归档程序第六条合同签订部门在合同签订后一个月内，将合同文本及相关材料报送档案管理部门。

第七条档案管理部门收到合同后，对合同进行审核，确保合同完整、准确、合规。

第八条档案管理部门对审核通过的合同进行分类、编号、装订，并编制归档目录。

第九条档案管理部门将归档的合同存放在专用档案柜中，并定期检查档案保管情况。

第五章查询与利用第十条合同档案的查询与利用应当遵循以下规定：（一）查询人应当出示有效证件，说明查询目的；（二）查询人不得复制、摘抄、复印档案材料；（三）查询人不得泄露档案内容；（四）档案管理部门对查询情况进行登记。

第六章监督与责任第十一条本机关各部门应当加强对行政合同归档工作的监督，确保归档工作质量。

第十二条档案管理人员应当认真履行职责，对归档工作负责。

第十三条对违反本制度的行为，依照相关规定予以处理。

第七章附则第十四条本制度由本机关档案管理部门负责解释。

公司合同归档管理制度国家

第一章总则第一条为规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，提高合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同归档工作，包括但不限于各类合同、协议、章程等法律性文件。

第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：（一）依法归档：严格按照法律法规和公司内部规定进行归档；（二）安全保密：确保归档资料的安全，防止泄露公司商业秘密；（三）完整有序：归档资料应完整、系统，便于查阅和利用；（四）责任到人：明确归档责任，确保归档工作落到实处。

第二章归档范围第四条公司合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；（二）公司内部管理性合同，如劳动合同、租赁合同等；（三）公司参与招投标活动的相关文件；（四）公司对外合作、投资、融资等活动的相关文件；（五）其他需要归档的合同资料。

第三章归档程序第五条合同归档程序如下：（一）合同签订后，经办人应及时将合同原件及附件报送相关部门审核；（二）审核通过后，经办人将合同原件及附件报送档案管理部门；（三）档案管理部门对合同进行登记、编号、整理，并建立合同档案；（四）合同归档后，档案管理部门负责合同的保管、查阅和利用。

第四章归档要求第六条合同归档要求如下：（一）合同原件及附件应齐全，内容完整；（二）合同归档时应注明合同名称、签订日期、合同编号、合同金额、合同期限、对方当事人等信息；（三）合同归档应按照合同类别、签订日期、合同编号等进行分类、排序；（四）合同归档应使用标准档案盒、文件夹等，确保归档资料的整洁、有序。

第五章保管与利用第七条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案安全；（二）档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第八条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（二）查阅人应遵守档案保管规定，不得随意翻阅、涂改、损毁档案；（三）查阅人应妥善保管查阅的档案，不得擅自复制、传播。

合同管理文件归档制度范本

合同管理文件归档制度范本第一条总则为规范公司合同管理，确保合同文件的准确、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司所有合同的管理和归档工作，包括销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、服务合同等各类建立民事权利义务关系的合同、协议等。

第三条归档职责1. 合同归档工作由公司法务部（或专人）负责，对合同文件的收集、整理、归档工作进行统一管理。

2. 各部门负责将本部门签订的合同及相关文件提交给法务部进行归档。

3. 法务部应确保合同文件的完整性、真实性和准确性，及时对合同进行归档，并确保归档文件的保密性和安全性。

第四条归档流程1. 合同签订后，各部门应将合同原件、复印件及相关附件提交给法务部。

2. 法务部对提交的合同文件进行审核，确保文件的完整性、有效性和合法性。

3. 法务部对审核通过的合同文件进行分类、编号，并按照档案管理要求进行整理、装订、归档。

4. 归档后的合同文件应放置在安全、干燥、通风的档案室，并设立目录，便于查询。

5. 法务部应定期对归档的合同文件进行审查，确保文件的准确性和完整性。

第五条归档要求1. 归档的合同文件应包括原件、复印件、附件等，要求字迹清晰、内容完整。

2. 归档文件应按照合同的类型、签订时间、对方当事人等分类进行整理。

3. 归档文件应标明合同名称、编号、签订时间、对方当事人等信息，便于查询。

4. 归档文件应使用耐用、整洁的装订材料，确保文件的安全和持久性。

5. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、抽取、损坏。

第六条查询与借阅1. 归档合同文件原则上不得外借，如确有需要，应经过法务部负责人审批，并办理借阅手续。

2. 借阅人应妥善保管借阅的合同文件，不得泄露、损坏或用于不正当用途。

3. 借阅合同文件应在规定时间内归还，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前向法务部申请。

4. 归档合同文件如有遗失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。

2024年合同归档管理办法

合同归档管理办法第一章总则第一条为了规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的完整、准确和有效，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。

第三条合同归档管理遵循“统一领导、分级负责、归口管理”的原则。

第二章职责与分工第四条合同归档管理工作由公司合同管理部门负责，具体职责如下：（一）制定和修订合同归档管理制度；（二）组织、协调、监督和检查合同归档管理工作；（三）负责合同归档管理的培训、指导及考核；（四）对合同归档管理工作进行总结、分析和改进。

第五条各部门应指定专（兼）职人员负责本部门合同资料的收集、整理、归档和保管工作。

第三章合同归档范围与要求第六条合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同及补充协议；（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除、终止等过程中的相关资料；（三）合同纠纷处理过程中的相关资料；（四）合同审计、评价、考核等资料；（五）其他与合同有关的资料。

第七条合同归档要求如下：（一）合同资料应真实、完整、准确、有效；（二）合同资料应采用统一格式，字迹清晰，易于识别；（三）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档；（四）合同资料应采用适当的保护措施，确保安全、保密；（五）合同资料归档后，应定期进行检查、清点，确保资料完整、安全。

第四章合同归档程序第八条合同签订后，合同承办人应在合同生效后七个工作日内将合同正本、附件及合同签订、履行过程中的相关资料提交给本部门合同资料管理人员。

第九条各部门合同资料管理人员应按照本办法的规定，对合同资料进行整理、分类、编码、归档，并在合同资料归档后七个工作日内将归档信息报送给公司合同管理部门。

第十条公司合同管理部门应定期对各部门合同归档情况进行检查、指导，发现问题及时督促整改。

第五章合同档案的保管与利用第十一条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算，一般不少于五年。

第十二条合同档案保管期满后，应按照国家有关档案管理的规定进行鉴定、销毁或移交。