记录控制程序(有效版)
记录控制程序完整版
记录控制程序HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】目录1 目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)4 控制程序 (2)记录的范围、分类与形式 (2)记录表格的编制和审批 (3)记录表格的发放和更改 (3)记录的使用和管理 (4)记录的特殊控制 (5)记录的保存期限 (6)记录的处置 (8)5 相关文件 (8)6 记录 (8)1 目的为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。
2 范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文字、图表、声像及电子文件等。
3 职责1）档案室负责所有归档记录的管理和控制；2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制；3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录；4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表格的审批职责和权限。
5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。
4 控制程序记录的范围、分类与形式4.1.1 记录的控制范围1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。
2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。
4.1.2 记录的分类记录按其性质和使用范围可分为以下四类：1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录，文件受控清单等。
2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备维修记录，安全管理、环境管理记录等。
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
记录控制程序
记录控制程序1.目的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量环境职业健康安全管理体系的有效运行，为质量环境职业健康安全管理体系的运行和工程质量的可追溯性以及为采取纠正、预防措施提供依据。
为质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行提供证据。
2.范围本程序适用于与产品和质量环境职业健康安全管理体系运行相关的记录，以及来自供方的记录。
3.职责3.1办公室是记录控制的归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。
3.2各部门负责与本部门有关的记录的填写、收集、保存和移交。
3.3项目经理部负责有关工程施工、质量检验、物资验证记录的填写、收集、保存和移交。
3.4记录表式草案，由归口部门负责提供。
3.5新编表式草案，经本部门负责人审核报办公室批准后使用。
3.6记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。
4.工作程序4.1记录控制流程图4.2记录的填写、标识、分类和编目。
4.2.1记录应按要求及时填写，字迹清晰、数据准确、内容完整、不应涂改，文字表达准确、简练，易于识别，签字手续齐全，如填写有误，可予更正，更正后应由更正人签字盖章。
4.2.2记录分为两大类：4.2.2.1质量环境职业健康安全管理体系运行中要求的记录，包括管理评审、内部审核等过程中所要求的记录（见附录）；4.2.2.2日常生产运行中为保证产品质量要求的记录，如工程档案资料及项目施工建设中建设单位、监理单位、质监站、各主管部门发来项目质量管理方面的通知或记录性文件等。
4.2.3为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由办公室按《档案管理办法》的相应编号确定。
同时，依据相关部门提供的记录表式，编制表式汇编，分发到各相关部门使用。
4.2.4已归档、立卷的记录表式编号确需更正的，应提出申请，经原审批人审批后，到办公室办理更正手续，办公室给予新的编号，并通知相关部门。
4.3记录收集、归档、贮存和查阅。
知识产权程序文件—记录控制程序
知识产权程序文件—记录控制程序一、目的本程序的目的在于建立一套有效的记录控制体系，确保与知识产权相关的记录准确、完整、可追溯，并得到妥善的保存、检索和处置，以证明知识产权管理体系的有效运行，并为决策提供可靠的依据。
二、适用范围本程序适用于公司内与知识产权相关的所有记录，包括但不限于知识产权的申请、审查、授权、维护、侵权处理、合同管理等过程中产生的记录。
三、职责分工1、知识产权管理部门负责制定记录的分类、编码规则和保存期限，并监督记录控制程序的执行。
2、各相关部门负责本部门产生的知识产权记录的收集、整理、归档和保管。
3、档案管理部门负责对归档的知识产权记录进行集中存储和管理，并提供检索和借阅服务。
四、记录的分类与编码1、记录按照知识产权的类型（如专利、商标、著作权等）、业务流程（如申请、维护、侵权处理等）进行分类。
2、采用统一的编码规则对记录进行编码，编码应具有唯一性和可识别性，便于检索和管理。
五、记录的形成与收集1、相关人员在知识产权业务活动中应按照规定的格式和要求及时填写记录，确保记录的真实、准确、完整。
2、记录应包括必要的信息，如时间、地点、参与人员、业务内容、结果等。
3、各部门应指定专人负责收集本部门产生的知识产权记录，并定期移交至档案管理部门。
六、记录的归档与存储1、档案管理部门接收移交的记录后，应按照分类和编码规则进行归档，并建立相应的档案目录。
2、归档的记录应存储在安全、干燥、防火、防潮的环境中，确保记录的完整性和可读性。
3、对于电子记录，应采取适当的备份措施，防止数据丢失或损坏。
七、记录的检索与借阅1、公司内部人员因工作需要查阅知识产权记录时，应填写《记录借阅申请表》，经部门负责人批准后，向档案管理部门办理借阅手续。
2、档案管理部门应根据申请表提供相应的记录，并记录借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。
3、借阅的记录应妥善保管，不得涂改、损坏或转借他人，使用完毕后应及时归还。
记录控制程序(有效版)
山推工程机械股份有限公司履带底盘事业部质量管理体系文件汇编标准条款 4.2.4版次/修改状态A/0文件编号QG/LDP-02-02-2008 记录控制程序第 1 页共3页1.目的为提供产品符合规定要求和质量管理体系有效运行的客观证据,并实现可追溯性，特制定本程序。
2.适用范围适用于对质量记录的建立、标识、填写、保存、检索、保存期限及超过保存期限处置的控制。
3.相关文件3.1《文件编号与格式规定》4.术语和定义本程序采用GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000标准的术语定义。
5.职责5.1事业部管理部的信息中心负责本程序的制定、修订及归口管理。
5.2事业部各职能部门和工厂各职能部门、工段负责各自主管过程记录的建立、填写、收集、整理、保存。
5.3事业部管理部的信息中心负责记录的印刷、统一归档和超过保存期限的销毁。
轮系工厂人事总务科负责轮系工厂记录的印刷、统一归档和超过保存期限的销毁。
6.过程控制6.1过程控制流程图（附后）6.2记录的建立与修订6.2.1记录的建立由事业部各职能部门和工厂各职能部门提出，可由所属文件编写部门设计表样，并将设计的记录表样（必要时含传递程序），经部门负责人审核后，报管理者代表组织评审并批准后，分别交信息中心纳入《质量记录编目》并实施印刷。
轮系工厂交人事总务科纳入《质量记录编目》并实施印刷。
记录的建立应遵循以下原则：a)记录的格式应执行《文件编号与格式规定》中5.2.5条款的要求；b)当顾客或法律法规有要求的记录时，按顾客或法律法规要求记录执行；c)应建立事业部统一使用的记录编号与格式。
当工厂需要个性记录时，经事业部管理者代表批准后，报信息中心审核备案；d)需要传递的记录应附传递流程。
山推工程机械股份有限公司履带底盘事业部质量管理体系文件汇编标准条款 4.2.4版次/修改状态A/0文件编号QG/LDP-02-02-2008 记录控制程序第 2 页共3页部门填写《文件更改通知单》，《文件更改通知单》应明确规定更改记录的实施日期。
记录控制程序
5.5.1 各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。
5.5.2 在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改，并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。
5.5.3 表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性，选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。
5.2 记录的归档管理:
5.2.1 责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册，避免出现记录遗失的现象。
5.2.2 较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。
5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理，操作方法按照5.6.2执行。
5.6 表单的标识
5.6.1 参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号，并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。
5.6.2 已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。
3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与批准。
5.1.4 不可以用铅笔填写品质记录表格。
5.1.5 书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。
5.3.2 存放处须保持干燥干净，注意防火防损。
记录控制程序
生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。
三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。
2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。
四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。
（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。
2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。
（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。
3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。
（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。
4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。
（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。
5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。
（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。
6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。
（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。
7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。
（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。
8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。
（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。
五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。
2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。
记录控制程序
1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。
3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。
3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。
4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。
4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。
4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。
4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。
4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。
4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。
4.3 质量记录的编目和保管。
4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。
归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。
4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。
4.4 查阅和处理。
4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。
如需提供复印件带走，应由办公室长批准。
4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。
4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。
ISO13485-2016记录控制程序
更改历史1.0目的记录是质量管理体系文件的组成部分，对记录进行有效的控制和管理，以证明产品质量符合规定的要求，是质量管理体系有效运行的证据和可追溯性、以及制定纠正措施和预防措施的依据。
2.0范围本程序对记录的填写、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等作出了具体的规定，适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。
3.0职责3.1质管部负责质量管理体系运行有关记录的管理，监督检查各部门记录管理的有效性。
3.2生产技术部负责与生产和研发有关记录的管理控制。
3.3质管部负责与质量有关记录的管理控制。
3.4供应部负责与生产物料控制、采购和仓库有关记录的管理控制。
3.5行政人事部负责与行政和人事有关记录的管理控制。
3.6经营部负责与顾客信息有关记录的管理控制。
4.0工作程序4.1记录的分类4.1.1与质量管理体系运行有关的记录，如管理评审记录、内部质量体系审核报告、过程控制记录、纠正措施记录、文件发放记录等。
4.1.2与生产技术和过程质量有关的记录，如顾客投诉记录、质量信息反馈记录、监视和测量记录、不合格品记录等。
4.1.3与行政、采购和仓库管理有关的记录，如培训记录、采购信息记录、物料及产品进出台账，物料卡等。
4.1.4与销售有关的销售记录4.2记录的标识4.2.1质量体系记录标识编码规定为：PUR:采购和供应商管理 AD ：行政人事 WH ：仓库RD ：研发技术 QA:质量控制 MK: 销售和售后 PD: 生产管理 PMC ：生产物料控制4.2.2 部门内的记录标识由使用部门报质管部统一标识并备案。
4.2.3 质管部建立《体系表格清单》,并注明使用部门和保存期,保留记录原件。
4.3记录表设计、填写要求4.3.1 质量管理体系运行记录一般应在编写体系文件时一起设计。
4.3.2 生产质量检测记录在编制相关文件（如作业指导书、规范性文件等）时一起设计。
4.3.3 记录应有简明的标题、文件编号、版本。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。
2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。
3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。
4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。
4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。
5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。
5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。
5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。
5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。
5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。
5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。
5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。
记录控制程序
8、
4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；
9、作业流程：
10、
5.1 记录格式的设计：
各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。
5.2 记录的标识：
5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；
5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；
5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；
5.3编制索引和归档
5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，
合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于
文件柜或库房内。
5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。
5.6外来记录管理：
5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关
1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。3、 Nhomakorabea用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
记录控制程序
记录控制程序1.目的对质量、食品安全管理体系所要求的记录予以控制，以确保提供产品质量符合要求和管理体系有效运行的客观证据。
2.适用范围适用于与质量、食品安全管理体系运行有关的所有记录3.职责和权限3.1各部门负责本单位记录的设计、编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。
（见附录A）3.2各子公司负责记录的汇总与标识、贮存、保护、保存期及处理的规定。
3.3质量技术部负责监督、审查记录控制的实施情况。
涉及的相关部门详见附录A。
4.工作程序4.1记录的组成4.1.1产品质量记录。
用以证明产品形成全过程能够达到质量要求的记录。
包括各种原始记录、检验报告、试验数据、鉴定报告、确认报告、物资材料评审报告、计算器具标准数据等。
4.1.2管理体系记录。
用以证明质量、食品安全管理体系运行的有效及不断改进的记录。
包括管理评审报告、内部审核报告、不合格报告、纠正措施以及供方评价记录等。
4.2记录的编制和审批4.2.1各子公司根据质量、食品安全管理体系要求，制定记录目录，规定制定和使用单位，并按照充分必要和经济的原则，规定各种记录的内容，并逐步做到全公司记录在内容和形式上标准化、规范化。
4.2.2各种记录原则上应与文件同时编制，形成记录与文件一并进行论证、审批、发布；单独的记录由使用单位设计编制，并将记录的设计样表统一报质量技术部审核；格式和编号均按《文件、记录编码规则》执行。
4.3记录的保存和保护4.3.1质量技术部编制“记录清单”，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，并备案记录样表，各部门应编制本部门使用的记录清单并汇总备案记录的样表。
4.3.2各部门、各子公司应规定各种记录的填报传递方法、授权人员以及归档、保管和处理方法。
4.3.3原始记录和凭证、报告的副本由各单位按月收集装订归档；凭证、报告的正本由最终接收单位收集、归档。
相关材料应指定专人保管。
4.3.4各单位形成的记录，根据记录的保存要求对电子及纸质记录进行保存，记录保存期一般不少于两年；管理体系记录和重要产品记录由单位质量管理部门收集，归档保存；保存期限内必须可查，保存完整有效。
记录控制程序
记录控制程序（依据GB/T19001-2000idtISO9001：2000标准）编制：审核：批准：编号：版本号：发布日期实施日期文件修改记录表记录控制程序1．目的证明公司的产品符合规定的质量要求以及为质量管理体系有效运行提供客观证据，并对持续改进提供信息。
2．范围本程序适用于与本公司质量管理体系运行、产品过程和质量管理体系有关的所有记录的控制和管理。
3．职责3．1总经办是记录控制的归口管理部门，负责全公司记录的策划、建立以及对各部门记录的检查、监督和指导的管理和控制，并负责记录归档工作。
3．2各部门负责本部门记录的管理和控制。
3．3实施记录的有关人员按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、客观性、及时性负责。
4．工作程序4．1记录的分类a)与质量管理体系运行有关的记录；b)与产品实现过程质量有关的记录。
4．2记录的标识4．2．1记录应有唯一性的准确标识，以确保追溯性，总经办应制定统一的记录编号规则，各部门应按其规定正确实施。
4．2．2记录的名称应准确概括其活动内容，不得重名，各部门在策划和设计时应予以注意。
4．3记录的填写4．3．1各部门实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹应清晰可辩，所记录数据的活动内容应真实、准确、完整、全面、充分，记录的传递、送达和收取应做到及时。
4．3．2记录的填写不得涂抹、省略。
4．3．3记录不得修改，但可勘误。
4．3．4为更好地监控质量管理体系运行，公司有关经营和生产记录要按照公司规定时间报送总经办、总经理审阅。
4．4记录的保存4．4．1记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理。
4．4．2记录的贮存应有防盗、防火、防霉烂、防蛀虫和防潮等措施。
4．4．3各部门和单位应保护好记录，妥善保管，取保不丢失、不损坏和不变质。
4．5．记录检索4．5．1对归档保存或用其它方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，查阅时应易查找，借阅时应办理借阅手续。
记录控制程序
记录控制程序1.目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证据。
2.范围适用于为证明过程和质量管理体系符合要求及有效运行的记录。
3.职责3.1.质量部对本程序进行归口管理, 负责与质量管理体系相关的记录目录、样表的受控管理、识别有效版本和日常使用的检查。
3.2.各部门负责本部门质量记录的管理工作,指定专人负责收集、整理、保管。
4.工作程序4.1.记录控制范围为产品符合要求及质量管理体系有效运行提供证据的记录均应控制。
质量部负责归档公司内与质量管理体系有关（除批生产、检验记录）的记录。
4.2.记录的标识、编号、形式及归档要求4.2.1.记录的编号按《文件控制程序》执行；4.2.2.每份记录均应用适宜的方式进行标识，如记录名称、编码、编号、批号、合同号、年号等，确保记录易于识别和检索，并具有可追溯性；4.2.3.记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是照片、硬盘或胶片等；4.2.4.记录的样式及内容由使用部门进行规定，应符合相应的质量管理体系文件中规定；4.2.5.各部门每年应将质量相关的记录报质量部进行归档。
4.3.记录的填写4.3.1.记录填写要准确、及时，内容完整、字迹清晰，易于识别；使用黑色签字笔填写。
4.3.2.记录不得随意涂改。
如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。
必要时，应当记录纠正原因。
4.3.3.记录中如因某种原因不能填写的项目应将该项划上“/”标示，若有需要时，在备注栏补充说明情况。
4.4.记录的审核4.4.1.各记录使用部门应确认记录是否正确，规范；不符合要求，则指导修正。
如需修正的，纠正内容应有修正人签名和日期；适当时，需注明记录纠正原因。
4.4.2.新编制的记录样表执行《文件控制程序》。
4.5.记录的收集、贮存和保护4.5.1.各部门应及时收集、汇总本部门所使用各类记录，保持顺序号或日期，并根据记录间的联系（如类别、批次或日期等）进行整理，使之有序化。
记录控制程序
记录控制程序1目的对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效性的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2范围适用于质量管理体系运行中各种质量记录的控制。
3定义3.1记录：是一种特殊类型的文件，通常指在质量管理体系运行过程需要保留的成文信息。
这种特殊性表现为：在记录尚未填写时，一张空白的表格仍属一般的文件，一旦填写完毕就起到了提供所完成活动的证据作用，这时就转变为记录的范畴。
4相关文件4.1文件控制程序。
5职责5.1档案馆负责记录的归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
5.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
6流程图7工作程序7.1记录表格标识与发放7.1.1记录的标识由“编号”和“序号”组成，有序号要求的记录应在表格右上方设置“序号”一栏。
“编号”指示表格，“序号”指示记录的顺序。
7.1.2序号的填写可按照“年－质量活动序号－流水号”方式填写，如：2002年、第1次内审、第5张检查表，可表示为“2002-1-5”。
7.1.3产品记录的序号可按照“年－产品序号”或“统一流水号”方式填写，如：2002年、第2套产品，可表示为“2002-2”或总第10套，可表示为“10”。
7.1.4发放记录表格时，文件管理员做好标识，签字领用。
7.2记录填写7.2.1记录表格由各主管部门组织设计，一般应作为相应的程序文件或作业指导书的附件。
表格应由标准化部门审核，主管部门负责人批准，交文件管理人员登记发放；格式的更改应由表格编制部门执行《文件控制程序》，履行相应的手续。
表格的设置应能清楚地证明产品满足规定要求的程度。
7.2.2记录应能提供产品实现过程的完整质量证据；记录的填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰；记录应按照设置的表格逐项填写，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用“／”划去。
记录控制程序
记录控制程序1 目的和适用范围1.1 目的对质量、环境、职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制。
1.2 适用范围本程序适用于为证明质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行的记录。
2 职责2.1 行政部负责监督、管理各记录的运用。
2.2 各部门负责收集、整理、保管本责任区域的记录。
3 相关/支持文件3.1 《文件控制程序》4 定义无5 程序内容5.1 各部门负责收集、整理、保存本责任区域的记录。
5.2 记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
5.3 记录填写5.3.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，原则上用圆珠笔、钢笔（不容易抹掉的方法）填写记录。
5.3.2 填写记录时不得随意涂改，如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期，不能使用涂改液修改内容。
在待修改部分不够空间情况下，可用箭头等形式延伸至足够空间处进行修改。
5.4 记录的控制及管理5.4.1 记录的保管5.4.1.1 各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，使记录利用起来方便。
(1) 按每一种类收集。
(2) 采用文件夹或其它方式保存。
(3) 放在使用起来方便的场所保管，查找起来一目了然。
5.4.1.2 不能使用随时间长而容易变化的纸张。
5.4.2 记录的储存5.4.2.1 记录应存放于通风、干燥的地方，防止丢失，劣化。
一般情况下，应实施能很快检索的管理方法。
(1) 尽量保存在专门场所。
(2) 避免高湿度，直射日光，避免尘埃。
5.4.2.2 所有的记录保持清洁，字迹清晰。
各部门按规定的期限保存记录。
5.4.3 记录的控制5.4.3.1 行政部编制《QES记录清单》，将公司所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用地点等内容，并汇集备案记录的原始样本。
5.4.3.2 有标准样式的记录表格列于各控制文件中，此类记录保存期限要求参见《QES 记录清单》。
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质量管理体系文件汇编
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4.2.4
版次/修改状态
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文件编号
QG/LDP-02-02-2008
3、相关文件
3、1《文件编号与格式规定》
4、术语与定义
本程序采用GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000标准的术语定义。
5、职责
5、1事业部管理部的信息中心负责本程序的制定、修订及归口管理。
5、2事业部各职能部门与工厂各职能部门、工段负责各自主管过程记录的建立、填写、收集、整理、保存。
附:流程图
6、7记录的查阅/借阅
6.7.1查阅、借阅有关质量记录应经保管部门负责人批准。
6.7.2借阅质量记录应填写《文件借阅(复制)登记表》,并在规定期限内归还。
6、8记录的处置
6.8.1记录的保存期限按《质量记录编目》的规定执行。
6.8.2超过保存期限的记录分别由信息中心与轮系工厂人事总务科填写《记录销毁审批表》,经管理者代表批准后方可予以销毁,销毁审批记录应予保存。
6.4.4无需填写的项目应在相应表格内划一条正比对角斜线确认。
6.4.5当记录使用ERP流程自动生成内容时,需经制单人签字确认。
6、5记录的收集、整理
记录由各职能部门或工段收集、每月进行一次整理,实施分类装订成册、标识并保存,其工段记录集中在工段或科保存。设备点检记录集中在工厂设备科保存;自主检查记录集中在工厂检查科保存。
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4.2.4
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文件编号
QG/LDP-02-02-2008
记录控制程序
第 2页
共3页
部门填写《文件更改通知单》,《文件更改通知单》应明确规定更改记录的实施日期。
6、3记录的标识
6.3.1各项质量管理活动及产品实现过程的记录的编号标识执行《文件编号与格式规定》中5、2、5、1条款的要求。
6、6记录的检索与归档
6.6.1为了便于记录的检索,事业部信息中心或轮系工厂人事总务科编制《质量记录编目》,《质量记录ห้องสมุดไป่ตู้目》包括以下内容:
a)记录名称;
b)统一编号;
c)填写部门;
d)保存期限;
e)保存部门。
6.6.2由主管部门或工段存放的质量记录应在文件盒及文件柜上标识文件类别名称、文件的提供单位、文件所属时间段,以便于检索。
5、3事业部管理部的信息中心负责记录的印刷、统一归档与超过保存期限的销毁。轮系工厂人事总务科负责轮系工厂记录的印刷、统一归档与超过保存期限的销毁。
6、过程控制
6、1过程控制流程图(附后)
6、2记录的建立与修订
6.2.1记录的建立由事业部各职能部门与工厂各职能部门提出,可由所属文件编写部门设计表样,并将设计的记录表样(必要时含传递程序),经部门负责人审核后,报管理者代表组织评审并批准后,分别交信息中心纳入《质量记录编目》并实施印刷。轮系工厂交人事总务科纳入《质量记录编目》并实施印刷。记录的建立应遵循以下原则:
a)记录的格式应执行《文件编号与格式规定》中5.2.5条款的要求;
b)当顾客或法律法规有要求的记录时,按顾客或法律法规要求记录执行;
c)应建立事业部统一使用的记录编号与格式。当工厂需要个性记录时,经事业部管理者代表批准后,报信息中心审核备案;
d)需要传递的记录应附传递流程。
6.2.2当记录的表样需要修订时,由记录的建立部门报请管理者代表组织评审并批准后由记录所属
6.6.3记录应遵循“5S”管理要求,整齐、清洁、分类摆放,妥善保管,防止丢失、损坏现象的发生。
6.6.4事业部的各职能部门与工厂各职能部门应在每年的一月、七月初按《质量记录编目》要求分别将半年前的半年期存放记录分别交由信息中心或轮系工厂人事总务科统一归档,并填写《文件材料归档交接单》。归档存放的条件应满足防虫、防潮、防火、防盗与便于检索等要求。
6.3.2来自供方或顾客的记录,按原编号进行标识。
6、4记录的填写
6.4.1记录按其使用要求由相应职能部门的担当或生产现场的操作者填写。
6.4.2记录填写不得使用铅笔,应做到字迹清晰与易读,内容齐全,真实,签字手续完备。
6.4.3当记录填写有误时,应采用划改后填写,并经本人或主管领导在划改处盖章确认。
记录控制程序
第3页
共3页
及时指导改进。
6、9电子版本的记录管理执行《电子文档管理规定》
7、原始记录
7、1《质量记录编目》LDP/ZJ -4.2.4-01
7、2《记录销毁审批表》LDP/ZJ -4.2.4-02
7、2《文件借阅(复制)登记表》LDP/ZJ -4.2.3-05
7、3《文件材料归档交接单》LDP/ZJ -4.2.3-11
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4.2.4
版次/修改状态
A/0
文件编号
QG/LDP-02-02-2008
记录控制程序
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1、目的
为提供产品符合规定要求与质量管理体系有效运行的客观证据,并实现可追溯性,特制定本程序。
2、适用范围
适用于对质量记录的建立、标识、填写、保存、检索、保存期限及超过保存期限处置的控制。