员工人事档案管理制度(含表格)

员工人事档案管理制度

（ISO9001-2015）

1.0目的

规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理。

2.0范围

适用于公司所有员工人事档案的管理。

3.0定义

无

4.0职责

公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。

5.0工作程序

5.1人事档案包括：

5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；

5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；

5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；

5.1.5 管理干部任命书复印件等；

5.2人事档案的归档和查找

5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。

5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。

5.3人事档案的查阅

5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。

5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。

5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。

5.3.4 没有特别注明和理由，档案仅在企管部查阅。如需将人事档案借出，必须列明档案清单并应在规定期限内归还。属于绝密的人事档案一律不准借出。

5.3.5借出的档案，需妥善保管，不得损坏、涂改、抽页、复印和转借，归还时检查清点，如有损坏，必须追究责任。

5.4 涉外人事档案的处理

5.4.1公司原则上要求在科室类管理和技术人员入职时，在其入职一个月内将个人的人事档案转移到公司所在地的区级人事档案托管部门（人才市场）。5.4.2各公司必要时需与各区级人事档案托管部门建立合作关系，规范大中专生的引进、科室类管理和技术人员的引进工作，防范相关法律风险。

5.4.3对于公司大专中生、科室类管理和技术人员在人才市场的管理档案，各公司人事部门应定期将涉及到当事人的任免资料、重要的人事奖惩等记录通过

人才市场将资料放入相关人员的外部托管的人事档案中。

5.4.4为规范离职人员的手续，公司要求在离职人员取用留在各公司托管的档案或取走放在托管人才市场的档案时，须由各子公司人事部门负责人批准相关手续后办事人员才能给离职人员办理相关人事档案的转移手续。

5.5人事档案的保存期限和销毁程序

5.4.1在职员工人事档案保存在企管部档案柜。离职员工档案也在企管部离职人员档案柜中保存，保存期限为两年。

5.4.2人事组档案管理员对已超过保管期限，经过鉴定，写出报告，经企管部副经理审核，总经理批准，方可销毁。

5.5档案柜和档案库的管理

5.5.1人事档案由专职管理员管理，其他人员一律不准自行查找人事档案。5.5.2每月离职人员档案做好清单，及时清理，做到排列有序，查阅方便。5.5.3定期清点人事档案，随时掌握档案的借出量、销毁量。

5.5.4保护人事档案的安全，切实做好档案防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防有害气体侵蚀工作。

6.0其他

6.1对于在人事档案管理过程中相关办事人员出现泄密，人事档案资料遗失、托管人事档案资料转移手续违规等情况，将按《员工手册》条款予以负激励处理。

6.2以上制度自批准之日起正式实施执行。

7.0相关文件

7.1《人力资源管理程序》

7.2《员工招聘管理程序》

7.3《员工手册》

8.0记录

8.1《员工档案卡》

员工培训档案卡.d

oc